Servicedienst: 37,5% van de dienst is reistijd

“Vijf monteurs, elk vijf klussen per dag, 550 klussen per maand en 649 000 ₴ omzet. En netto — 39 500 ₴. Twee jaar lang was ik ervan overtuigd dat witgoedreparatie aan huis simpelweg zo'n business is: werk tot over je oren, geld een schijntje” — zo begon Ruslan Pylypchuk het gesprek, eigenaar van een reparatiedienst voor huishoudelijke apparaten in Rivne.

Hebt u een servicedienst aan huis, dan kent u deze rekensom uit uw hoofd. De monteurs zijn een week vooruit volgeboekt, de planner zegt mensen af omdat er geen vrije plekken zijn. En onderaan een bedrag waarmee u nog geen auto vervangt.

De rekensom breekt op één plek. Ruslan mat de bezetting in klussen: vijf mensen, elk vijf ritten — allemaal bezig. Maar de monteur verkoopt de klant geen klus, hij verkoopt zijn uur. En van de 880 betaalde uren per maand staat hij er maar 495 bij het apparaat.

Hieronder halen we de servicedienst uiteen in twee eenheden — de klus en het monteursuur — en komen we uit bij de reden waarom de reistijd 99 000 ₴ per maand kost, 2,51 keer meer dan de hele winst.

Ruslans weg: van één koffer naar vijf auto's

Ruslan begon alleen: een koffer gereedschap, een oude personenauto, advertenties in lokale groepen. Hij nam zelf de aanvragen aan, reed zelf, factureerde zelf. Hij rekende in een notitieboekje: hoeveel hij van de mensen kreeg, hoeveel hij aan onderdelen gaf, hoeveel hij in de tank goot.

In zes jaar werden het vijf monteurs, elk in zijn eigen auto. Er kwam een planner aan de telefoon, een kleine voorraad van de meest gevraagde onderdelen, een budget voor reclame. Toen verdween ook het gevoel voor de cijfers: de omzet volgde de mensen, maar de winst bleef waar hij in het derde jaar stond.

“Toen ik zelf reed, wist ik alles van mijn dag: waar ik heen ging, hoe lang ik daar bezig was, hoe snel ik bij het volgende adres was. Nu heb ik vijf auto's, en vraag me eens hoeveel mijn monteur vandaag achter het stuur zat. Ik kan het niet zeggen. Ik zie alleen afgesloten aanvragen.”

Waarom “vijf monteurs met vijf klussen” niets over geld zeggen

Hier staan meteen twee verschillende vijven, en die moeten uit elkaar. Vijf — monteurs in dienst. En vijf — klussen die elk van hen op een dag afsluit. Vermenigvuldig met 22 werkdagen — dat zijn 550 klussen per maand.

De klus is waar u voor betaald wordt. Maar de monteur brengt geen klus naar het adres, hij brengt zichzelf: hij heeft een vast salaris met een stukloondeel, de auto staat in leasing, de brandstof verbrandt zowel als het volgende adres twee straten verderop ligt als wanneer het door de hele stad is.

Zolang in de boekhouding de regel “550 klussen afgesloten” staat, blijft de eenvoudigste vraag onbeantwoord: hoeveel minuten de dienst onder elk ervan heeft gereden.

Het leven voordat het monteursuur een regel werd

De boekhouding waarin Ruslan deze jaren leefde, herkent elke servicedienst aan huis die uit één koffer is gegroeid.

• De bezetting werd in klussen gemeten. Vijf ritten per monteur — dus een volle dag, en daarna controleerde niemand dat getal in uren.
• De reistijd was geen werk en geen kostenpost. Hij was er gewoon — als het weer tussen twee adressen.
• Brandstof zag men als één regel voor het hele wagenpark. Zonder uitsplitsing per auto en zonder verband met hoeveel aanvragen die kilometers hadden bediend.
• Aanvragen gingen in de planning op volgorde van binnenkomst. Wie eerder belde, staat eerder, ongeacht het adres.
• De kostprijs van een klus rekende men in onderdelen. De rest werd afgeschreven op “algemene kosten”, en bij de concrete rit kwam dat geld nooit aan.
• Goedkope reparaties nam men aan “zodat de monteur niet stilstaat”. Wat dat over een maand opleverde, telde niemand bij elkaar.

