Van Excel naar volledig overzicht: de financiële transformatie van KLEI

Een creatief product, trouwe klanten en een betrokken team — dat is genoeg om energie van te krijgen. Maar niet genoeg om op te schalen.

Zonder gestructureerd financieel beheer is het onmogelijk om onderbouwde beslissingen te nemen: waarin je investeert, wat je verder ontwikkelt en waar je mee stopt.

KLEI drukte stickers voor grote klanten, verkocht in het buitenland en kreeg geweldige feedback — maar wist niet waar het nu echt winst maakte en waar het geld verloor.

Met een banksaldo rond nul en een groeiend aantal bestellingen kwam die ene vraag naar boven: zijn we echt winstgevend — of vooral heel druk?

KLEI: gebouwd met een doel, gericht op groei

KLEI is een Oekraïens merk van duurzame stickers, opgericht in 2017. In plaats van massaproductie koos het voor kwaliteit en waarde. Het bedrijf begon met een compact team van 10 mensen en de sfeer van een familiebedrijf.

Dankzij de creatieve en praktische aanpak van oprichter Mykyta Anikanov kwam het bedrijf snel op gang. Al snel volgden klanten als Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia en anderen.

Wanneer financiën de bottleneck worden

Op het eerste gezicht ging alles bij KLEI goed: stabiele bestellingen, internationale klanten en een kwaliteitsproduct. Mensen in Canada plaatsten bestellingen en waren bereid weken op hun levering te wachten — zonder extra marketing.

Maar in 2021 liep de groei tegen een onzichtbaar plafond aan. Mykyta besefte dat het probleem financieel was. Er was geen duidelijk beeld van hoeveel winst het bedrijf daadwerkelijk maakte. Sommige periodes waren winstgevend, andere eindigden in het rood. En het was lastig uit te leggen waarom.

De oorzaken:

• Cashgaps door verschillende betaalmethoden.
• Onduidelijke kosten door de grote variatie aan bestellingen.
• Geen centraal systeem dat liet zien waar geld verloren ging.

Op dat moment produceerde KLEI een zeer breed scala aan bestellingen — van 1 tot 10.000 stickers, gestanste stickers, sets en zakelijke orders.

Maar er was geen analyse die liet zien wat winstgevend was en wat het bedrijf juist omlaag trok. Om eindelijk grip te krijgen op de financiën besloot Mykyta Finmap te implementeren.

Ik wil een solide bedrijf bouwen dat niet bij de eerste crisis uit elkaar valt. Dat kost tijd. En financiën zijn altijd mijn zwakke punt geweest — ik vond ze echt lastig. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

Van spreadsheets naar een systeem: wat er veranderde met Finmap

In de zomer van 2021 begon Mykyta Finmap te testen. Aan het begin van de herfst, toen het nieuwe zakelijke seizoen startte, had het bedrijf de tool volledig ingevoerd: het centraliseerde het financieel beheer en nam afscheid van spreadsheets.

De tools en beslissingen die vanaf het begin verschil maakten:

• Alle data op één plek centraliseren

Voor Finmap was het beheer versnipperd: losse rekeningen, spreadsheets, notities in iemands hoofd. Dat zorgde voor constante stress: kloppen de cijfers? Raken we door ons geld heen? Zijn we niets vergeten?

Vroeger was ik twee dagen rustig en twee weken gestrest. Nu is het andersom: ik ben eigenlijk continu rustig. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

• Debiteuren opvolgen

KLEI werkte vroeger zonder vooruitbetaling — om bestellingen sneller te verwerken en geen sales mis te lopen. Late betalingen van klanten leken uitzonderingen, maar ze veroorzaakten cashgaps.

Het geld zou binnenkomen, maar kwam te laat — en dat remde alles af. Met rapporten voor debiteuren en de Betalingskalender zag het bedrijf waar het zwakke punt zat en ondernam het actie.

Toen ik met financieel beheer begon, zag ik in Finmap dat we inderdaad achterstallige betalingen hadden. Dus besloten we: vanaf nu alleen nog vooruitbetaling. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

• Volledige controle over saldi en cashflow

Finmap maakte het mogelijk om de financiële situatie in realtime te zien: huidig saldo, aankomende betalingen, wat er morgen gebeurt. Het haalde de voortdurende onrust weg van op gevoel proberen de cashflow in te schatten. Nu zijn er cijfers, grafieken en datums.

Ik open Finmap, check het saldo en de komende uitgaven, zie dat we in de plus staan — en ga verder. Vroeger moest ik drie rekeningen, spreadsheets en notities openen — en voelde ik me nog steeds onzeker. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

• Bestellingen categoriseren

Voor een diepere analyse maakten ze categorieën aan in Finmap: losse stickers en sets. Daardoor konden ze de winstgevendheid per producttype zien — en niet alleen het totaalplaatje. Zo werd duidelijk wat de moeite waard was om op te schalen en wat opnieuw bekeken moest worden.

