Case study TURE: jak turystyka aktywna radzi sobie z kryzysami i buduje systemowy marketing dzięki finansom

TURE to coś więcej niż organizator wycieczek – to społeczność podróżników. W zakres ich działalności wchodzi organizacja tur aktywnych (trekking górski, spływy raftingowe i wyjazdy narciarskie), zarządzanie obiektami noclegowymi (sieci "Biały Słoń" i "Biały Bizon") oraz organizacja zawodów outdoorowych. Roman Kozaczuk opowiedział o swojej drodze od menedżera do Head of Marketing, o dynamice rynku w czasie wojny oraz o przejściu od arkuszy Excel do systemowej ewidencji finansowej.

Od zarządzania rezerwacjami do strategii: droga biznesowa i osobista transformacja

Historia Romana w TURE zaczęła się w 2016 roku. Dołączył do firmy jako menedżer ds. rezerwacji i obsługi zapytań. Jednak specyfika turystyki aktywnej wymagała pełnego zaangażowania we wszystkie procesy operacyjne.

Musiałem pracować w różnych działach: od koordynacji przewodników i logistyki, przez zarządzanie sezonowym wynajmem w Tarnopolu, po samodzielne prowadzenie grup jako przewodnik. Dzięki temu spojrzałem na biznes z każdej możliwej strony, - wspomina Roman.

Ewolucja marketingu w firmie

• Przed 2020 rokiem: firma stawiała na rozwój, priorytetowo traktując wysoką jakość usług. W tym okresie dyrektor generalny osobiście zajmował się narzędziami marketingowymi, a z czasem dołączył marketer zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin. Działania marketingowe pozostawały jednak rozproszone i pozbawione spójnego kierunku strategicznego.
• Punkt zwrotny (2020): zimą 2020 roku firma zdecydowała się formalnie rozwinąć funkcję marketingu. W tamtym czasie Roman koordynował dział sprzedaży; zaproponował kilka inicjatyw mających ożywić ten kierunek i ostatecznie sam objął nad nim kierownictwo.‍
• Dziś: TURE ma wewnętrzny zespół liczący 4 osoby (Head of Marketing, asystentka marketingu/redaktorka naczelna oraz dwie SMM managerki). Zadania specjalistyczne – takie jak projektowanie graficzne, produkcja wideo i techniczna obsługa strony – są zlecane na zewnątrz. Obecnie cały zespół TURE liczy od 25 do 50 osób w szczycie sezonu.

Wyzwania branży: powodzie, wojna i zmieniający się profil turysty

Turystyka aktywna to dziedzina dla tych, którzy potrafią z dnia na dzień dostosować się do zmian otoczenia.

Kluczowa specyfika i ryzyka:

• Sezonowość: latem biznes znacząco rośnie, a zimą się kurczy. Aby zrównoważyć popyt, firma organizuje wydarzenia poza sezonem, na przykład zawody w kwietniu czy specjalistyczne kursy medyczne.
• Zależność od pogody: plany mogą się zmienić na 24 godziny przed wyjazdem. Roman wspomina rok 2020, kiedy powódź zniszczyła drogi do obu baz podczas maratonu. Przewodnicy musieli transportować zaopatrzenie na tratwach i w plecakach. To zainspirowało nowy produkt – liniowe trasy trekkingowe typu "z chatki do chatki", które eliminują potrzebę transferu samochodem.‍
• Konkurencja: TURE rywalizuje nie tylko z innymi klubami – konkuruje o to, jak człowiek zdecyduje się spędzić swój wolny czas: wyjeżdżając za granicę, zostając w kraju czy pozostając w domu z powodu okoliczności zewnętrznych.

Zmiany popytu po 24 lutego:

Po załamaniu rynku na początku 2022 roku odbudowa zaczęła się już w lipcu. Podróżni szukali ucieczki od stresu w bezpieczniejszych regionach, takich jak obwód iwanofrankiwski i Zakarpacie.

• Spadek wyjazdów grupowych: eventy firmowe i duże grupy znajomych zdarzają się rzadziej. Wielu stałych klientów służy teraz w siłach obrony albo wyjechało za granicę.
• Wzrost wyjazdów indywidualnych: rośnie liczba par, małych rodzin i osób podróżujących samotnie.
• Zmiany w strukturze płci uczestników: proporcje między płciami wyraźnie się zmieniły – zauważalnie przybyło kobiet biorących udział w programach, nawet w kategoriach ekstremalnych.
• Wartość chwili: dla wielu wyjazd w góry to dziś jedyny urlop w roku albo krótkie psychiczne "naładowanie baterii" dla żołnierzy. W związku z tym jakość produktu i bezpieczeństwo stały się priorytetem.

