Cum să-ți pui finanțele în ordine în vremuri tulburi: exemplul unei companii IT

Fișă de studiu de caz

Compania IT Serious Development Agency — dezvoltă aplicații mobile și site-uri pentru startupuri.

Site web: https://sda.company

Alex Shubin — fondatorul companiei IT Serious Development Agency.
Are 12 ani de experiență în programare.
A început să-și gestioneze cash flow-ul cu Finmap acum 1,5 ani.

Cum poate proprietarul unei companii IT să-și țină banii în ordine în business când lucrează 17-19 ore pe zi și, practic, nu are deloc timp liber? Și ce se întâmplă dacă firma este în Ucraina și, ca majoritatea antreprenorilor de azi, trebuie să aibă grijă de siguranța echipei și, în același timp, să continue dezvoltarea businessului în condiții de instabilitate totală?

Ai putea amâna totul până vin vremuri mai bune. Sau ai putea pune bazele unei evidențe financiare sistematice chiar acum: să înțelegi cifrele, să vezi clar situația actuală și să iei decizii sigure pentru viitor pe baza datelor. Alex, proprietarul companiei IT Serious Development Agency, a ales a doua variantă.

În acest studiu de caz îți arătăm cum a reușit să găsească timp și ce rezultate a obținut.

Date inițiale

Compania IT Serious Development Agency dezvoltă aplicații mobile și site-uri din 2019. Echipa are 16 persoane și continuă să crească. Crește și numărul de proiecte și taskuri primite de la clienți.

Dacă nu ai o gestiune organizată a cash flow-ului, e ușor să te pierzi în haosul încasărilor, cheltuielilor, plăților recurente și datoriilor. De aceea, Alex, fondatorul companiei, a decis că trebuie să implementeze o gestiune sistematică a cash flow-ului.

Am decis, până la urmă, să fac ordine în business. Pentru că mi-am dat seama că nu înțeleg ce se întâmplă, câți bani pot scoate din firmă și așa mai departe. — Alex Shubin, fondatorul Serious Development Agency

Obiectiv

Spunem mereu: să ții evidența cash flow-ului doar de dragul evidenței este o greșeală. De aceea, înainte să-ți pui banii în ordine în mod sistematic, trebuie să stabilești de ce ai nevoie să îi urmărești și cum te va ajuta gestiunea cash flow-ului să-ți crești businessul. Alex și-a stabilit următoarele obiective:

• Să scape de dezordinea financiară.

Să înțeleagă clar cât câștigă compania, ce dividende poate încasa și ce se întâmplă în business.

• Să urmărească soldurile conturilor și încasările planificate.

Adică să vadă câți bani există acum și la ce sume se poate aștepta în viitor.

• Să economisească timp.

Alex lucrează acum 17-19 ore pe zi. Nu are suficient timp să se ocupe în detaliu de gestionarea cash flow-ului.

În general, acum avem mai mult de lucru, pentru că angajăm constant oameni noi și trebuie să le acordăm atenție. În plus, trebuie să dedicăm mai mult timp relației cu clienții, ca să-i asigurăm că, în ciuda războiului, putem să le acoperim nevoile. — Alex Shubin, fondatorul Serious Development Agency

• Să țină evidența cash flow-ului într-un mod sistematic, dar simplu

Când introduceam totul în tabele Google, mi-am dat seama că sunt lucruri pe care le pot rata și pe care s-ar putea să nu le iau în calcul. Trebuie să petreci timp ca să configurezi totul, rapoartele și așa mai departe. Și, pentru că înțeleg că timpul înseamnă bani, pentru mine e mai simplu să țin toată documentația într-un singur loc și să am mai multe opțiuni pentru rapoarte diferite, integrări… — Alex Shubin, fondatorul Serious Development Agency

Alex a decis să implementeze Finmap ca să rezolve aceste provocări din business.

Soluția

Alex a încercat prima dată Finmap acum un an și jumătate. Atunci însă nu a reușit să folosească pe deplin funcționalitățile serviciului în businessul său și a trecut la un alt produs. Dar a găsit multe buguri care îi îngreunau munca. Așa că a decis să revină la Finmap.

De ce Finmap — pentru că eram deja utilizator. Făcusem cursuri atât cu Ivan, cât și cu Oleksandr*. — Alex Shubin, fondatorul Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov și Oleksandr Solovey sunt cofondatorii Finmap. Ivan a susținut cursul „Finanțe pe înțelesul tuturor”. În timp, am extins și completat informațiile, iar de aici a apărut cursul lui Oleksandr Solovei, „Banii în business”, despre cum pot antreprenorii să treacă de la finanțe haotice la un sistem în doar 5 pași.

Odată cu serviciul, Alex a decis să apeleze din start la ajutorul unui expert financiar Finmap* ca să economisească timp la configurare și să vadă punctele-cheie în gestionarea cash flow-ului pentru compania lui.

