Plantilla o freelancers: qué le conviene financieramente a una agencia

Cuando una agencia necesita más manos, surge una pregunta: ¿contratar a alguien en plantilla o incorporar a un freelancer? Normalmente se decide de forma operativa: «un empleado es más cómodo» o «un freelancer es más flexible». Pero se trata, ante todo, de una decisión financiera, y sin números suele resultar equivocada. Un empleado en plantilla cuesta mucho más que su salario, y un freelancer cuesta más que su factura. Veamos cómo calcular el coste real de cada opción.

Por qué es una cuestión financiera

La diferencia entre plantilla y freelance es una diferencia en la estructura de costes. La plantilla es un coste fijo: paga el salario haya o no trabajo. El freelance es variable: paga solo por el trabajo entregado. Así que la respuesta depende de cuán estable sea su volumen de trabajo, y para verlo hay que calcular el coste total de ambas opciones. La tarifa sobre la que se construye todo se aborda en el artículo El coste por hora de su agencia.

El coste real de un empleado en plantilla

El salario es solo una parte. A eso se suman impuestos y cotizaciones, un puesto de trabajo, equipo y software, formación, vacaciones y bajas por enfermedad, y tiempo de gestión. Y lo más importante: el tiempo de inactividad pagado, en los meses con menos trabajo sigue pagando el salario completo. El coste real de una persona en plantilla suele ser un 40–60% superior a su salario «limpio». Estos gastos generales se abordan en el artículo Cuánto incluir en su tarifa por costes indirectos.

El coste real de un freelancer

Un freelancer cuesta más por hora que un empleado, y eso es normal: incluye en su tarifa sus propios impuestos, tiempos muertos y riesgos. Pero usted paga solo por el trabajo real, sin cargar con los mismos costes de inactividad, puesto de trabajo y gestión. El coste oculto del freelance es el tiempo de búsqueda, la puesta al día y el control de calidad, además del riesgo de que no esté disponible justo cuando lo necesita.

Cuándo conviene la plantilla y cuándo los freelancers

La regla es sencilla y depende de la ocupación. Si hay trabajo constante suficiente para una ocupación plena, la plantilla gana: el coste fijo se reparte sobre toda la ocupación y la hora sale más barata. Si el volumen es irregular, o se trata de una necesidad puntual o de pico, gana el freelance: no paga por la inactividad. Por eso el modelo saludable es un núcleo de personas en plantilla para la base estable más freelancers para los picos (esto se relaciona con la ocupación del equipo, más aquí).

Ejemplo: la comparación en números

Especialista en plantilla: coste total de 90.000 al mes. Con una ocupación del 100% (≈160 horas facturables), la hora cuesta ~560 UAH. Con una ocupación del 60% (≈100 horas) ya son ~900 UAH por hora facturable, porque el tiempo de inactividad se paga.

Un freelancer cobra 800 UAH la hora, pero usted paga solo por las 100 horas que necesita = 80.000, sin costes de inactividad. La conclusión: con 160 horas estables, el empleado sale más barato (560 frente a 800); con 100 horas inestables, el freelancer sale más barato (80.000 frente a 90.000). Toda la diferencia está en la ocupación, y sin ella una decisión de instinto suele ser errónea.

Por dónde empezar

Antes de contratar, calcule cuántas horas al mes hay realmente para este puesto, de forma constante o a rachas. Constante y abundante: plantilla; irregular o escaso: freelance. Y calcule el coste total de la plantilla, no el salario «limpio», o la comparación resultará engañosa. Cómo afecta la nómina al beneficio se aborda en el artículo La nómina en una agencia.

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