Πώς να παρακολουθείτε τα οικονομικά μιας μικρής επιχείρησης: η περίπτωση του agency Present Perfect

Κάρτα πελάτη

Η Present Perfect Agency είναι ένα agency γλωσσικών υπηρεσιών που βοηθά επιχειρήσεις με μεταφράσεις, υποστήριξη, επιχειρηματική τεκμηρίωση και οτιδήποτε σχετίζεται με τις γλώσσες.

Website: https://presentperfect.agency/
Facebook: @present.perfect.translations

Η Olena Mironik είναι η ιδρύτρια και επικεφαλής της Present Perfect Agency.

‍
Χρησιμοποίησε για πρώτη φορά το Finmap όταν εργαζόταν σε ένα IT recruiting agency.
Στη δική της επιχείρηση παρακολουθεί τα οικονομικά μέσα από το Finmap από την πρώτη κιόλας μέρα.
Στην Olena αρέσει να παρακολουθεί τα χρήματα, ειδικά όταν μπαίνουν στο ταμείο.

Κατά τη γνώμη σας, πότε χρειάζεται μια επιχείρηση να εφαρμόσει διαχείριση ταμειακών ροών;

1. Μετά από ένα ταμειακό κενό, για να μην ξανασυμβεί.
2. Όταν πέφτουν τα κέρδη, για να βρεθεί η αιτία.
3. Όταν η επιχείρηση μεγαλώσει αρκετά.
4. Πριν εμφανιστεί ταμειακό κενό, ώστε να το αποφύγετε.

Φυσικά, ποτέ δεν είναι αργά να εφαρμόσετε διαχείριση ταμειακών ροών, όμως ιδανικά ένας έξυπνος επιχειρηματίας στήνει σύστημα παρακολούθησης χρημάτων από την πρώτη μέρα λειτουργίας της επιχείρησης. Με αυτό συμφωνεί και η Olena, ιδρύτρια του agency γλωσσικών υπηρεσιών Present Perfect Agency.

Από την πρώτη κιόλας συναλλαγή, άρχισα να καταχωρίζω τα πάντα στο Finmap. — Olena Myronyk, ιδρύτρια της Present Perfect Agency

Σε αυτό το case study εξηγούμε γιατί, παρότι διαχειρίζεται μια μικρή επιχείρηση, η Olena αποφάσισε να ξεκινήσει αμέσως συστηματική λογιστική παρακολούθηση και πώς τη βοηθά το Finmap.

Πρόβλημα

Αρχικά, η Olena εργαζόταν σε ένα IT recruiting agency, όμως στα τέλη του 2020 αποφάσισε να ανοίξει τα δικά της φτερά και ίδρυσε την Present Perfect Agency. Τόσο τότε όσο και τώρα εμπιστεύεται το Finmap για την παρακολούθηση των χρημάτων της επιχείρησης. Γιατί;

Ο καθοριστικός παράγοντας για να δοκιμάσει το Finmap ήταν η απλότητά του.

Η Olena έμαθε για την υπηρεσία από τον Alexander Solovei (συνιδρυτή του Finmap), τον οποίο γνώριζε εδώ και χρόνια. Είδε στα social media ότι ανέπτυσσε μια λύση για διαχείριση ταμειακών ροών. Έτσι, όταν στο IT recruiting agency προέκυψε η ανάγκη για οικονομική παρακολούθηση, η Olena αποφάσισε αμέσως να δοκιμάσει το προϊόν.

Πριν από αυτό, είχε εξετάσει υπηρεσίες για αυτοματοποίηση διαδικασιών. Βρήκε όμως μόνο λύσεις κατάλληλες για μεγάλες επιχειρήσεις, οι οποίες ήταν υπερβολικά περίπλοκες και ακριβές για μια μικρή εταιρεία. Το Finmap, αντίθετα, ήταν απλό, ξεκάθαρο και προσιτό.

