Fábrica de conservas: um ano de compras em seis semanas

“O relatório do ano mostra 3 768 000 ₴ de lucro líquido. E no começo de todo ano eu saio atrás de 14 400 000 ₴ e passo duas semanas sem dormir. Um desses dois números está mentindo. Levei quatro anos para descobrir qual.”

Orest Danyliuk comanda uma pequena fábrica de conservas na região de Kherson. Extrato de tomate, pote de 500 g, vendido para redes de varejo da região e para alguns atacadistas. A fábrica está no décimo primeiro ano, e Orest é o dono dos últimos quatro. A produção é simples, o mercado é claro, o lucro existe. O problema não está no lucro.

A fábrica que compra uma vez por ano

O tomate na região de Kherson dura seis semanas. Não seis meses, nem com intervalos — seis semanas, enquanto a lavoura entrega. Nessas semanas a fábrica pega 1 800 toneladas de matéria-prima a 8 000 ₴ a tonelada e processa tudo o que consegue.

O resto do ano é só vender o que já foi cozido.

Na safra, 38 pessoas entram nos turnos. Fora dela ficam 12: estoque, expedição, contabilidade, portaria. A linha para não por falta de demanda. Ela para por falta de tomate.

• a matéria-prima é comprada em 6 semanas
• o processamento termina nas mesmas 6 semanas
• a venda se estica por 12 meses
• o dinheiro volta do mesmo jeito — em 12 meses

Em teoria dá para trazer tomate de outras regiões e esticar a janela para oito ou nove semanas. Orest tentou: o tomate que viajava mais de quatro horas chegava machucado, rendia menos e estragava o lote pela acidez. A logística comia a própria ideia.

Essas quatro linhas são toda a economia da fábrica. Todo o resto sai delas.

Existe ainda a opção de guardar não o extrato, mas o semiacabado em sacos assépticos e terminar o cozimento ao longo do ano. O equipamento para isso custa como duas linhas, e o ganho é só de flexibilidade no mix, não em dinheiro dentro da janela da safra. O tomate ainda assim precisa ser comprado quando ele existe.

O que uma tonelada de tomate rende

Uma tonelada de tomate fresco rende 160 kg de extrato. O resto é água, que evapora, e descarte. Ou seja, 1 800 toneladas de matéria-prima dão 288 toneladas de produto pronto.

No pote vão 500 g. Então saem 576 000 potes.

A água é o maior item de custo em que ninguém pensa. A fábrica compra 1 800 toneladas e vende 288. O resto ela evapora com o gás que paga.

O rendimento não muda por vontade do dono

Orest tentou pressionar o técnico de processo. Dava 160, às vezes 157, uma vez deu 162 — num lote de lavoura especialmente seca. A média de quatro anos ficou em 160, e é por ela que se planeja. O rendimento é definido pela variedade e pelo clima, não pelo plano de vendas.

O custo de um pote

O custo tem duas partes. Matéria-prima e processamento.

São 34 ₴ dentro do pote. Desses, 25 ₴ são a lavoura, e a lavoura tem que ser paga dentro da janela de seis semanas. Os 9 ₴ de processamento saem ao mesmo tempo: gás, tampas, turnos, pagamento dos temporários.

As duas partes se pagam dentro da mesma janela.

De onde vêm os 18 ₴ de margem

O pote sai para a rede a 52 ₴. Tire os 34 ₴ de custo e sobram 18 ₴ de margem. É uma margem honesta para um produto que fica na prateleira ao lado do turco e do polonês.

“Esse número eu sei como sei meu sobrenome. Dezoito hryvnias por pote. E quando me dizem que minha fábrica é lucrativa, eu concordo com a cabeça. Ela é lucrativa mesmo. Só que eu, por algum motivo, nunca tenho dinheiro.”

A margem do pote é verdade. Ela só responde a uma pergunta diferente da que dói.

