Πώς να βάλετε σε τάξη τα οικονομικά σας σε περιόδους αβεβαιότητας: η περίπτωση μιας εταιρείας πληροφορικής

Κάρτα περίπτωσης χρήστη

Serious Development Agency IT company — ανάπτυξη mobile εφαρμογών και ιστοσελίδων για startups.

Ιστότοπος: https://sda.company

Alex Shubin — ιδρυτής της εταιρείας IT Serious Development Agency.
Έχει 12 χρόνια εμπειρίας στον προγραμματισμό.
Ξεκίνησε να διαχειρίζεται τις ταμειακές ροές του με το Finmap πριν από 1,5 χρόνο.

Πώς μπορεί ο ιδιοκτήτης μιας εταιρείας IT να κρατά τα οικονομικά της επιχείρησης σε τάξη, όταν δουλεύει 17-19 ώρες την ημέρα και ουσιαστικά δεν έχει καθόλου ελεύθερο χρόνο; Και τι γίνεται όταν η εταιρεία βρίσκεται στην Ουκρανία και, όπως οι περισσότεροι επιχειρηματίες σήμερα, πρέπει να φροντίσει για την ασφάλεια της ομάδας και ταυτόχρονα να συνεχίσει να αναπτύσσει την επιχείρηση μέσα σε συνθήκες απόλυτης αστάθειας;

Θα μπορούσε να το αφήσει για αργότερα, όταν τα πράγματα θα ήταν πιο ήρεμα. Ή θα μπορούσε να βάλει από τώρα τις βάσεις για συστηματική οικονομική παρακολούθηση, κατανοώντας τους αριθμούς, βλέποντας καθαρά την τρέχουσα κατάσταση και παίρνοντας σίγουρες αποφάσεις για το μέλλον με βάση τα δεδομένα. Ο Alex, ιδιοκτήτης της εταιρείας IT Serious Development Agency, επέλεξε τον δεύτερο δρόμο.

Σε αυτή την περίπτωση χρήσης, θα σας δείξουμε πώς κατάφερε να βρει τον χρόνο και τι αποτελέσματα πέτυχε.

Αφετηρία

Η εταιρεία IT Serious Development Agency αναπτύσσει mobile εφαρμογές και ιστοσελίδες από το 2019. Η ομάδα αριθμεί 16 άτομα και συνεχίζει να μεγαλώνει. Αυξάνονται επίσης τα έργα και οι εργασίες από πελάτες.

Αν δεν παρακολουθείς οργανωμένα τις ταμειακές ροές, είναι εύκολο να χαθείς μέσα στο χάος εσόδων, εξόδων, πάγιων πληρωμών και οφειλών. Γι’ αυτό ο Alex, ιδρυτής της εταιρείας, αποφάσισε ότι έπρεπε να εφαρμόσει συστηματική διαχείριση ταμειακών ροών.

Αποφάσισα επιτέλους να βάλω την επιχείρησή μου σε τάξη. Γιατί κατάλαβα ότι δεν ήξερα τι ακριβώς συμβαίνει, πόσα χρήματα μπορώ να τραβήξω και ούτω καθεξής. — Alex Shubin, ιδρυτής της Serious Development Agency

Στόχος

Το λέμε πάντα: η παρακολούθηση των ταμειακών ροών απλώς για να «κρατάμε λογαριασμό» είναι λάθος. Πριν λοιπόν αρχίσετε να βάζετε συστηματικά τα οικονομικά σας σε τάξη, χρειάζεται να ξεκαθαρίσετε γιατί θέλετε να τα παρακολουθείτε και πώς η διαχείριση των ταμειακών ροών θα βοηθήσει την επιχείρησή σας να αναπτυχθεί. Ο Alex έθεσε τους εξής στόχους:

• Να απαλλαγεί από το οικονομικό χάος.

Να καταλαβαίνει καθαρά πόσα κερδίζει η εταιρεία, πόσα μερίσματα μπορεί να πάρει και τι πραγματικά συμβαίνει στην επιχείρηση.

• Να παρακολουθεί τα υπόλοιπα των λογαριασμών και τα προγραμματισμένα έσοδα.

Δηλαδή να βλέπει πόσα χρήματα υπάρχουν αυτή τη στιγμή και τι μπορεί να περιμένει στο μέλλον.

• Να εξοικονομήσει χρόνο.

Ο Alex δουλεύει πλέον 17-19 ώρες την ημέρα. Δεν του μένει αρκετός χρόνος για να ασχοληθεί ουσιαστικά με τη διαχείριση των ταμειακών ροών.