Vroeger zagen we alleen het totaal: er kwam geld binnen, dus het leek goed te gaan. Maar toen we het gingen uitsplitsen per ordertype, zagen we dat niet alles even winstgevend was. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

• Financiële kennis versterken

Financiën waren altijd een zwakke plek voor Mykyta — het onderwerp gaf hem spanning. Daarom volgde hij naast Finmap de cursus “Business Money”. Die hielp hem het financieel beheer te delegeren en beter te begrijpen hoe het financiële systeem werkt.

Vroeger vroeg ik me steeds af: gaat dit lukken? Kloppen de cijfers straks? Nu begrijp ik waar die vragen vandaan komen — en weet ik hoe ik ze moet beantwoorden. — Mykyta Anikanov, oprichter van KLEI

De combinatie van automatisering en persoonlijke betrokkenheid bracht het belangrijkste: vertrouwen. Mykyta vertrouwt niet langer op intuïtie — hij neemt beslissingen op basis van rapporten en echte data.

Dat veranderde niet alleen de financiën, maar ook de manier waarop het bedrijf wordt geleid.
‍

Gebruik Finmap
gratis!

Probeer 7 dagen financieel overzicht

Geen kaart nodig

Een financieel systeem als basis voor groei

Nadat Finmap was ingericht en de controles waren gedelegeerd, werd de tool een stabiele steunpilaar. Alle essentiële data staat op één plek, netjes georganiseerd en op elk moment toegankelijk.

Dat maakte tijd vrij voor wat het belangrijkst is: groei, strategische planning en uitbreiding.

In 2025 bereikte KLEI een nieuwe schaal:

• Het haalde investeringen op.
• Het begon met de bouw van een eigen fabriek.
• Het breidde het aantal bankrekeningen uit.
• Het zette een nieuwe financiële structuur op die past bij de nieuwe groeifase.

Deze groei was alleen mogelijk omdat er al een werkende managementbasis lag — ze hoefden niet vanaf nul te beginnen.

Als je je cijfers kent, weet je waar je naartoe gaat

De volgende stap: de fabriek afronden, processen stabiliseren en voorbereiden op nieuwe markten. Finmap blijft de centrale tool — voor structuur, controle en een fundament voor elke nieuwe fase.

Uiteindelijk vat Mykyta het samen in één simpel, praktisch advies:

Maak elke week tijd vrij voor je financiën. Zelfs 30 minuten naar de cijfers kijken is waardevoller dan gokken. Als eigenaar moet je begrijpen wat elk cijfer betekent — en beslissingen nemen op basis van feiten.

Wat je uit het verhaal van KLEI kunt meenemen voor je eigen bedrijf

Het verhaal van KLEI kan herkenbaar voelen: een bewezen product, trouwe klanten, maar intern — onduidelijke uitgaven, cashgaps en het gevoel dat er iets niet klopt.

Maar ze stopten op tijd, keken naar hun financiën en zagen de werkelijkheid. Dat gaf ze de basis om te groeien, investeringen aan te trekken en vertrouwen te krijgen.

Als je dit leest, ben je al op weg naar financiële helderheid.

Een paar lessen van KLEI — zodat jij niet in het donker hoeft te zoeken:

• Geen systeem = geen controle.
• Winst “op gevoel” = risico op een cashtekort.
• Financiële orde = geen Excel, maar automatisering, gewoonte en de juiste tool.

Doe wat KLEI deed: wacht niet op een crisis om je zaken op orde te brengen.

Probeer Finmap en ontdek hoe je bedrijf verandert zodra je financiën helder worden.

Veelgestelde vragen

1. Waarom had een bedrijf met stabiele bestellingen financiële problemen?
Omdat bestellingen ≠ winst. KLEI had geen systeem dat liet zien wat echt geld opleverde en wat alleen maar kapitaal vastzette. Daardoor ontstonden cashgaps en verborgen kosten.

2. Welke actie levert in elke branche direct resultaat op in je financiën?
Centraliseer alle rekeningen, inkomsten en uitgaven in één systeem — en check het elke dag. Dat vermindert chaos, creëert overzicht en voorkomt dat dingen worden vergeten. Voor KLEI was dit het kantelpunt. En het werkt voor elk type bedrijf.

3. Is Finmap geschikt voor kleine bedrijven of creatieve projecten?
Ja. KLEI is een klein bedrijf met een creatief product. Juist daarom vertrouwden ze vroeger meer op intuïtie. Met Finmap kun je creatief blijven — terwijl je helder zicht houdt op je geld.

4. Wat als ik helemaal niets van financiën begrijp?
Mykyta was ook geen expert — en zegt dat openlijk. Hij delegeerde het dagelijkse werk, volgde een basiscursus en leerde rapporten lezen. Finmap is gemaakt voor ondernemers die duidelijkheid willen zonder te verdwalen in dagelijkse administratie.

5. Welke resultaten behaalde KLEI nadat het zijn financiën op orde had gebracht?
Het haalde investeringen op, startte eigen productie, zette een nieuwe financiële structuur neer en tilde het management naar een hoger niveau. Allemaal op basis van data — niet op gokwerk.