Cómo poner en orden tus finanzas en tiempos turbulentos: el caso de una empresa de TI

Ficha del caso de cliente

Serious Development Agency, empresa IT dedicada al desarrollo de aplicaciones móviles y sitios web para startups.

Sitio web: https://sda.company

Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency.
Tiene 12 años de experiencia en programación.
Empezó a gestionar su flujo de caja con Finmap hace 1,5 años.

¿Cómo puede el dueño de una empresa IT mantener el dinero del negocio en orden si trabaja 17-19 horas al día y literalmente no tiene tiempo libre? ¿Y qué pasa si la empresa está en Ucrania y, como la mayoría de emprendedores hoy, necesita cuidar de la seguridad del equipo y seguir haciendo crecer el negocio en un contexto de inestabilidad total?

Podrías dejarlo para tiempos mejores. O podrías sentar ahora las bases de una contabilidad sistemática: entender los números, ver con claridad la situación actual y tomar decisiones de futuro con seguridad, basadas en datos. Alex, propietario de la empresa IT Serious Development Agency, eligió este camino.

En este caso te contamos cómo consiguió encontrar tiempo y qué resultados obtuvo.

Punto de partida

La empresa IT Serious Development Agency desarrolla aplicaciones móviles y sitios web desde 2019. El equipo está formado por 16 personas y sigue creciendo. También aumenta el número de proyectos y tareas de clientes.

Si no llevas una gestión ordenada del flujo de caja, es fácil ahogarse en el caos de ingresos, gastos, pagos recurrentes y deudas. Por eso Alex, fundador de la empresa, decidió que era necesario implantar una gestión sistemática del flujo de caja.

Decidí poner orden en mi negocio de una vez. Porque me di cuenta de que no entendía qué estaba pasando, cuánto dinero podía retirar, etc. — Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency

Objetivo

Siempre lo decimos: controlar el flujo de caja solo por controlarlo es un error. Por eso, antes de poner el dinero en orden de forma sistemática, hay que definir para qué necesitas controlarlo y cómo la gestión del flujo de caja te ayudará a hacer crecer tu negocio. Alex se marcó estos objetivos:

• Acabar con el desorden financiero.

Entender con claridad cuánto gana la empresa, cuántos dividendos se pueden retirar y qué está pasando en el negocio.

• Controlar los saldos de las cuentas y los ingresos previstos.

Para ver cuánto dinero hay ahora mismo y cuánto se puede esperar en el futuro.

• Ahorrar tiempo.

Alex trabaja ahora 17-19 horas al día. No tiene tiempo suficiente para centrarse en la gestión del flujo de caja.

En general, ahora hay más trabajo, porque estamos contratando constantemente a más empleados y tenemos que dedicarles atención. Además, debemos dedicar más tiempo al servicio al cliente para transmitirles tranquilidad y demostrarles que, incluso a pesar de la guerra, podemos cubrir sus necesidades. — Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency

• Llevar el control del flujo de caja de forma sistemática, pero sencilla

Cuando introducía todo en hojas de cálculo de Google, me daba cuenta de que podía pasar por alto algunas cosas y no tenerlas en cuenta. Hay que dedicar tiempo a configurarlo: los mismos informes, etc. Y como entiendo que el tiempo es dinero, me resulta más fácil tener toda la documentación en un solo lugar y contar con varias opciones para generar distintos informes, integraciones… — Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency

Alex decidió implementar Finmap para resolver las necesidades de su negocio.

Solución

Alex probó Finmap por primera vez hace un año y medio. Sin embargo, entonces no consiguió aplicar por completo las funciones del servicio a su negocio y se pasó a otro producto. Pero Alex encontró muchos errores que le complicaban el trabajo. Así que decidió volver de nuevo a Finmap

¿Por qué Finmap? Porque ya había sido usuario. Había hecho cursos tanto con Ivan como con Oleksandr*. — Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov y Oleksandr Solovey son cofundadores de Finmap. Ivan impartió el curso «Finanzas en lenguaje sencillo». Con el tiempo ampliamos y complementamos la información, lo que dio lugar al curso de Oleksandr Solovey «El dinero del negocio», sobre cómo los emprendedores pueden pasar de unas finanzas caóticas a un sistema en solo 5 pasos.

Con el servicio, Alex decidió recurrir desde el principio a la ayuda de una experta financiera de Finmap* para ahorrar tiempo en la configuración y ver los puntos clave de la gestión del flujo de caja de su empresa.

