Zatrudnić na etat czy freelancera: co bardziej opłaca się agencji

Gdy agencja potrzebuje dodatkowych rąk do pracy, pojawia się pytanie: zatrudnić kogoś na etat czy zlecić pracę freelancerowi? Zwykle decyduje o tym wygoda operacyjna — „z pracownikiem jest wygodniej” albo „freelancer jest bardziej elastyczny”. Tymczasem to przede wszystkim decyzja finansowa, a bez liczb często okazuje się błędna. Pracownik etatowy kosztuje dużo więcej niż jego pensja, a freelancer więcej niż jego faktura. Sprawdźmy, jak policzyć realny koszt obu opcji.

Dlaczego to pytanie finansowe

Różnica między etatem a freelancem to różnica w strukturze kosztów. Etat to koszt stały: płacisz pensję niezależnie od tego, czy jest praca, czy nie. Freelancer to koszt zmienny: płacisz tylko za wykonaną pracę. Odpowiedź zależy więc od tego, jak stabilny jest Twój wolumen pracy — a żeby to sprawdzić, trzeba policzyć pełny koszt obu opcji. O stawce, na której to wszystko się opiera, piszemy w artykule Koszt godziny pracy Twojej agencji.

Ile naprawdę kosztuje pracownik na etacie

Pensja to tylko część kosztu. Dochodzą do tego podatki i składki, miejsce pracy, sprzęt i oprogramowanie, szkolenia, urlopy i zwolnienia lekarskie oraz czas na zarządzanie. A do tego największy koszt — opłacany przestój: w miesiącach, gdy pracy jest mniej, i tak płacisz pełną pensję. Realny koszt pracownika etatowego bywa o 40–60% wyższy niż jego „czysta” pensja. O tych kosztach pośrednich piszemy w artykule Ile doliczyć do stawki na koszty pośrednie.

Ile naprawdę kosztuje freelancer

Freelancer kosztuje więcej za godzinę niż pracownik etatowy — i to normalne: wlicza w stawkę własne podatki, przestoje i ryzyko. Ale płacisz tylko za realnie wykonaną pracę, bez ponoszenia tych samych kosztów przestoju, miejsca pracy czy zarządzania. Ukrytym kosztem freelancera jest czas na jego znalezienie, wdrożenie i kontrolę jakości, a także ryzyko, że nie będzie dostępny akurat wtedy, gdy go potrzebujesz.

Kiedy opłaca się etat, a kiedy freelancer

Zasada jest prosta i sprowadza się do wykorzystania czasu pracy. Jeśli pracy jest stale wystarczająco dużo na pełne obłożenie — wygrywa etat: koszt stały rozkłada się na pełne wykorzystanie i godzina wychodzi taniej. Jeśli wolumen jest nierówny albo to jednorazowe czy szczytowe zapotrzebowanie — wygrywa freelancer: nie płacisz za przestoje. Zdrowym modelem jest więc rdzeń zespołu etatowego dla stabilnej podstawy pracy plus freelancerzy na okresy szczytowe (to wiąże się z wykorzystaniem zespołu, więcej tutaj).

Przykład: porównanie w liczbach

Specjalista na etacie: pełny koszt 90 tysięcy miesięcznie. Przy 100% wykorzystania (ok. 160 godzin rozliczeniowych) godzina kosztuje ok. 560 UAH. Przy 60% wykorzystania (ok. 100 godzin) jest to już ok. 900 UAH za godzinę rozliczeniową, bo płacisz też za przestój.

Freelancer liczy sobie 800 UAH za godzinę, ale płacisz tylko za potrzebne 100 godzin = 80 tysięcy, bez kosztów przestoju. Wniosek: przy stabilnych 160 godzinach taniej wychodzi pracownik etatowy (560 vs 800); przy niestabilnych 100 godzinach taniej wychodzi freelancer (80 tysięcy vs 90). Cała różnica leży w wykorzystaniu czasu — a bez tej liczby decyzja „na wyczucie” często bywa błędna.

Od czego zacząć

Zanim zatrudnisz, policz, ile godzin miesięcznie faktycznie potrzeba na to stanowisko — stale czy w skokach. Stabilnie i dużo — etat; nierówno albo mało — freelancer. I licz pełny koszt etatu, a nie „czystą” pensję, bo inaczej porównanie wprowadzi w błąd. O tym, jak fundusz płac wpływa na zysk, piszemy w artykule Fundusz płac w agencji.

W Finmap widzisz wykorzystanie zespołu i pełny koszt swoich ludzi, dzięki czemu decyzję „etat czy freelancer” podejmujesz na podstawie liczb. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.