Finanzen im Griff in turbulenten Zeiten: Wie ein IT-Unternehmen Ordnung in seine Zahlen brachte

Kundenbeispiel

Serious Development Agency IT company — entwickelt mobile Apps und Websites für Start-ups.

Website: https://sda.company

Alex Shubin — Gründer von Serious Development Agency IT company.
Er hat 12 Jahre Erfahrung in der Programmierung.
Sein Cashflow-Management mit Finmap hat er vor 1,5 Jahren gestartet.

Wie kann ein Inhaber eines IT-Unternehmens seine Finanzen im Griff behalten, wenn er 17 bis 19 Stunden am Tag arbeitet und praktisch keine freie Minute hat? Und was, wenn das Unternehmen in der Ukraine sitzt und er sich, wie die meisten Unternehmer heute, um die Sicherheit seines Teams kümmern und das Unternehmen trotz völliger Instabilität weiterentwickeln muss?

Man könnte diese Aufgabe auf bessere Zeiten verschieben. Oder man schafft schon jetzt die Grundlage für eine systematische Buchhaltung: die Zahlen verstehen, den aktuellen Stand klar sehen und auf Basis von Daten sichere Entscheidungen für die Zukunft treffen. Alex, Inhaber des IT-Unternehmens Serious Development Agency, hat sich für diesen Weg entschieden.

In diesem Case zeigen wir, wie er dafür Zeit gefunden hat und welche Ergebnisse er erreicht hat.

Ausgangslage

Das IT-Unternehmen Serious Development Agency entwickelt seit 2019 mobile Apps und Websites. Das Team besteht aus 16 Personen und wächst weiter. Auch die Zahl der Projekte und Kundenaufgaben nimmt zu.

Ohne ein strukturiertes Cashflow-Management verliert man schnell den Überblick über Einnahmen, Ausgaben, regelmäßige Zahlungen und Verbindlichkeiten. Deshalb entschied Alex, der Gründer des Unternehmens, dass es an der Zeit war, ein systematisches Cashflow-Management einzuführen.

Ich habe beschlossen, mein Unternehmen endlich in Ordnung zu bringen. Weil ich gemerkt habe, dass ich nicht verstehe, was eigentlich passiert, wie viel Geld ich entnehmen kann und so weiter. — Alex Shubin, Gründer von Serious Development Agency

Aufgabe

Wir sagen immer: Den Cashflow nur um des Trackings willen zu erfassen, ist ein Fehler. Bevor man seine Finanzen systematisch ordnet, sollte man daher klären, warum man sie überhaupt erfassen will und wie Cashflow-Management dem Unternehmen beim Wachsen hilft. Alex hat sich folgende Ziele gesetzt:

• Das Finanzchaos beseitigen.

Klar verstehen, wie viel das Unternehmen verdient, wie viel Dividende entnommen werden kann und was im Unternehmen wirklich passiert.

• Kontostände und geplante Einnahmen im Blick behalten.

So sieht man, wie viel Geld aktuell vorhanden ist und womit man künftig rechnen kann.

• Zeit sparen.

Alex arbeitet aktuell 17 bis 19 Stunden am Tag. Es fehlt ihm schlicht die Zeit, sich intensiv um das Cashflow-Management zu kümmern.

Insgesamt gibt es jetzt mehr Arbeit, weil wir ständig neue Mitarbeiter einstellen und uns um sie kümmern müssen. Außerdem müssen wir mehr Zeit in die Kundenbetreuung investieren, um unseren Kunden zu zeigen, dass wir trotz des Krieges ihre Anforderungen erfüllen können. — Alex Shubin, Gründer von Serious Development Agency

• Den Cashflow systematisch und gleichzeitig einfach erfassen

Als ich alles in Google-Tabellen eingetragen habe, wurde mir klar, dass ich dabei Dinge übersehen oder nicht berücksichtigen könnte. Man muss Zeit investieren, um alles einzurichten, Berichte aufzubauen und so weiter. Und weil ich weiß, dass Zeit Geld ist, ist es für mich einfacher, die gesamte Dokumentation an einem Ort zu haben und verschiedene Möglichkeiten für Berichte, Integrationen und mehr zu nutzen. — Alex Shubin, Gründer von Serious Development Agency

Alex entschied sich für Finmap, um seine geschäftlichen Aufgaben zu lösen.

Lösung

Alex hatte Finmap zum ersten Mal vor anderthalb Jahren ausprobiert. Damals gelang es ihm jedoch nicht, die Funktionen des Services vollständig in seinem Unternehmen einzusetzen, und er wechselte zu einem anderen Produkt. Dort stieß Alex allerdings auf viele Fehler, die ihm die Arbeit erschwerten. Also entschied er sich, wieder zu Finmap zurückzukehren

Warum Finmap? Weil ich das Tool schon kannte. Ich hatte Kurse sowohl bei Ivan als auch bei Oleksandr* gemacht. — Alex Shubin, Gründer von Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov und Oleksandr Solovey sind beide Mitgründer von Finmap. Ivan leitete den Kurs „Finanzen in einfacher Sprache“. Mit der Zeit haben wir die Inhalte erweitert und ergänzt. Daraus entstand Oleksandr Soloveys Kurs „Business Money“, in dem Unternehmer in nur 5 Schritten von chaotischen Finanzen zu einem System kommen.

Direkt zu Beginn entschied Alex, die Unterstützung einer Finmap-Finanzexpertin* zu nutzen, um Zeit bei der Einrichtung zu sparen und die wichtigsten Schwerpunkte im Cashflow-Management seines Unternehmens zu erkennen.

