Így teheted rendbe a pénzügyeket bizonytalan időkben: egy IT-cég példája

Ügyféltörténet

Serious Development Agency IT-vállalat — mobilalkalmazások és weboldalak fejlesztése startupoknak.

Weboldal: https://sda.company

Alex Shubin — a Serious Development Agency IT-vállalat alapítója.
12 év programozói tapasztalattal rendelkezik.
1,5 éve kezdte el kezelni a pénzáramlását a Finmap segítségével.

Hogyan tarthatja rendben egy IT-cég tulajdonosa a vállalkozás pénzügyeit, ha napi 17–19 órát dolgozik, és gyakorlatilag nincs szabadideje? És mi van akkor, ha a cég Ukrajnában működik, és — mint ma a legtöbb vállalkozónak — egyszerre kell gondoskodnia a csapat biztonságáról és tovább építenie a vállalkozást a teljes bizonytalanság közepette?

El lehet halasztani a feladatot jobb időkre. Vagy már most le lehet tenni a rendszeres pénzügyi nyilvántartás alapjait: megérteni a számokat, tisztán látni a jelenlegi helyzetet, és adatok alapján magabiztos döntéseket hozni a jövőről. Alex, a Serious Development Agency IT-vállalat tulajdonosa ezt az utat választotta.

Ebben az esettanulmányban megmutatjuk, hogyan talált rá időt, és milyen eredményeket ért el.

Kiinduló helyzet

A Serious Development Agency IT-vállalat 2019 óta fejleszt mobilalkalmazásokat és weboldalakat. A csapatban 16 ember dolgozik, és folyamatosan bővülnek. Az ügyfelektől érkező projektek és feladatok száma is egyre nő.

Ha nincs átlátható cash flow-kezelés, könnyű elveszni a bevételek, kiadások, rendszeres fizetések és tartozások káoszában. Ezért döntött úgy Alex, a cég alapítója, hogy ideje bevezetni a rendszeres pénzáramlás-kezelést.

Úgy döntöttem, végre rendbe teszem a vállalkozásomat. Rájöttem ugyanis, hogy nem értem, mi történik, mennyi pénzt vehetek ki, és így tovább. — Alex Shubin, a Serious Development Agency alapítója

Feladat

Mindig azt mondjuk: pusztán a nyilvántartás kedvéért vezetni a cash flow-t hiba. Mielőtt tehát rendszerbe tennéd a pénzügyeidet, meg kell határoznod, miért van szükséged a nyilvántartásra, és hogyan segíti a cash flow-kezelés a vállalkozásod növekedését. Alex ezeket a célokat tűzte ki maga elé:

• Megszabadulni a pénzügyi káosztól.

Tisztán látni, mennyit keres a cég, mennyi osztalékot lehet kivenni, és mi történik valójában a vállalkozásban.

• Figyelni a számlaegyenlegeket és a tervezett bevételeket.

Hogy lássa, mennyi pénz áll rendelkezésre most, és mennyire számíthat a jövőben.

• Időt megtakarítani.

Alex jelenleg napi 17–19 órát dolgozik. Nincs elég ideje arra, hogy külön a cash flow kezelésére koncentráljon.

Most általában több a munka, mert folyamatosan veszünk fel új munkatársakat, és velük is foglalkozni kell. Emellett több időt kell fordítanunk az ügyfelek kiszolgálására is, hogy megnyugtassuk őket: a háború ellenére is képesek vagyunk teljesíteni az igényeiket. — Alex Shubin, a Serious Development Agency alapítója

• Rendszeresen, mégis egyszerűen követni a pénzáramlást

Amikor mindent Google-táblázatokba vittem fel, rájöttem, hogy vannak dolgok, amelyeket könnyen kihagyhatok, és nem veszek figyelembe. Időt kell szánni a beállításokra, ugyanazokra a riportokra és így tovább. És mivel tudom, hogy az idő pénz, nekem egyszerűbb egy helyen vezetni az összes dokumentációt, és több lehetőségből választani a különböző riportokhoz, integrációkhoz… — Alex Shubin, a Serious Development Agency alapítója

Alex úgy döntött, hogy a Finmap bevezetésével oldja meg ezeket az üzleti feladatokat.

Megoldás

Alex először másfél évvel ezelőtt próbálta ki a Finmapet. Akkor azonban még nem sikerült teljesen a vállalkozására szabnia a szolgáltatás funkcióit, ezért átváltott egy másik termékre. Ott viszont sok hibával találkozott, amelyek megnehezítették a munkáját. Így úgy döntött, visszatér a Finmaphez.

Miért a Finmap? Mert korábban már használtam. Részt vettem Ivan és Oleksandr* kurzusain is. — Alex Shubin, a Serious Development Agency alapítója

‍* Ivan Kaunov és Oleksandr Solovey a Finmap társalapítói. Ivan vezette a „Pénzügyek érthetően” című kurzust. Idővel bővítettük és kiegészítettük az anyagot, amelyből megszületett Oleksandr Solovei „Üzleti pénzek” című kurzusa arról, hogyan juthatnak el a vállalkozók a pénzügyi káosztól a rendszerig mindössze 5 lépésben.

Alex úgy döntött, hogy a szolgáltatás bevezetéséhez rögtön igénybe veszi egy Finmap pénzügyi szakértő* segítségét, hogy időt takarítson meg a beállításokon, és megtalálja a fő fókuszpontokat a cége cash flow-kezelésében.