Geen van deze zes punten gaat over repareren. De monteurs werkten normaal, klachten waren er bijna niet. Zes keer zat het in de cijfers — en cijfers houdt onderweg niemand bij.

De belangrijkste eenheid: niet de klus, maar het monteursuur

De klus is de eenheid waarin u geld van de klant aanneemt. Het monteursuur is de eenheid waarin u het uitgeeft. Zolang die in twee verschillende schriften leven, blijft de kostprijs van een rit een verzinsel.

Het fonds is simpel te berekenen. Vijf monteurs, 22 werkdagen, een dienst van 8 uur — samen 880 uur per maand. Precies die betaalt de dienst elke maand, en precies die verdelen zich over drie verschillende zaken.

Waar de dienst blijft: 96 minuten per klus

Twee weken lang vroeg Ruslan de monteurs om in de aanvraag drie momenten te zetten: aangekomen, klaar, vertrokken. Daar kwam de tabel uit.

Wat precies	Minuten per klus	Uren per maand	Aandeel van het fonds
Werk op locatie	54	495	56,3%
Reistijd tussen klussen	36	330	37,5%
Documenten, onderdelen, telefoontjes	6	55	6,3%
Totaal	96	880	100%

Eén klus kost de monteur 96 minuten, en bij het apparaat gaan daar 54 van op. De rest van de tijd zit de monteur achter het stuur, of vult hij een werkbon in, of belt hij de volgende klant.

54 minuten en 55 uur zijn niet hetzelfde getal

Deze twee getallen lijken op elkaar en lopen makkelijk in één door. We halen ze uit elkaar: 54 minuten is het werk bij het apparaat op één klus. 55 uur is het maandfonds voor documenten, onderdelen en telefoontjes in het hele bedrijf. Andere eenheden, andere schaal.

Wat een monteursuur kost: 300 ₴

Monteurs en auto's kosten de dienst 264 000 ₴ per maand. Dat bedrag hangt niet af van wat de monteur op een bepaalde minuut doet: het salaris loopt, de leasetermijn wordt afgeschreven, de verzekering is al betaald.

• Monteurs — 173 500 ₴. De salarissen van de vijf plus het stukloondeel voor afgesloten aanvragen.
• Auto's — 90 500 ₴. Leasing, verzekering, brandstof en onderhoud voor vijf auto's.
• Binnen de auto's: brandstof en onderhoud — 24 090 ₴. Dat zijn de kosten van 8 030 km per maand, het enige deel dat echt meebeweegt met de lengte van de route.

Deel 264 000 ₴ door de 880 uur van het fonds — dan komt er precies 300 ₴ per uur uit. Dat is de prijs van een monteursuur met auto, gelijk voor elke minuut van de dienst.

Verdeel nu het fonds tegen die prijs. Werk op locatie: 495 uur — 148 500 ₴. Reistijd: 330 uur — 99 000 ₴. Twee gelijkende getallen in één zin: 330 zijn de reisuren per maand, 300 ₴ is de prijs van één uur.

De reistijd in geld: 99 000 ₴ tegen 39 500 ₴ winst

Hier klikt het mechanisme. De reistijd pakt 330 uur van de 880, dus 37,5% van het hele betaalde fonds. Tegen 300 ₴ per uur is dat 99 000 ₴ per maand.

En de winst van de dienst in diezelfde maand is 39 500 ₴. De reistijd kost 2,51 keer meer dan alles wat Ruslan voor zichzelf houdt — en nergens is dat te zien, want zo'n regel bestaat niet in de boekhouding.