* Nuestros usuarios pueden solicitar la ayuda que necesiten a los expertos financieros de Finmap y elegir entre asistente, gestor o mentor. Puedes reservar una consulta gratuita y obtener más información sobre este servicio.

Lo primero que hizo Alex fue conectar y añadir todas las cuentas de la empresa a Finmap, para ver en una sola pantalla todos los saldos disponibles en ese momento.

El siguiente paso fue sincronizar Privatbank y el sistema de transferencias Wise. Así, todos los ingresos y gastos se cargan automáticamente en Finmap y aparecen en los informes financieros.

La sincronización:

• ahorra tiempo en la introducción manual de datos;
• hace que el control de las cuentas sea más sencillo;
• elimina el riesgo de perder algún pago concreto.

Incluso los gastos pequeños que suelen pasarse por alto (como comisiones de transferencias o pagos de suscripciones a apps y servicios) se tendrán en cuenta automáticamente. Como resultado, los usuarios obtienen una imagen más precisa de la situación financiera de la empresa.

Como una de las tareas de Alex era entender cuánto gana la empresa, prestó especial atención al informe de pérdidas y ganancias (P&L)*.

* El informe P&L muestra los beneficios y las pérdidas de una empresa durante un periodo concreto, por ejemplo, un mes. Se genera automáticamente en Finmap a partir de los datos introducidos por el usuario y de la información que llega al servicio mediante integraciones con bancos y otros servicios.

Alex también tiene previsto incorporar el uso regular del Calendario de pagos* para controlar los ingresos futuros y hacer seguimiento de los próximos gastos con antelación.

* Al añadir a Finmap los gastos e ingresos futuros, el usuario los verá en el Calendario y recibirá recordatorios para realizar el pago previsto o cobrar a tiempo una deuda de un cliente.

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Además, el Calendario mostrará si hay dinero suficiente para cubrir todos los gastos en una fecha concreta o si existe riesgo de un bache de caja (una situación temporal en la que el negocio no tiene dinero suficiente para cubrir todos los gastos necesarios).

Sin embargo, el fundador de Serious Development Agency también nos habló de una función que es especialmente importante para su negocio.

Tengo este problema. Recibo un pago, pero ese pago se reparte entre varias personas a la vez. Tengo que dividirlo manualmente cada vez y calcular qué parte de ese pago corresponde a un proyecto concreto y qué parte a otro. Estaría genial que, cuando entrara un pago grande, pudiéramos indicar que una cantidad determinada de ese pago corresponde a un proyecto específico. — Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency

Nuestro equipo de desarrollo ya está trabajando activamente para implementar la funcionalidad que Alex echa en falta. Este feedback es clave para nosotros, porque nos ayuda a desarrollar herramientas de Finmap que nuestros usuarios puedan utilizar para gestionar sus necesidades financieras específicas de forma más eficiente.

Cuál fue el resultado

• Alex puso orden en sus finanzas y configuró una gestión sistemática del flujo de caja.

Con la ayuda de Karina, experta financiera de Finmap, Alex pudo entender qué estaba pasando en la empresa en enero-febrero, incluido el momento en que comenzó la guerra en Ucrania.

Lo configuramos todo, vimos qué estaba pasando entre enero y febrero y ahora entendemos los números. — Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency

• Gracias a las integraciones conectadas, el traspaso de datos de las transacciones está automatizado; Alex no tiene que hacerlo manualmente ni dedicarle tiempo.

• Es posible ver los informes financieros en un par de clics y entender qué está pasando en el negocio. Los informes se generan automáticamente en forma de gráficos y diagramas fáciles de entender. No hace falta perder tiempo montando tablas y luego intentando interpretar decenas de columnas con números.

Los gráficos son bastante útiles. Incluso puedes presentar los datos en porcentajes. — Alex Shubin, fundador de Serious Development Agency

El informe P&L también es importante para Alex porque le permite hacer seguimiento fácilmente de los beneficios de la empresa.

• Alex tiene previsto usar el Calendario de pagos de Finmap para controlar los ingresos y gastos futuros (por ejemplo, planificar el pago de impuestos o préstamos).

Y lo más importante: con sus finanzas bajo control, ahora puede hacer seguimiento del crecimiento de su negocio. Al fin y al cabo, como dice Alex:

Si trabajamos en tiempos de guerra, incluso desde sótanos, ¿qué puede detenernos?

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