* Unsere Nutzer können bei den Finanzexperten von Finmap genau die Unterstützung anfragen, die sie brauchen, und zwischen Assistenz, Manager oder Mentor wählen. Sie können eine kostenlose Beratung buchen und mehr über diesen Service erfahren.

Als Erstes verband und fügte Alex alle Konten des Unternehmens in Finmap hinzu, damit er alle aktuellen Salden auf einem Bildschirm sehen konnte.

Der nächste Schritt war die Synchronisierung mit PrivatBank und dem Geldtransfersystem Wise. So werden alle Einnahmen und Ausgaben automatisch in Finmap übernommen und in den Finanzberichten angezeigt.

Die Synchronisierung:

• spart Zeit bei der manuellen Dateneingabe;
• macht die Kontoführung einfacher;
• verhindert, dass einzelne Zahlungen verloren gehen.

Auch kleine Ausgaben, die häufig übersehen werden (z. B. Überweisungsgebühren oder Zahlungen für App- und Service-Abos), werden automatisch berücksichtigt. So erhalten Nutzer ein genaueres Bild der finanziellen Lage ihres Unternehmens.

Da eines von Alex’ Zielen war, zu verstehen, wie viel das Unternehmen verdient, widmete er dem Gewinn- und Verlustbericht ( P&L)* besondere Aufmerksamkeit.

* Der P&L-Bericht zeigt Gewinne und Verluste eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel für einen Monat. In Finmap wird er automatisch auf Basis der vom Nutzer eingegebenen Daten sowie der Daten erstellt, die über Integrationen mit Banken und anderen Services in den Dienst einfließen.

Alex plant außerdem, den Zahlungskalender* regelmäßig zu pflegen, um künftige Einnahmen zu kontrollieren und anstehende Ausgaben frühzeitig im Blick zu haben.

* Wenn Nutzer künftige Ausgaben und Einnahmen in Finmap hinzufügen, sehen sie diese im Kalender und werden rechtzeitig daran erinnert, geplante Zahlungen zu leisten oder offene Kundenzahlungen einzuziehen.

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Außerdem zeigt der Kalender, ob zu einem bestimmten Datum genug Geld vorhanden ist, um alle Ausgaben zu decken, oder ob ein Liquiditätsengpass droht (eine vorübergehende Situation, in der einem Unternehmen nicht genug Geld zur Verfügung steht, um alle notwendigen Ausgaben zu bezahlen).

Gleichzeitig nannte uns der Gründer von Serious Development Agency eine Funktion, die für sein Unternehmen besonders wichtig ist.

Ich habe folgendes Problem: Ich erhalte eine Zahlung, aber diese Zahlung ist für mehrere Personen gleichzeitig bestimmt. Ich muss sie jedes Mal manuell aufteilen und berechnen, welcher Teil dieser Zahlung zu einem bestimmten Projekt gehört und welcher zu einem anderen. Es wäre großartig, wenn eine große Zahlung eingeht und wir festlegen könnten, dass ein bestimmter Betrag daraus einem konkreten Projekt zugeordnet wird. — Alex Shubin, Gründer von Serious Development Agency

Unser Entwicklungsteam arbeitet bereits aktiv daran, die Funktion umzusetzen, die Alex fehlt. Dieses Feedback ist für uns enorm wertvoll, weil es uns hilft, Finmap-Tools zu entwickeln, mit denen unsere Nutzer ihre individuellen Finanzaufgaben effizienter steuern können.

Das Ergebnis

• Alex hat Ordnung in seine Finanzen gebracht und ein systematisches Cashflow-Management aufgebaut.

Gemeinsam mit Karina, Finanzexpertin bei Finmap, konnte Alex nachvollziehen, was im Januar und Februar im Unternehmen passiert ist — auch in der Zeit, als der Krieg in der Ukraine begann.

Wir haben alles eingerichtet, uns angeschaut, was zwischen Januar und Februar passiert ist, und jetzt gibt es ein Verständnis für die Zahlen. — Alex Shubin, Gründer von Serious Development Agency

• Dank der verbundenen Integrationen läuft die Übertragung der Transaktionsdaten automatisch; Alex muss nichts mehr manuell übertragen und spart dadurch Zeit.

• Finanzberichte lassen sich mit wenigen Klicks anzeigen, und man versteht, was im Unternehmen passiert. Die Berichte werden automatisch als leicht verständliche Grafiken und Diagramme erstellt. Man muss keine Zeit mehr damit verlieren, Tabellen zusammenzubauen und anschließend Dutzende Zahlenspalten zu entschlüsseln.

Diagramme sind ziemlich nützlich. Man kann die Daten darin sogar in Prozent darstellen. — Alex Shubin, Gründer von Serious Development Agency

Der P&L-Bericht ist für Alex ebenfalls wichtig, weil er damit den Gewinn des Unternehmens leicht verfolgen kann.

• Alex plant, den Zahlungskalender in Finmap zu nutzen, um künftige Einnahmen und Ausgaben zu überwachen — zum Beispiel für die Planung von Steuer- oder Kreditzahlungen.

Das Wichtigste: Weil er seine Finanzen unter Kontrolle hat, kann er nun das Wachstum seines Unternehmens verfolgen. Denn wie Alex sagt:

Wenn wir in Kriegszeiten arbeiten können, sogar aus Kellern heraus — was soll uns dann noch aufhalten?

Sind Sie Inhaber eines IT-Unternehmens? Verstehen Sie die Finanzen Ihres Unternehmens, sehen Sie klar die Rentabilität jedes Produkts oder Projekts und berechnen Sie Ihre Investitionen in die Entwicklung neuer Produkte präzise mit Finmap.