Venituri mai mari cu 173%: cum a făcut contabilitatea managerială profitabilă o afacere pe bază de proiecte

Banii dispar înainte să apuci să-ți dai seama — în deadline-uri, revizuiri și proiecte „de portofoliu”. Iar fără un sistem financiar, e greu să înțelegi unde se duc, de fapt.

Acest studiu de caz spune povestea unui studio de arhitectură care a refuzat să lucreze pe nevăzute, a implementat evidența financiară și, în mai puțin de un an, și-a crescut veniturile cu 173% și marja netă cu 286%.

De peste șase ani, Finmap ajută echipa să ia decizii pe baza datelor.

Nu e mit și nu e noroc — este muncă financiară făcută sistematic.

E momentul să verifici: proiectele tale chiar sunt profitabile sau doar arată bine?

Bogdanova Bureau — arhitectură, design și soluții creative

Bogdanova Bureau nu livrează doar proiecte de arhitectură — creează spații de locuit integrate, construite în jurul clientului. Studioul se concentrează pe proprietăți rezidențiale și comerciale, design interior, design de produs și art direction.

Echipa îi însoțește pe clienți în fiecare etapă — de la idee la execuție — cu siguranță și atenție la detalii. Pentru fondatoarea Olha Bogdanova, crearea unui spațiu ar trebui să fie o aventură frumoasă, nu o sursă de stres.

Cum au devenit finanțele parte din procesul de arhitectură

În 2018, când Olha a plecat dintr-o firmă mare de arhitectură și și-a pornit propria afacere cu o echipă mică, a decis să preia controlul asupra fiecărui proces.

De la început, a stabilit foarte clar un lucru: finanțele trebuiau să funcționeze la fel de precis ca desenele tehnice.

În compania ei anterioară, echipa folosise deja Finmap pentru evidența financiară — însă de platformă se ocupa un contabil dedicat. Acea experiență i-a arătat Olhăi că serviciul chiar aduce rezultate, așa că alegerea a fost evidentă.

A folosit perioada de testare, a învățat fluxurile de lucru, apoi a apelat la un consultant financiar Finmap.

‍Olha știa că, pentru ca evidența financiară să devină un instrument strategic — nu doar o formalitate — avea nevoie de experiență practică și de o perspectivă profesionistă din exterior.

Din propria experiență, Olha a înțeles că:

• Fără evidență financiară, chiar și cele mai interesante proiecte îți pot înghiți marja de profit.
• Libertatea creativă înseamnă, în practică, siguranță financiară.
• Să iei decizii pe întuneric nu este o strategie.
  

În proiectele scurte, alocarea finanțelor e simplă. În proiectele pe termen lung, totul se complică: trebuie să urmărești orele, să reconciliezi soldurile și fluxurile de numerar și să înregistrezi constant cheltuielile mici. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Când lucrurile de bază nu mai sunt suficiente

Olha avea deja o experiență solidă în business — etapa haotică în care „tot ce intră e profit” rămăsese în urmă.

Multor oameni nu le plac finanțele, dar sunt esențiale. Trebuie să le urmărești. Dacă nu înveți să iubești finanțele, nici finanțele nu te vor iubi pe tine. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Știa că, pentru a crește, nu era suficient doar să implementeze evidența financiară, ci trebuia să folosească cifrele ca instrument de luare a deciziilor.

Provocările concrete care au apărut:

1. Calcularea costurilor pe proiect.
   „Uneori ai impresia că un proiect merge foarte bine — mai ales când există o chimie excelentă cu clientul. Dar apoi te uiți la cifre și ți se rupe inima”, spune Olha. Era esențial să înțeleagă unde și de ce pierde businessul profit, ca să poată interveni la timp.
   ‍
2. Sistematizarea cheltuielilor.
   Identificarea cheltuielilor excesive, a plăților recurente și a zonelor care puteau fi optimizate — astfel încât resursele să fie realocate și folosite inteligent.
   ‍
3. Implementarea unei evidențe manageriale reale. Nu doar înregistrarea banilor care intră și ies, ci:
   
   • explorarea în profunzime a funcționalităților Finmap;
   • configurarea sistemului în funcție de operațiunile reale ale studioului;
   • testarea ipotezelor și urmărirea rezultatelor în cifre;
   • colaborarea cu un consultant financiar specializat.

Un nou nivel: de ce orice afacere are nevoie de un specialist financiar

Olha a început să folosească singură serviciul — importa date, configura integrări și studia analizele. Dar, odată ce a văzut ce informații îi poate oferi Finmap, au apărut întrebări noi. Era timpul să intre mai în profunzime.