O ano em números

Um líquido de 12,6% é resultado normal para processamento de alimentos. Qualquer banco daria crédito com um relatório assim, sem perguntas a mais. Qualquer consultor diria que o negócio é saudável, e não estaria errado.

Orest levou esse relatório ao banco, mostrou aos sócios e acreditou nele também. O relatório não mente — as cinco linhas estão certas, foram montadas de notas fiscais e extratos bancários, e qualquer auditoria vai confirmar. Ele só responde a uma pergunta diferente daquela que tira o sono na safra.

O relatório de lucro mede o ano. O dinheiro vive em semanas.

Por que o relatório parece bom

O relatório anual junta o que na vida real está separado. Ele pega o faturamento de doze meses e os gastos de doze meses, divide um pelo outro e mostra um percentual. Dentro desse ano existem seis semanas em que a fábrica entrega quase todo o caixa, e quarenta e seis semanas em que ela o recolhe aos poucos. No percentual isso não aparece.

Não é um defeito do relatório, é a função dele.

O relatório mede o ano, o dinheiro vive em semanas

O lucro de 3 768 000 ₴ é o resultado do ano inteiro. Ele não diz em qual semana faltou dinheiro. E é exatamente isso que define se a fábrica chega à próxima safra sem tomar empréstimo a juros desumanos.

O custo não mostra quando foi pago

Na linha “custo do produto vendido” estão 19 584 000 ₴. O relatório espalha essa soma pelo ano todo, em partes iguais, conforme a venda. Na prática ela saiu do caixa em seis semanas. A diferença entre “se espalha” e “saiu” é todo o enredo.

O dinheiro que não está na conta

“A contadora me mostra: Orest, seu lucro líquido é três milhões e setecentos. Eu digo — me mostra esse dinheiro. Ela me leva ao estoque e aponta os paletes. Lucro em palete.”

Seis semanas de cinquenta e duas são 11,5% do ano. Nesses 11,5% a fábrica precisa colocar 14 400 000 ₴ de uma vez. Para comparar: o faturamento do ano inteiro é 29 952 000 ₴. Ou seja, em um mês e meio é preciso desembolsar quase metade do que o negócio vai ganhar nos doze.

E isso sem o processamento. Com gás, embalagem e pagamento dos turnos, entram na janela da safra 19 584 000 ₴ — dois terços do faturamento anual em seis semanas.

Nesse momento não existe lucro nenhum. Existe uma lavoura que precisa ser comprada agora e compradores que vão pagar ao longo do ano.

Quanto está parado no estoque

O extrato vende de forma parelha. Um pouco mais antes das festas, um pouco menos nos dias de calor, mas sem buracos. Então o saldo médio do estoque é metade do volume anual: 288 000 potes.

Cada um deles custou 34 ₴ à fábrica. Juntos, são 9 792 000 ₴ parados em palete, sem fazer nada. Não na conta, não no equipamento, não na mão. Em palete.

Com esse dinheiro dá para montar uma segunda linha. Ou pagar todas as despesas fixas por um ano e meio. Ou simplesmente nunca mais pedir dinheiro emprestado.

O lucro líquido do ano é 3 768 000 ₴. O estoque é 2,6 vezes maior que ele.

A fábrica não vende extrato. Ela financia o estoque e recebe 18 ₴ por pote para isso.

A janela da safra

A janela não se remarca

Uma loja pode adiar a compra em um mês. Um construtor pode empurrar uma etapa. A fábrica não pode. O tomate está na lavoura agora ou não existe mais até o ano que vem, e essa é a única condição que não se negocia.

Por isso a fábrica encara todo ano a mesma escolha. Comprar tudo e ficar sem dinheiro por meio ano. Comprar menos e deixar ocioso o que já trabalha seis semanas.

