Come tenere sotto controllo le finanze di una piccola impresa: il caso dell’agenzia Present Perfect

Scheda del caso cliente

Present Perfect Agency è un’agenzia di servizi linguistici che aiuta le aziende con traduzioni, assistenza, documentazione aziendale e tutto ciò che riguarda le lingue.

Sito web: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations

Olena Mironik è la fondatrice e responsabile di Present Perfect Agency.

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Ha usato Finmap per la prima volta mentre lavorava in un’agenzia di recruiting IT.
Nella sua attività tiene sotto controllo le finanze con Finmap fin dal primo giorno.
A Olena piace monitorare il denaro, soprattutto quando entra.

Secondo te, quando un’azienda dovrebbe introdurre la gestione del flusso di cassa?

1. Dopo un cash gap, per evitare che si ripeta.
2. Quando i profitti calano, per capire la causa.
3. Quando l’azienda diventa abbastanza grande.
4. Prima che si verifichi un cash gap, per evitarlo.

Naturalmente non è mai troppo tardi per introdurre la gestione del flusso di cassa, ma idealmente un imprenditore lungimirante dovrebbe avere un sistema per contabilizzare il denaro fin dal primo giorno di attività. Olena, fondatrice dell’agenzia di servizi linguistici Present Perfect Agency, è d’accordo.

Dalla primissima transazione ho iniziato a registrare tutto in Finmap. — Olena Myronyk, fondatrice di Present Perfect Agency

In questo caso studio raccontiamo perché, pur gestendo una piccola impresa, Olena ha deciso di adottare subito una contabilità strutturata e in che modo Finmap la aiuta.

Problema

All’inizio Olena lavorava in un’agenzia di recruiting IT, ma alla fine del 2020 ha deciso di mettersi in proprio e ha fondato Present Perfect Agency. Sia allora sia oggi si affida a Finmap per gestire il denaro dell’azienda. Perché?

Il fattore decisivo che l’ha spinta a provare Finmap è stata la sua semplicità.

Olena ha scoperto il servizio grazie ad Alexander Solovei (cofondatore di Finmap), che conosceva da tempo. Sui social aveva visto che stava sviluppando una soluzione per la gestione del flusso di cassa. Così, quando nell’agenzia di recruiting IT è emersa l’esigenza di tenere la contabilità, Olena ha deciso subito di provare il prodotto.

Prima di allora aveva analizzato diversi servizi per automatizzare i processi. Tuttavia, aveva trovato solo soluzioni adatte alle grandi aziende, troppo complesse e costose per una piccola realtà. Finmap, invece, era semplice, chiaro, e accessibile.

Quando Olena ha deciso di avviare la propria attività, sapeva per esperienza che avrebbe voluto usare Finmap per tenere i conti.

Obiettivo

Per Olena tenere la contabilità finanziaria non era un problema. Ma c’erano tre esigenze principali:

• La contabilità non doveva portare via troppo tempo. Olena sapeva che avrebbe già dedicato moltissime ore a far partire l’attività e non aveva tempo extra da perdere aggiornando manualmente fogli di calcolo.

La scarsa scalabilità, le operazioni manuali e i limiti nella quantità di dati rendono tutto il lavoro su un foglio Excel piuttosto dispendioso in termini di tempo. — Olena Myronyk, fondatrice di Present Perfect Agency

• Voleva dati semplici da usare e facili da capire:

Sia Excel sia i fogli Google richiedono una certa competenza. Ogni volta che dovevo calcolare nuovi valori, dovevo riaprire Excel, fare operazioni manuali e ricalcolare. Non ho avviato la mia attività per diventare un’esperta di fogli di calcolo. — Olena Myronyk, fondatrice di Present Perfect Agency

• Tenere tutto in un unico posto. Nel suo lavoro in un’agenzia di recruiting IT, a Olena capitava di dover dare a qualcuno accesso a un foglio di calcolo. Allo stesso tempo, però, non voleva rendere visibili tutti i dati. Di conseguenza doveva creare copie delle tabelle. Naturalmente, poi si mescolavano e si perdeva il senso e la logica con cui erano state gestite. Era più facile cancellare tutto e ricominciare da capo che capire cosa fosse cosa.

La scelta di Finmap

Sono felice di non dover usare una soluzione pensata per grandi aziende e cercare di adattarla ai progetti più piccoli con cui mi è capitato di lavorare. — Olena Myronyk, fondatrice di Present Perfect Agency

Analizzando la contabilità finanziaria nei suoi precedenti posti di lavoro, Olena ha notato che molti indicatori importanti non venivano considerati. In Finmap ha iniziato a inserire assolutamente tutti i dati, compresi i costi di hosting e posta elettronica. Ha categorizzato entrate e uscite*. In questo modo è nato un sistema e i pagamenti hanno smesso di perdersi.

* Le categorie in Finmap permettono di definire i tipi di entrate e uscite. Così puoi monitorare ricavi e costi per ogni voce specifica. Ad esempio, quanto l’azienda spende in annunci su Facebook o quanto guadagna da un determinato progetto.

