Inhoudsopgave
2.2k
10 min
18.01.2022
Financiën bijhouden in een klein bedrijf: de praktijkcase van Present Perfect Agency
Kateryna Gulchenko
Senior customer support manager
Klantcase
Present Perfect Agency is een taalbureau dat bedrijven helpt met vertalingen, support, zakelijke documentatie en alles wat met taal te maken heeft.
Website: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations
Olena Mironik is de oprichter en directeur van Present Perfect Agency.
Ze gebruikte Finmap voor het eerst toen ze bij een IT-recruitmentbureau werkte.
In haar eigen bedrijf houdt ze sinds dag één haar financiën bij in Finmap.
Olena houdt ervan om geldstromen bij te houden, vooral wanneer er geld binnenkomt.
Wanneer moet een bedrijf volgens jou cashflowbeheer invoeren?
- Na een cashgat, om dezelfde fout niet nog eens te maken.
- Wanneer de winst daalt, om de oorzaak te vinden.
- Wanneer het bedrijf groot genoeg wordt.
- Vóórdat er een cashgat ontstaat, om het juist te voorkomen .
Natuurlijk is het nooit te laat om cashflowbeheer in te voeren, maar idealiter heeft een slimme ondernemer vanaf de eerste dag van het bedrijf een systeem om geldstromen bij te houden. Olena, oprichter van taalbureau Present Perfect Agency, is het daarmee eens.
Vanaf de allereerste transactie ben ik alle administratie in Finmap gaan bijhouden. — Olena Myronyk, oprichter van Present Perfect Agency
In deze case study leggen we uit waarom Olena, hoewel ze een klein bedrijf runt, meteen koos voor een gestructureerde administratie en hoe Finmap haar daarbij helpt.
Probleem
Oorspronkelijk werkte Olena bij een IT-recruitmentbureau, maar eind 2020 besloot ze voor zichzelf te beginnen en richtte ze Present Perfect Agency op. Zowel toen als nu vertrouwt ze op Finmap voor de financiële administratie van haar bedrijf. Waarom?
De doorslaggevende reden om Finmap te proberen was de eenvoud.
Olena hoorde over de service via Alexander Solovei (medeoprichter van Finmap), die ze al lange tijd kende. Op sociale media zag ze dat hij werkte aan een oplossing voor cashflowbeheer. Dus toen het IT-recruitmentbureau een oplossing nodig had voor de financiële administratie, besloot Olena het product meteen uit te proberen.
Daarvoor had ze al verschillende diensten bekeken om processen te automatiseren. Maar ze vond vooral oplossingen voor grote bedrijven, die voor een klein bedrijf te ingewikkeld en te duur waren. Finmap was juist simpel, duidelijk en toegankelijk.
Toen Olena besloot haar eigen bedrijf te starten, wist ze uit ervaring dat ze Finmap wilde gebruiken om haar administratie bij te houden.
Taak
Olena had geen moeite met het bijhouden van de financiële administratie. Maar er waren drie belangrijke eisen:
- De administratie mocht niet veel tijd kosten. Olena wist dat ze al veel tijd kwijt zou zijn aan het opbouwen van haar bedrijf en had geen extra uren over om handmatig spreadsheets bij te houden.
Het gebrek aan schaalbaarheid, de handmatige handelingen en de beperkingen in de hoeveelheid data maken het hele werken met een Excel-spreadsheet behoorlijk tijdrovend. — Olena Myronyk, oprichter van Present Perfect Agency
- Ze wilde gegevens die makkelijk te gebruiken en goed te begrijpen zijn:
Zowel Excel als Google Spreadsheets vragen om de nodige kennis. Elke keer dat ik nieuwe waarden moest berekenen, moest ik Excel opnieuw openen, handmatig dingen doen en alles opnieuw uitrekenen. Ik ben mijn bedrijf niet begonnen om spreadsheetexpert te worden. — Olena Myronyk, oprichter van Present Perfect Agency
- Alles op één plek bijhouden. In haar baan bij een IT-recruitmentbureau maakte Olena situaties mee waarin ze iemand toegang moest geven tot een spreadsheet. Tegelijkertijd wilde ze niet alle data openstellen. Daardoor moest ze kopieën van tabellen maken. Die raakten daarna natuurlijk door elkaar, en de betekenis en logica achter het bijhouden ervan raakten vergeten. Het was makkelijker om alles weg te gooien en helemaal opnieuw te beginnen dan uit te zoeken wat wat was.
