De Excel al control total: la transformación financiera de KLEI

Un producto creativo, clientes fieles y un equipo comprometido: eso basta para motivarte. Pero no basta para escalar.

Sin una gestión financiera estructurada, es imposible tomar decisiones con criterio: dónde invertir, qué desarrollar y qué dejar atrás.

KLEI imprimía stickers para grandes clientes, vendía en el extranjero, recibía muy buenos comentarios… hacía de todo, excepto entender dónde realmente ganaba dinero y dónde lo perdía.

Con el saldo bancario cerca de cero y los pedidos en aumento, apareció una pregunta: ¿somos realmente rentables o solo estamos muy ocupados?

KLEI: una marca creada con propósito y enfocada en crecer

KLEI es una marca ucraniana de stickers duraderos, fundada en 2017. En lugar de apostar por la producción masiva, se enfocó en la calidad y el valor. La empresa empezó con un equipo compacto de 10 personas y espíritu de negocio familiar.

Gracias al enfoque creativo y práctico de su fundador, Mykyta Anikanov, el negocio tomó impulso rápidamente. Pronto llegaron clientes como Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia y otros.

Cuando las finanzas se convierten en el cuello de botella

A simple vista, todo en KLEI iba muy bien: pedidos constantes, clientes internacionales y un producto de calidad. Había personas en Canadá haciendo pedidos y dispuestas a esperar semanas por la entrega, sin marketing adicional.

Pero en 2021, el crecimiento chocó con un techo invisible. Mykyta entendió que el problema era financiero. No había una visión clara de cuánta ganancia generaba realmente el negocio. Algunos periodos eran rentables; otros cerraban en números rojos. Y era difícil explicar por qué.

Las razones:

• Desfases de caja provocados por distintos métodos de pago.
• Costes poco claros por la gran variedad de pedidos.
• Falta de un sistema único que mostrara dónde se estaba perdiendo dinero.

En ese momento, KLEI producía una gama muy amplia de pedidos: desde 1 hasta 10.000 stickers, stickers troquelados, sets y pedidos corporativos.

Pero no existía un análisis que mostrara qué era rentable y qué estaba frenando el negocio. Para poner por fin las finanzas en orden, Mykyta decidió implementar Finmap.

Quiero construir una empresa sólida, que no se desmorone ante la primera crisis. Eso lleva tiempo. Y las finanzas siempre fueron mi punto débil: me costaban muchísimo. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

De las hojas de cálculo a un sistema: qué cambió con Finmap

En el verano de 2021, Mykyta empezó a probar Finmap. A principios de otoño, con el inicio de la nueva temporada comercial, la empresa ya había implementado la herramienta por completo: centralizó la gestión financiera y dejó atrás las hojas de cálculo.

Las herramientas y decisiones que marcaron la diferencia desde el principio:

• Centralizar los datos en un solo lugar

Antes de Finmap, la gestión estaba fragmentada: cuentas separadas, hojas de cálculo, notas guardadas en la cabeza de alguien. Eso generaba estrés constante: ¿cuadrarán los números? ¿Nos quedaremos sin dinero? ¿Lo tenemos todo en cuenta?

Antes estaba tranquilo dos días y estresado dos semanas. Ahora es al revés: estoy tranquilo todo el tiempo. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

• Controlar las cuentas por cobrar

KLEI solía trabajar sin pago anticipado para agilizar los pedidos y no perder ventas. Los retrasos en los pagos de los clientes parecían casos aislados, pero provocaban desfases de caja.

El dinero tenía que llegar, pero se retrasaba, y eso frenaba todo. Con los informes de Cuentas por cobrar y el Calendario de pagos, la empresa detectó ese punto débil y tomó medidas.

Cuando empecé a usar la gestión financiera, vi en Finmap que realmente teníamos pagos vencidos. Así que decidimos: a partir de ahora, solo con pago anticipado. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

• Control total de saldos y flujo de caja

Finmap permitió ver la situación financiera en tiempo real: saldo actual, próximos pagos y qué va a pasar mañana. Eliminó la ansiedad constante de intentar “intuir” el flujo de caja. Ahora hay números, gráficos y fechas.

Abro Finmap, reviso el saldo y los próximos gastos, veo que estamos en positivo y sigo adelante. Antes tenía que abrir tres cuentas, hojas de cálculo, notas… y aun así seguía con dudas. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

• Categorizar los pedidos

Para profundizar en el análisis, crearon categorías en Finmap: stickers individuales y sets. Esto permitió ver la rentabilidad de cada tipo de producto , no solo la foto general. Como resultado, quedó claro qué valía la pena escalar y qué había que revisar.

