Jak uporządkować finanse w niespokojnych czasach: case study firmy IT

Karta klienta

Serious Development Agency — firma IT tworząca aplikacje mobilne i strony internetowe dla startupów.

Strona internetowa: https://sda.company

Alex Shubin — założyciel firmy IT Serious Development Agency.
Ma 12 lat doświadczenia w programowaniu.
Zarządzanie przepływem gotówki zaczął prowadzić z Finmap 1,5 roku temu.

Jak właściciel firmy IT ma utrzymać porządek w finansach, jeśli pracuje 17-19 godzin na dobę i dosłownie nie ma wolnej chwili? A co, jeśli firma działa w Ukrainie i — jak większość przedsiębiorców dzisiaj — musi dbać o bezpieczeństwo zespołu i jednocześnie rozwijać biznes w warunkach totalnej niestabilności?

Można odłożyć ten temat do lepszych czasów. Albo już teraz zbudować fundamenty systematycznej księgowości zarządczej, rozumiejąc liczby, widząc jasno bieżący stan rzeczy i podejmując pewne decyzje o przyszłości na podstawie danych. Alex, właściciel firmy IT Serious Development Agency, wybrał tę drogę.

W tym case study opowiemy, jak udało mu się znaleźć na to czas i jakie rezultaty osiągnął.

Sytuacja wyjściowa

Firma IT Serious Development Agency tworzy aplikacje mobilne i strony internetowe od 2019 roku. Zespół liczy 16 osób i wciąż się powiększa. Rośnie też liczba projektów i zadań od klientów.

Bez uporządkowanego zarządzania przepływem gotówki łatwo utonąć w chaosie wpływów, wydatków, stałych płatności i długów. Dlatego Alex, założyciel firmy, zdecydował, że konieczne jest wdrożenie systematycznego zarządzania przepływem gotówki.

Zdecydowałem się jednak uporządkować swój biznes. Bo zrozumiałem, że nie rozumiem, co się dzieje, ile pieniędzy mógłbym wypłacić i tak dalej. — Alex Shubin, założyciel Serious Development Agency

Zadanie

Zawsze powtarzamy: śledzenie przepływu gotówki dla samego śledzenia to błąd. Zanim systematycznie uporządkujesz swoje finanse, musisz określić, po co właściwie to robisz i jak zarządzanie przepływem gotówki pomoże rozwijać Twój biznes. Alex postawił sobie następujące cele:

• Uporządkować finansowy bałagan.

Jasno rozumieć, ile firma zarabia, jaką dywidendę można wypłacić i co dzieje się w biznesie.

• Kontrolować salda kont i planowane wpływy.

Chodzi o to, by widzieć, ile pieniędzy jest teraz i ile można spodziewać się w przyszłości.

• Zaoszczędzić czas.

Teraz Alex pracuje 17-19 godzin dziennie. Nie ma czasu, by skupić się na zarządzaniu przepływem gotówki.

Ogólnie teraz jest więcej pracy, bo stale zatrudniamy nowych ludzi i trzeba się nimi zająć. Do tego musimy poświęcać więcej czasu obsłudze klientów, żeby zapewnić ich, że mimo wojny jesteśmy w stanie zaspokoić ich potrzeby. — Alex Shubin, założyciel Serious Development Agency

• Śledzić przepływ gotówki w sposób systematyczny, ale prosty

Kiedy wpisywałem wszystko do arkuszy Google, zorientowałem się, że mogę coś przeoczyć i nie uwzględnić. Trzeba poświęcić czas na skonfigurowanie tych samych raportów i tak dalej. A skoro rozumiem, że czas to pieniądz, wygodniej jest mi trzymać całą dokumentację w jednym miejscu i mieć wiele opcji do generowania różnych raportów, integracji… — Alex Shubin, założyciel Serious Development Agency

Alex postanowił wdrożyć Finmap, żeby rozwiązać sprawy swojego biznesu.

Rozwiązanie

Alex po raz pierwszy wypróbował Finmap półtora roku temu. Wtedy jednak nie udało mu się w pełni wykorzystać funkcji serwisu w swoim biznesie i przeszedł na inny produkt. Ale napotkał tam wiele błędów, które utrudniały mu pracę. Dlatego postanowił wrócić do Finmap

Dlaczego Finmap — bo byłem już użytkownikiem. Ukończyłem kursy zarówno u Ivana, jak i u Ołeksandra*. — Alex Shubin, założyciel Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov i Ołeksandr Solovey są współzałożycielami Finmap. Ivan prowadził kurs «Finanse prostym językiem». Z czasem rozszerzyliśmy i uzupełniliśmy tę wiedzę, co zaowocowało kursem Ołeksandra Soloveia «Pieniądze w biznesie» o tym, jak przedsiębiorcy mogą przejść od chaosu finansowego do systemu w zaledwie 5 krokach.

Korzystając z usługi, Alex od razu zdecydował się skorzystać z pomocy eksperta finansowego Finmap*, aby zaoszczędzić czas na konfiguracji i zobaczyć kluczowe punkty w zarządzaniu przepływem gotówki swojej firmy.