De keuze voor Finmap
Ik ben blij dat ik geen oplossing voor grote bedrijven hoef te gebruiken en die met kunst- en vliegwerk op kleinere projecten hoef te plakken. — Olena Myronyk, oprichter van Present Perfect Agency
Toen Olena de financiële administratie bij haar eerdere werkgevers analyseerde, merkte ze dat veel belangrijke cijfers niet werden meegenomen. In Finmap begon ze absoluut alle gegevens in te voeren, inclusief kosten voor hosting en e-mail. Ze deelde inkomsten en uitgaven in categorieën in*. Zo ontstond er een systeem en raakten betalingen niet meer kwijt.
* Met categorieën in Finmap kun je soorten inkomsten en uitgaven aanduiden. Zo houd je per type precies bij wat er binnenkomt en wat eruit gaat. Bijvoorbeeld hoeveel een bedrijf uitgeeft aan Facebook-advertenties, of hoeveel het verdient aan één specifiek project.
Toen ze haar eigen bedrijf startte, richtte Olena ook meteen administratie per categorie in. Present Perfect Agency heeft een klein aantal vaste kosten (zoals software voor vertalers) en daarnaast variabele kosten voor de betaling van vertalers, afhankelijk van de projecten.
Alle uitgaven kunnen vooraf worden gepland en gevolgd in de Betaalkalender* om cashgaten te voorkomen.
* De Betaalkalender in Finmap toont alle geplande inkomsten en uitgaven per datum. Bijvoorbeeld: je geeft aan dat je elke maand op de 17e $500 aan kantoorhuur betaalt. De betaalkalender laat dan elke maand op de 17e zien dat je $500 moet betalen.
Olena vindt ook het rekeningenpaneel erg handig. Klanten van Present Perfect Agency betalen op rekeningen in Oekraïne, buitenlandse bankrekeningen, persoonlijke kaarten, contant en soms zelfs in cryptovaluta.
Alle actuele informatie over de hoeveelheid geld op de rekeningen wordt weergegeven in Finmap. Olena hoeft niet apart in te loggen bij elke bank of wallet. Ze ziet op elk moment hoeveel geld er beschikbaar is en waar het precies staat binnen het bedrijf.
Voor Olena is het ook belangrijk om de geldstromen te volgen: waar het geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Het bedrijf heeft rekeningen in verschillende valuta, niet alleen in Oekraïne maar ook in het buitenland. Het rapport “Geld (Cashflow)”* helpt haar daarbij.
* Het rapport “Geld” in Finmap toont je cashflow. Je ziet hoeveel geld er binnenkomt in het bedrijf en hoeveel er wordt uitgegeven.
Een ander belangrijk rapport bij Present Perfect Agency is het “W&V”*-rapport. Daarmee kan Olena bepalen wat de winst over een bepaalde periode is, welke afdelingen winst opleveren en waar ze verlies lijdt.
* Een W&V-rapport is een winst-en-verliesrekening. Het toont de winst en het verlies van het bedrijf over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand. Hiervoor worden alle uitgaven in diezelfde periode afgetrokken van alle inkomsten in die periode.
Voor Olena is het ook belangrijk dat ze alle gegevens in een paar minuten kan invoeren, niet alleen via haar computer, maar ook via een Telegram-bot. Daardoor raakt informatie niet kwijt en is alles altijd zo actueel mogelijk.
Omdat het goed gaat met het bedrijf, heeft Olena onlangs een assistent aangenomen. Daardoor kan ze nu een deel van de administratie delegeren . Met Finmap is het eenvoudig om beperkingen in te stellen en te bepalen welke informatie de medewerker mag toevoegen, welke informatie zichtbaar is en welke informatie alleen voor Olena bedoeld is. Zo hoeft ze geen kopieën te maken en geen chaos te creëren in de administratie omwille van vertrouwelijkheid.
Het resultaat
Het is een zorg die je van je bord haalt, zodat je er niet óók nog aan hoeft te denken naast alle andere operationele zaken die elke dag opduiken. — Olena Myronyk, oprichter van Present Perfect Agency
- Toen Olena bij een IT-recruitmentbureau werkte, ontdekte ze dat Finmap een efficiënt en gebruiksvriendelijk systeem is om geldstromen vast te leggen. Ze zag dat met Finmap niet alleen inkomsten van klanten en uitgaven voor bonussen van recruiters werden geregistreerd, maar dat ook veel vaste kosten, zoals hostingkosten, zakelijke e-mail enzovoort, geordend en makkelijk toegankelijk waren. Die eerdere ervaring was de reden dat ze voor Finmap koos toen ze haar eigen bedrijf startte.
