Como organizar as finanças em tempos turbulentos: o caso de uma empresa de TI

Case de cliente

Serious Development Agency — empresa de TI que desenvolve aplicativos mobile e sites para startups.

Site: https://sda.company

Alex Shubin — fundador da empresa de TI Serious Development Agency.
Tem 12 anos de experiência em programação.
Começou a gerenciar o fluxo de caixa com o Finmap há 1 ano e meio.

Como o dono de uma empresa de TI consegue manter o dinheiro organizado no negócio trabalhando 17 a 19 horas por dia e praticamente sem tempo livre? E se a empresa fica na Ucrânia e, como a maioria dos empreendedores hoje, ele precisa cuidar da segurança da equipe e continuar desenvolvendo o negócio em meio a uma instabilidade total?

Daria para deixar essa tarefa para depois, quando os tempos melhorassem. Ou daria para criar agora a base de uma gestão financeira sistemática, entendendo os números, enxergando com clareza a situação atual e tomando decisões mais seguras sobre o futuro com base em dados. Alex, dono da empresa de TI Serious Development Agency, escolheu esse caminho.

Neste case, vamos contar como ele conseguiu encontrar tempo para isso e quais resultados alcançou.

Ponto de partida

A empresa de TI Serious Development Agency desenvolve aplicativos mobile e sites desde 2019. A equipe conta com 16 pessoas e continua crescendo. O número de projetos e demandas dos clientes também vem aumentando.

Sem uma gestão de fluxo de caixa bem organizada, é fácil se afogar no caos de entradas, saídas, pagamentos recorrentes e dívidas. Por isso, Alex, fundador da empresa, decidiu que precisava implantar uma gestão sistemática do fluxo de caixa.

Decidi finalmente colocar meu negócio em ordem. Porque percebi que eu não entendia o que estava acontecendo, quanto dinheiro eu podia retirar, essas coisas. — Alex Shubin, fundador da Serious Development Agency

Objetivo

Nós sempre dizemos: controlar o fluxo de caixa só por controlar é um erro. Por isso, antes de organizar o dinheiro de forma sistemática, é preciso definir por que você precisa fazer esse controle e como a gestão do fluxo de caixa vai ajudar sua empresa a crescer. Alex definiu os seguintes objetivos:

• Acabar com a bagunça financeira.

Entender com clareza quanto a empresa fatura, quanto pode ser retirado em dividendos e o que está acontecendo no negócio.

• Acompanhar os saldos das contas e as entradas previstas.

Para ver quanto dinheiro existe agora e quanto pode entrar no futuro.

• Economizar tempo.

Hoje, Alex trabalha de 17 a 19 horas por dia. Ele não tem tempo suficiente para se dedicar à gestão do fluxo de caixa.

No geral, agora temos mais trabalho, porque estamos contratando novos colaboradores constantemente e precisamos dar atenção a eles. Além disso, temos que dedicar mais tempo ao atendimento ao cliente para tranquilizá-los e mostrar que, mesmo com a guerra, conseguimos atender às necessidades deles. — Alex Shubin, fundador da Serious Development Agency

• Controlar o fluxo de caixa de forma sistemática, mas simples

Quando eu lançava tudo em planilhas do Google, percebia que algumas coisas podiam passar batido e não ser consideradas. É preciso gastar tempo configurando tudo, os relatórios e por aí vai. E como eu entendo que tempo é dinheiro, para mim é mais fácil manter toda a documentação em um só lugar e ter várias opções para gerar relatórios diferentes, integrações… — Alex Shubin, fundador da Serious Development Agency

Alex decidiu implementar o Finmap para resolver as questões financeiras da empresa.

Solução

Alex testou o Finmap pela primeira vez há um ano e meio. Na época, porém, não conseguiu aplicar totalmente os recursos do serviço à realidade do negócio e migrou para outro produto. Mas encontrou muitos bugs que dificultavam o trabalho. Então decidiu voltar para o Finmap.

Por que o Finmap? Porque eu já era usuário. Eu tinha feito cursos tanto com o Ivan quanto com o Oleksandr*. — Alex Shubin, fundador da Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov e Oleksandr Solovey são cofundadores do Finmap. Ivan ministrou o curso “Finanças em linguagem simples”. Com o tempo, ampliamos e complementamos esse conteúdo, o que deu origem ao curso “Dinheiro do Negócio”, de Oleksandr Solovei, sobre como empreendedores podem sair do caos financeiro e chegar a um sistema em apenas 5 passos.

Ao começar a usar o serviço, Alex decidiu contar logo com a ajuda de uma especialista financeira do Finmap* para economizar tempo na configuração e identificar os pontos de atenção na gestão do fluxo de caixa da empresa.