Quando ha avviato la sua attività, Olena ha impostato subito anche la contabilità per categorie . Present Perfect Agency ha un numero ridotto di costi fissi (per esempio software per traduttori) e costi variabili per pagare i traduttori in base ai progetti.

Tutte le spese possono essere pianificate in anticipo e monitorate nel Calendario dei pagamenti* per evitare cash gap.

* Il Calendario dei pagamenti in Finmap mostra per data tutti gli incassi e le spese programmati. Per esempio, se indichi che paghi 500 $ di affitto dell’ufficio ogni mese il giorno 17, il calendario dei pagamenti segnalerà ogni mese, il 17, che hai 500 $ in uscita.

Olena trova molto utile anche il pannello dei conti . I clienti di Present Perfect Agency pagano su conti in Ucraina, banche estere, carte personali, in contanti e persino in criptovaluta.

Tutte le informazioni aggiornate sull’importo disponibile sui conti sono visibili in Finmap. Olena non deve entrare separatamente in ogni banca o wallet. In qualsiasi momento può vedere quanto denaro ha a disposizione e dove si trova esattamente in azienda.

Per Olena è importante anche seguire i movimenti di denaro, capire da dove arriva e dove va. L’azienda ha conti in valute diverse, non solo in Ucraina ma anche all’estero. Il report “Denaro (Cash Flow)”* la aiuta proprio in questo.

* Il report “Denaro” in Finmap mostra il tuo flusso di cassa. Ti permette di vedere quanto denaro entra in azienda e quanto viene speso.

Un altro report fondamentale per Present Perfect Agency è il report “P&L”*. Con il suo aiuto Olena può individuare l’utile di un determinato periodo, quali reparti generano profitto e dove invece sta subendo perdite.

* Il report P&L è il conto economico. Mostra l’utile e la perdita dell’azienda in un determinato periodo, per esempio un mese. Per calcolarlo, tutte le spese dello stesso periodo vengono sottratte da tutte le entrate di quel periodo.

Per Olena è importante anche poter inserire tutti i dati in pochi minuti, non solo dal computer, ma anche tramite un bot Telegram. Così le informazioni non si perdono e restano sempre il più possibile aggiornate.

Poiché l’attività sta andando bene, di recente Olena ha assunto un’assistente. Ora può quindi delegare una parte della tenuta dei registri. Con Finmap è facile impostare restrizioni e scegliere quali informazioni la collaboratrice può aggiungere, quali può visualizzare e quali restano riservate solo a Olena. Questo significa che non deve creare copie né generare caos nella contabilità per motivi di riservatezza.

Risultati

È un pensiero in meno, un mal di testa che ti togli: non devi più occupartene insieme a tutti gli altri problemi operativi che spuntano ogni giorno. — Olena Myronyk, fondatrice di Present Perfect Agency

• Quando Olena lavorava in un’agenzia di recruiting IT, ha capito che Finmap era un sistema efficiente e facile da usare per registrare i movimenti di denaro. Ha visto che con Finmap venivano registrati non solo gli incassi dai clienti e le spese per i bonus dei recruiter, ma anche molti costi fissi, come hosting, e-mail aziendale e così via, erano organizzati e facilmente accessibili. Questa esperienza precedente è stata il motivo per cui ha scelto Finmap quando ha aperto la sua azienda.
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• Per Olena è comodo creare report utili. Finmap li genera automaticamente sulla base dei dati inseriti, sotto forma di diagrammi e grafici chiari. I report possono essere esportati in PDF o Excel.

Nel nostro ultimo lavoro (in un’agenzia di recruiting IT) avevamo l’abitudine che anche i manager facessero report ai dipendenti. E naturalmente è comodo quando puoi semplicemente scaricare un PDF, e basta. — Olena Myronyk, fondatrice di Present Perfect Agency

• Anche in agenzia è stata impostata una contabilità finanziaria sistematica. Olena vede in qualsiasi momento quanto denaro c’è su ogni conto, quali pagamenti dei clienti sono stati ricevuti e quali sono in sospeso, quanto è stato speso e quali pagamenti sono programmati.
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• La contabilità richiede pochissimo tempo. Questo è particolarmente importante in una piccola impresa, quando il titolare ha molte attività quotidiane e non ha un grande team a cui delegare.

Hai tutto davanti agli occhi, premi 2-3 pulsanti e puoi inserire o ottenere tutte le informazioni. — Olena Myronyk, fondatrice di Present Perfect Agency

• Per inserire i dati basta usare un bot Telegram. Per questo non si perde nulla: puoi aggiungere un’entrata o un’uscita anche mentre sei nel traffico o stai bevendo un caffè.
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• E soprattutto, sottolinea Olena, grazie a Finmap c’è:

La consapevolezza di dove stiamo andando, come stiamo crescendo, se stiamo scalando e su cosa vale la pena concentrarsi.

Collega Finmap per introdurre una gestione sistematica del flusso di cassa e vedere in qualsiasi momento il quadro completo della tua attività.

Puoi scoprire di più su Present Perfect Agency qui: https://presentperfect.agency/