Όταν η Olena αποφάσισε να ξεκινήσει τη δική της επιχείρηση, ήξερε από εμπειρία ότι ήθελε να χρησιμοποιήσει το Finmap για να κρατά αρχείο.

Στόχος

Η Olena δεν δυσκολευόταν να παρακολουθεί τα οικονομικά. Υπήρχαν όμως τρεις βασικές ανάγκες:

• Η λογιστική παρακολούθηση δεν έπρεπε να τρώει πολύ χρόνο. Η Olena ήξερε ότι θα αφιέρωνε ήδη πολύ χρόνο στο στήσιμο της επιχείρησής της και δεν είχε περιθώριο να συντηρεί χειροκίνητα υπολογιστικά φύλλα.

Η έλλειψη δυνατότητας κλιμάκωσης, οι χειροκίνητες ενέργειες και οι περιορισμοί στον όγκο δεδομένων κάνουν όλη τη διαδικασία γύρω από ένα Excel αρκετά χρονοβόρα. — Olena Myronyk, ιδρύτρια της Present Perfect Agency

• Ήθελε εύκολα στη χρήση και κατανοητά δεδομένα:

Τόσο το Excel όσο και τα Google Sheets απαιτούν μια κάποια εξειδίκευση. Κάθε φορά που χρειαζόμουν να υπολογίσω νέες τιμές, έπρεπε να ανοίξω ξανά το Excel, να κάνω χειροκίνητες ενέργειες και να ξαναϋπολογίσω. Δεν ξεκίνησα την επιχείρησή μου για να γίνω ειδική στα υπολογιστικά φύλλα. — Olena Myronyk, ιδρύτρια της Present Perfect Agency

• Να βρίσκονται όλα τα αρχεία σε ένα σημείο. Στη δουλειά της σε IT recruiting agency, η Olena είχε συναντήσει περιπτώσεις όπου έπρεπε να δώσει πρόσβαση σε κάποιο υπολογιστικό φύλλο. Ταυτόχρονα όμως δεν ήθελε να ανοίξει όλα τα δεδομένα. Έτσι, αναγκαζόταν να δημιουργεί αντίγραφα των πινάκων. Φυσικά, μετά μπερδεύονταν μεταξύ τους και χανόταν το νόημα και η λογική της τήρησής τους. Ήταν πιο εύκολο να τα κάψει όλα και να ξεκινήσει από την αρχή, παρά να καταλάβει τι είναι τι.

Η απόφαση να επιλέξει το Finmap

Χαίρομαι που δεν χρειάζεται να χρησιμοποιώ κάποια λύση φτιαγμένη για μεγάλες επιχειρήσεις και να προσπαθώ να την προσαρμόσω στα μικρότερα projects με τα οποία δουλεύω. — Olena Myronyk, ιδρύτρια της Present Perfect Agency

Αναλύοντας την οικονομική παρακολούθηση στους προηγούμενους χώρους εργασίας της, η Olena παρατήρησε ότι πολλοί σημαντικοί δείκτες δεν λαμβάνονταν υπόψη. Στο Finmap, άρχισε να καταχωρίζει απολύτως όλα τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των εξόδων για hosting και email. Κατηγοριοποίησε τα έξοδα και τα έσοδα*. Έτσι δημιουργήθηκε ένα σύστημα και οι πληρωμές σταμάτησαν να χάνονται.

* Οι κατηγορίες στο Finmap σάς επιτρέπουν να ορίζετε τύπους εσόδων και εξόδων. Έτσι μπορείτε να παρακολουθείτε έσοδα και έξοδα ανά συγκεκριμένο τύπο. Για παράδειγμα, πόσα ξοδεύει μια εταιρεία σε διαφημίσεις στο Facebook ή πόσα κερδίζει από ένα συγκεκριμένο project.

Όταν ξεκίνησε τη δική της επιχείρηση, η Olena έστησε επίσης από την αρχή παρακολούθηση ανά κατηγορία. Η Present Perfect Agency έχει λίγα σταθερά έξοδα (π.χ. λογισμικό για μεταφραστές), καθώς και μεταβλητά έξοδα για την πληρωμή μεταφραστών ανάλογα με τα projects.

