Inhouse oder Freelancer: Was zahlt sich für eine Agentur aus

Wenn eine Agentur mehr Kapazität braucht, stellt sich eine Frage: einen Mitarbeiter fest einstellen oder einen Freelancer engagieren? Meist wird das operativ entschieden – „ein Angestellter ist praktischer" oder „ein Freelancer ist flexibler". Doch das ist in erster Linie eine finanzielle Entscheidung, und ohne Zahlen erweist sie sich oft als falsch. Ein fest angestellter Mitarbeiter kostet weit mehr als sein Gehalt, und ein Freelancer kostet mehr als seine Rechnung. Schauen wir uns an, wie man die realen Kosten jeder Option berechnet.

Warum das eine finanzielle Frage ist

Der Unterschied zwischen Inhouse und Freelance ist ein Unterschied in der Kostenstruktur. Inhouse ist eine fixe Kostenposition: Sie zahlen das Gehalt, egal ob es Arbeit gibt oder nicht. Freelance ist variabel: Sie zahlen nur für erbrachte Leistung. Die Antwort hängt also davon ab, wie stabil Ihr Arbeitsvolumen ist – und um das zu sehen, müssen Sie die vollen Kosten beider Optionen berechnen. Die Basis, auf der alles aufbaut, behandelt der Artikel Die Stundenkosten Ihrer Agentur.

Die wahren Kosten eines festangestellten Mitarbeiters

Das Gehalt ist nur ein Teil davon. Hinzu kommen Steuern und Abgaben, ein Arbeitsplatz, Ausstattung und Software, Weiterbildung, Urlaub und Krankheitstage sowie Führungszeit. Und der große Posten – bezahlte Leerlaufzeit: In Monaten mit weniger Arbeit zahlen Sie trotzdem das volle Gehalt. Die realen Kosten einer festangestellten Person liegen oft 40–60 % über dem „reinen" Gehalt. Diese Gemeinkosten behandelt der Artikel Wie viel Sie für indirekte Kosten in Ihren Stundensatz einkalkulieren sollten.

Die wahren Kosten eines Freelancers

Ein Freelancer ist pro Stunde teurer als ein Angestellter – und das ist normal: Er kalkuliert seine eigenen Steuern, Leerlaufzeiten und Risiken in den Satz ein. Doch Sie zahlen nur für tatsächlich geleistete Arbeit, ohne die gleichen Kosten für Leerlauf, Arbeitsplatz und Führung zu tragen. Die versteckten Kosten von Freelance sind die Zeit für Suche, Einarbeitung und Qualitätskontrolle sowie das Risiko, dass er genau dann nicht verfügbar ist, wenn Sie ihn brauchen.

Wann sich Inhouse lohnt und wann Freelancer gewinnen

Die Regel ist einfach und dreht sich um die Auslastung. Wenn dauerhaft genug Arbeit für eine volle Auslastung da ist – gewinnt Inhouse: Die fixen Kosten verteilen sich auf die volle Auslastung, und die Stunde wird günstiger. Wenn das Volumen ungleichmäßig ist oder es sich um einen einmaligen oder Spitzenbedarf handelt – gewinnt Freelance: Sie zahlen nicht für Leerlauf. Das gesunde Modell ist daher ein Kern aus festen Mitarbeitern für die stabile Basis plus Freelancer für die Spitzen (das hängt mit der Teamauslastung zusammen, mehr dazu hier).

Beispiel: der Vergleich in Zahlen

Festangestellter Spezialist: volle Kosten 90.000 im Monat. Bei 100 % Auslastung (≈160 abrechenbare Stunden) kostet die Stunde ~560 UAH. Bei 60 % Auslastung (≈100 Stunden) sind es bereits ~900 UAH pro abrechenbarer Stunde, weil die Leerlaufzeit mitbezahlt wird.

Ein Freelancer verlangt 800 UAH pro Stunde, aber Sie zahlen nur für die benötigten 100 Stunden = 80.000, ohne Kosten für Leerlauf. Das Fazit: Bei stabilen 160 Stunden ist der Angestellte günstiger (560 gegenüber 800); bei unstabilen 100 Stunden ist der Freelancer günstiger (80.000 gegenüber 90.000). Der ganze Unterschied liegt in der Auslastung – und ohne sie ist eine Bauchentscheidung oft falsch.

Womit anfangen

Bevor Sie einstellen, berechnen Sie, wie viele Stunden im Monat für diese Rolle tatsächlich anfallen – gleichmäßig oder stoßweise. Gleichmäßig und viel – Inhouse; ungleichmäßig oder wenig – Freelance. Und rechnen Sie mit den vollen Kosten von Inhouse, nicht mit dem „reinen" Gehalt, sonst ist der Vergleich irreführend. Wie die Lohnkosten den Gewinn beeinflussen, behandelt der Artikel Lohnkosten in einer Agentur.

In Finmap sehen Sie die Auslastung Ihres Teams und die vollen Kosten Ihrer Mitarbeiter, sodass die Entscheidung „Inhouse oder Freelance" auf Basis von Zahlen getroffen wird. Testen Sie es 7 Tage kostenlos.