* Nossos usuários podem solicitar a ajuda que precisam aos especialistas financeiros do Finmap e escolher entre assistente, gerente ou mentor. Você pode agendar uma consultoria gratuita e saber mais sobre esse serviço.

A primeira coisa que Alex fez foi conectar e adicionar todas as contas da empresa ao Finmap, para ver todos os saldos disponíveis no momento em uma única tela.

O passo seguinte foi sincronizar o Privatbank e o sistema de transferências Wise. Assim, todas as receitas e despesas são importadas automaticamente para o Finmap e aparecem nos relatórios financeiros.

A sincronização:

• economiza tempo com lançamentos manuais;
• torna o controle das contas mais fácil;
• elimina o risco de perder algum pagamento específico.

Mesmo pequenas despesas que muitas vezes passam despercebidas (como taxas de transferência ou pagamentos de assinaturas de apps e serviços) são consideradas automaticamente. Com isso, os usuários têm uma visão mais precisa da situação financeira da empresa.

Como uma das metas de Alex era entender quanto a empresa ganha, ele deu atenção especial ao demonstrativo de lucros e perdas (P&L)*.

* O demonstrativo de P&L mostra os lucros e prejuízos da empresa em um período específico, por exemplo, um mês. Ele é gerado automaticamente no Finmap com base nos dados inseridos pelo usuário e enviados ao serviço por integrações com bancos e outros sistemas.

Alex também pretende manter o Calendário de pagamentos* atualizado regularmente para controlar entradas futuras e acompanhar despesas previstas com antecedência.

* Ao adicionar despesas e receitas futuras ao Finmap, o usuário consegue vê-las no Calendário e recebe lembretes para fazer o pagamento planejado ou cobrar a dívida de um cliente no momento certo.

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Além disso, o Calendário mostra se há dinheiro suficiente para cobrir todas as despesas em uma determinada data ou se existe risco de falta de caixa (uma situação temporária em que a empresa não tem dinheiro suficiente para pagar todas as despesas necessárias).

No entanto, o fundador da Serious Development Agency também nos contou sobre uma funcionalidade especialmente importante para o negócio dele.

Eu tenho uma questão. Recebo um pagamento, mas esse pagamento é destinado a várias pessoas ao mesmo tempo. Preciso dividir manualmente toda vez e calcular quanto desse pagamento se refere a um projeto específico e quanto a outro. Seria ótimo se, ao receber um pagamento grande, pudéssemos indicar que uma determinada parte daquele valor se aplica a um projeto específico. — Alex Shubin, fundador da Serious Development Agency

Nossa equipe de desenvolvimento já está trabalhando ativamente para implementar a funcionalidade que falta para Alex. Esse feedback é essencial para nós, porque nos ajuda a desenvolver ferramentas do Finmap que permitam aos usuários gerenciar necessidades financeiras específicas com mais eficiência.

Qual foi o resultado

• Alex organizou a bagunça financeira e implantou uma gestão sistemática do fluxo de caixa.

Com a especialista financeira do Finmap, Karina, Alex conseguiu entender o que estava acontecendo na empresa em janeiro e fevereiro, inclusive no período em que a guerra na Ucrânia começou.

Configuramos tudo, analisamos o que aconteceu entre janeiro e fevereiro e agora existe uma compreensão dos números. — Alex Shubin, fundador da Serious Development Agency

• Graças às integrações conectadas, a transferência dos dados de transações ficou automatizada; Alex não precisa mais fazer isso manualmente nem gastar tempo com essa tarefa.

• É possível ver relatórios financeiros em poucos cliques e entender o que está acontecendo no negócio. Os relatórios são gerados automaticamente em forma de gráficos e diagramas fáceis de entender. Não é preciso perder tempo montando planilhas para depois tentar decifrar dezenas de colunas de números.

Os gráficos são bem úteis. Dá até para apresentar os dados em porcentagens neles. — Alex Shubin, fundador da Serious Development Agency

O relatório de P&L também é importante para Alex porque permite acompanhar facilmente o lucro da empresa.

• Alex pretende usar o Calendário de pagamentos do Finmap para monitorar receitas e despesas futuras (por exemplo, planejar pagamentos de impostos ou empréstimos).

O mais importante é que, com as finanças sob controle, agora ele consegue acompanhar o crescimento do negócio. Afinal, como diz Alex:

Se a gente trabalha em tempos de guerra, até de porões, o que mais pode nos impedir?

Você é dono de uma empresa de TI? Entenda as finanças do seu negócio com clareza, veja a rentabilidade de cada produto/projeto e calcule com precisão seus investimentos no desenvolvimento de novos produtos com o Finmap.