Des millions passent par nous, il en reste peu : la marge réelle d’une agence de voyages

« L’été dernier, près de 12 millions UAH sont passés par nos comptes. Ça sonne impressionnant, jusqu’à ce qu’on s’assoie pour compter. En réalité, environ 900 000 UAH de cette somme étaient notre commission, et j’en avais déjà reversé une partie aux fournisseurs à l’avance. Des millions transitent par moi, et il n’en reste qu’une poignée ».

C'est une citation presque mot pour mot d'un propriétaire d'agence de voyages dont nous avons démêlé les finances ensemble. Et c'est le piège le plus fréquent de votre secteur : vous voyez de grosses sommes sur le compte et commencez à les considérer comme votre argent. Le chiffre d'affaires ressemble à du revenu, le revenu ressemble à du bénéfice. Puis février arrive, les clients veulent des remboursements, un fournisseur réclame un acompte pour le bloc estival, et il s'avère qu'il n'y a pas d'argent, malgré les « millions de chiffre d'affaires ».

Cet article a pour but de ranger les finances d'une agence de voyages dans les bonnes cases. Où se trouve votre revenu réel, et où l'argent du client ne fait que transiter. Pourquoi le chiffre d'affaires ment. Et comment éviter de dépenser en été ce qu'il faudra rembourser en hiver.

Quel argent est vraiment le vôtre, et lequel appartient à quelqu'un d'autre et ne fait que transiter

Imaginez qu'un client vous paie 82 000 UAH pour un voyage en Turquie. Le compte affiche +82 000 UAH. Mais sur cette somme, seule la commission est à vous, disons 8 200 UAH. Les 73 800 UAH restants sont l'argent de quelqu'un d'autre qui transite par vous vers le voyagiste, l'hôtel et la compagnie aérienne. Vous n'êtes pas propriétaire de ces fonds ; vous en êtes le dépositaire temporaire.

Voici la répartition de base qui doit rester gravée dans votre esprit :

• Votre revenu, c'est la commission du voyagiste (généralement 7–12 % du prix du voyage) ou votre propre marge si vous vendez le forfait au-dessus du prix net. Seul cet argent-là, vous l'avez gagné.
• L'argent de transit du client, c'est le coût total du vol, de l'hôtel, des transferts et de l'assurance. Vous l'encaissez pour le reverser. Il n'a jamais été votre revenu, même lorsqu'il se trouvait sur votre compte.

L'erreur qui peut coûter la vie à une entreprise : compter le « revenu » d'après le solde du compte. Dans une agence de voyages, le montant du compte ne dit presque rien sur ce que vous avez gagné. Il indique seulement combien d'argent d'autrui vous détenez actuellement.

Pourquoi les « millions de chiffre d'affaires » sont trompeurs

Le chiffre d'affaires, c'est la somme de tout ce qui est passé par vos comptes. Ça sonne toujours grandiose : « on a fait 12 millions cette saison ». Mais dans le tourisme, le ratio entre chiffre d'affaires et revenu réel est l'un des pires de tous les secteurs. Sur chaque hryvnia de chiffre d'affaires, seuls 7 à 12 kopecks deviennent réellement les vôtres, et encore moins après les salaires, le loyer, la publicité et les impôts.

Faisons le calcul sur ces mêmes 12 M UAH de chiffre d'affaires estival :

• Chiffre d'affaires : 12 000 000 UAH — le montant payé par les clients pour leurs voyages.
• Votre commission (environ 9 % en moyenne) : ≈ 1 080 000 UAH — voilà votre revenu.
• Moins les salaires des agents, le loyer du bureau, la publicité, les frais d'encaissement et les impôts : disons ≈ 750 000 UAH.
• Bénéfice réel pour la saison : ≈ 330 000 UAH.

12 millions de chiffre d'affaires sont devenus 330 000 de bénéfice, environ 2,7 % de ce qui « a transité par vous ». Alors quand quelqu'un se vante de son chiffre d'affaires, il se vante en réalité du montant d'argent appartenant à autrui. Votre entreprise ne vit pas du chiffre d'affaires, mais d'une fine couche de commission. Et chaque décision imprudente, une remise accordée sur un coup de tête, un agent en trop, une publicité coûteuse, grignote précisément cette couche-là, pas le chiffre d'affaires.

Exemple : combien une agence gagne réellement sur un voyage

Voici trois ventes typiques. Observez l'écart entre ce que le client a payé et ce qui vous est resté.

Remarquez deux choses. Premièrement : le voyage haut de gamme à 296 000 UAH ressemble à une « grosse affaire », mais en pourcentage, la commission est encore plus faible, les destinations chères rapportent souvent un taux plus bas. Deuxièmement : la marge après charges (ce qui reste réellement après le salaire de l'agent qui a géré ce client, les frais d'encaissement et la publicité) n'est plus de 8 à 20 mille, mais de 5 à 13. Sur un voyage à 82 000 UAH, vous gagnez à peu près ce qu'une boutique gagne sur une paire de chaussures vendue. La seule différence, c'est que votre compte affiche 82 mille pendant ce temps, et c'est précisément ce qui vous induit en erreur.

