Cómo llevar el control financiero de una pequeña empresa: el caso de Present Perfect Agency

Ficha del caso de cliente

Present Perfect Agency es una agencia de servicios lingüísticos que ayuda a empresas con traducciones, soporte, documentación empresarial y todo lo relacionado con idiomas.

Web: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations

Olena Mironik es la fundadora y directora de Present Perfect Agency.

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Usó Finmap por primera vez mientras trabajaba en una agencia de reclutamiento IT.
En su propio negocio lleva el control de las finanzas en Finmap desde el primer día.
A Olena le gusta controlar el dinero, sobre todo cuando entra.

En tu opinión, ¿cuándo necesita una empresa implantar la gestión del flujo de caja?

1. Después de sufrir un déficit de caja, para no repetir la experiencia.
2. Cuando bajan los beneficios, para encontrar la causa.
3. Cuando el negocio ya ha crecido lo suficiente.
4. Antes de que aparezca el déficit de caja, para evitarlo.

Por supuesto, nunca es tarde para implantar la gestión del flujo de caja, pero lo ideal es que un emprendedor inteligente tenga un sistema para llevar las cuentas desde el primer día del negocio. Olena, fundadora de la agencia de servicios lingüísticos Present Perfect Agency, está de acuerdo con esto.

Desde la primera transacción empecé a llevar todos los registros en Finmap. — Olena Myronyk, fundadora de Present Perfect Agency

En este caso práctico explicamos por qué, aunque dirige un negocio pequeño, Olena decidió llevar una contabilidad sistemática desde el principio y cómo le ayuda Finmap.

Problema

Al principio, Olena trabajaba en una agencia de reclutamiento IT, pero a finales de 2020 decidió emprender por su cuenta y fundó Present Perfect Agency. Tanto entonces como ahora confió en Finmap para gestionar el dinero del negocio. ¿Por qué?

El factor decisivo para probar Finmap fue su simplicidad.

Olena conoció el servicio gracias a Alexander Solovei (cofundador de Finmap), a quien conocía desde hacía tiempo. Vio en redes sociales que estaba desarrollando una solución para la gestión del flujo de caja. Por eso, cuando en la agencia de reclutamiento IT surgió la necesidad de llevar la contabilidad, Olena decidió probar el producto de inmediato.

Antes de eso, había analizado servicios para automatizar procesos. Sin embargo, solo encontró soluciones pensadas para grandes empresas, demasiado complicadas y caras para una compañía pequeña. Finmap, en cambio, era simple, claro y accesible.

Cuando Olena decidió montar su propio negocio, ya sabía por experiencia que quería usar Finmap para llevar sus registros.

Tarea

A Olena no le costaba llevar las cuentas financieras. Pero tenía tres tareas clave:

• La contabilidad no debía quitarle mucho tiempo. Olena sabía que ya iba a dedicar muchísimo tiempo a poner en marcha su negocio y no podía permitirse mantener hojas de cálculo manualmente.

La falta de escalabilidad, las operaciones manuales y las limitaciones en la cantidad de datos hacen que todo el trabajo alrededor de una hoja de Excel consuma bastante tiempo. — Olena Myronyk, fundadora de Present Perfect Agency

• Quería datos fáciles de usar y fáciles de entender:

Tanto Excel como las hojas de cálculo de Google requieren cierta experiencia. Cada vez que necesitaba calcular nuevos valores tenía que volver a abrir Excel, hacer operaciones manuales y recalcular. No empecé mi negocio para convertirme en experta en hojas de cálculo. — Olena Myronyk, fundadora de Present Perfect Agency

• Tener todos los registros en un solo lugar. En su trabajo en una agencia de reclutamiento IT, Olena se encontró con situaciones en las que tenía que dar acceso a alguien a una hoja de cálculo. Pero, al mismo tiempo, no quería mostrar todos los datos. Como resultado, tenía que crear copias de las tablas. Por supuesto, después se mezclaban, y se perdían el sentido y la lógica con los que se mantenían. Era más fácil quemarlo todo y empezar de nuevo que entender qué era cada cosa.

La decisión de elegir Finmap

Me alegra no tener que usar una solución pensada para grandes empresas e intentar encajarla a la fuerza en proyectos más pequeños como los que he tenido. — Olena Myronyk, fundadora de Present Perfect Agency

Después de analizar la contabilidad financiera en sus trabajos anteriores, Olena notó que muchos indicadores importantes no se tenían en cuenta. En Finmap, empezó a introducir absolutamente todos los datos, incluidos los costes de hosting y correo electrónico. Categorizó gastos e ingresos*. Así apareció un sistema y los pagos dejaron de perderse.

* Las categorías en Finmap permiten definir tipos de ingresos y gastos. Esto ayuda a controlar los ingresos y gastos de cada tipo concreto. Por ejemplo, cuánto gasta una empresa en anuncios de Facebook o cuánto gana con un proyecto determinado.

