«400 millones ₴ de facturación y 5000 transacciones al mes»: cómo una organización benéfica de una brigada de las Fuerzas Armadas de Ucrania controla los presupuestos de 30 proyectos paralelos

En los días de grandes campañas de recaudación, a través de las cuentas de la organización benéfica pasan más de 5000 transacciones al día. El dinero llega desde huchas de Monobank, transferencias personales de PrivatBank, PayPal en dólares, Wise en euros. Y sale: para drones, visores térmicos, equipamiento médico, combustible, reparación de vehículos. Detrás de cada ingreso hay una persona concreta que decidió apoyar a la brigada. Detrás de cada gasto hay una unidad de equipamiento concreta que mañana irá a la posición.

La facturación total de la organización es de alrededor de 400 millones ₴ al año. Y esto no es un negocio corporativo donde todos los procesos están digitalizados desde la década de 2010. Es fundraising que creció a partir del movimiento de voluntarios de 2023, y donde hasta hace poco la visibilidad financiera se sostenía sobre el esfuerzo heroico de la contable y de dos especialistas técnicos.

«Mi necesidad es poder categorizar los ingresos por proyectos concretos. Necesito seguir el presupuesto de un proyecto determinado. Digamos que recaudamos 100 millones para un proyecto: ya hemos pagado algo con 70 millones, y solo me quedan 30 millones libres para ese proyecto»

— Ruslana, directora financiera de una organización benéfica de una brigada de las Fuerzas Armadas de Ucrania

Esta es la historia de cómo una organización con una facturación que supera a la mayoría de los negocios de servicios ucranianos pasó de una contabilidad fragmentada «en 30 huchas de recaudación separadas» a una contabilidad de gestión donde cada donación conoce su proyecto, y Ruslana ve desde el teléfono cuánto dinero queda para un dron concreto.

Presentación: un equipo de tres personas y la escala de una corporación

Ruslana llegó al fundraising no desde la contabilidad, sino desde la gestión. Su tarea no es llevar la contabilidad según el estándar P(S)BU, sino ver adónde va el dinero y cuánto queda. De la contabilidad estándar se ocupa otra persona, por separado, en su propio programa.

«No necesitamos un programa de contabilidad. Nuestra contable trabaja en su propio programa y ahí no tiene ningún problema. Yo necesito un programa para el análisis financiero»

El equipo de Ruslana son tres personas. Ella misma y dos especialistas técnicos: Bohdan y Viacheslav. Entre los tres gestionan decenas de proyectos de recaudación que avanzan en paralelo: uno para un lote de FPV, otro para visores térmicos, un tercero para la reparación de vehículos, un cuarto para un vehículo de evacuación. Cada proyecto tiene donantes, un presupuesto, una fecha límite.

Antes de pasar al sistema de gestión, la contabilidad funcionaba así: la contable cuadraba las cifras por cuentas contables, Ruslana mantenía manualmente en la cabeza cuánto había recaudado cada proyecto y cuánto quedaba. Bohdan y Viacheslav elaboraban resúmenes técnicos a partir de varias fuentes. Todavía funcionaba, pero cada año la escala crecía, y el momento en que «en la cabeza» ya no alcanzaba era inevitable.

Primer dolor: el banco muestra una cifra en lugar de mil historias

En el fundraising de voluntariado, la moneda principal es la confianza de los donantes. Cada céntimo debe ser visible.

Pero las herramientas que la organización usaba al principio destruían esa transparencia.

«Tenemos alrededor de 30 huchas abiertas para recaudaciones benéficas. Y cuando entro en mi cuenta de empresa, no veo cada transacción de ingreso. Simplemente, una vez al día me llega el importe total que ha entrado en nuestras cuentas. Y a mí me gustaría ver cada transacción»

No es un capricho de la directora financiera. Cuando un donante transfiere 200 ₴ para una recaudación concreta y no ve confirmación, lo hace por última vez. Cuando el sistema no rastrea cada donación por separado, es imposible tanto agradecer de forma personal como mostrar después en un informe: «aquí están sus 200 ₴, y fueron destinados a esto». La primera solicitud a Finmap no fue sobre informes ni sobre automatización, sino sobre el nivel de detalle de los datos. ¿Se puede ver cada transacción por separado, incluso cuando son 5000 al día? ¿Se pueden categorizar no solo por fecha e importe, sino también por el proyecto que financian?

Segundo dolor: cuando las reglas automáticas no se dan abasto con la «basura»

5000 transacciones al día no se categorizan a mano. En las organizaciones industriales existen para eso las reglas automáticas: «si el comentario contiene la palabra FPV, categoría Drones». Sencillo.

Pero los bancos de Ucrania, sobre todo los móviles, añaden al campo de comentario artefactos extraños. Comisiones. Códigos técnicos. Espacios aleatorios. Fragmentos de mensajes antiguos. Lo que Ruslana llama «basura»:

«Ahí tiene que haber algo de IA incorporado, porque en mis transacciones hay un comentario, una comisión, y ahí hay texto sobrante. No puedo ajustar una regla para cada uno de esos textos sobrantes, simplemente lo introduzco de forma aproximada»

Las reglas estándar «contiene la palabra X» se rompen cuando en el comentario aparece «FPV колектив 200 грн комісія 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026». La palabra FPV está ahí, pero junto con decenas de otros tokens que hacen que la regla no sea fiable.

