Тұрақсыз кезеңде қаржыны қалай ретке келтіруге болады: IT-компанияның кейсі

Клиент картасы

Serious Development Agency — стартаптарға арналған мобильді қосымшалар мен сайттар әзірлейтін IT-компания.

Веб-сайты: https://sda.company

Алекс Шубин — Serious Development Agency IT-компаниясының негізін қалаушысы.
Бағдарламалауда 12 жыл тәжірибесі бар.
Ол ақша ағынын басқаруды Finmap платформасымен 1,5 жыл бұрын бастады.

IT-компанияның иесі күніне 17-19 сағат жұмыс істеп, бос уақыты мүлдем жоқ болса, бизнесте қаржыны қалай ретте ұстай алады? Ал егер компания Украинада орналасса және бүгінгі көптеген кәсіпкерлер сияқты команданың қауіпсіздігіне қамқорлық жасай отырып, толық тұрақсыздық жағдайында бизнесін дамытуды жалғастыруы керек болса ше?

Бұл мәселені жақсы кездерге дейін кейінге қалдыруға болады. Немесе қазірден бастап сандарды түсініп, істің нақты жағдайын анық көріп, деректерге сүйене отырып болашақ туралы сенімді шешімдер қабылдап, жүйелі қаржылық есепке негіз қалауға болады. Serious Development Agency IT-компаниясының иесі Алекс дәл осы жолды таңдады.

Бұл кейсте оның уақыт табуға қалай қол жеткізгенін және қандай нәтижелерге қол жеткізгенін айтамыз.

Бастапқы жағдай

Serious Development Agency IT-компаниясы мобильді қосымшалар мен сайттарды 2019 жылдан бері әзірлеп келеді. Командада 16 адам жұмыс істейді, әрі олардың саны өсуде. Клиенттерден келетін жобалар мен тапсырмалар саны да артып келеді.

Ақша ағынын ретті басқармасаңыз, кірістер, шығыстар, тұрақты төлемдер мен қарыздардың хаосына оңай батып кетуге болады. Сондықтан компанияның негізін қалаушы Алекс жүйелі ақша ағынын басқаруды енгізу қажет деп шешті.

Ақыры бизнесімді ретке келтіруге шештім. Себебі не болып жатқанын, қанша ақша шығара алатынымды және басқа да көп нәрсені түсінбейтінімді сезіндім. — Алекс Шубин, Serious Development Agency негізін қалаушысы

Міндет

Біз әрдайым айтамыз: ақша ағынын тек қадағалау үшін қадағалау — қате. Қаржыңызды жүйелі түрде ретке келтірмес бұрын, неге оны қадағалау керектігін анықтап алу және ақша ағынын басқару бизнесіңіздің өсуіне қалай көмектесетінін түсіну қажет. Алекс өзіне мынадай мақсаттар қойды:

• Қаржылық хаосты жою.

Компания қанша табыс табатынын, қанша дивиденд ала алатыныңызды және бизнесте не болып жатқанын нақты түсіну.

• Шоттардағы қалдықтар мен жоспарлы түсімдерді бақылау.

Бұл қазір қанша ақша бар және болашақта қанша күтуге болатынын көру үшін керек.

• Уақытты үнемдеу.

Қазір Алекс күніне 17-19 сағат жұмыс істейді. Ақша ағынын басқаруға көңіл бөлуге уақыты жетпейді.

