Zo krijg je grip op je financiën in turbulente tijden: het voorbeeld van een IT-bedrijf

Klantcase

IT-bedrijf Serious Development Agency — ontwikkeling van mobiele apps en websites voor startups.

Website: https://sda.company

Alex Shubin — oprichter van IT-bedrijf Serious Development Agency.
Heeft 12 jaar programmeerervaring.
Hij begon 1,5 jaar geleden met het beheren van zijn cashflow in Finmap.

Hoe houd je als eigenaar van een IT-bedrijf je geldzaken op orde als je 17 tot 19 uur per dag werkt en letterlijk geen vrije tijd hebt? En wat als je bedrijf in Oekraïne is gevestigd en je, net als de meeste ondernemers vandaag, moet zorgen voor de veiligheid van je team en je bedrijf verder moet laten groeien in omstandigheden van totale onzekerheid?

Je kunt zo’n taak uitstellen tot betere tijden. Of je kunt nu al de basis leggen voor een gestructureerde administratie: je cijfers begrijpen, helder zien hoe je bedrijf ervoor staat en op basis van data met vertrouwen beslissingen nemen over de toekomst. Alex, eigenaar van het IT-bedrijf Serious Development Agency, koos voor die tweede weg.

In deze case vertellen we hoe hij daar tijd voor vond en welke resultaten hij behaalde.

Uitgangssituatie

Het IT-bedrijf Serious Development Agency ontwikkelt sinds 2019 mobiele apps en websites. Het team telt 16 mensen en blijft groeien. Ook het aantal projecten en klanttaken neemt toe.

Zonder overzichtelijk cashflowbeheer verdrink je al snel in de chaos van inkomsten, uitgaven, vaste betalingen en schulden. Daarom besloot Alex, de oprichter van het bedrijf, dat het tijd was om gestructureerd cashflowbeheer in te voeren.

Ik besloot eindelijk orde op zaken te stellen in mijn bedrijf. Want ik besefte dat ik niet begreep wat er precies gebeurde, hoeveel geld ik eruit kon halen, enzovoort. — Alex Shubin, oprichter van Serious Development Agency

Doel

We zeggen het vaak: je cashflow bijhouden alleen om het bijhouden is een fout. Voordat je je geldzaken structureel op orde brengt, moet je daarom bepalen waarom je ze wilt bijhouden en hoe cashflowbeheer je helpt om je bedrijf te laten groeien. Alex stelde zichzelf de volgende doelen:

• Afrekenen met de financiële chaos.

Duidelijk begrijpen hoeveel het bedrijf verdient, hoeveel dividend je kunt opnemen en wat er in je bedrijf gebeurt.

• Rekeningsaldi en geplande inkomsten monitoren.

Zo zie je hoeveel geld er nu beschikbaar is en wat je in de toekomst kunt verwachten.

• Tijd besparen.

Alex werkt momenteel 17 tot 19 uur per dag. Hij heeft niet genoeg tijd om zich op cashflowbeheer te concentreren.

Over het algemeen is er nu meer werk, omdat we voortdurend nieuwe medewerkers aannemen en daar aandacht aan moeten besteden. Daarnaast moeten we meer tijd steken in klantenservice, om onze klanten gerust te stellen dat we ondanks de oorlog aan hun behoeften kunnen voldoen. — Alex Shubin, oprichter van Serious Development Agency

• Cashflow gestructureerd, maar eenvoudig bijhouden

Toen ik alles in Google Spreadsheets invoerde, merkte ik dat er dingen waren die ik misschien over het hoofd zou zien en niet zou meenemen. Je moet tijd besteden aan de inrichting, dezelfde rapporten maken, enzovoort. En omdat ik weet dat tijd geld is, is het voor mij makkelijker om alle documentatie op één plek te bewaren en meerdere opties te hebben voor verschillende rapporten, integraties… — Alex Shubin, oprichter van Serious Development Agency

Alex besloot Finmap in te zetten om zijn zakelijke financiële vraagstukken op te lossen.

Oplossing

Alex probeerde Finmap anderhalf jaar geleden voor het eerst. Toen lukte het hem nog niet om de mogelijkheden van de service volledig op zijn bedrijf toe te passen, waarna hij overstapte naar een ander product. Maar daar liep Alex tegen veel bugs aan die zijn werk lastiger maakten. Daarom besloot hij opnieuw terug te keren naar Finmap.

Waarom Finmap? Omdat ik al gebruiker was. Ik had cursussen gevolgd bij zowel Ivan als Oleksandr*. — Alex Shubin, oprichter van Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov en Oleksandr Solovey zijn allebei medeoprichters van Finmap. Ivan gaf de cursus “Finance in plain language”. In de loop van de tijd hebben we de informatie uitgebreid en aangevuld. Daaruit ontstond Oleksandr Solovey’s cursus “Business Money”, over hoe ondernemers in slechts 5 stappen van financiële chaos naar een systeem gaan.

Bij de start met de service besloot Alex meteen de hulp van een financieel expert van Finmap* in te schakelen om tijd te besparen bij de inrichting en om de belangrijkste aandachtspunten in het cashflowbeheer van zijn bedrijf scherp te krijgen.

