Ingresos un 173 % arriba: cómo la contabilidad de gestión hizo rentable a un negocio basado en proyectos

El dinero desaparece antes de que te des cuenta — entre plazos, revisiones y proyectos “para portafolio”. Y sin un sistema financiero, es difícil entender adónde se está yendo.

Este caso cuenta la historia de un estudio de arquitectura que se negó a trabajar a ciegas, implementó contabilidad financiera y, en un año, aumentó sus ingresos un 173% y su margen neto un 286%.

Desde hace más de seis años, Finmap ayuda al equipo a tomar decisiones basadas en datos.

No es un mito ni cuestión de suerte: es trabajo sistemático con las finanzas.

Es momento de comprobarlo: ¿tus proyectos son realmente rentables o solo se ven bien?

Bogdanova Bureau: arquitectura, diseño y soluciones creativas

Bogdanova Bureau no se limita a entregar proyectos arquitectónicos: crea espacios integrales para vivir y trabajar, pensados alrededor del cliente. El estudio se enfoca en propiedades residenciales y comerciales, diseño de interiores, diseño de producto y dirección artística.

El equipo acompaña a sus clientes en cada etapa —desde la idea hasta la ejecución— con seguridad y atención al detalle. Para su fundadora, Olha Bogdanova, crear un espacio debe ser una aventura emocionante, no una fuente de estrés.

Cómo las finanzas pasaron a formar parte del proceso arquitectónico

En 2018, cuando Olha dejó una gran firma de arquitectura y empezó su propio negocio con un equipo pequeño, decidió tomar el control de cada proceso.

Desde el principio, dejó algo claro: las finanzas debían funcionar con la misma precisión que los planos técnicos.

En su empresa anterior ya usaban Finmap para la contabilidad financiera, aunque lo gestionaba una contadora dedicada. Esa experiencia le demostró a Olha que el servicio realmente daba resultados, así que la elección fue evidente.

Aprovechó el período de prueba, aprendió los flujos de trabajo y luego contrató a una consultora financiera de Finmap.

‍Olha sabía que, para que la contabilidad se convirtiera en una herramienta estratégica —y no solo en una formalidad— necesitaba experiencia práctica y una mirada profesional externa.

Por experiencia propia, Olha entendió que:

• Sin contabilidad financiera, incluso los proyectos más atractivos pueden comerse tu margen de beneficio.
• La libertad creativa, en la práctica, significa seguridad financiera.
• Tomar decisiones a ciegas no es una estrategia.
  

En proyectos cortos, asignar las finanzas es fácil. En proyectos de largo plazo, todo se complica: hay que controlar horas, conciliar saldos y flujos de caja, y registrar pequeños gastos todo el tiempo. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

Cuando lo básico no alcanza

Olha ya tenía una amplia experiencia empresarial: la etapa caótica de “todo lo que entra es ganancia” había quedado atrás.

A mucha gente no le gustan las finanzas, pero son indispensables. Hay que llevarlas al día. Si no aprendes a querer las finanzas, las finanzas no te van a querer de vuelta. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

Sabía que, para escalar, no bastaba con implementar la contabilidad, sino que tenía que usar los números como una herramienta para tomar decisiones.

Los retos concretos que aparecieron:

1. Calcular los costes de cada proyecto.
   “A veces parece que un proyecto va de maravilla, sobre todo cuando hay muy buena conexión con el cliente. Pero luego miras los números y se te cae el alma”, cuenta Olha. Era clave entender dónde y por qué el negocio perdía rentabilidad para poder actuar a tiempo.
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2. Sistematizar los gastos.
   Identificar excesos, pagos recurrentes y áreas de optimización para reasignar recursos y gastar con criterio.
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3. Implementar una contabilidad de gestión real. No solo registrar entradas y salidas de dinero, sino:
   
   • explorar a fondo las funcionalidades de Finmap;
   • configurar el sistema según la operativa real del estudio;
   • probar hipótesis y ver los resultados en números;
   • trabajar con una consultora financiera especializada.

Un nuevo nivel: por qué todo negocio necesita un especialista financiero

Olha empezó a usar el servicio por su cuenta: importaba datos, configuraba integraciones y estudiaba la analítica. Pero cuando vio todo lo que Finmap podía mostrarle, surgieron nuevas preguntas. Era momento de profundizar.