Όλα τα έξοδα μπορούν να προγραμματιστούν εκ των προτέρων και να παρακολουθούνται στο Ημερολόγιο Πληρωμών* ώστε να αποφεύγονται τα ταμειακά κενά.

* Το Ημερολόγιο Πληρωμών στο Finmap εμφανίζει όλες τις προγραμματισμένες εισπράξεις και πληρωμές ανά ημερομηνία. Για παράδειγμα, δηλώνετε ότι πληρώνετε 500 $ για ενοίκιο γραφείου κάθε μήνα στις 17. Το ημερολόγιο πληρωμών θα σημειώνει κάθε μήνα, στις 17, ότι έχετε 500 $ προς πληρωμή.

Η Olena βρίσκει επίσης πολύ χρήσιμο το panel λογαριασμών. Οι πελάτες της Present Perfect Agency πληρώνουν σε λογαριασμούς στην Ουκρανία, ξένες τράπεζες, προσωπικές κάρτες, μετρητά και μπορούν ακόμη και να πληρώσουν σε κρυπτονόμισμα.

Όλες οι πραγματικές πληροφορίες για το ποσό που υπάρχει στους λογαριασμούς εμφανίζονται στο Finmap. Η Olena δεν χρειάζεται να μπαίνει ξεχωριστά σε κάθε τράπεζα και πορτοφόλι. Μπορεί ανά πάσα στιγμή να δει πόσα χρήματα είναι διαθέσιμα και πού ακριβώς βρίσκονται στην εταιρεία εκείνη τη στιγμή.

Είναι επίσης σημαντικό για την Olena να παρακολουθεί την κίνηση των χρημάτων, να καταλαβαίνει από πού έρχονται και πού πηγαίνουν. Η εταιρεία έχει λογαριασμούς σε διαφορετικά νομίσματα, όχι μόνο στην Ουκρανία αλλά και στο εξωτερικό. Σε αυτό τη βοηθά η αναφορά «Χρήματα (Cash Flow)»*.

* Η αναφορά «Χρήματα» στο Finmap δείχνει την ταμειακή σας ροή. Σας επιτρέπει να βλέπετε πόσα χρήματα μπαίνουν στην εταιρεία και πόσα ξοδεύονται.

Μια ακόμη βασική αναφορά στην Present Perfect Agency είναι η αναφορά «P&L»*. Με τη βοήθειά της, η Olena μπορεί να εντοπίζει το κέρδος για μια συγκεκριμένη περίοδο, ποια τμήματα φέρνουν κέρδος και πού υπάρχει ζημία.

* Η αναφορά P&L είναι κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης. Δείχνει τα κέρδη και τις ζημίες της εταιρείας για μια συγκεκριμένη περίοδο, για παράδειγμα έναν μήνα. Για να υπολογιστεί, αφαιρούνται όλα τα έξοδα της περιόδου από όλα τα έσοδα της ίδιας περιόδου.

Είναι επίσης σημαντικό για την Olena ότι μπορεί να καταχωρίζει όλα τα δεδομένα μέσα σε λίγα λεπτά, όχι μόνο από τον υπολογιστή της, αλλά και μέσω ενός Telegram bot. Έτσι, η πληροφορία δεν χάνεται και παραμένει πάντα όσο το δυνατόν πιο ενημερωμένη.

Επειδή η επιχείρηση πηγαίνει καλά, η Olena πρόσφατα προσέλαβε βοηθό. Έτσι μπορεί πλέον να αναθέτει ένα μέρος της τήρησης αρχείων. Με το Finmap είναι εύκολο να ορίσει περιορισμούς και να επιλέξει ποιες πληροφορίες μπορεί να προσθέτει ο εργαζόμενος, ποιες μπορεί να βλέπει και ποιες παραμένουν μόνο για τα μάτια της Olena. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να φτιάχνει αντίγραφα και να δημιουργεί χάος στη λογιστική παρακολούθηση για λόγους εμπιστευτικότητας.

