Comment remettre de l’ordre dans vos finances en période d’incertitude : le cas d’une entreprise IT

Fiche cas client

Serious Development Agency — entreprise IT spécialisée dans le développement d’applications mobiles et de sites web pour startups.

Site web : https://sda.company

Alex Shubin — fondateur de Serious Development Agency.
Il a 12 ans d’expérience en programmation.
Il a commencé à gérer sa trésorerie avec Finmap il y a 1,5 an.

Comment le dirigeant d’une entreprise IT peut-il garder ses finances bien structurées quand il travaille 17 à 19 heures par jour et n’a littéralement aucun temps libre ? Et que faire si l’entreprise est basée en Ukraine et que, comme la plupart des entrepreneurs aujourd’hui, il doit veiller à la sécurité de son équipe tout en continuant à développer son activité dans un contexte d’instabilité totale ?

On pourrait remettre le sujet à des jours meilleurs. Ou bien poser dès maintenant les bases d’une comptabilité de gestion structurée : comprendre les chiffres, voir clairement la situation actuelle et prendre des décisions solides pour l’avenir à partir de données fiables. C’est cette voie qu’a choisie Alex, dirigeant de l’entreprise IT Serious Development Agency.

Dans ce cas client, nous vous expliquons comment il a trouvé le temps de le faire et quels résultats il a obtenus.

Contexte

L’entreprise IT Serious Development Agency développe des applications mobiles et des sites web depuis 2019. L’équipe compte 16 personnes et continue de grandir. Le nombre de projets et de demandes clients augmente lui aussi.

Sans gestion organisée des flux de trésorerie, on se retrouve vite noyé dans le chaos des encaissements, des dépenses, des paiements récurrents et des dettes. C’est pourquoi Alex, le fondateur de l’entreprise, a décidé qu’il fallait mettre en place une gestion systématique de la trésorerie.

J’ai fini par décider de remettre de l’ordre dans mon entreprise. Parce que je me suis rendu compte que je ne comprenais plus ce qui se passait, combien d’argent je pouvais retirer, etc. — Alex Shubin, fondateur de Serious Development Agency

Objectif

Nous le disons toujours : suivre sa trésorerie juste pour la suivre est une erreur. Avant de mettre de l’ordre dans vos finances de manière systématique, il faut donc définir pourquoi vous voulez les suivre et comment la gestion de trésorerie vous aidera à faire grandir votre entreprise. Alex s’est fixé les objectifs suivants :

• Se débarrasser du désordre financier.

Comprendre clairement combien l’entreprise gagne, combien de dividendes il est possible de se verser et ce qui se passe réellement dans l’activité.

• Suivre les soldes des comptes et les encaissements prévus.

Pour voir combien d’argent est disponible à l’instant T et combien l’entreprise peut espérer recevoir par la suite.

• Gagner du temps.

Alex travaille aujourd’hui 17 à 19 heures par jour. Il n’a pas assez de temps à consacrer à la gestion de la trésorerie.

Globalement, il y a plus de travail maintenant, parce que nous recrutons constamment de nouveaux collaborateurs et qu’il faut leur consacrer du temps. En plus, nous devons passer davantage de temps avec les clients pour les rassurer et leur montrer que, malgré la guerre, nous sommes capables de répondre à leurs besoins. — Alex Shubin, fondateur de Serious Development Agency

• Suivre sa trésorerie de façon structurée, mais simple

Quand je saisissais tout dans des feuilles Google, je me suis rendu compte qu’il y avait des éléments que je pouvais oublier ou ne pas prendre en compte. Il faut passer du temps à tout configurer, les rapports, etc. Et comme je sais que le temps, c’est de l’argent, c’est plus simple pour moi de garder toute la documentation au même endroit et d’avoir plusieurs options pour générer différents rapports, des intégrations… — Alex Shubin, fondateur de Serious Development Agency

Alex a décidé de mettre en place Finmap pour résoudre ces problématiques dans son entreprise.

Solution

Alex avait essayé Finmap pour la première fois il y a un an et demi. À l’époque, il n’avait toutefois pas réussi à exploiter pleinement les fonctionnalités du service pour son activité et était passé à un autre produit. Mais il y a rencontré de nombreux bugs qui compliquaient son travail. Il a donc décidé de revenir à Finmap.

Pourquoi Finmap ? Parce que j’étais déjà utilisateur. J’avais suivi les formations d’Ivan et d’Oleksandr*. — Alex Shubin, fondateur de Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov et Oleksandr Solovey sont tous deux cofondateurs de Finmap. Ivan a animé la formation « La finance en langage simple ». Avec le temps, nous avons enrichi et complété ces contenus, ce qui a donné naissance à la formation « L’argent de l’entreprise » d’Oleksandr Solovei, qui explique comment les entrepreneurs peuvent passer de finances chaotiques à un système structuré en seulement 5 étapes.