In die reistijd zit geen enkele betaalde reparatie. De klant betaalt ervoor dat de monteur bij zijn wasmachine staat — voor het stuur betaalt niemand.

“Ze lieten me de regel zien: reistijd — 99 000 ₴ per maand. Ik vroeg of dat per jaar was. Het bleek per maand — en dat is tweeënhalf keer meer dan mijn winst. Ik telde onderdelen tot op de cent, en de grootste kostenpost schreef ik niet eens in het rapport: die wordt immers niet gefactureerd.”

Het rapport waarin alles klopt

Dit is de maand waaruit Ruslan al zijn besluiten nam. De omzet is simpel: 550 klussen met een gemiddelde factuur van 1 180 ₴ — dat is 649 000 ₴.

Post	₴/mnd
Onderdelen (550 × 290 ₴)	159 500
Monteurs en auto's	264 000
Planner en kantoor	74 000
Reclame en aanvragen	88 000
Overig	24 000
Totaal	609 500

Winst: 649 000 − 609 500 = 39 500 ₴ per maand, rendement 6,09%. Zes procent met wat kleingeld — het getal dat Ruslan noemde als iemand vroeg hoe het ging.

In deze cijfers zit geen fout

Facturen, werkbonnen, de urenstaat, het bankafschrift — alles klopt tot op de cent, er is niets te zoeken. De onderdelen in de gemiddelde factuur staan tegen een kostprijs van 290 ₴, en 550 klussen geven precies 159 500 ₴.

Het probleem is niet dat een kostenpost vergeten is. Het probleem is dat 264 000 ₴ in één regel staan, “monteurs en auto's” — en uit die regel is onmogelijk op te maken dat 99 000 ₴ daarbinnen op de reistijd vallen.

Waarom 99 000 ₴ niet van de winst mag worden afgetrokken

De meest voorkomende reactie op zo'n getal is 99 000 ₴ bij de kosten optellen of van de winst aftrekken. Dat mag niet: op papier wordt de dienst meteen diep verlieslatend, wat hij niet is.

Er is hier geen nieuwe kostenpost bij gekomen. Dit geld ligt al binnen de 264 000 ₴, en die binnen de 609 500 ₴ aan alle kosten. De reistijd is geen aparte post, maar 37,5% van het bestaande urenfonds, herrekend tegen diezelfde prijs van 300 ₴ per uur.

De kosten van de dienst waren en blijven 609 500 ₴, de winst 39 500 ₴. Geen enkele uitsplitsing voegt geld toe of haalt het weg.

Waar dat getal dan wel voor is

Om de reistijd een bedrag te geven. Zolang hij achtergrond is, kunt u hem niet vergelijken, niet plannen en niet in de rij van besluiten zetten. Als hij 99 000 ₴ per maand is, is meteen te zien waarom hij een apart gesprek in het werkoverleg waard is.

Het is ook de bovengrens van het onderhandelen. Alles wat de reistijd verkort, weegt u tegen die 99 000 ₴: van de planning van de planner tot de locatie van het magazijn.

De reistijd kost hetzelfde, los van de factuur: 180 ₴ per klus

De tweede wending is belangrijker dan de eerste. Deel 264 000 ₴ door 550 klussen — dan komt er 480 ₴ uit. Zoveel kost de tijd van de monteur en de auto op één rit, en voor alle klussen is dat bedrag gelijk.

Binnen die 480 ₴ neemt de reistijd 180 ₴ in: 36 minuten tegen 300 ₴ per uur. Dat is dezelfde 37,5%, alleen nu niet van het fonds, maar van de kosten van de tijd per klus.

Het belangrijkste van dit getal: het weet niet wat er op de werkbon staat. De monteur besteedt diezelfde 36 minuten reistijd, of hij nu een ingewikkelde unit gaat vervangen of een filter gaat schoonmaken. De reistijd groeit niet mee met de factuur.