Atunci a decis să aducă în echipă un specialist financiar de la Finmap.

Nu a fost un „upgrade formal” — ci următorul pas firesc, aliniat cu ritmul de creștere al studioului.

Când am început să lucrăm cu un specialist, acela a fost adevăratul punct de cotitură și începutul prieteniei noastre cu finanțele. Finmap este foarte bun și pe cont propriu. Dar, când te ajută cineva să organizezi totul, economisești bani. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Încă din prima zi a acestei colaborări, Olha a putut să:

• delege sarcinile de rutină: introducerea datelor, reconcilieri, categorisire;
• se concentreze pe strategie — analiză, idei și decizii;
• primească răspunsuri la întrebări de tipul „dacă fac asta așa, cum ar trebui să o înregistrez?”;
• discute ipoteze cu un specialist care văzuse finanțele multor companii și venea cu idei și abordări noi.

Ce soluții financiare funcționează la Bogdanova Bureau

Evidența financiară la Bogdanova Bureau a încetat să mai fie doar un instrument de control — a devenit parte din managementul strategic. Fiecare pas nou răspunde unei nevoi reale de business. Fiecare rezultat este măsurat în cifre.

1. Model pe ore și taskuri: calcule clare, nu presupuneri

Pentru a calcula corect prețurile cererilor și pentru a se asigura că munca făcută este plătită corect, echipa a decis să împartă proiectele în taskuri și ore. Astfel, poate reacționa rapid când un client cere modificări suplimentare: știe deja cât timp va dura și cât va costa.

2. Fiecare client ca proiect separat în Finmap

Pentru o afacere bazată pe proiecte, acest lucru este esențial: în Finmap, fiecare client este creat ca proiect separat. Toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate separat, iar analizele arată imaginea completă a profitabilității, marjei și rezultatului financiar.

3. Sistem de fonduri: flexibilitate și stabilitate financiară

Când studioul a trecut la munca remote, nu a mai avut costurile unui birou fizic. Pentru ca acele economii să nu „dispară” în cheltuielile de zi cu zi, echipa a decis să direcționeze banii într-un fond intern.

Așa a fost creată prima rezervă financiară — urmată de alte fonduri dedicate:‍

• ‍Fondul pentru chirie — a făcut posibilă închirierea biroului ideal, fără stres, atunci când echipa a revenit la munca față în față.‍
• Fondul de rezervă — 2% din fiecare încasare este pus automat deoparte pentru greșeli sau situații neprevăzute.‍
• Fondul de dezvoltare — investiții în traininguri, deplasări profesionale și oportunități noi.‍
• Fondul de marketing — asigură investiții constante în promovare și atragerea de clienți noi.

Datorită acestui sistem, echipa nu mai este la mila circumstanțelor — își creează propriile rezerve, controlează alocarea resurselor și ia decizii dintr-o poziție de stabilitate, nu de stres.

4. Analize și experimente: decizii bazate pe date

Ideile noi la Bogdanova Bureau nu sunt implementate la întâmplare — fiecare este testată ca experiment financiar. Astfel, echipa poate evalua nu doar valoarea creativă, ci și viabilitatea economică a fiecărei inițiative.

5. Înregistrarea chiar și a celor mai mici cheltuieli

Cheltuielile regulate pentru servicii, abonamente și software rămân adesea „invizibile” pentru o afacere. Luate separat, par nesemnificative — dar, într-un an, se adună într-o sumă serioasă.

40 R$ pe lună înseamnă 480 R$ pe an. Și nu e vorba doar de un singur instrument. În Finmap, lucrul acesta devine clar — înțelegi exact unde se duce bugetul. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Finmap te ajută să-ți planifici bugetul cu acuratețe și să eviți scurgerile financiare care trec neobservate.

Cum au devenit finanțele o sursă de putere, nu de stres

Datorită Finmap, echipa Bogdanova Bureau a început să gestioneze banii strategic: evidență, planificare și prognoză.

• ‍Evidență financiară sistematică. Finanțele la Bogdanova Bureau au încetat să mai fie o funcție separată și au devenit parte din felul în care este gândit businessul. Toate fluxurile de numerar, veniturile, cheltuielile și proiectele sunt structurate și sub control.

