Штат чи фрилансери: що вигідніше агенції фінансово

Коли агенції треба більше рук, постає питання: найняти людину в штат чи взяти фрилансера? Зазвичай його вирішують операційно — «зі штатним зручніше» або «фрилансер гнучкіший». Але це насамперед фінансове рішення, і без цифр воно часто виявляється хибним. Штатний співробітник коштує набагато більше за свою зарплату, а фрилансер — більше за свій рахунок. Розберемо, як порахувати реальну вартість кожного варіанту.

Чому це фінансове питання

Різниця між штатом і фрилансом — це різниця в структурі витрат. Штат — це фіксована вартість: ви платите зарплату незалежно від того, чи є завантаження. Фриланс — змінна: платите лише за зроблену роботу. Тому відповідь залежить від того, наскільки стабільний ваш обсяг роботи, а щоб це побачити, треба порахувати повну вартість обох. Ставку, від якої все рахується, розібрано у статті Собівартість години в агенції.

Справжня вартість штатного співробітника

Зарплата — лише частина. До неї додаються податки й збори, робоче місце, обладнання й ПЗ, навчання, відпустки й лікарняні, час на управління. А головне — оплачувана незавантаженість: у місяці, коли роботи менше, ви все одно платите повну зарплату. Реальна вартість штатної людини часто на 40–60% вища за «чисту» зарплату. Про ці накладні — стаття Скільки закладати на непрямі витрати в ставку.

Справжня вартість фрилансера

Фрилансер за годину дорожчий за штатного — і це нормально: він закладає у ставку свої податки, простій і ризики. Але ви платите лише за фактичну роботу, без витрат на простій, робоче місце й управління в тому ж обсязі. Прихована вартість фрилансу — це час на його пошук, введення в контекст і контроль якості, а також ризик недоступності в потрібний момент.

Коли вигідніший штат, а коли фрилансери

Правило просте й спирається на завантаження. Якщо роботи стабільно вистачає на повну зайнятість — штат вигідніший: фіксована вартість «розмазується» на повне завантаження, і година виходить дешевшою. Якщо обсяг нерівний або це разова чи пікова потреба — фриланс: ви не платите за простій. Тому здорова модель — ядро зі штату під стабільну базу плюс фрилансери під піки (це пов'язано із завантаженням команди, детальніше тут).

Приклад: порівняння на цифрах

Штатний спеціаліст: повна вартість 90 тисяч на місяць. Якщо завантаження 100% (≈160 оплачуваних годин), година коштує ~560 грн. Якщо завантаження 60% (≈100 годин) — уже ~900 грн за оплачувану годину, бо простій оплачений.

Фрилансер бере 800 грн за годину, але платите лише за 100 потрібних годин = 80 тисяч, без витрат на простій. Висновок: за стабільних 160 годин штат дешевший (560 проти 800); за нестабільних 100 годин фриланс дешевший (80 тисяч проти 90). Уся різниця — у завантаженні, і без нього рішення «на відчуття» часто помилкове.

З чого почати

Перш ніж наймати, порахуйте, скільки годин на місяць реально є під цю роль — стабільно чи ривками. Стабільно й багато — штат; нерівно або мало — фриланс. І рахуйте повну вартість штату, а не «чисту» зарплату, інакше порівняння буде хибним. Як фонд зарплат впливає на прибуток — стаття Фонд зарплат в агенції.

У Finmap видно завантаження команди й повну вартість людей, тож рішення «штат чи фриланс» приймається на цифрах. Спробуйте 7 днів безкоштовно.