Експедиція вантажів: прибуток із рейсу, а не обіг через рахунок

«Сорок два мільйони гривень обігу за рік. Сорок два. А наприкінці місяця я дивлюся на свою картку й бачу там менше, ніж у логіста, якого найняв торік» — так почав розмову Віталій, власник експедиторської компанії на вісім людей.

Знайома картина? Заявки йдуть, машини їдуть, клієнти пишуть у телеграм о пів на одинадцяту вечора, обіг за рік виглядає так, що соромно комусь назвати — бо не повірять. А на рахунку вічно треба «дотягнути до вівторка», коли прийде оплата від великого клієнта.

Причина майже завжди одна. Експедитор міряє себе обігом. Обіг експедитора — це гроші вантажовласника, які просто проходять крізь ваш рахунок дорогою до перевізника. Ви не заробляєте на них. Ви заробляєте на різниці між ставкою клієнту й ставкою перевізнику — і ця різниця зазвичай становить вісім-дванадцять відсотків того числа, яким ви пишаєтесь.

У цій статті ми розберемо експедиторський бізнес на окремі рейси й окремі робочі дні логіста. Бо в експедиції ви заробляєте не на обігу, а на рейсах, закритих без простоїв, штрафів і касових розривів.

Шлях засновника: від найманого логіста до власної експедиції

Віталій вісім років пропрацював логістом у великій транспортній компанії. Знав перевізників поіменно, знав, хто візьме складний рейс у п'ятницю ввечері, а хто зникне з вантажем на кордоні. Коли пішов у своє, думав, що головне він уже вміє — знаходити машини й домовлятися.

Перший рік справді був про це. Він сам шукав заявки, сам дзвонив перевізникам, сам возив документи. Маржа виглядала чудово: взяв рейс за 2 300 євро, віддав машину за 2 050, двісті п'ятдесят твої. Помножив на кількість рейсів — вийшла цифра, заради якої варто було звільнятися.

На другий рік він найняв двох логістів. На третій — ще двох і бухгалтера. Обіг виріс утричі. А ось відчуття «грошей стало втричі більше» чомусь не з'явилось. Навпаки: щомісяця треба було комусь щось винен — перевізнику за минулий тиждень, банку за овердрафт, собі за те, що знову не взяв зарплату.

Чому обіг експедитора — найбрехливіша цифра в бізнесі

Візьмімо просту арифметику. Шістдесят рейсів на місяць, середня ставка клієнту 2 300 євро. Обіг — 138 000 євро на місяць, або близько шістдесяти мільйонів гривень на рік. Солідно.

Тепер віднімемо те, що з цих грошей належить перевізникам: 2 050 євро з кожного рейсу, разом 123 000 євро на місяць. Ваших тут — 15 000 євро валової маржі. З них ще треба заплатити чотирьом логістам, бухгалтеру, за офіс, за страхування, за банк і за програму, у якій ви ведете заявки.

Різниця між «шістдесят мільйонів обігу» і «п'ятнадцять тисяч євро валової маржі на місяць» — це не бухгалтерська формальність. Це різниця між бізнесом, яким ви себе уявляєте, і бізнесом, у якому ви насправді працюєте. І поки ви вимірюєте себе першою цифрою, ви не можете приймати жодного правильного рішення: ні про найм, ні про знижку клієнту, ні про те, чи варто брати ще один напрямок.

З чого насправді складається маржа одного рейсу

Візьмімо типовий рейс: Київ — Варшава, тент, двадцять тонн, ставка клієнту 2 300 євро. Ось як виглядає цей рейс, коли рахувати чесно.

Сто п'ятдесят сім євро різниці на одному рейсі — це не помилка й не крадіжка. Це звичайні операційні витрати, які просто ніхто не прив'язав до конкретної заявки. Помножте на шістдесят рейсів — і ви отримаєте ті самі дев'ять тисяч євро на місяць, яких щомісяця бракує, щоб заплатити перевізникам вчасно.

Касовий розрив: ви безкоштовно кредитуєте вантажовласника

Це головна особливість експедиції, якої немає в жодному іншому бізнесі такого масштабу. Перевізнику ви платите за п'ять-сім днів після вивантаження — інакше він наступного разу не візьме вашу заявку. А вантажовласник платить вам за сорок п'ять, а великий клієнт — за шістдесят.

Порахуймо, що це означає фізично. Сто двадцять три тисячі євро щомісячних оплат перевізникам, розрив у сорок днів. Це означає, що у вас постійно, кожного дня, без вихідних, «у дорозі» близько ста шістдесяти тисяч євро чужих грошей, які ви вже віддали, але ще не отримали.

Саме звідси береться відчуття, що бізнес росте, а грошей немає. Кожен новий клієнт із відстрочкою шістдесят днів — це не плюс до прибутку, це мінус до вашого обігового капіталу на два місяці вперед. Ви не продаєте перевезення. Ви продаєте перевезення й безкоштовно додаєте до нього кредит.

Логіст-день: друга одиниця, якою треба міряти

Перша одиниця — рейс. Друга — робочий день логіста, бо саме він обмежує, скільки рейсів ви взагалі здатні провести.