Γενικά, τώρα υπάρχει περισσότερη δουλειά, γιατί προσλαμβάνουμε συνεχώς νέους ανθρώπους και πρέπει να τους αφιερώνουμε χρόνο. Επιπλέον, πρέπει να δίνουμε περισσότερη προσοχή στην εξυπηρέτηση πελατών, ώστε να καθησυχάζουμε τους πελάτες μας ότι, ακόμη και παρά τον πόλεμο, μπορούμε να καλύψουμε τις ανάγκες τους. — Alex Shubin, ιδρυτής της Serious Development Agency

• Να παρακολουθεί τις ταμειακές ροές με συστηματικό αλλά απλό τρόπο

Όταν περνούσα τα πάντα σε Google spreadsheets, κατάλαβα ότι υπήρχαν πράγματα που μπορούσα να μου ξεφύγουν και να μην τα λάβω υπόψη. Χρειάζεται να αφιερώσεις χρόνο για να το στήσεις, να φτιάξεις αναφορές και όλα τα σχετικά. Και επειδή καταλαβαίνω ότι ο χρόνος είναι χρήμα, μου είναι πιο εύκολο να κρατάω όλη την τεκμηρίωση σε ένα μέρος και να έχω διάφορες επιλογές για διαφορετικές αναφορές, ενσωματώσεις… — Alex Shubin, ιδρυτής της Serious Development Agency

Ο Alex αποφάσισε να εφαρμόσει το Finmap για να λύσει τα επιχειρηματικά του ζητήματα.

Λύση

Ο Alex δοκίμασε για πρώτη φορά το Finmap πριν από ενάμιση χρόνο. Τότε όμως δεν κατάφερε να αξιοποιήσει πλήρως τις δυνατότητες της υπηρεσίας στην επιχείρησή του και πέρασε σε άλλο προϊόν. Εκεί όμως βρήκε πολλά σφάλματα που δυσκόλευαν τη δουλειά του. Έτσι αποφάσισε να επιστρέψει ξανά στο Finmap

Γιατί Finmap; Επειδή ήμουν ήδη χρήστης. Είχα παρακολουθήσει μαθήματα τόσο από τον Ivan όσο και από τον Oleksandr*. — Alex Shubin, ιδρυτής της Serious Development Agency

‍* Ο Ivan Kaunov και ο Oleksandr Solovey είναι συνιδρυτές του Finmap. Ο Ivan δίδαξε το μάθημα «Οικονομικά με απλά λόγια». Με τον καιρό επεκτείναμε και εμπλουτίσαμε το υλικό, από το οποίο προέκυψε το μάθημα του Oleksandr Solovei «Τα χρήματα της επιχείρησης», για το πώς οι επιχειρηματίες μπορούν να περάσουν από το οικονομικό χάος σε ένα σύστημα, σε μόλις 5 βήματα.

Μαζί με την υπηρεσία, ο Alex αποφάσισε να αξιοποιήσει εξαρχής τη βοήθεια ενός οικονομικού ειδικού της Finmap* για να εξοικονομήσει χρόνο στο στήσιμο και να εντοπίσει τα σημεία εστίασης στη διαχείριση ταμειακών ροών για την εταιρεία του.

* Οι χρήστες μας μπορούν να ζητήσουν τη βοήθεια που χρειάζονται από τους οικονομικούς ειδικούς της Finmap και να επιλέξουν βοηθό, διαχειριστή ή μέντορα. Μπορείτε να κλείσετε δωρεάν συμβουλευτική συνεδρία και να μάθετε περισσότερα για αυτή την υπηρεσία.

Το πρώτο πράγμα που έκανε ο Alex ήταν να συνδέσει και να προσθέσει όλους τους λογαριασμούς της εταιρείας στο Finmap, ώστε να βλέπει όλα τα διαθέσιμα υπόλοιπα που έχει εκείνη τη στιγμή σε μία οθόνη.

Το επόμενο βήμα ήταν ο συγχρονισμός με την Privatbank και το σύστημα μεταφοράς χρημάτων Wise. Έτσι, όλα τα έσοδα και τα έξοδα ανεβαίνουν αυτόματα στο Finmap και εμφανίζονται στις οικονομικές αναφορές.

Ο συγχρονισμός:

• εξοικονομεί χρόνο από τη χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων;
• κάνει την παρακολούθηση των λογαριασμών πιο εύκολη;
• εξαλείφει τον κίνδυνο να χαθεί κάποια πληρωμή.

Ακόμη και τα μικρά έξοδα που συχνά περνούν απαρατήρητα (όπως προμήθειες μεταφορών ή πληρωμές για συνδρομές σε εφαρμογές και υπηρεσίες) λαμβάνονται αυτόματα υπόψη. Έτσι, οι χρήστες αποκτούν μια πιο ακριβή εικόνα της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας.

Καθώς ένας από τους στόχους του Alex ήταν να καταλαβαίνει πόσα κερδίζει η εταιρεία, έδωσε ιδιαίτερη προσοχή στην κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης ( P&L)*.

* Η αναφορά P&L δείχνει τα κέρδη και τις ζημιές μιας εταιρείας για μια συγκεκριμένη περίοδο, π.χ. έναν μήνα. Δημιουργείται αυτόματα στο Finmap με βάση τα δεδομένα που καταχωρίζει ο χρήστης και όσα εισάγονται στην υπηρεσία μέσω ενσωματώσεων με τράπεζες και άλλες υπηρεσίες.

Ο Alex σκοπεύει επίσης να χρησιμοποιεί τακτικά το Ημερολόγιο πληρωμών* για να ελέγχει τα μελλοντικά έσοδα και να παρακολουθεί εκ των προτέρων τα επερχόμενα έξοδα.