180 ₴ en 1 180 ₴ — zet er labels bij

Deze twee getallen lijken zo op elkaar dat ze zelfs op papier verwisseld worden. We labelen ze: 180 ₴ is de kostenpost van de reistijd op één klus, een deel van de kostprijs. 1 180 ₴ is de gemiddelde factuur, wat de klant betaalt.

Het eerste zit in de kosten, het tweede in de omzet. Verwisselt u ze, dan valt de hele rekenkunde om, en daarmee ook het idee welke klus voordelig is.

De marge van een klus: 410 ₴ — en wanneer die negatief is

Nu zetten we een klus volledig in elkaar. De klant betaalt 1 180 ₴. Onderdelen in de factuur — 290 ₴ tegen kostprijs. Tijd van monteur en auto — 480 ₴. Er blijft 410 ₴ marge over, en juist daaruit dekt de dienst al het overige.

We controleren van de andere kant. 550 klussen à 410 ₴ — dat is 225 500 ₴. Trek de vaste 186 000 ₴ eraf: planner en kantoor, reclame, overig. Er komt 39 500 ₴ uit, dezelfde winst als in het rapport.

En zet nu een goedkope reparatie in dezelfde formule. De klant ging akkoord met 600 ₴ voor het schoonmaken van een filter. Uit die 600 ₴ moeten 290 ₴ onderdelen en 480 ₴ tijd van monteur met auto worden gedekt — de factuur dekt die twee niet eens. De klus gaat in de min nog voordat de monteur zijn koffer heeft geopend, en de oorzaak zit niet in de handen van de monteur, maar in de 180 ₴ reistijd, hier precies hetzelfde.

“Ik zei altijd tegen de planner: neem alles aan, laat de monteur niet stilstaan. Ik dacht: een goedkope klus is een kleine verdienste, maar toch een verdienste. Het blijkt een min te zijn, en ik bestelde die jarenlang zelf. Het ergste is dat we zulke aanvragen ook nog als eerste inplanden — die zijn immers snel.”

De reistijd is niet weg te halen — hij is wel tot een regel te maken

Hier moet het hardop gezegd worden, want na zulke berekeningen doen eigenaren soms vreemde dingen. De reistijd is niet uit een servicedienst aan huis te schrappen: het apparaat staat bij de klant in de keuken, en naar de werkplaats brengen kan niet. Een dienst zonder reistijd bestaat niet.

Het gaat er dus niet om de reistijd weg te halen, maar om hem te laten ophouden achtergrond te zijn en een regel in de kostprijs te laten worden — net als onderdelen. Met een eigen prijs en een planwaarde.

Onderdelen bestelt niemand op de gok: er is een voorraad, er zijn gangbare posities en een mens die naar het restant kijkt. De reistijd maakt de planner elke dag, als hij aanvragen in de planning zet — en tot dat moment behandelde niemand die handeling als een besluit over geld.

“Ik hoorde eerst dat ik minder moest rijden. Maar hoe minder, als de apparaten bij de mensen thuis staan? En toen drong het door: net zoveel rijden, alleen niet chaotisch. De reistijd was de enige kostenpost die niemand plande — hij werd elke ochtend gewoon opgestapeld door de planner, die niet wist dat hij iets kostte.”

Klussen uit één wijk op één dag: 36 minuten worden 24

Ruslans eerste besluit kostte niets. De planner stopte met aanvragen op volgorde van binnenkomst inplannen en begon ze in wijkpakketten te bundelen: klussen uit één wijk gaan op één dag naar één monteur. Tegen de klant zegt men niet “we komen binnenkort”, maar noemt men een concrete dag — en bijna iedereen gaat ermee akkoord.

Het werkvolume bij het apparaat veranderde niet — diezelfde 54 minuten. Wat veranderde was de lengte van de rit tussen de adressen: 24 minuten in plaats van 36.