Cuando empezó su negocio, Olena también configuró desde el primer momento la contabilidad por categorías. Present Perfect Agency tiene un número reducido de costes fijos (por ejemplo, software para traductores), así como costes variables para pagar a los traductores según los proyectos.

Todos los gastos se pueden planificar con antelación y controlar en el Calendario de pagos* para evitar déficits de caja.

* El Calendario de pagos de Finmap muestra todos los cobros y gastos programados por fecha. Por ejemplo, indicas que pagas 500 $ de alquiler de oficina cada mes el día 17. El calendario de pagos marcará cada mes, el día 17, que tienes 500 $ por pagar.

A Olena también le resulta muy útil el panel de cuentas. Los clientes de Present Perfect Agency pagan a cuentas en Ucrania, bancos extranjeros, tarjetas personales, en efectivo e incluso pueden hacerlo en criptomonedas.

Toda la información actualizada sobre la cantidad de dinero en las cuentas se muestra en Finmap. Olena no tiene que entrar por separado en cada banco o monedero. Puede ver en cualquier momento cuánto dinero tiene disponible y dónde está exactamente dentro de la empresa.

Para Olena también es importante controlar el movimiento de fondos, entender de dónde vienen y a dónde van. La empresa tiene cuentas en distintas divisas, no solo en Ucrania, sino también en el extranjero. El informe “Dinero (Cash Flow)”* le ayuda con esto.

* El informe “Dinero” de Finmap muestra tu flujo de caja. Te permite ver cuánto dinero entra en la empresa y cuánto se gasta.

Otro informe clave en Present Perfect Agency es el informe “P&L”*. Con él, Olena puede identificar el beneficio de un periodo determinado, qué departamentos están generando beneficio y dónde está teniendo pérdidas.

* El informe P&L es una cuenta de pérdidas y ganancias. Muestra los beneficios y pérdidas de la empresa durante un periodo determinado, por ejemplo, un mes. Para ello, se restan todos los gastos de ese mismo periodo a todos los ingresos del periodo.

Para Olena también es importante poder introducir todos los datos en solo unos minutos, no solo desde el ordenador, sino también a través de un bot de Telegram. Así, la información no se pierde y siempre está lo más actualizada posible.

Como el negocio va bien, Olena contrató hace poco a una asistente. Gracias a eso, ahora puede delegar parte del registro de datos. Con Finmap es fácil configurar restricciones y elegir qué información puede añadir la empleada, qué información puede ver y qué datos quedan solo para los ojos de Olena. Esto significa que no tiene que hacer copias ni crear caos en la contabilidad por motivos de confidencialidad.

Resultado

Es ese dolor de cabeza que te quitas de encima y en el que ya no tienes que pensar junto con todos los demás asuntos operativos que aparecen cada día. — Olena Myronyk, fundadora de Present Perfect Agency

• Cuando Olena trabajaba en una agencia de reclutamiento IT, comprobó que Finmap era un sistema eficiente y fácil de usar para registrar el dinero. Vio que con Finmap no solo se registraba el dinero que entraba de los clientes y los gastos en bonificaciones para reclutadores, sino que también muchos costes fijos, como el hosting, el correo corporativo, etc., quedaban organizados y fácilmente accesibles. Esa experiencia previa fue la razón por la que eligió Finmap al abrir su propia empresa.
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• A Olena le resulta cómodo crear informes útiles. Finmap los genera automáticamente a partir de los datos introducidos, en forma de tablas y gráficos claros. Los informes se pueden exportar a PDF o Excel.

En nuestro trabajo anterior (en una agencia de reclutamiento IT), teníamos la tradición de que los managers también presentaran informes a los empleados. Y, claro, es muy cómodo poder simplemente descargar un PDF y listo. — Olena Myronyk, fundadora de Present Perfect Agency

• La agencia también tiene configurada una contabilidad financiera sistemática. Olena ve en cualquier momento cuánto dinero hay en cada cuenta, qué pagos de clientes ya se han recibido y cuáles están pendientes, cuánto se ha gastado y qué pagos están planificados.
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• La contabilidad le lleva muy poco tiempo. Esto es especialmente importante en un negocio pequeño, cuando el propietario tiene muchas tareas cada día y no cuenta con un gran equipo al que delegar.

Lo tienes todo delante, pulsas 2 o 3 botones y puedes introducir o recibir toda la información. — Olena Myronyk, fundadora de Present Perfect Agency

• Para introducir datos, basta con usar un bot de Telegram. Por eso no se pierde nada: puedes añadir entradas o salidas incluso estando en un atasco o tomando un café.
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• Y lo más importante, señala Olena, es que gracias a Finmap hay:

Una comprensión de hacia dónde vamos, cómo nos estamos desarrollando, si estamos escalando y a qué vale la pena prestar atención.

Conecta Finmap para implantar una gestión sistemática del flujo de caja y ver la imagen completa de tu negocio en cualquier momento.

Puedes saber más sobre Present Perfect Agency en: https://presentperfect.agency/