Fue entonces cuando decidió sumar a una especialista financiera de Finmap.

No fue una “mejora formal”: fue un siguiente paso lógico, alineado con el ritmo de crecimiento del estudio.

Cuando empezamos a trabajar con una especialista, ese fue el verdadero punto de inflexión y el inicio de nuestra amistad con las finanzas. Finmap por sí solo es excelente. Pero con alguien que ayuda a organizarlo todo, ahorramos dinero. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

Desde el primer día de esa colaboración, Olha pudo:

• delegar tareas rutinarias: carga de datos, conciliaciones, categorización;
• centrarse en la estrategia: análisis, ideas y decisiones;
• obtener respuestas a preguntas como “si lo hago así, ¿cómo debería registrarlo?”;
• contrastar hipótesis con una especialista que ya había visto las finanzas de muchas empresas y aportaba ideas y enfoques frescos.

Qué soluciones financieras funcionan en Bogdanova Bureau

La contabilidad financiera en Bogdanova Bureau dejó de ser solo una herramienta de control y se convirtió en parte de la gestión estratégica. Cada nuevo paso responde a una necesidad real del negocio. Cada resultado se mide en números.

1. Modelo de horas y tareas: números claros, no suposiciones

Para poner precios justos a las solicitudes y asegurarse de que el trabajo realizado se pagara correctamente, el equipo decidió dividir los proyectos en tareas y horas. Esto les permite responder rápido cuando un cliente pide cambios adicionales: ya saben cuánto tiempo tomará y cuánto costará.

2. Cada cliente como un proyecto separado en Finmap

Para un negocio basado en proyectos, esto es fundamental: en Finmap, cada cliente se crea como un proyecto independiente. Todos los ingresos y gastos se registran por separado, y la analítica muestra la imagen completa de la rentabilidad, el margen y los resultados financieros.

3. Sistema de fondos: flexibilidad y estabilidad financiera

Cuando el estudio pasó al trabajo remoto, dejó de asumir los costes de una oficina física. Para que ese ahorro no se “diluyera” en los gastos del día a día, el equipo decidió destinar ese dinero a un fondo interno.

Así nació la primera reserva financiera, a la que luego se sumaron otros fondos específicos:‍

• ‍Fondo de alquiler: permitió alquilar la oficina ideal sin estrés cuando el equipo volvió al trabajo presencial.‍
• Fondo de contingencia: el 2% de cada pago recibido se aparta automáticamente para errores o imprevistos.‍
• Fondo de desarrollo: inversiones en formación, viajes profesionales y nuevas oportunidades.‍
• Fondo de marketing: garantiza una inversión constante en promoción y captación de nuevos clientes.

Gracias a esto, el equipo no queda a merced de las circunstancias: crea sus propias reservas, controla cómo se asignan los recursos y toma decisiones desde la estabilidad, no desde el estrés.

4. Analítica y experimentos: decisiones basadas en datos

Las nuevas ideas en Bogdanova Bureau no se implementan al azar: cada una se prueba como un experimento financiero. Esto permite evaluar no solo el valor creativo, sino también la viabilidad económica de cada iniciativa.

5. Registrar hasta los gastos más pequeños

Los gastos recurrentes en servicios, suscripciones y software muchas veces pasan “invisibles” para un negocio. Por separado parecen insignificantes, pero en un año pueden sumar una cantidad importante.

R$40 al mes se convierten en R$480 al año. Y no es una sola herramienta. En Finmap, esto se ve con claridad: entiendes exactamente adónde va el presupuesto. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

Finmap te ayuda a planificar el presupuesto con precisión y evitar fugas financieras que pasan desapercibidas.

Cómo las finanzas se convirtieron en una fuente de fortaleza, no de estrés

Gracias a Finmap, el equipo de Bogdanova Bureau empezó a gestionar el dinero de forma estratégica: contabilidad, planificación y previsión.

• ‍Contabilidad financiera sistemática. Las finanzas en Bogdanova Bureau dejaron de ser una función aparte y pasaron a formar parte de la mentalidad del negocio. Todos los flujos de caja, ingresos, gastos y proyectos están estructurados y bajo control.