* Nasi użytkownicy mogą poprosić o potrzebną pomoc ekspertów finansowych Finmap i wybrać asystenta, menedżera lub mentora. Możesz umówić się na bezpłatną konsultację i dowiedzieć się więcej o tej usłudze.

Alex przede wszystkim podłączył i dodał wszystkie konta firmy do Finmap, dzięki czemu mógł zobaczyć wszystkie salda, jakie ma w danym momencie, na jednym ekranie.

Kolejny krok to synchronizacja z Privatbankiem i systemem przelewów Wise. Dzięki temu wszystkie wpływy i wydatki są automatycznie przesyłane do Finmap i wyświetlane w raportach finansowych.

Synchronizacja:

• oszczędza czas na ręczne wprowadzanie danych;
• sprawia, że śledzenie kont jest łatwiejsze;
• eliminuje ryzyko przeoczenia konkretnej płatności.

Nawet drobne wydatki, które są często pomijane (np. opłaty za przelewy czy subskrypcje aplikacji i usług), zostaną uwzględnione automatycznie. Dzięki temu użytkownicy otrzymują dokładniejszy obraz sytuacji finansowej firmy.

Ponieważ jednym z zadań Alexa było zrozumienie, ile zarabia firma, szczególną uwagę poświęcił rachunkowi zysków i strat ( P&L)*.

* Rachunek P&L pokazuje zyski i straty firmy za określony okres, np. miesiąc. W Finmap generowany jest automatycznie na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika oraz przesyłanych do serwisu dzięki integracjom z bankami i innymi usługami.

Alex planuje też regularnie korzystać z Kalendarza płatności*, aby kontrolować przyszłe wpływy i z wyprzedzeniem śledzić nadchodzące wydatki.

* Dodając przyszłe wydatki i wpływy do Finmap, użytkownik zobaczy je w Kalendarzu i otrzyma przypomnienie o zaplanowanej płatności lub konieczności odzyskania długu od klienta.

‍

Poza tym Kalendarz pokaże, czy wystarczy pieniędzy na pokrycie wszystkich wydatków w danym dniu, albo czy istnieje ryzyko luki gotówkowej (tymczasowej sytuacji, w której firmie brakuje środków na pokrycie wszystkich niezbędnych wydatków).

Jednak założyciel Serious Development Agency wspomniał też o kwestii, która szczególnie dotyczy jego biznesu.

Mam taki problem. Otrzymuję jedną płatność, ale ta płatność jest przeznaczona na kilka osób jednocześnie. Za każdym razem muszę ją ręcznie rozdzielać i obliczać, jaka część tej płatności dotyczy jednego konkretnego projektu, a jaka innego. Byłoby świetnie, gdyby przy dużej wpłacie można było od razu określić, że konkretna kwota z tej płatności dotyczy konkretnego projektu. — Alex Shubin, założyciel Serious Development Agency

Nasz zespół deweloperski aktywnie pracuje teraz nad wdrożeniem funkcji, której brakuje Alexowi. Taka informacja zwrotna jest dla nas bardzo ważna, bo pomaga rozwijać narzędzia Finmap, dzięki którym użytkownicy mogą efektywniej zarządzać swoimi konkretnymi potrzebami finansowymi.

Jaki jest efekt

• Alex uporządkował bałagan w finansach i wdrożył systematyczne zarządzanie przepływem gotówki.

Wraz z ekspertką finansową Finmap Kariną Alex mógł uporządkować to, co działo się w firmie w styczniu-lutym, w tym w okresie, gdy zaczęła się wojna w Ukrainie.

Skonfigurowaliśmy wszystko, przeanalizowaliśmy, co działo się między styczniem a lutym, i teraz mam jasność co do liczb. — Alex Shubin, założyciel Serious Development Agency

• Dzięki podłączonym integracjom przesyłanie danych o transakcjach jest zautomatyzowane; Alex nie musi już robić tego ręcznie i tracić na to czasu.

• Można zobaczyć raporty finansowe w kilka kliknięć i zrozumieć, co dzieje się w biznesie. Raporty generowane są automatycznie w formie łatwych do zrozumienia wykresów i diagramów. Nie trzeba już tracić czasu na składanie tabel, a potem próbować rozgryźć dziesiątki kolumn liczb.

Wykresy są naprawdę przydatne. Można w nich nawet przedstawić dane w procentach. — Alex Shubin, założyciel Serious Development Agency

Raport P&L jest dla Alexa równie ważny, bo pozwala mu łatwo śledzić zyski firmy.

• Alex planuje korzystać z Kalendarza płatności w Finmap, aby monitorować przyszłe wpływy i wydatki (np. planować płatności podatkowe czy raty kredytu).

Co najważniejsze, mając finanse pod kontrolą, może teraz śledzić wzrost swojego biznesu. Jak mówi sam Alex:

Jeśli pracujemy w czasie wojny, nawet z piwnic, to co jeszcze może nas powstrzymać?

Jesteś właścicielem firmy IT? Zrozum finanse swojego biznesu, jasno zobacz rentowność każdego produktu/projektu i dokładnie policz swoje inwestycje w rozwój nowych produktów dzięki Finmap.