En utilisant le service, Alex a tout de suite décidé de se faire accompagner par un expert financier Finmap* afin de gagner du temps sur la configuration et d’identifier les points clés de la gestion de trésorerie pour son entreprise.

* Nos utilisateurs peuvent demander l’aide dont ils ont besoin aux experts financiers de Finmap et choisir un assistant, un manager ou un mentor. Vous pouvez réserver une consultation gratuite pour en savoir plus sur ce service.

La première chose qu’Alex a faite a été de connecter et ajouter tous les comptes de l’entreprise dans Finmap, afin de voir sur un seul écran tous les soldes disponibles à ce moment-là.

L’étape suivante a consisté à synchroniser PrivatBank et le système de transfert d’argent Wise. Ainsi, tous les encaissements et toutes les dépenses sont importés automatiquement dans Finmap et apparaissent dans les rapports financiers.

La synchronisation permet de :

• gagner du temps sur la saisie manuelle des données ;
• rendre le suivi des comptes plus simple ;
• supprimer le risque d’oublier un paiement.

Même les petites dépenses souvent oubliées (comme les frais de transfert ou les abonnements à des applications et services) sont prises en compte automatiquement. Résultat : les utilisateurs obtiennent une vision plus précise de la situation financière de l’entreprise.

Comme l’un des objectifs d’Alex était de comprendre combien l’entreprise gagne, il a accordé une attention particulière au compte de résultat ( P&L)*.

* Le compte de résultat P&L montre les profits et les pertes d’une entreprise sur une période donnée, par exemple un mois. Il est généré automatiquement dans Finmap à partir des données saisies par l’utilisateur et importées dans le service via les intégrations avec les banques et d’autres services.

Alex prévoit également de tenir régulièrement à jour le calendrier des paiements* pour contrôler les revenus futurs et anticiper les dépenses à venir.

* En ajoutant les dépenses et les revenus futurs dans Finmap, l’utilisateur les voit apparaître dans le calendrier et reçoit des rappels pour effectuer un paiement prévu ou relancer une créance client au bon moment.

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Le calendrier montre aussi s’il y aura assez d’argent pour couvrir toutes les dépenses à une date donnée, ou s’il existe un risque de trou de trésorerie (une situation temporaire dans laquelle l’entreprise n’a pas assez d’argent pour couvrir toutes les dépenses nécessaires).

Cependant, le fondateur de Serious Development Agency nous a aussi parlé d’une fonctionnalité particulièrement importante pour son activité.

J’ai ce problème : je reçois un paiement, mais ce paiement concerne plusieurs personnes à la fois. À chaque fois, je dois le répartir manuellement et calculer quelle partie de ce paiement correspond à tel projet, et quelle partie à tel autre. Ce serait génial de recevoir un gros paiement et de pouvoir indiquer qu’un certain montant de ce paiement se rapporte à un projet précis. — Alex Shubin, fondateur de Serious Development Agency

Notre équipe de développement travaille actuellement activement à la mise en place de la fonctionnalité qui manque à Alex. Ce retour est essentiel pour nous : il nous aide à développer des outils Finmap que nos utilisateurs peuvent utiliser pour gérer plus efficacement leurs besoins financiers spécifiques.

Quels résultats ?

• Alex a remis de l’ordre dans ses finances et mis en place une gestion de trésorerie structurée.

Avec Karina, experte financière Finmap, Alex a pu comprendre ce qui se passait dans l’entreprise en janvier-février, y compris au moment où la guerre a commencé en Ukraine.

Nous avons tout configuré, regardé ce qui se passait entre janvier et février, et maintenant nous comprenons les chiffres. — Alex Shubin, fondateur de Serious Development Agency

• Grâce aux intégrations connectées, le transfert des données de transaction est automatisé ; Alex n’a plus besoin de les reporter manuellement ni d’y passer du temps.

• Il est possible de consulter les rapports financiers en quelques clics et de comprendre ce qui se passe dans l’entreprise. Les rapports sont générés automatiquement sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à comprendre. Plus besoin de perdre du temps à construire des tableaux, puis à essayer de décrypter des dizaines de colonnes de chiffres.

Les graphiques sont vraiment utiles. On peut même y présenter les données en pourcentage. — Alex Shubin, fondateur de Serious Development Agency

Le rapport P&L est également important pour Alex, car il lui permet de suivre facilement les bénéfices de l’entreprise.

• Alex prévoit d’utiliser le calendrier des paiements dans Finmap pour suivre les revenus et dépenses à venir (par exemple pour planifier le paiement des impôts ou des prêts).

Surtout, avec ses finances sous contrôle, il peut désormais suivre la croissance de son entreprise. Comme le dit Alex :

Si nous arrivons à travailler en temps de guerre, même depuis des sous-sols, qu’est-ce qui pourrait encore nous arrêter ?

Vous dirigez une entreprise IT ? Avec Finmap, comprenez les finances de votre entreprise, visualisez clairement la rentabilité de chaque produit/projet et calculez précisément vos investissements dans le développement de nouveaux produits.