- Olena vindt het handig om nuttige rapporten te maken. Finmap genereert die automatisch op basis van de ingevoerde gegevens, in de vorm van duidelijke diagrammen en grafieken. Rapporten kunnen worden geëxporteerd naar PDF of Excel.
Bij onze vorige baan (bij een IT-recruitmentbureau) hadden we de gewoonte dat managers ook aan medewerkers rapporteerden. En dan is het natuurlijk handig als je gewoon een PDF kunt downloaden en klaar. — Olena Myronyk, oprichter van Present Perfect Agency
- Ook binnen het bureau is een gestructureerde financiële administratie opgezet. Olena ziet op elk moment hoeveel geld er op elke rekening staat, welke betalingen van klanten al binnen zijn en welke nog openstaan, hoeveel er is uitgegeven en welke betalingen gepland zijn.
- De administratie kost minimale tijd. Dat is vooral belangrijk in een klein bedrijf, waar de eigenaar dagelijks veel taken heeft en geen groot team om aan te delegeren.
Alles staat voor je neus: je drukt op twee of drie knoppen en je kunt alle informatie invoeren of ophalen. — Olena Myronyk, oprichter van Present Perfect Agency
- Om gegevens in te voeren, hoef je alleen maar een Telegram-bot te gebruiken. Daardoor raakt er niets kwijt, want je kunt inkomsten of uitgaven zelfs toevoegen terwijl je in de file staat of koffie drinkt.
- En het allerbelangrijkste, zegt Olena: dankzij Finmap is er:
Inzicht in waar we naartoe gaan, hoe we ons ontwikkelen, of we opschalen en waar we op moeten letten.
Koppel Finmap om gestructureerd cashflowbeheer in te voeren en op elk moment het volledige beeld van je bedrijf te zien.
Je leest meer over Present Perfect Agency op: https://presentperfect.agency/
Deel waardevolle content — word een bron van inzichten
Veelgestelde vragen
Wanneer moet een klein bedrijf beginnen met cashflowbeheer?
Het liefst al vanaf de allereerste transactie, in plaats van te wachten tot een kastekort of dalende winst je ertoe dwingt. Het is nooit te laat om te beginnen, maar als je vanaf dag één een systeem hebt, raken betalingen niet kwijt en houd je een helder overzicht terwijl je groeit. De oprichter van Present Perfect hield om precies die reden vanaf haar eerste transactie alles bij in Finmap.
Hebben kleine bedrijven echt financiële software nodig, of is Excel genoeg?
Excel en Google Sheets vragen om voortdurende kennis, handmatig herrekenen en strak versiebeheer. Dat kost al snel veel tijd en vergroot de kans op fouten. Veel tools voor grote bedrijven zijn juist te complex en te duur voor een klein bedrijf. Met een eenvoudige, toegankelijke tool houd je je administratie bij zonder spreadsheetexpert te worden of tijd kwijt te zijn die je liever in je bedrijf steekt.
Hoe kan een klein bedrijf omgaan met meerdere valuta en betaalmethoden?
Met een rekeningenoverzicht dat Oekraïense rekeningen, buitenlandse banken, persoonlijke kaarten, contant geld en zelfs cryptovaluta samenbrengt, zie je je totale saldo op één plek. In plaats van apart in te loggen bij elke bank en wallet, zie je op elk moment hoeveel geld je hebt en waar het staat. Dat is vooral handig voor bureaus waarvan klanten over landsgrenzen en via verschillende kanalen betalen.
Hoe helpt het indelen van inkomsten en uitgaven een klein bedrijf?
Door elke transactie aan een categorie te koppelen, zie je precies hoeveel je uitgeeft aan bijvoorbeeld advertenties of software, en hoeveel elk project oplevert. In combinatie met een betaalkalender waarin terugkerende kosten per datum staan ingepland, kun je vooruitkijken en kastekorten voorkomen. Een winst-en-verliesrapport laat vervolgens zien welke activiteiten winstgevend zijn en waar je geld verliest.
Nog vragen?
We beantwoorden ze graag.
Finmap support