Para mí, Finmap no va de previsiones; va de análisis. Es cuando ves los resultados delante de ti, cuando entiendes dónde no deberías gastar más y dónde estamos perdiendo dinero. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

• ‍Modelado y análisis financiero. Olha crea modelos financieros, analiza la rentabilidad y toma decisiones basadas en datos, no en suposiciones.
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• Fondos financieros: reserva, desarrollo, marketing. Gracias al sistema de fondos de Bogdanova Bureau, la empresa ganó seguridad financiera: el dinero no se queda parado, trabaja para objetivos concretos.
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• Economía clara para cada proyecto. Los costes se calculan, los precios se justifican y la rentabilidad se mide. Ya no hay situaciones en las que las pérdidas de un proyecto se cubren con los ingresos de otro.

Antes, muchas veces trabajábamos tomando dinero de otros proyectos y dejándolos en números rojos. Una contabilidad financiera bien llevada te ayuda a ver todo esto, ahorrar dinero y encontrar ingresos donde no esperabas. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

• ‍Beneficios y dividendos sin perjudicar al negocio. Olha sabe exactamente cuándo y cuánto puede retirar de la empresa sin crear agujeros de caja ni afectar las operaciones.
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• El desarrollo personal de la fundadora. Con el apoyo de una gerente financiera y aprendizaje continuo, Olha ha desarrollado mucho su competencia financiera y ahora toma decisiones desde el conocimiento.

Durante este tiempo, crecí muchísimo en gestión financiera porque la consultora me ayudó a configurarlo todo correctamente y a sistematizarlo mejor. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

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Resiliencia financiera y expansión internacional con Finmap

La contabilidad financiera no se trata solo de hojas de cálculo: se trata de decisiones, sistemas y confianza, incluso cuando todo a tu alrededor cambia.

El sistema que generó un crecimiento del 173% en los ingresos

Después de implementar Finmap y un sistema financiero integral que cubría cada proyecto, cada línea de gasto y cada previsión, Bogdanova Bureau logró resultados impresionantes.

El equipo analizó la rentabilidad de distintas áreas, dejó los proyectos de bajo margen y se enfocó en los que realmente generaban ingresos.

Esto no solo aumentó los ingresos un 173%, sino que triplicó el margen neto.

Ahora podemos ver la rentabilidad incluso antes de empezar un proyecto. Tomamos decisiones proactivas basadas en cálculos, no en intuición. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

La red de seguridad que resistió la crisis más dura

El inicio de la guerra a gran escala paralizó la economía. Pero gracias a los fondos de reserva creados con antelación y a una contabilidad flexible, la empresa pudo adaptarse:

• optimizar gastos;
• reestructurar el equipo;
• reasignar presupuestos;
• mantener los proyectos en marcha.

Bogdanova Bureau se mantuvo a flote no por casualidad, sino por diseño. Su red de seguridad financiera le dio el tiempo y el espacio necesarios para tomar decisiones bien pensadas durante el período más crítico.

Entrada segura al mercado internacional

La crisis fue, al mismo tiempo, un desafío y un catalizador. A partir de la analítica, las proyecciones y una comprensión clara de sus fortalezas, Bogdanova Bureau entró en el mercado internacional.

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Hoy cuenta con proyectos exitosos fuera de Ucrania, trabajo estable con clientes extranjeros y una posición cada vez más fuerte en un nuevo entorno competitivo.

Nuestro enfoque ahora es tener menos proyectos, pero más grandes, más complejos y más rentables, con un control financiero que no falle ni siquiera en una crisis. — Olha Bogdanova, fundadora de Bogdanova Bureau

El cambio empieza con decisiones

Olha recorrió el camino del caos al sistema, y lo hizo no contratando un gran equipo financiero, sino usando la herramienta adecuada, apoyo experto y reconociendo el valor de la contabilidad financiera.

Finmap dejó de ser solo un servicio para llevar registros; se convirtió en un socio financiero para crecer.

Tú también puedes hacerlo:

• sistematizar tu contabilidad,
• identificar los verdaderos motores de rentabilidad y las fugas,
• dejar de tomar decisiones por intuición.

Y lo más importante: no tienes que hacerlo en soledad.

¿Quieres ordenar las finanzas de tu negocio? Envíanos una solicitud y nuestro especialista te mostrará cómo adaptar todo a tus procesos concretos.