* Utilizatorii noștri pot solicita ajutorul de care au nevoie de la experții financiari Finmap și pot alege un asistent, un manager sau un mentor. Poți programa o consultație gratuită și poți afla mai multe despre acest serviciu.

Primul lucru pe care l-a făcut Alex a fost să conecteze și să adauge toate conturile companiei în Finmap, ca să poată vedea toate soldurile disponibile în acel moment, pe un singur ecran.

Următorul pas a fost sincronizarea cu Privatbank și cu sistemul de transferuri Wise. Astfel, toate încasările și cheltuielile sunt importate automat în Finmap și apar în rapoartele financiare.

Sincronizarea:

• economisește timp la introducerea manuală a datelor;
• face urmărirea conturilor mai simplă;
• elimină riscul de a pierde din vedere o anumită plată.

Chiar și cheltuielile mici, care sunt adesea trecute cu vederea (de exemplu comisioanele de transfer sau plățile pentru abonamente la aplicații și servicii), vor fi luate în calcul automat. Drept rezultat, utilizatorii obțin o imagine mai exactă a situației financiare a companiei.

Pentru că unul dintre obiectivele lui Alex era să înțeleagă cât câștigă compania, el a acordat o atenție specială raportului de Profit și Pierdere (P&L)*.

* Raportul P&L arată profiturile și pierderile unei companii pentru o anumită perioadă, de exemplu o lună. Este generat automat în Finmap pe baza datelor introduse de utilizator și a informațiilor aduse în serviciu prin integrări cu bănci și alte servicii.

Alex intenționează, de asemenea, să folosească în mod regulat Calendarul de plăți* pentru a controla încasările viitoare și pentru a urmări din timp cheltuielile care urmează.

* Prin adăugarea cheltuielilor și încasărilor viitoare în Finmap, utilizatorul le va vedea în Calendar și va primi notificări ca să facă plata planificată sau să încaseze la timp datoria de la client.

‍

În plus, Calendarul va arăta dacă există suficienți bani pentru a acoperi toate cheltuielile la o anumită dată sau dacă există riscul unui deficit temporar de numerar (o situație temporară în care businessul nu are suficienți bani pentru a acoperi toate cheltuielile necesare).

Totuși, fondatorul Serious Development Agency ne-a vorbit și despre o funcționalitate de care businessul lui are nevoie în mod special.

Am această problemă. Primesc o plată, dar plata respectivă este alocată pentru mai multe persoane deodată. De fiecare dată trebuie să o împart manual și să calculez cât din această plată ține de un anumit proiect și cât de altul. Ar fi foarte util ca, atunci când intră o plată mare, să putem specifica faptul că o anumită sumă din acea plată se aplică unui proiect anume. — Alex Shubin, fondatorul Serious Development Agency

Echipa noastră de dezvoltare lucrează acum activ la implementarea funcționalității care îi lipsește lui Alex. Acest feedback este esențial pentru noi, pentru că ne ajută să dezvoltăm în Finmap instrumente pe care utilizatorii noștri le pot folosi ca să își gestioneze mai eficient nevoile financiare specifice.

Care este rezultatul

• Alex a făcut ordine în finanțele lui și a pus la punct o gestiune sistematică a cash flow-ului.

Împreună cu Karina, expert financiar Finmap, Alex a reușit să înțeleagă ce se întâmpla în companie în ianuarie-februarie, inclusiv în momentul în care a început războiul în Ucraina.

Am configurat totul, ne-am uitat la ce s-a întâmplat între ianuarie și februarie, iar acum există o înțelegere clară a cifrelor. — Alex Shubin, fondatorul Serious Development Agency

• Datorită integrărilor conectate, transferul datelor despre tranzacții este automatizat; Alex nu mai trebuie să le introducă manual și să piardă timp cu asta.

• Poate vedea rapoartele financiare în câteva clickuri și poate înțelege ce se întâmplă în business. Rapoartele sunt generate automat sub formă de grafice și diagrame ușor de înțeles. Nu mai trebuie să piardă timp construind tabele și încercând apoi să descifreze zeci de coloane cu cifre.

Graficele sunt foarte utile. Poți chiar să prezinți datele în procente în ele. — Alex Shubin, fondatorul Serious Development Agency

Raportul P&L este important pentru Alex și pentru că îi permite să urmărească ușor profitul companiei.

• Alex plănuiește să folosească Calendarul de plăți din Finmap pentru a monitoriza încasările și cheltuielile viitoare (de exemplu, pentru a planifica plata taxelor sau a creditelor).

Cel mai important: acum, cu finanțele sub control, Alex poate urmări creșterea businessului. Pentru că, așa cum spune el:

Dacă lucrăm pe timp de război, chiar și din subsoluri, ce ne-ar mai putea opri?

Ai o companie IT? Înțelege finanțele businessului tău, vezi clar profitabilitatea fiecărui produs/proiect și calculează exact investițiile în dezvoltarea de produse noi cu Finmap.