* Onze gebruikers kunnen hulp aanvragen bij de financiële experts van Finmap en kiezen voor een assistent, manager of mentor. Je kunt een gratis consult boeken en meer over deze service te weten komen.

Het eerste wat Alex deed, was alle bedrijfsrekeningen koppelen en toevoegen aan Finmap, zodat hij alle huidige saldi in één scherm kon zien.

De volgende stap was synchroniseren met PrivatBank en het geldoverboekingssysteem Wise. Zo worden alle inkomsten en uitgaven automatisch geüpload naar Finmap en weergegeven in de financiële rapporten.

De synchronisatie:

• bespaart tijd op handmatige gegevensinvoer;
• maakt het bijhouden van rekeningen eenvoudiger;
• neemt het risico weg dat een bepaalde betaling kwijtraakt.

Zelfs kleine uitgaven die vaak over het hoofd worden gezien (zoals overschrijvingskosten of betalingen voor app- en serviceabonnementen) worden automatisch meegenomen. Daardoor krijgen gebruikers een nauwkeuriger beeld van de financiële situatie van het bedrijf.

Omdat een van Alex’ doelen was om te begrijpen hoeveel het bedrijf verdient, besteedde hij extra aandacht aan de winst-en-verliesrekening (P&L)*.

* De P&L-rapportage toont de winst en het verlies van een bedrijf over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand. In Finmap wordt dit rapport automatisch gegenereerd op basis van de gegevens die de gebruiker invoert en die via integraties met banken en andere diensten in de service terechtkomen.

Alex is ook van plan om de betaalkalender* regelmatig bij te houden om toekomstige inkomsten te controleren en komende uitgaven vooraf te volgen.

* Door toekomstige uitgaven en inkomsten aan Finmap toe te voegen, ziet de gebruiker ze in de kalender en krijgt hij op tijd een herinnering om de geplande betaling te doen of een openstaande klantbetaling te innen.

‍

Daarnaast laat de kalender zien of er op een bepaalde datum genoeg geld is om alle uitgaven te dekken, of dat er een risico op een cash gap is: een tijdelijke situatie waarin een bedrijf niet genoeg geld heeft om alle noodzakelijke uitgaven te betalen.

Toch wees de oprichter van Serious Development Agency ons ook op een functie die voor zijn bedrijf extra belangrijk is.

Ik loop tegen het volgende aan. Ik ontvang één betaling, maar die betaling is bedoeld voor meerdere mensen tegelijk. Ik moet die elke keer handmatig opsplitsen en berekenen welk deel van deze betaling bij het ene project hoort en welk deel bij een ander. Het zou mooi zijn als er een grote betaling binnenkomt en we kunnen aangeven dat een bepaald bedrag uit die betaling bij een specifiek project hoort. — Alex Shubin, oprichter van Serious Development Agency

Ons developmentteam werkt nu actief aan de functionaliteit die Alex nog mist. Deze feedback is voor ons enorm waardevol, omdat die ons helpt Finmap-tools te ontwikkelen waarmee onze gebruikers hun specifieke financiële behoeften efficiënter kunnen beheren.

Wat is het resultaat?

• Alex bracht orde in zijn financiën en richtte gestructureerd cashflowbeheer in.

Samen met Karina, financieel expert bij Finmap, kon Alex uitzoeken wat er in januari en februari in het bedrijf gebeurde, ook rond het moment waarop de oorlog in Oekraïne begon.

We hebben alles ingericht, gekeken wat er tussen januari en februari gebeurde, en nu is er inzicht in de cijfers. — Alex Shubin, oprichter van Serious Development Agency

• Dankzij de gekoppelde integraties is de overdracht van transactiegegevens geautomatiseerd; Alex hoeft ze niet handmatig over te zetten en daar tijd aan te besteden.

• Je kunt met een paar klikken financiële rapporten bekijken en begrijpen wat er in je bedrijf gebeurt. Rapporten worden automatisch gegenereerd in de vorm van duidelijke grafieken en diagrammen. Je hoeft geen tijd te verspillen aan het samenstellen van tabellen en daarna proberen wijs te worden uit tientallen kolommen met cijfers.

Grafieken zijn best handig. Je kunt de data er zelfs in percentages in weergeven. — Alex Shubin, oprichter van Serious Development Agency

Ook het P&L-rapport is belangrijk voor Alex, omdat hij daarmee de winst van het bedrijf eenvoudig kan volgen.

• Alex is van plan de betaalkalender in Finmap te gebruiken om toekomstige inkomsten en uitgaven te monitoren, bijvoorbeeld om belasting- of leningbetalingen te plannen.

Het belangrijkste: nu hij zijn financiën onder controle heeft, kan hij de groei van zijn bedrijf volgen. Want zoals Alex zegt:

Als we in oorlogstijd kunnen werken, zelfs vanuit kelders, wat kan ons dan nog tegenhouden?

Ben jij eigenaar van een IT-bedrijf? Krijg grip op de financiën van je bedrijf, zie duidelijk de winstgevendheid van elk product of project en bereken nauwkeurig je investeringen in de ontwikkeling van nieuwe producten met Finmap.