Жалпы, қазір жұмыс көбейді, өйткені біз үнемі жаңа қызметкерлер жалдап жатырмыз және оларға көңіл бөлуге тура келеді. Оның үстіне, соғысқа қарамастан клиенттерімізге қажеттіліктерін қанағаттандыра алатынымызды сездіру үшін оларға көбірек уақыт бөлуіміз керек. — Алекс Шубин, Serious Development Agency негізін қалаушысы

• Ақша ағынын жүйелі әрі қарапайым түрде қадағалау

Мен бәрін Google-кестелеріне енгізіп жүргенде, кейбір нәрселерді байқамай, есепке алмай кетуім мүмкін екенін түсіндім. Сол есептерді және басқаларын баптауға уақыт жұмсау керек. Ал уақыт — ақша екенін түсінетіндіктен, маған барлық құжаттаманы бір жерде сақтап, әртүрлі есептер мен интеграцияларды іске қосудың бірнеше нұсқасын пайдалану ыңғайлырақ… — Алекс Шубин, Serious Development Agency негізін қалаушысы

Алекс өз бизнесінің мәселелерін шешу үшін Finmap қызметін енгізуге шешім қабылдады.

Шешім

Алекс Finmap-ты бір жарым жыл бұрын алғаш рет байқап көрген еді. Дегенмен сол кезде қызметтің мүмкіндіктерін өз бизнесіне толық қолдана алмай, басқа өнімге ауысқан болатын. Бірақ жұмысын қиындататын көптеген қателерге тап болды. Сондықтан ол қайтадан Finmap-қа оралуға шешім қабылдады

Неге Finmap — өйткені мен бұрын да қолданушы болғанмын. Иван мен Александрдың* курстарынан өттім. — Алекс Шубин, Serious Development Agency негізін қалаушысы

‍* Иван Каунов пен Александр Соловей — Finmap-тың бірлескен негізін қалаушылары. Иван «Қаржы қарапайым тілде» атты курс жүргізген. Уақыт өте келе біз бұл ақпаратты кеңейтіп, толықтырдық, соның нәтижесінде Александр Соловейдің кәсіпкерлерге хаостан жүйеге небәрі 5 қадамда өтуді үйрететін «Бизнестегі ақша» курсы пайда болды.

Алекс қызметпен жұмыс істей отырып, бірден Finmap қаржы сарапшысының* көмегіне жүгінуге шешім қабылдады — бұл оған баптауға кететін уақытты үнемдеуге және компаниясының ақша ағынын басқарудағы негізгі назар аударатын тұстарды көруге көмектесті.

* Пайдаланушыларымыз Finmap қаржы сарапшыларынан қажетті көмекті сұрап, көмекші, менеджер немесе тәлімгерді таңдай алады. Тегін кеңес алуға жазылып, бұл қызмет туралы толығырақ біле аласыз.

Алекс ең алдымен компанияның барлық шоттарын Finmap-қа қосып, енгізді, осылайша ол қазіргі кездегі барлық қалдықтарды бір экраннан көре алды.

Келесі қадам — Приватбанк және Wise ақша аудару жүйесімен синхрондау. Осылайша барлық кірістер мен шығыстар Finmap-қа автоматты түрде жүктеліп, қаржылық есептерде көрсетіледі.

Синхрондау:

• уақытты үнемдейді — деректерді қолмен енгізудің қажеті болмайды;
• шоттарды қадағалауды жеңілдетеді;
• белгілі бір төлемді жіберіп алу қаупін жояды.

Тіпті шағын шығындар да, олар жиі назардан тыс қалады (мысалы, аударым комиссиялары немесе қосымшалар мен қызметтерге жазылу төлемдері), автоматты түрде есепке алынады. Нәтижесінде пайдаланушылар компанияның қаржылық жағдайы туралы дәлірек көрініс алады.

Алекстің міндеттерінің бірі компанияның қанша табыс табатынын түсіну болғандықтан, ол пайда мен шығын туралы есепке ( P&L)* ерекше назар аударды.

* P&L есебі белгілі бір кезең, мысалы, ай ішіндегі компанияның пайдасы мен шығынын көрсетеді. Ол Finmap-та пайдаланушы енгізген деректер және банктермен әрі басқа қызметтермен интеграциялар арқылы жүйеге түскен ақпарат негізінде автоматты түрде қалыптасады.

Алекс сондай-ақ болашақ түсімдерді бақылап, алдағы шығыстарды алдын ала қадағалау үшін Төлем күнтізбесін* тұрақты жүргізуді жоспарлап отыр.