Acomptes aux fournisseurs : pourquoi l'argent disparaît à l'avance

Passons à la partie désagréable. Vous ne vous contentez pas de prendre l'argent du client pour le reverser le jour même. Souvent, vous devez payer les fournisseurs à l'avance, avant même d'avoir encaissé la totalité auprès des clients.

Situation classique : pour obtenir un bon contingent de chambres d'hôtel pour juillet ou un tarif aérien garanti, le voyagiste exige un acompte dès le printemps. Vous versez un acompte de 200 000 UAH en avril, et les clients de ces voyages ne paient l'intégralité qu'en juin. Pendant deux mois, votre propre argent, ou plus souvent l'argent d'autres ventes pas encore finalisées, reste chez le fournisseur. C'est ce qu'on appelle un trou de trésorerie : le bénéfice existe sur le papier, mais il n'y a pas d'argent disponible sur le compte.

Ça se complique encore lorsque l'argent des clients « se mélange ». Le client A a payé l'intégralité de son voyage. Vous avez utilisé une partie de cet argent pour couvrir l'acompte des voyages des clients B et C, qui n'avaient pas encore tout payé. Tant que tout le monde part comme prévu, ça fonctionne. Mais dès que le client B annule et demande un remboursement, vous réalisez que son argent n'est plus chez vous, il est parti en acompte pour quelqu'un d'autre. C'est ainsi que naissent les pires trous de trésorerie du secteur.

Saisonnalité : pourquoi l'été est florissant et l'hiver désert

Le secteur du voyage vit de pics et de creux. L'été (mai–septembre) et les fêtes de fin d'année, c'est quand ces millions transitent par vous. Février, mars, novembre, c'est le silence : le chiffre d'affaires chute plusieurs fois, tandis que les salaires des agents, le loyer du bureau et la publicité, eux, ne disparaissent pas.

Le piège, c'est qu'en été le compte est plein et que l'entreprise semble prospère. Le propriétaire se détend, dépense pour lui-même, embauche davantage. Puis novembre arrive, les ventes sont quasi nulles, et les charges tombent tous les mois. L'argent censé porter l'entreprise jusqu'à la saison suivante a déjà été dépensé en août, parce qu'on l'avait pris pour du bénéfice.

La règle de survie : au plus fort de la saison, ne dépensez pas tout ce que vous avez gagné, constituez une réserve pour la basse saison. Additionnez vos charges fixes pour les mois « morts » (salaires + loyer + services + publicité minimale) et mettez cette somme de côté pendant qu'il est encore l'été. En gros : si la basse saison vous coûte 150 000 UAH par mois et qu'il y a quatre mois « calmes », vous devez entrer dans l'hiver avec un coussin d'environ 600 000 UAH, auquel vous ne touchez pour aucune tentation.

Annulations et remboursements : de l'argent qui n'est « à vous » que temporairement

Les remboursements sont une raison à part de ne pas dépenser l'argent de transit. Le client change d'avis, tombe malade, la destination ferme, le vol est annulé. Il veut récupérer son argent, et vous êtes tenu de lui restituer la part que vous pouvez encore récupérer auprès du fournisseur, et parfois davantage.

Toute la somme payée par le client, tant que le voyage n'a pas eu lieu, constitue une dette de votre part, pas un revenu. Même votre commission ne devient vraiment vôtre qu'une fois le voyage effectué et la fenêtre d'annulation refermée. Si vous avez dépensé l'argent du client le jour du paiement et qu'une semaine plus tard il demande un remboursement, vous devrez trouver cette somme ailleurs, dans d'autres encaissements. C'est de nouveau un trou de trésorerie, encore aux dépens de l'argent « d'autrui ».

Bonne pratique : laissez le paiement complet du client intact jusqu'à ce que le risque d'annulation soit minime, et ne considérez que la commission comme vôtre, encore que, là aussi, vous couvrirez parfois une partie des remboursements de votre propre poche.

Multidevises : vous achetez en €/$, vous vendez en UAH

Encore une couche qui grignote discrètement votre marge. Vos obligations envers les voyagistes sont souvent fixées en euros ou en dollars, alors que le client vous paie en hryvnia. Entre le jour où vous annoncez un prix au client et le jour où vous réglez le fournisseur, le taux de change peut bouger.

Exemple : vous avez vendu un voyage calculé à un taux de 42 UAH/€. Le client a payé. Mais au moment de régler 1 500 € au voyagiste, le taux était déjà à 43,5 UAH/€. La différence est de 1,5 UAH par euro, soit 2 250 UAH sur une seule vente. Or votre commission sur ce voyage était, disons, de 7 000 UAH. Le taux de change vient de manger un tiers de votre gain, et vous ne l'avez même pas remarqué, puisque le compte affichait toujours « du positif ».