Ewidencja finansowa: od "ręcznego" Excela do Finmap

Przez długi czas TURE prowadziło finanse w tradycyjny sposób. Działało to, ale wiązało się z licznymi komplikacjami i pochłaniało mnóstwo czasu na obsługę. Ostatecznie takie podejście do ewidencji finansowej stało się wąskim gardłem, hamującym dalszy rozwój firmy.

Życie przed Finmap

Głównym narzędziem był Excel, oparty na skomplikowanych, ręcznie wprowadzanych formułach.

• Czasochłonność: ręczne wprowadzanie danych zabierało zbyt dużo czasu.
• Brak elastyczności: wydatki i wpływy gotówkowe były rejestrowane z opóźnieniem, co uniemożliwiało spojrzenie na kondycję biznesu "na żywo".
• Rozproszenie: przy lokalizacjach rozsianych nad Dniestrem, w Karpatach i w Tarnopolu konsolidacja danych była poważnym wyzwaniem. Nie dało się szybko ustalić łącznych wydatków w konkretnych kategoriach, na przykład kosztów gospodarczych, dla całej firmy. 

Przejście i rezultaty:

Na początku 2024 roku firma przeszła na Finmap. Głównym powodem była potrzeba przejrzystej struktury wydatków oraz śledzenia rentowności poszczególnych projektów (zawodów, wynajmu, obozów) w czasie rzeczywistym.

Finmap pomógł nam pięknie zautomatyzować procesy. Integracja z bankowością dla naszych jednoosobowych działalności (FOP) pobiera dane w czasie rzeczywistym. Teraz widzimy obraz finansowy w podziale na kanały: reklamy Meta, reklamy Google, projektowanie czy gadżety z logo, - wyjaśnia Roman.

Finmap jako narzędzie menedżerskiego marketera:

Dla Romana Finmap stał się kluczowym narzędziem kontroli "Plan vs. Wykonanie".

• Budżetowanie: wcześniej budżetowanie wymagało podwójnego wprowadzania danych – planowania w jednym dokumencie i śledzenia realizacji w drugim. Teraz pozostały budżet widać od razu.
• Alokacja wydatków: system pozwala wyraźnie rozdzielić koszty operacyjne od nakładów inwestycyjnych (np. droższych produkcji wideo przeznaczonych do długoterminowego wykorzystania).
• Decyzje strategiczne: analiza wydatków w podziale na kanały pokazuje, które działania mają najwyższy zwrot z inwestycji, co bezpośrednio wpływa na przyszłą strategię.

Rada Romana: intuicyjne zarządzanie bez planów i budżetów może dać krótkoterminowe efekty, ale to planowanie finansowe czyni biznes odpornym. Jeśli chcesz wejść w branżę turystyczną, musisz mieć do niej prawdziwą pasję, bo wyzwania są jak najbardziej realne. Finanse to narzędzie, które pokazuje dokładnie, dokąd ta pasja cię prowadzi.

Czas przejść na profesjonalne "narzędzia" do ewidencji finansowej

Doświadczenie Romana Kozaczuka potwierdza, że nawet w tak intensywnej i zmiennej branży jak turystyka aktywna kontrola nad liczbami to fundament stabilności. Jeśli wciąż spędzasz godziny na ręcznej ewidencji w Excelu, czas wypróbować Finmap. Skup się na strategii i produkcie, a nie na naprawianiu formuł.

Wypróbuj Finmap za darmo przez pierwsze 7 dni i zyskaj:

• Pełna kontrola: zobacz salda wszystkich kont i kas w jednym panelu.
• Automatyzacja: zintegruj konta bankowe, by natychmiast śledzić przychody i wydatki.
• Analityka: kategoryzuj wydatki według projektu i kanału, tak jak TURE.‍
• Przejrzystość: korzystaj z funkcji "Plan vs. Wykonanie", by mieć pod kontrolą budżety marketingowe i operacyjne.

Umów się na bezpłatną konsultację na Zoomie z naszym CFO albo poproś o prezentację Finmap, by na własne oczy zobaczyć, o ile łatwiejsze staje się zarządzanie, gdy liczby pracują dla ciebie.

Branża: 4800 gości, 47 tys. UAH straty: dlaczego restauracje nie czują swojego progu rentowności