• comprar 1 800 toneladas: produção no máximo, buraco no caixa no máximo
• comprar menos: linha subcarregada, parte da demanda vai para o concorrente
• comprar tudo com crédito: aparecem os juros, mas o volume fica
• completar a matéria-prima fora da safra: o volume existe, o preço é outro

O produtor também sabe disso. Na primeira semana ele segura o preço, na terceira entrega mais barato, na última aceita quase o valor do frete. Só que na última semana o tomate já está passado e rende menos, então a matéria-prima barata sai caro dentro do pote.

O que já tentaram antes

“Na minha primeira safra eu peguei tudo e no limite. Comprei 1 800 toneladas, cozinhei, botei no estoque e fiquei sem um centavo por meses. Pagava as pessoas com o que as redes iam repassando. Na segunda safra resolvi ser esperto e comprei menos. Descobri que esperto também é caro.”

• compra cheia: buraco no caixa por seis meses
• compra reduzida: a linha para e as despesas fixas de 6 600 000 ₴ seguem
• adiantamento das redes: elas dão, mas pedem um desconto que come a margem
• crédito: disponível, mas por quatro anos Orest achava que era admitir fraqueza

O adiantamento das redes parecia a melhor de todas — até Orest calcular o desconto cobrado por ele. Descobriu que adiantamento não é de graça. O preço dele só não fica na linha dos juros.

Orest avaliou as quatro opções de olho. Nenhuma delas ele calculou até o fim — e foi isso que mudou depois.

Comprar menos e completar fora da safra

O esquema é simples. Pegar na safra não 1 800 toneladas, mas 20% menos: 1 440. As outras 360 toneladas vêm fora da safra, já como extrato semiacabado, de quem estocou mais.

O preço fora da safra é outro: 14 500 ₴ contra 8 000 ₴ a tonelada, convertido em matéria-prima.

São 360 toneladas a 14 500 ₴, ou seja, 5 220 000 ₴. As mesmas 360 toneladas dentro da janela da safra custariam 2 880 000 ₴.

O volume é o mesmo. A quantidade de potes é a mesma, o faturamento é o mesmo, o comprador não nota nada. Dois números mudam: a fábrica paga 2 340 000 ₴ a mais e reduz a necessidade de pico de dinheiro em 2 880 000 ₴.

O preço da tranquilidade

Então dá para comprar tranquilidade. Ela custa 2 340 000 ₴ por ano para derrubar o pico em 2 880 000 ₴. Orest passou duas safras achando que essa era uma boa decisão e nunca checou a alternativa.

O mais curioso é que Orest nunca chamou aquilo de pagar a mais. Na cabeça dele era “compra fora da safra” — uma operação própria, com lógica própria, e não 2 340 000 ₴ arrancados do lucro. O nome escondia a soma.

O sobrepreço se paga para sempre

Os 2 340 000 ₴ de sobrepreço são 62% do lucro líquido do ano, e eles simplesmente desaparecem. Desaparecem todo ano, porque o esquema não é de uma vez: a cada safra a fábrica volta a comprar parte da matéria-prima pelo dobro.

“Eu explicava assim para mim mesmo: melhor entregar dois milhões e dormir do que ter os dois milhões e tremer. Até meu filho sentar com a calculadora e perguntar por que eu não pego crédito. Respondi alguma coisa sobre a gente nunca ter pedido dinheiro emprestado.”

Empréstimo contra sobrepreço

Para fechar o mesmo pico é preciso tomar 2 880 000 ₴. Não por um ano — o dinheiro falta dentro da janela da safra e volta das vendas dos meses seguintes. O prazo real são 8 meses.

O banco olha isso com mais calma que o dono. Para ele, crédito de safra para processadora é clássico: a garantia é o produto pronto, o prazo é curto, a fonte de pagamento é óbvia. Aqui se recusa pouco.

Os juros também são custo

A 20% ao ano por oito meses, os juros dão 384 000 ₴. É uma despesa de verdade, que precisa entrar no custo ao lado do gás e das tampas. Não dá para deixar de contar.

Mas há com o que comparar. O sobrepreço da matéria-prima fora da safra é 2 340 000 ₴. Os juros do crédito que fecha o mesmo buraco são 384 000 ₴.