Το αποτέλεσμα

Είναι ένας πονοκέφαλος που φεύγει από πάνω σου και δεν χρειάζεται να τον σκέφτεσαι μαζί με όλα τα υπόλοιπα λειτουργικά θέματα που προκύπτουν καθημερινά. — Olena Myronyk, ιδρύτρια της Present Perfect Agency

• Όταν η Olena εργαζόταν σε IT recruiting agency, είδε ότι το Finmap ήταν ένα αποτελεσματικό και εύχρηστο σύστημα καταγραφής χρημάτων. Διαπίστωσε ότι με το Finmap δεν καταγράφονταν μόνο τα χρήματα που έμπαιναν από πελάτες και τα έξοδα για τα bonus των recruiters, αλλά και πολλά σταθερά κόστη, όπως hosting, εταιρικό email κ.λπ., ήταν οργανωμένα και εύκολα προσβάσιμα. Αυτή η προηγούμενη εμπειρία ήταν ο λόγος που επέλεξε το Finmap όταν άνοιξε τη δική της εταιρεία.
  ‍
• Για την Olena είναι βολικό να δημιουργεί χρήσιμες αναφορές. Το ίδιο το Finmap τις δημιουργεί με βάση τα δεδομένα που έχουν καταχωριστεί, σε μορφή καθαρών διαγραμμάτων και γραφημάτων. Οι αναφορές μπορούν να εξαχθούν σε PDF ή Excel.

Στην προηγούμενη δουλειά μας (σε IT recruiting agency), είχαμε την παράδοση οι managers να κάνουν επίσης αναφορές προς τους εργαζομένους. Και, φυσικά, είναι βολικό όταν μπορείς απλώς να κατεβάσεις ένα PDF και αυτό ήταν. — Olena Myronyk, ιδρύτρια της Present Perfect Agency

• Στο agency έχει επίσης στηθεί συστηματική παρακολούθηση των οικονομικών. Η Olena βλέπει ανά πάσα στιγμή πόσα χρήματα υπάρχουν σε κάθε λογαριασμό, ποιες πληρωμές από πελάτες έχουν εισπραχθεί και ποιες εκκρεμούν, πόσα έχουν δαπανηθεί και ποιες πληρωμές είναι προγραμματισμένες.
  ‍
• Η λογιστική παρακολούθηση απαιτεί ελάχιστο χρόνο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μια μικρή επιχείρηση, όταν ο ιδιοκτήτης έχει καθημερινά πολλές δουλειές και δεν υπάρχει μεγάλη ομάδα για να αναθέσει εργασίες.

Τα έχεις όλα μπροστά σου, πατάς 2-3 κουμπιά και μπορείς να καταχωρίσεις ή να πάρεις όλη την πληροφορία. — Olena Myronyk, ιδρύτρια της Present Perfect Agency

• Για να καταχωρίσεις δεδομένα, αρκεί να χρησιμοποιήσεις ένα Telegram bot. Γι’ αυτό τίποτα δεν χάνεται, αφού μπορείς να προσθέσεις έσοδα ή έξοδα ακόμη κι όταν είσαι κολλημένος στην κίνηση ή πίνεις καφέ.
  ‍
• Και το πιο σημαντικό, όπως σημειώνει η Olena, χάρη στο Finmap υπάρχει:

Κατανόηση του πού πηγαίνουμε, πώς αναπτυσσόμαστε, αν κλιμακωνόμαστε και σε τι αξίζει να δώσουμε προσοχή.

Συνδέστε το Finmap για να εφαρμόσετε συστηματική διαχείριση ταμειακών ροών και να βλέπετε την πλήρη εικόνα της επιχείρησής σας ανά πάσα στιγμή.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για την Present Perfect Agency εδώ: https://presentperfect.agency/