Kengetal	Nu	Na het bundelen
Reistijd per klus, min	36	24
Klus totaal, min	96	84
Klussen per maand	550	628
Toename klussen	—	78

Het fonds is hetzelfde: 880 uur, dus 52 800 minuten. Deel die door 84 minuten in plaats van 96 — en dezelfde bezetting sluit 628 klussen af in plaats van 550. De toename is 78 klussen per maand zonder één nieuwe monteur en zonder één nieuwe auto.

En laten we twee gelijkende getallen meteen scheiden. De 24 in deze tabel zijn de reisminuten per klus. De 24 000 ₴ in de kostentabel is de regel “Overig”. Gemeen hebben ze alleen de cijfers.

Waarom 628 en niet 628,57

Deelt u 52 800 letterlijk door 84, dan komt er 628,57 uit. Naar boven afronden mag niet: het laatste onvolledige uur levert geen klus op. De monteur sluit de aanvraag binnen de dienst af, of hij schuift naar de volgende dag.

Daarom staat er 628 in de tabel — naar beneden afgerond. Al het geld daarna is met dat getal gerekend, en de toename ook: 628 tegen 550 is 78 klussen.

De toename in geld: 61 386 ₴ per maand

Nu rekenen we uit wat die 78 klussen in de kas brengen. Hier is voorzichtigheid nodig, anders tekent u er makkelijk iets bij.

Als u een klus toevoegt aan de bestaande bezetting, stijgen salarissen en leasing niet: de monteur is toch al in dienst, de auto is toch al betaald. Alleen wat van de rit zelf afhangt groeit: onderdelen 290 ₴, het stukloondeel van de monteur 70 ₴ en brandstof 33 ₴ — samen 393 ₴.

De marge van een extra klus is dus: 1 180 − 393 = 787 ₴. Vermenigvuldig met 78 — dat is 61 386 ₴ per maand, 1,55 keer meer dan de huidige winst. Van één verandering in de planning van de planner.

Waarom hier 787 ₴ en niet 410 ₴

In dit artikel staan twee marges, en die horen in verschillende zakken. 410 ₴ is de marge van een gewone klus, waarin de tijd van monteur en auto volledig is meegerekend, voor 480 ₴. Daarmee beslist u of u zo'n type reparatie überhaupt aanneemt.

787 ₴ is de marge van een klus die in een al betaalde dienst is gepropt: hier komen de 480 ₴ er niet bij, want die uren hebt u al gekocht. Met het eerste getal gaat u naar de prijslijst, met het tweede naar de planner.

“Ik zocht anderhalf jaar naar een nieuwe monteur en een nieuwe auto, want het leek of meer geld alleen van meer mensen komt. En die extra 78 klussen lagen in mijn eigen planning — alleen verstrooid over de wijken.”

Wat er veranderde toen de reistijd een regel werd

In de documenten kwamen drie veranderingen. Elke aanvraag kreeg een veld met de reistijd — niet om de monteur te controleren, maar om het volume te zien. De planning wordt sindsdien per wijk opgebouwd en niet op volgorde van telefoontjes. En elk type reparatie gaat voor de prijslijst door de toets van 480 ₴ tijd.

• De reistijd kreeg een bedrag. 330 uur en 99 000 ₴ — 37,5% van het fonds, en nu is te zien dat hij 2,51 keer duurder is dan de winst, en niet “er gewoon is”.
• Wijkpakketten vervingen de volgorde van binnenkomst. 24 minuten reistijd in plaats van 36, 628 klussen met dezelfde bezetting, 61 386 ₴ toename per maand.
• Goedkope reparaties hielden op “zodat hij niet stilstaat” te zijn. Een deel werd in pakketten met ander werk gebundeld, een deel ging naar betaalde diagnose. De marge van 410 ₴ antwoordt in twee minuten over een nieuw type aanvraag.

Er was geen nieuwe monteur nodig, geen nieuwe auto, en geen prijsverhoging. Nodig was het monteursuur te zien als een regel met een eigen prijs.