Логіст коштує вам, скажімо, 1 100 євро на місяць разом із податками. За місяць він веде двадцять рейсів — отже, кожен рейс забирає 55 євро його часу. Але рейси різні. Простий рейс по накатаному напрямку з перевізником, якого знаєш три роки, забирає годину. Новий клієнт, новий маршрут, перший рейс із незнайомою машиною й документами, які треба переробляти двічі, — забирає півтора дня.

І ось головне: другий рейс часто приносить ту саму маржу, що й перший. Ви витрачаєте півтора дня логіста, щоб заробити ті самі дев'яносто три євро. Поки ви цього не бачите, ви не можете сказати логісту «цього клієнта більше не беремо» — бо формально він же приносить обіг.

Простої, демередж і штрафи: витрати, яких немає в заявці

У заявці написано дві цифри: скільки платить клієнт і скільки отримує перевізник. Усе інше з'ясовується потім.

• Простій під завантаженням. Склад не готовий, машина стоїть добу. Перевізник виставляє простій — і платите його ви, бо з клієнтом домовитись не вдалося.
• Демередж і зберігання. Контейнер не забрали вчасно з терміналу — лічильник пішов, і він не питає, чия це провина.
• Переробка документів. CMR заповнено неправильно, клієнт не приймає рахунок — оплата зсувається ще на два тижні.
• Штрафи й недовантаження. Фактична вага розійшлася з заявленою, на кордоні дорахували — хтось це закриває.
• Курсова різниця. Клієнту ви виставили в гривні, перевізнику платите в євро, між цими двома подіями минуло сорок днів.

Кожен пункт окремо здається дрібницею на тлі ставки у 2 300 євро. Разом вони з'їдають більш ніж половину вашої маржі.

Клієнт із найбільшим обігом може виявитись найдорожчим

Коли Віталій уперше розклав клієнтів не за обігом, а за маржею на рейс і за фактичним строком оплати, картина перевернулась.

Найбільший клієнт — той, яким він пишався на зустрічах, — давав чверть усього обігу, маржу в сім відсотків і платив на шістдесят п'ятий день. Тобто кожен його рейс треба було профінансувати з власної кишені на два місяці, щоб заробити менше, ніж на звичайному разовому замовленні.

А два невеликі клієнти з регулярними рейсами по одному напрямку давали маржу в чотирнадцять відсотків, платили за два тижні й майже не забирали час логіста, бо маршрут був відпрацьований.

Це не означає, що великого клієнта треба було кидати. Це означає, що з ним треба було говорити про передоплату або про перегляд ставки — а не про те, щоб дати йому ще й знижку за обсяг.

Сезонність і ставки: ринок, який рухається без вас

В експедиції ставки змінюються щотижня. Перед святами машин немає, і перевізники піднімають ціну на тридцять відсотків — а ви вже пообіцяли клієнту річну ставку. У січні везти нема чого, і ви беретесь за рейси з маржею в сорок євро, аби логісти не сиділи без роботи.

Різниця між компанією, яка це переживає, і компанією, яка на цьому ламається, — у тому, чи бачить власник свою маржу щотижня, а не раз на квартал від бухгалтера. Якщо ви бачите, що середня маржа на рейс упала з 93 до 60 євро три тижні поспіль, ви встигаєте перебалансувати портфель клієнтів. Якщо дізнаєтесь про це у квітні — ви вже взяли овердрафт.

Що змінилось, коли рейси стали видимі

Віталій почав вести кожен рейс як окрему одиницю: ставка клієнту, оплата перевізнику, усі супутні витрати, дата фактичного надходження грошей. Нічого складного — просто кожна заявка стала рядком, у якому видно не обіг, а результат.

За три місяці стало видно три речі. Перша: два напрямки працювали у мінус і трималися тільки тому, що «клієнт давній». Друга: третина рейсів із простоями припадала на один склад, із яким можна було просто домовитись про вікно завантаження. Третя: якщо перенести оплату перевізникам із п'яти днів на десять — для перевізників із довгою історією це нормально — касовий розрив скорочується на чверть.

Жодне з цих рішень не вимагало нових клієнтів чи більшого обігу. Вони вимагали побачити рейс як одиницю.

Поради наостанок

• Рахуйте маржу на рейс, а не обіг. Обіг — це гроші перевізника, які ночують на вашому рахунку.
• Ведіть дві дати по кожному рейсу: коли ви заплатили перевізнику й коли отримали від клієнта. Різниця між ними — ваш реальний кредит ринку.
• Рахуйте вартість логіста на рейс. Складний клієнт із тією самою маржею — це збитковий клієнт.
• Заносьте простої, демередж і курсову різницю в той рейс, де вони виникли, а не в загальний кошик «інші витрати».
• Перегляньте клієнтів за маржею й строком оплати одночасно. Великий обіг із відстрочкою шістдесят днів — це не актив.
• Дивіться на середню маржу рейсу щотижня. Ринок ставок змінюється швидше, ніж ваш квартальний звіт.

Гроші нікуди не зникають — ти їх просто не бачиш

Експедиція виглядає як бізнес із величезними числами й мізерним прибутком. Насправді це бізнес із нормальною маржею, яку з'їдають речі, не прив'язані до конкретного рейсу: простої, переробки, безкоштовний кредит клієнтам і час логіста, витрачений на замовлення, які не варті цього часу.

Жодна з цих витрат не зникає сама собою. Але щойно кожна з них отримує свій рейс, стає видно, де саме бізнес втрачає — і що з цим робити вже наступного тижня.