O crédito é 6,09 vezes mais barato.

Orest passou dois anos pagando 2 340 000 ₴ pelo que custava 384 000 ₴.

O que mudou no ano seguinte

“O pior não era eu estar pagando mais. O pior era eu achar que aquilo era prudência. O sobrepreço parecia uma decisão minha, e o crédito, uma decisão de fora. E são só duas etiquetas de preço no mesmo serviço.”

Na safra seguinte a fábrica pegou todas as 1 800 toneladas dentro da janela. A matéria-prima saiu por 14 400 000 ₴ em vez de 16 740 000 ₴. O pico foi coberto com crédito, os juros deram 384 000 ₴, e Orest pela primeira vez colocou isso como linha própria no custo do pote.

• matéria-prima: 14 400 000 ₴ em vez de 16 740 000 ₴
• juros: 384 000 ₴ — despesa nova e visível
• diferença em favor do crédito: 1 956 000 ₴ em uma safra
• volume e margem: sem mudança, 576 000 potes a 18 ₴

Três números para olhar toda semana

Orest reduziu tudo a três números, que agora ele olha uma vez por semana. Nenhum deles é o lucro.

Os três se calculam antes de a safra começar.

O estoque se mede em potes, não em hryvnias

As hryvnias no estoque mudam com a reavaliação e assustam sem motivo. Os potes não mentem: 288 000 na prateleira são exatamente meio ano de venda. Se o número sobe, a venda está atrasada em relação ao plano, e isso aparece em duas semanas, não no relatório anual.

Não existe um quarto número nessa lista, e é de propósito. Orest tentou acompanhar uma dezena de indicadores e abandonou em dois meses: quanto mais linhas, menos ele olhava. Três números ele vê toda semana, já no segundo ano.

O segundo número é a necessidade de pico dentro da janela da safra. Agora ela é calculada três meses antes da abertura, e não no dia em que o primeiro produtor liga.

O terceiro são os juros por pote. Os 384 000 ₴ divididos por 576 000 potes dão menos de uma hryvnia. Enquanto esse número ficar abaixo de uma hryvnia, o crédito é melhor que o sobrepreço, e não há o que discutir.

O dinheiro não desaparece — você só não o vê

“Passei onze anos calculando a margem do pote e tinha certeza de que entendia minha fábrica. E não via o principal: eu não vendo extrato, eu financio estoque. Quando isso virou linha de relatório, e não sensação, descobri que a solução barata estava do lado havia quatro anos.”

A fábrica de Orest não ficou mais lucrativa por causa de um número. Ela ficou mais previsível. A margem continua 18 ₴, o faturamento 29 952 000 ₴, o rendimento 160 kg por tonelada. Mudou só que a necessidade de pico de dinheiro deixou de ser uma surpresa desagradável e virou uma linha que se vê de longe.

Os 18 ₴ de margem não foram para lugar nenhum e não aumentaram. Eles só deixaram de ser o único número com que o dono descreve a fábrica dele.

Seis semanas no ano continuam decidindo tudo. A diferença é que agora elas são preparadas com doze meses de antecedência.

Como ver isso na sua própria fábrica

Tudo o que está descrito acima se sustenta em duas linhas que o relatório de lucro não carrega: quanto dinheiro a janela da safra exige e quanto disso fica parado no estoque pelo resto do ano. Enquanto essas linhas vivem na cabeça de alguém, a fábrica resolve a mesma questão de novo todo ano — e paga a mais ou pela matéria-prima ou pelo dinheiro. Quando compra, estoque e venda se juntam automaticamente em um só lugar, a janela da safra fica visível três meses antes de abrir — é exatamente para isso que donos de pequenos e médios negócios usam o Finmap: para ver o quadro financeiro, em vez de reconstruí-lo de memória.

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Base do tema: Contabilidade gerencial: o que é e por que todo empresário precisa dela