Conclusie voor ondernemers. Rijden uw mensen naar de klant, dan is de maat waarin u geld aanneemt een andere dan de maat waarin u het uitgeeft. U telt klussen, maar u koopt uren — en een deel van die uren gaat elke dag op aan reistijd, die hetzelfde kost bij welke factuur dan ook. Reken de prijs van uw uur uit, zet de reisminuten ernaast en kijk welk aandeel van het fonds daarnaartoe gaat. Daarna zijn er twee besluiten: geen werk aannemen waarvan de factuur de tijd niet dekt, en de planning zo maken dat de rit korter is. Zo werkt het ook bij montage, onderhoud van apparatuur en levering met installatie.

Tips tot slot

• Reken de prijs van het uur van uw monteur met auto uit. 264 000 ₴ door 880 uur is 300 ₴, en dat cijfer is gelijk voor elke minuut van de dienst.
• Zet de reisminuten in de aanvraag. Zolang de rit geen getal heeft, heeft hij ook geen prijs: 36 minuten geven 330 uur en 99 000 ₴ per maand.
• Meet de bezetting in uren, niet in klussen. Vijf ritten lijken een volle dag, terwijl er bij het apparaat maar 495 uur van de 880 doorgaan.
• Leid de kosten van de tijd per klus af. 480 ₴, waarvan 180 ₴ reistijd — met zo'n getal beoordeelt u een nieuw type reparatie al voor de prijslijst.
• Neem geen klus aan waarvan de factuur onderdelen plus tijd niet dekt. Een reparatie voor 600 ₴ gaat in de min bij 290 ₴ onderdelen en 480 ₴ tijd, hoe snel hij ook lijkt.
• Bundel aanvragen in wijkpakketten voordat u mensen gaat zoeken. Reistijd van 36 minuten naar 24 gaf 78 klussen per maand met dezelfde bezetting.
• Reken de toename van kortere reistijd tegen marginale kosten. 393 ₴ per extra klus, niet 480 ₴ tijd: salarissen en leasing stijgen niet van een dichtere planning, daarom is de marge hier 787 ₴.

Geld verdwijnt niet — u ziet het alleen niet

Over een servicedienst aan huis denkt men dat twee dingen hier alles bepalen: de handen van de monteur en de stroom aanvragen. Zonder die twee begint u echt niet. Maar de verdienste wordt bepaald door de derde — welk aandeel van de betaalde uren bij het apparaat aankomt, en welk deel op de reistijd blijft liggen, die hetzelfde kost bij welke factuur dan ook.

Dit verlies heelt niet van zichzelf en komt onderaan niet naar buiten: de maand maakt de som, en de reistijd ligt per 36 minuten tussen twee portieken. Maar zodra het monteursuur een prijs krijgt, is het belangrijkste te zien: 6,09% rendement hoort niet bij het werk aan het apparaat en niet bij de reistijd. Het is de verhouding waarin 495 uur waarvoor u betaald wordt en 330 uur waarvoor niemand betaalt zich hebben vermengd.

Hoe u dit in uw eigen servicedienst ziet

Alles wat hierboven staat, rust op één tabel: elke klus is een regel waarin naast elkaar de tijd op locatie, de reistijd en de factuur staan. Zolang de bezetting in klussen wordt gemeten, is noch te zien dat de reistijd meer dan een derde van het fonds opeet, noch dat hij hetzelfde kost bij welke factuur dan ook. Wanneer dezelfde gegevens automatisch worden verzameld, is te zien welke klus de rit terugbetaalt — precies daarvoor gebruiken eigenaren van kleine en middelgrote bedrijven Finmap: om het financiële beeld te zien in plaats van het achteraf op te maken.

Lees ook

• Kostprijs per manuur in de schoonmaak: waar de marge heen gaat
• Koeriersdienst: winst per bestelling, niet per omzet

Basis van het onderwerp: Managementboekhouding uitgelegd: wat het is en waarom eigenaren het nodig hebben