* Προσθέτοντας μελλοντικά έξοδα και έσοδα στο Finmap, ο χρήστης τα βλέπει στο Ημερολόγιο και λαμβάνει υπενθύμιση ώστε να κάνει την προγραμματισμένη πληρωμή ή να εισπράξει την οφειλή πελάτη εγκαίρως.

‍

Επιπλέον, το Ημερολόγιο δείχνει αν υπάρχουν αρκετά χρήματα για να καλυφθούν όλα τα έξοδα σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή αν υπάρχει κίνδυνος ταμειακού κενού (μια προσωρινή κατάσταση όπου η επιχείρηση δεν έχει αρκετά χρήματα για να καλύψει όλα τα απαραίτητα έξοδα).

Ωστόσο, ο ιδρυτής της Serious Development Agency μάς μίλησε και για μια λειτουργία που είναι ιδιαίτερα σημαντική για την επιχείρησή του.

Έχω αυτό το θέμα. Λαμβάνω μία πληρωμή, αλλά αυτή η πληρωμή αφορά πολλά άτομα ταυτόχρονα. Κάθε φορά πρέπει να τη σπάω χειροκίνητα και να υπολογίζω πόσο από αυτή την πληρωμή αφορά ένα συγκεκριμένο project και πόσο ένα άλλο. Θα ήταν πολύ χρήσιμο, όταν μπαίνει μια μεγάλη πληρωμή, να μπορούμε να ορίσουμε ότι ένα συγκεκριμένο ποσό από αυτή την πληρωμή αντιστοιχεί σε συγκεκριμένο project. — Alex Shubin, ιδρυτής της Serious Development Agency

Η ομάδα ανάπτυξής μας εργάζεται ήδη ενεργά για την υλοποίηση της λειτουργικότητας που λείπει στον Alex. Αυτό το feedback είναι εξαιρετικά σημαντικό για εμάς, γιατί μας βοηθά να αναπτύσσουμε εργαλεία στο Finmap που επιτρέπουν στους χρήστες μας να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τις δικές τους, συγκεκριμένες οικονομικές ανάγκες.

Ποιο είναι το αποτέλεσμα

• Ο Alex τακτοποίησε το χάος στα οικονομικά του και έστησε συστηματική διαχείριση ταμειακών ροών.

Με την οικονομική ειδικό της Finmap, την Karina, ο Alex κατάφερε να ξεκαθαρίσει τι συνέβαινε στην εταιρεία τον Ιανουάριο-Φεβρουάριο, συμπεριλαμβανομένης της περιόδου που ξεκίνησε ο πόλεμος στην Ουκρανία.

Τα στήσαμε όλα, κοιτάξαμε τι συνέβαινε τον Ιανουάριο και τον Φεβρουάριο και τώρα υπάρχει κατανόηση των αριθμών. — Alex Shubin, ιδρυτής της Serious Development Agency

• Χάρη στις συνδεδεμένες ενσωματώσεις, η μεταφορά των δεδομένων συναλλαγών γίνεται αυτόματα· ο Alex δεν χρειάζεται να τα περνά χειροκίνητα ούτε να χάνει χρόνο σε αυτό.

• Μπορεί να βλέπει οικονομικές αναφορές με μερικά κλικ και να καταλαβαίνει τι συμβαίνει στην επιχείρηση. Οι αναφορές δημιουργούνται αυτόματα με τη μορφή εύκολων στην κατανόηση γραφημάτων και διαγραμμάτων. Δεν χρειάζεται να χάνει χρόνο φτιάχνοντας πίνακες και μετά προσπαθώντας να βγάλει άκρη με δεκάδες στήλες αριθμών.

Τα γραφήματα είναι αρκετά χρήσιμα. Μπορείς ακόμη και να παρουσιάσεις τα δεδομένα σε ποσοστά μέσα σε αυτά. — Alex Shubin, ιδρυτής της Serious Development Agency

Η αναφορά P&L είναι επίσης σημαντική για τον Alex, γιατί του επιτρέπει να παρακολουθεί εύκολα τα κέρδη της εταιρείας.

• Ο Alex σκοπεύει να χρησιμοποιεί το Ημερολόγιο πληρωμών μέσα στο Finmap για να παρακολουθεί μελλοντικά έσοδα και έξοδα (π.χ. να προγραμματίζει πληρωμές φόρων ή δανείων).

Το πιο σημαντικό είναι ότι, έχοντας πλέον τα οικονομικά του υπό έλεγχο, μπορεί να παρακολουθεί την ανάπτυξη της επιχείρησής του. Άλλωστε, όπως λέει ο Alex:

Αν δουλεύουμε σε καιρό πολέμου, ακόμη και από υπόγεια, τι άλλο μπορεί να μας σταματήσει;

Είστε ιδιοκτήτης εταιρείας IT; Κατανοήστε τα οικονομικά της επιχείρησής σας, δείτε καθαρά την κερδοφορία κάθε προϊόντος/project και υπολογίστε με ακρίβεια τις επενδύσεις σας στην ανάπτυξη νέων προϊόντων με το Finmap.