* Болашақ шығыстар мен түсімдерді Finmap-қа қосу арқылы пайдаланушы оларды Күнтізбеде көреді және жоспарланған төлемді уақытында жасау немесе клиенттің қарызын өз уақытында алу туралы еске салынады.

‍

Сонымен қатар, Күнтізбе белгілі бір күнге барлық шығыстарды жабуға ақша жеткілікті ме екенін көрсетеді, немесе кассалық алшақтық қаупінің бар-жоғын білдіреді (кассалық алшақтық — бизнесте барлық қажетті шығыстарды жабуға ақша жетіспейтін уақытша жағдай).

Дегенмен Serious Development Agency негізін қалаушысы бизнесіне ерекше маңызды бір мәселе туралы да айтып берді.

Менде мынадай мәселе бар. Мен бір төлем аламын, бірақ бұл төлем бірнеше адамға бөлінеді. Әр жолы оны қолмен бөліп, қанша бөлігі бір жобаға, қанша бөлігі екінші жобаға қатысты екенін есептеуге тура келеді. Үлкен төлем түскенде, сол соманың белгілі бір бөлігі белгілі бір жобаға жататынын бірден көрсете алсақ, тамаша болар еді. — Алекс Шубин, Serious Development Agency негізін қалаушысы

Біздің әзірлеу тобымыз қазір Алекске жетіспейтін функцияны енгізу үстінде белсенді жұмыс істеп жатыр. Мұндай кері байланыс біз үшін өте маңызды, өйткені ол пайдаланушыларымыз өздерінің нақты қаржылық қажеттіліктерін тиімдірек басқаруы үшін Finmap құралдарын дамытуға көмектеседі.

Нәтиже қандай

• Алекс қаржысындағы хаосты реттеп, жүйелі ақша ағынын басқаруды енгізді.

Finmap қаржы сарапшысы Каринамен бірге Алекс қаңтар-ақпан айларында, оның ішінде Украинада соғыс басталған кезде компанияда не болғанын реттей алды.

Біз бәрін баптап, қаңтар мен ақпан аралығында не болғанын қарастырдық, енді сандарды түсіну бар. — Алекс Шубин, Serious Development Agency негізін қалаушысы

• Қосылған интеграциялардың арқасында транзакция деректерін тасымалдау автоматтандырылған; Алекске оны қолмен тасымалдап, уақыт жұмсаудың қажеті жоқ.

• Бизнесте не болып жатқанын бірнеше рет басу арқылы қаржылық есептерден көріп, түсінуге болады. Есептер автоматты түрде түсінікті графиктер мен диаграммалар түрінде қалыптасады. Кестелерді құрастырып, содан кейін ондаған баған сандарынан мән іздеп уақыт жоғалтудың қажеті жоқ.

Графиктер өте пайдалы. Оларда деректерді пайыздық түрде де көрсетуге болады. — Алекс Шубин, Serious Development Agency негізін қалаушысы

P&L есебі Алекс үшін де маңызды, себебі ол оған компанияның пайдасын оңай қадағалауға мүмкіндік береді.

• Алекс болашақ салық немесе несие төлемдерін жоспарлау үшін Finmap-тағы Төлем күнтізбесін пайдаланып, болашақ кірістер мен шығыстарды бақылап отыруды жоспарлап отыр.

Ең бастысы, қаржысын бақылауда ұстай отырып, ол енді бизнесінің өсуін қадағалай алады. Алекстің өзі айтқандай:

Егер біз соғыс кезінде тіпті жертөлелерден жұмыс істей алсақ, бізді тағы не тоқтата алады?

Сіз IT-компанияның иесісіз бе? Finmap көмегімен бизнесіңіздің қаржысын анық түсініп, әрбір өнім/жобаның табыстылығын көріп, жаңа өнім әзірлеуге жұмсалатын инвестицияларды дәл есептеңіз.