Antes solo veíamos el total: entraba dinero, así que todo parecía estar bien. Pero cuando empezamos a separarlo por tipo de pedido, vimos que no todo era igual de rentable. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

• Mejorar la educación financiera

Las finanzas siempre habían sido un punto débil para Mykyta; el tema le generaba tensión. Por eso, junto con Finmap, hizo el curso “Business Money”. Le ayudó a delegar la gestión financiera y a entender mejor cómo funciona el sistema financiero.

Antes siempre me preguntaba: ¿saldrá bien? ¿cuadrarán los números? Ahora entiendo de dónde vienen esas preguntas y sé cómo responderlas. — Mykyta Anikanov, fundador de KLEI

La combinación de automatización e implicación personal trajo lo más importante: confianza. Mykyta ya no se apoya en la intuición: toma decisiones basadas en informes y datos reales.

Cambió no solo las finanzas, sino la forma de gestionar el negocio.
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Un sistema financiero como base para crecer

Después de configurar Finmap y delegar los controles, la herramienta se convirtió en un sistema de apoyo estable. Todos los datos esenciales están en un solo lugar, bien organizados y disponibles en cualquier momento.

Eso liberó tiempo para lo más importante: crecer, planificar estratégicamente y expandirse.

En 2025, KLEI alcanzó un nuevo nivel de escala:

• Atrajo inversión.
• Empezó a construir su propia fábrica.
• Aumentó el número de cuentas bancarias.
• Lanzó una nueva estructura financiera alineada con su nueva etapa de crecimiento.

Este crecimiento solo fue posible porque ya existía una base de gestión funcional: no tuvieron que empezar desde cero.

Cuando conoces tus números, sabes hacia dónde vas

El siguiente paso: terminar la fábrica, estabilizar procesos y prepararse para entrar en nuevos mercados. Finmap sigue siendo la herramienta central : aporta estructura, control y una base para cada nueva etapa.

Al final, Mykyta lo resume con un consejo simple y práctico:

Reserva tiempo para las finanzas cada semana. Incluso 30 minutos revisando los números valen más que decidir a ciegas. El dueño tiene que entender qué significa cada cifra y tomar decisiones basadas en hechos.

Qué puedes aplicar de la historia de KLEI en tu propio negocio

Puede que la historia de KLEI te resulte familiar: un producto validado, clientes fieles, pero por dentro, gastos poco claros, desfases de caja y la sensación de que algo no cuadra.

Pero se detuvieron a tiempo, miraron sus finanzas y vieron la realidad. Eso les dio la base para crecer, atraer inversión y ganar confianza.

Si estás leyendo esto, ya estás en el camino hacia la claridad financiera.

Algunas lecciones de KLEI para que no tengas que avanzar a oscuras:

• Sin sistema = sin control.
• Ganancia “a ojo” = riesgo de quedarte sin caja.
• Orden financiero = no es Excel, sino automatización, hábito y la herramienta adecuada.

Haz como KLEI: no esperes a una crisis para poner orden en casa.

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Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué una empresa con pedidos constantes tenía problemas financieros?
Porque pedidos ≠ ganancia. KLEI no tenía un sistema que mostrara qué generaba dinero de verdad y qué solo inmovilizaba capital. Eso provocaba desfases de caja y costes ocultos.

2. ¿Qué acción da resultados inmediatos en las finanzas, en cualquier sector?
Centralizar todas las cuentas, ingresos y gastos en un solo sistema, y revisarlo cada día. Reduce el caos, aporta claridad y evita olvidos. Para KLEI fue el punto de inflexión. Y funciona para cualquier tipo de negocio.

3. ¿Finmap sirve para pequeñas empresas o proyectos creativos?
Sí. KLEI es una pequeña empresa con un producto creativo. Precisamente por eso antes dependían más de la intuición. Finmap te permite seguir siendo creativo mientras mantienes una visión clara de tu dinero.

4. ¿Y si no entiendo nada de finanzas?
Mykyta tampoco era experto, y lo dice abiertamente. Delegó el trabajo diario, hizo un curso básico y aprendió a leer los informes. Finmap está creado para dueños que quieren claridad sin perderse en la gestión diaria.

5. ¿Qué resultados obtuvo KLEI después de ordenar sus finanzas?
Atrajo inversión, empezó su propia producción, creó una nueva estructura financiera y elevó el nivel de gestión. Todo basado en datos, no en suposiciones.