La comptabilité multidevises n'est donc pas un caprice, mais un moyen de survivre. Vous devez voir vos obligations dans la devise dans laquelle vous paierez, et intégrer un coussin de change dans le prix. Sinon, vous spéculez en réalité sur le taux de change sans le savoir, et vous perdez.

À quoi ça ressemble dans la vraie vie

Le plus souvent, un propriétaire d'agence de voyages formule sa douleur ainsi : « J'ai une saison folle, le téléphone n'arrête pas de sonner, le compte est plein, et à la fin de l'année, je ne comprends pas où tout est passé ». Ou encore : « Le voyagiste réclame un acompte et je n'ai rien pour le payer, alors que la semaine dernière il y avait un demi-million sur le compte ». Ou, plus douloureux encore : « Un client a annulé son voyage et je ne peux pas le rembourser tout de suite, parce que l'argent n'est physiquement pas là ».

Toutes ces phrases parlent de la même chose : l'argent n'est pas divisé entre le vôtre et celui d'autrui. Quand le compte contient un tas de tout, commissions, acomptes pour des voyages futurs, paiements complets de clients qui ne sont pas encore partis, et que tout se ressemble, vous ne gérez pas vos finances. Vous regardez simplement le solde en espérant que ce sera suffisant.

Comment voir la situation réelle avec Finmap

Finmap a été conçu précisément pour démêler ce nœud. Voici ce qu'il apporte concrètement à une agence de voyages :

• Le revenu séparé de l'argent de transit. Vous configurez votre comptabilité pour que la commission (votre revenu réel) soit visible séparément des paiements complets des clients. Vous voyez enfin non pas « 12 millions de chiffre d'affaires », mais votre gain réel, et vous décidez à partir de ce chiffre-là.
• Le flux de trésorerie (Cash Flow). Vous voyez combien d'argent est réellement entré et sorti sur une période, et non ce qui « traîne » sur le compte. Le pic et le creux de la saison deviennent visibles avant même de vous frapper.
• Un calendrier de paiement des acomptes. Tous les dépôts aux fournisseurs et les règlements à venir sur une seule chronologie. Vous voyez le trou de trésorerie des semaines à l'avance, et non le jour où le voyagiste émet la facture.
• Le multidevises. Les obligations en €/$ et les encaissements en UAH dans un seul système, taux de change pris en compte. Vous voyez le risque de change au lieu de le découvrir après coup.

L'idée est simple : quand la commission est séparée de l'argent d'autrui et que les paiements futurs figurent dans le calendrier, les « millions » cessent de vous hypnotiser. Vous pilotez l'entreprise à partir du chiffre de votre gain réel.

Des conseils à mettre en place dès cette semaine

• Séparez deux flux dans votre comptabilité : votre commission/marge et l'argent de transit du client. Jugez le bénéfice uniquement d'après le premier.
• Ne jugez jamais la santé de l'entreprise d'après le solde du compte, c'est en majorité l'argent d'autrui.
• Tenez un calendrier de paiement des acomptes fournisseurs : quand, à qui, combien et dans quelle devise.
• En été, constituez une réserve pour la basse saison, la somme des charges fixes pour tous les mois « calmes ».
• Laissez le paiement complet du client intact tant que le risque d'annulation n'a pas disparu ; ne considérez que la commission comme vôtre.
• Intégrez un coussin de change dans le prix du voyage si vous payez le fournisseur en €/$.

À ce propos, découvrez comment planifier votre trésorerie autour des pics et des creux saisonniers dans saisonnalité de l'entreprise et planification de trésorerie, et comment éviter un trou de trésorerie sur les acomptes fournisseurs dans le calendrier de paiement et le trou de trésorerie.

« Le chiffre d'affaires, c'est l'argent d'autrui qui vous est confié pour quelques semaines. Votre gain n'est qu'une fine couche de commission par-dessus. Confondre les deux est l'habitude la plus coûteuse du secteur du voyage ».

« En été, vous ne vous enrichissez pas. Vous ne faites que détenir de l'argent qu'il faudra rembourser en hiver ou dépenser pour survivre. Ce qui vous enrichit, c'est ce qui reste après la saison, pas ce qui y est passé ».

L'argent ne disparaît pas. Vous ne le voyez simplement pas.

L'argent ne disparaît pas, vous ne le voyez simplement pas, parce que votre gain se perd parmi les sommes de transit d'autrui. Finmap sépare votre commission de l'argent du client, affiche le flux de trésorerie réel et place chaque acompte dans le calendrier, pour que vous pilotiez l'entreprise à partir du bon chiffre, et non du solde du compte. Essayez gratuitement pendant 14 jours et découvrez combien il reste réellement une fois que les millions sont passés par vous.