Pentru mine, Finmap nu înseamnă prognoze; înseamnă analiză. Înseamnă să vezi rezultatele în fața ta, să înțelegi unde nu ar trebui să mai cheltuiești și unde pierdem bani. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

• ‍Modelare și analiză financiară. Olha construiește modele financiare, analizează profitabilitatea și ia decizii pe baza datelor, nu a presupunerilor.
  ‍‍
• Fonduri financiare — rezervă, dezvoltare, marketing. Datorită sistemului de fonduri de la Bogdanova Bureau, compania a câștigat încredere financiară: banii nu stau degeaba; lucrează pentru obiective clare.
  ‍‍
• Economie clară pentru fiecare proiect. Costurile sunt calculate, prețurile sunt justificate, profitabilitatea este măsurată. Nu mai există situații în care pierderile dintr-un proiect sunt acoperite din veniturile altuia.

Înainte, lucram adesea împrumutând din alte proiecte și lăsându-le pe minus. O evidență financiară corectă te ajută să vezi toate aceste lucruri, să economisești bani și să găsești venituri acolo unde nu te așteptai. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

• ‍Profit și dividende — fără să afecteze afacerea. Olha știe exact când și cât poate retrage din companie fără să creeze goluri de numerar sau să blocheze operațiunile.
  ‍‍
• Dezvoltarea personală a fondatoarei. Cu sprijinul unui manager financiar și prin învățare continuă, Olha și-a crescut semnificativ competența financiară — iar acum ia decizii dintr-o poziție de expertiză.

În tot acest timp, am crescut mult în management financiar, pentru că specialistul m-a ajutat să configurez totul corect și să sistematizez mai bine. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Programează o consultație gratuită!

Un CFO externalizat te va ajuta să-ți organizezi evidența financiară și să iei decizii manageriale mai bune

Rezistență financiară și extindere internațională cu Finmap

Evidența financiară nu înseamnă doar tabele — înseamnă decizii, sisteme și încredere, chiar și atunci când totul în jur se schimbă.

Sistemul care a generat o creștere a veniturilor de 173%

După implementarea Finmap și a unui sistem financiar complet, care acoperea fiecare proiect, fiecare linie de cheltuieli și fiecare prognoză, Bogdanova Bureau a obținut rezultate impresionante.

Echipa a analizat profitabilitatea diferitelor direcții, a renunțat la proiectele cu marjă mică și s-a concentrat pe cele care generau cu adevărat venituri.

Asta nu doar că a crescut veniturile cu 173%, ci a triplat marja netă.

Acum putem vedea profitabilitatea înainte chiar să începem un proiect. Luăm decizii proactive pe baza calculelor, nu a intuiției. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Plasa de siguranță care a rezistat celei mai grele crize

Începutul războiului la scară largă a blocat economia. Dar, datorită fondurilor de rezervă create din timp și evidenței financiare flexibile, compania a reușit să se adapteze:

• să optimizeze cheltuielile;
• să restructureze echipa;
• să realoce bugetele;
• să țină proiectele în mișcare.

Bogdanova Bureau a rămas pe linia de plutire nu din întâmplare, ci pentru că era pregătită. Plasa sa de siguranță financiară i-a oferit timpul și spațiul necesare pentru a lua decizii chibzuite în perioada cea mai critică.

Intrarea cu încredere pe piața internațională

Criza a fost, în același timp, o provocare și un catalizator. Pe baza analizelor, a proiecțiilor și a unei înțelegeri clare a punctelor sale forte, Bogdanova Bureau a intrat pe piața internațională.

‍
Astăzi, are proiecte de succes în afara Ucrainei, colaborări stabile cu clienți străini și o poziție care se consolidează treptat într-un mediu competitiv nou.

Acum ne concentrăm pe mai puține proiecte, dar mai mari, mai complexe și mai profitabile — cu un control financiar care nu cedează nici în criză. — Olha Bogdanova, fondatoarea Bogdanova Bureau

Schimbarea începe cu decizii

Olha a parcurs drumul de la haos la sistem — și a făcut asta nu angajând o echipă financiară mare, ci folosind instrumentul potrivit, sprijin de specialitate și recunoscând valoarea evidenței financiare.

Finmap nu a mai fost doar un serviciu de ținere a evidenței; a devenit un partener financiar în creștere.

Poți face același lucru:

• să-ți sistematizezi evidența financiară,
• să identifici adevăratele surse de profit și pierderile ascunse,
• să nu mai iei decizii doar după instinct.

Și, cel mai important — nu trebuie să faci asta singur.

Vrei să-ți pui finanțele afacerii în ordine? Trimite-ne o solicitare, iar specialistul nostru îți va arăta cum să adaptezi totul exact la procesele tale.