Come mettere ordine nelle finanze in tempi turbolenti: il caso di un’azienda IT

Scheda del caso cliente

Serious Development Agency IT company — sviluppo di app mobile e siti web per startup.

Sito web: https://sda.company

Alex Shubin — fondatore di Serious Development Agency IT company.
Ha 12 anni di esperienza nella programmazione.
Ha iniziato a gestire il cash flow con Finmap 1,5 anni fa.

Come può il titolare di un’azienda IT tenere in ordine il denaro dell’attività se lavora 17-19 ore al giorno e non ha letteralmente tempo libero? E se l’azienda si trova in Ucraina e, come la maggior parte degli imprenditori oggi, deve occuparsi della sicurezza del team e continuare a far crescere il business in condizioni di totale instabilità?

Si potrebbe rimandare a tempi migliori. Oppure si possono gettare fin da subito le basi di una contabilità sistematica, capendo i numeri, vedendo con chiarezza lo stato attuale dell’azienda e prendendo decisioni sicure sul futuro basate sui dati. Alex, titolare dell’azienda IT Serious Development Agency, ha scelto questa strada.

In questo caso ti raccontiamo come è riuscito a trovare il tempo e quali risultati ha ottenuto.

Situazione iniziale

L’azienda IT Serious Development Agency sviluppa applicazioni mobile e siti web dal 2019. Il team conta 16 persone e continua a crescere. Anche il numero di progetti e attività richiesti dai clienti è in aumento.

Senza una gestione organizzata del cash flow, è facile perdersi nel caos di entrate, uscite, pagamenti ricorrenti e debiti. Per questo Alex, il fondatore dell’azienda, ha deciso che era necessario implementare una gestione sistematica del cash flow.

Ho deciso finalmente di mettere ordine nella mia azienda. Perché mi sono reso conto che non capivo cosa stesse succedendo, quanti soldi potevo prelevare e così via. — Alex Shubin, fondatore di Serious Development Agency

Obiettivo

Lo diciamo sempre: tenere traccia del cash flow solo per il gusto di farlo è un errore. Prima di mettere ordine nel denaro in modo sistematico, bisogna capire perché è necessario monitorarlo e in che modo la gestione del cash flow può aiutare a far crescere l’azienda. Alex si è dato questi obiettivi:

• Eliminare il caos finanziario.

Capire con chiarezza quanto guadagna l’azienda, quanti dividendi si possono prelevare e che cosa sta succedendo nel business.

• Monitorare i saldi dei conti e le entrate previste.

Per vedere quanto denaro c’è in questo momento e quanto ci si può aspettare in futuro.

• Risparmiare tempo.

Alex oggi lavora 17-19 ore al giorno. Non ha abbastanza tempo da dedicare alla gestione del cash flow.

In generale, ora c’è più lavoro, perché assumiamo continuamente nuove persone e dobbiamo seguirle. Inoltre dobbiamo dedicare più tempo al servizio clienti, per rassicurare i nostri clienti sul fatto che, nonostante la guerra, siamo in grado di rispondere alle loro esigenze. — Alex Shubin, fondatore di Serious Development Agency

• Tenere sotto controllo il cash flow in modo sistematico ma semplice

Quando inserivo tutto nei fogli Google, mi rendevo conto che alcune cose potevano sfuggirmi e non essere considerate. Bisogna dedicare tempo alla configurazione, agli stessi report e così via. E dato che capisco che il tempo è denaro, per me è più semplice tenere tutta la documentazione in un unico posto e avere diverse opzioni per creare report, integrazioni… — Alex Shubin, fondatore di Serious Development Agency

Alex ha deciso di implementare Finmap per risolvere queste esigenze aziendali.

Soluzione

Alex aveva provato Finmap per la prima volta un anno e mezzo fa. All’epoca, però, non era riuscito a sfruttare appieno le funzionalità del servizio nella sua azienda ed era passato a un altro prodotto. Ma Alex ha trovato molti bug che gli complicavano il lavoro. Così ha deciso di tornare di nuovo a Finmap

Perché Finmap? Perché ero già stato un utente. Avevo seguito i corsi sia di Ivan sia di Oleksandr*. — Alex Shubin, fondatore di Serious Development Agency

‍* Ivan Kaunov e Oleksandr Solovey sono entrambi cofondatori di Finmap. Ivan ha tenuto il corso «Finanza in parole semplici». Con il tempo abbiamo ampliato e integrato i contenuti, da cui è nato il corso «Business Money» di Oleksandr Solovei, dedicato a come gli imprenditori possono passare dal caos finanziario a un sistema in soli 5 passaggi.

Con il servizio, Alex ha deciso fin da subito di farsi aiutare da un esperto finanziario Finmap* per risparmiare tempo nella configurazione e individuare i punti su cui concentrarsi nella gestione del cash flow della sua azienda.