* Felhasználóink kérhetnek segítséget a Finmap pénzügyi szakértőitől, és választhatnak asszisztenst, menedzsert vagy mentort. Ingyenes konzultációt is foglalhatsz, ahol többet megtudhatsz erről a szolgáltatásról.

Alex első lépésként összekapcsolta és hozzáadta a cég összes számláját a Finmap rendszeréhez, hogy egy képernyőn lássa az aktuális egyenlegeket.

A következő lépés a Privatbankkal és a Wise pénzátutalási rendszerrel való szinkronizálás volt. Így minden bevétel és kiadás automatikusan bekerül a Finmap rendszerébe, és megjelenik a pénzügyi riportokban.

A szinkronizálás:

• időt takarít meg a kézi adatbevitelhez képest;
• egyszerűbbé teszi a számlák követését;
• kiküszöböli annak kockázatát, hogy egy-egy fizetés kimaradjon.

Még azokat a kisebb kiadásokat is automatikusan figyelembe veszi a rendszer, amelyeket gyakran észre sem veszünk (például az utalási díjakat vagy az app- és szolgáltatás-előfizetéseket). Ennek eredményeként a felhasználók pontosabb képet kapnak a cég pénzügyi helyzetéről.

Mivel Alex egyik célja az volt, hogy megértse, mennyit keres a cég, külön figyelmet fordított az eredménykimutatásra (P&L)*.

* A P&L riport megmutatja a vállalat nyereségét és veszteségét egy adott időszakban, például egy hónapban. A Finmap automatikusan készíti el a felhasználó által rögzített adatok, valamint a banki és egyéb szolgáltatásokkal létrehozott integrációkon keresztül beérkező adatok alapján.

Alex azt is tervezi, hogy rendszeresen használni fogja a fizetési naptárat* a jövőbeli bevételek kontrollálására és a közelgő kiadások előzetes követésére.

* Ha a felhasználó hozzáadja a jövőbeli kiadásokat és bevételeket a Finmaphez, azok megjelennek a Naptárban, a rendszer pedig időben emlékezteti a tervezett fizetésre vagy az ügyféltartozás beszedésére.

‍

Emellett a Naptár azt is megmutatja, hogy egy adott dátumon lesz-e elég pénz minden kiadás fedezésére, vagy fennáll-e a cash gap kockázata (átmeneti helyzet, amikor a vállalkozásnak nincs elég pénze az összes szükséges kiadás kifizetésére).

A Serious Development Agency alapítója ugyanakkor jelezte nekünk, hogy van egy funkció, amely különösen fontos lenne a vállalkozása számára.

Van egy ilyen problémám. Beérkezik egy fizetés, de ezt az összeget egyszerre több ember között kell felosztani. Minden alkalommal kézzel kell szétbontanom, és kiszámolnom, hogy ebből mennyi tartozik az egyik projekthez, és mennyi a másikhoz. Jó lenne, ha egy nagyobb beérkező fizetésnél meg lehetne adni, hogy abból egy bizonyos összeg egy konkrét projekthez tartozik. — Alex Shubin, a Serious Development Agency alapítója

Fejlesztőcsapatunk jelenleg aktívan dolgozik azon, hogy megvalósítsa azt a funkciót, amely Alexnek hiányzik. Ez a visszajelzés számunkra rendkívül értékes, mert segít olyan Finmap-eszközöket fejleszteni, amelyekkel felhasználóink hatékonyabban kezelhetik a saját, konkrét pénzügyi igényeiket.

Mi lett az eredmény?

• Alex rendet tett a pénzügyeiben és beállította a rendszeres cash flow-kezelést.

Karina, a Finmap pénzügyi szakértője segítségével Alex át tudta látni, mi történt a cégben januárban és februárban, beleértve azt az időszakot is, amikor elkezdődött a háború Ukrajnában.

Mindent beállítottunk, megnéztük, mi történt január és február között, és most már értjük a számokat. — Alex Shubin, a Serious Development Agency alapítója

• A bekapcsolt integrációknak köszönhetően a tranzakciós adatok átvitele automatizált; Alexnek nem kell kézzel átmásolnia őket, és időt töltenie ezzel.

• A pénzügyi riportok néhány kattintással elérhetők, így azonnal látszik, mi történik a vállalkozásban. A riportok automatikusan készülnek el, könnyen érthető grafikonok és diagramok formájában. Nem kell időt vesztegetni táblázatok összerakására, majd hosszú számoszlopok értelmezésére.

A grafikonok nagyon hasznosak. Még százalékos formában is meg lehet jeleníteni bennük az adatokat. — Alex Shubin, a Serious Development Agency alapítója

A P&L riport azért is fontos Alex számára, mert lehetővé teszi, hogy egyszerűen nyomon kövesse a cég nyereségét.

• Alex azt tervezi, hogy a Finmap fizetési naptárát használja majd a jövőbeli bevételek és kiadások követésére (például adó- vagy hitelfizetések tervezésére).

A legfontosabb, hogy miután kézben tartja a pénzügyeit, most már a vállalkozása növekedését is nyomon tudja követni. Végül is, ahogy Alex mondja:

Ha háborús időkben, akár pincékből dolgozva is működni tudunk, akkor mi állíthatna meg minket?

IT-cég tulajdonosa vagy? A Finmap segítségével értsd meg vállalkozásod pénzügyeit, lásd tisztán minden termék/projekt nyereségességét, és számold ki pontosan az új termékfejlesztésekbe fektetett összegeket.