* I nostri utenti possono richiedere il supporto di cui hanno bisogno agli esperti finanziari di Finmap e scegliere tra assistente, manager o mentor. Puoi prenotare una consulenza gratuita e scoprire di più su questo servizio.

La prima cosa che Alex ha fatto è stata collegare e aggiungere tutti i conti dell’azienda a Finmap, così da vedere in un’unica schermata tutti i saldi disponibili in quel momento.

Il passo successivo è stato sincronizzare Privatbank e il sistema di trasferimento di denaro Wise. In questo modo tutte le entrate e le spese vengono caricate automaticamente su Finmap e visualizzate nei report finanziari.

La sincronizzazione:

• fa risparmiare tempo sull’inserimento manuale dei dati;
• rende più semplice tenere sotto controllo i conti;
• elimina il rischio di perdere uno specifico pagamento.

Anche le piccole spese che spesso vengono trascurate (come le commissioni di trasferimento o i pagamenti per abbonamenti ad app e servizi) saranno considerate automaticamente. Di conseguenza, gli utenti ottengono un quadro più preciso della situazione finanziaria dell’azienda.

Poiché uno degli obiettivi di Alex era capire quanto guadagna l’azienda, ha dedicato particolare attenzione al conto economico ( P&L)*.

* Il report P&L mostra utili e perdite di un’azienda in un determinato periodo, ad esempio un mese. Viene generato automaticamente in Finmap sulla base dei dati inseriti dall’utente e di quelli trasmessi al servizio tramite le integrazioni con banche e altri servizi.

Alex prevede anche di utilizzare regolarmente il Calendario dei pagamenti* per controllare le entrate future e monitorare in anticipo le spese in arrivo.

* Aggiungendo spese ed entrate future in Finmap, l’utente le vedrà nel Calendario e riceverà un promemoria per effettuare il pagamento pianificato o incassare il debito del cliente nei tempi giusti.

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In più, il Calendario mostra se c’è abbastanza denaro per coprire tutte le spese in una determinata data o se esiste un rischio di cash gap (una situazione temporanea in cui l’azienda non ha abbastanza denaro per coprire tutte le spese necessarie).

Tuttavia, il fondatore di Serious Development Agency ci ha segnalato anche una funzionalità particolarmente importante per la sua attività.

Ho questa esigenza. Ricevo un pagamento, ma quel pagamento va ripartito tra più persone contemporaneamente. Ogni volta devo dividerlo manualmente e calcolare quanto di quel pagamento riguarda un progetto specifico e quanto un altro. Sarebbe comodo se, quando arriva un pagamento importante, potessimo indicare che una certa somma di quel pagamento si riferisce a un progetto specifico. — Alex Shubin, fondatore di Serious Development Agency

Il nostro team di sviluppo sta già lavorando attivamente all’implementazione della funzionalità che manca ad Alex. Questo feedback per noi è fondamentale, perché ci aiuta a sviluppare strumenti Finmap che i nostri utenti possono usare per gestire in modo più efficiente le proprie esigenze finanziarie specifiche.

Qual è il risultato

• Alex ha messo ordine nelle sue finanze e ha impostato una gestione sistematica del cash flow.

Con Karina, esperta finanziaria di Finmap, Alex è riuscito a capire che cosa stava succedendo in azienda a gennaio-febbraio, anche nel periodo in cui è iniziata la guerra in Ucraina.

Abbiamo configurato tutto, abbiamo visto cosa stava succedendo tra gennaio e febbraio e ora c’è una comprensione dei numeri. — Alex Shubin, fondatore di Serious Development Agency

• Grazie alle integrazioni collegate, il trasferimento dei dati sulle transazioni è automatizzato; Alex non deve inserirli manualmente né dedicarci tempo.

• È possibile visualizzare i report finanziari in un paio di clic e capire cosa succede nel business. I report vengono generati automaticamente sotto forma di grafici e diagrammi facili da capire. Non serve perdere tempo a costruire tabelle e poi cercare di interpretare decine di colonne di numeri.

I grafici sono piuttosto utili. Puoi persino presentare i dati in percentuale. — Alex Shubin, fondatore di Serious Development Agency

Anche il report P&L è importante per Alex, perché gli permette di monitorare facilmente gli utili dell’azienda.

• Alex prevede di usare il Calendario dei pagamenti in Finmap per monitorare entrate e spese future (ad esempio per pianificare il pagamento di tasse o prestiti).

Soprattutto, con le sue finanze sotto controllo, ora può monitorare la crescita della sua azienda. Dopotutto, come dice Alex:

Se riusciamo a lavorare in tempo di guerra, anche dagli scantinati, che cos’altro può fermarci?

Sei il titolare di un’azienda IT? Con Finmap puoi capire le finanze della tua attività, vedere chiaramente la redditività di ogni prodotto/progetto e calcolare con precisione gli investimenti nello sviluppo di nuovi prodotti.