Aquí ya no basta con el software contable estándar: hace falta una IA que entienda el contexto, en lugar de buscar una coincidencia literal. Y aquí fue la propia Ruslana quien planteó la pregunta más importante, sobre los límites de la IA, a la que volveremos más adelante.

Tercer dolor: 30 huchas de recaudación, 5 monedas, flujo continuo

La escala de la organización no significa solo volumen: significa complejidad arquitectónica.

«Tanto la cantidad de fuentes de ingreso de dinero como la cantidad de fuentes desde las que gastamos se han multiplicado. Hay una enorme cantidad de fuentes de las que recibimos fondos en distintas monedas. Todo eso hay que monitorearlo, rastrearlo, marcar qué va a un proyecto concreto» 30 huchas de recaudación en Monobank Business son 30 cuentas separadas. Más la cuenta corporativa en PrivatBank. Más PayPal para los donantes extranjeros. Más Wise para las transferencias europeas periódicas. Más varias monedas. Más el desglose por proyectos.

Ningún sistema contable estándar está pensado para un perfil de cliente así. Los programas de contabilidad están orientados al ciclo comercial o a los servicios, no al fundraising. Y los CRM especializados para ONG (sistemas de donantes) no se llevan bien con los bancos ucranianos.

Ruslana y su equipo probaron varias soluciones. Ninguna cubría a la vez todos los ejes: el detalle de las transacciones, el presupuesto por proyecto, la multidivisa y una integración real con los bancos ucranianos.

El punto de inflexión: lo que encontraron en Finmap

Ruslana llegó a la demo con una lista concreta de requisitos. No «muéstrenme qué saben hacer», sino «¿pueden hacer esto, esto y esto?».

Lo que se buscaba:

• Cada transacción por separado, independientemente de cómo la muestre el banco
• Categorización por proyectos con la posibilidad de ver el saldo del presupuesto en tiempo real
• Categorización por IA capaz de lidiar con la «basura» en los comentarios
• Multidivisa con actualización automática de los tipos de cambio
• Campos personalizados en la transacción, para detalles específicos del fundraising
• API para el equipo técnico (Bohdan lo preguntó de inmediato)
• Seguridad de datos a nivel de RGPD: las donaciones incluyen datos personales de los donantes

«He visto que ustedes tienen ciertas limitaciones» —sobre el límite de transacciones—. En los días pico de recaudación pueden producirse más de 5000 transacciones: «alguna campaña, puede pasar que en un solo día haya muchísimas transacciones» La demo duró 39 minutos. A mitad de camino, Ruslana ya empezaba a formular por sí misma futuros escenarios de uso: «¿Y un periodo personalizado en el panel, puedo elegir cualquier día?». «¿Puedo ver las etiquetas en la exportación a Excel?». «¿Los tipos de cambio se actualizan solos?». Este es el momento en que una consulta deja de ser una conversación comercial y se convierte en una sesión de trabajo.

Qué cambió: el presupuesto del proyecto en tiempo real

Lo más importante no es que Ruslana obtuviera un programa nuevo. Lo importante es que obtuvo un nuevo nivel de visibilidad.

Ahora, en cualquier momento —en un avión, en una reunión con el comandante de la brigada, en una conversación de Telegram con un donante—, en 5 segundos abre el teléfono y ve:

• Cuánto se ha recaudado para un proyecto concreto (por ejemplo: «Recaudación para 100 FPV para reconocimiento»)
• Cuánto se ha gastado ya
• Cuánto queda libre
• Cuál es el ticket medio del donante en ese proyecto
• Cuál es el ritmo actual de ingresos, y la previsión de cierre de la recaudación

No es una analítica «una vez al mes en un informe». Es una analítica ahora, en el momento de tomar la decisión.

Bohdan y Viacheslav conectaron la API de Finmap con los sistemas internos, y ahora los paneles contables están sincronizados con los canales internos de comunicación de la organización. Los voluntarios que antes no tenían ningún acceso a las cifras ahora ven el avance de las recaudaciones en las que ellos mismos participan.

La reacción final de Ruslana tras la demo: «La verdad es que todo está muy claro, la interfaz es clara y sencilla. Genial, simplemente funciona para todos»

Qué significa esto para otras ONG y negocios a gran escala

El caso de Ruslana es interesante no solo para las fundaciones benéficas. Describe la situación en la que se encuentra cualquier negocio con una alta densidad de transacciones: e-commerce en temporadas pico, un marketplace con pagos a vendedores, una plataforma de crowdfunding.

Algunas conclusiones que se ven a través del prisma de esta historia:

En primer lugar, a partir de cierta escala, la contabilidad deja de ser una tarea contable y se convierte en infraestructura de información. No es «adónde se contabilizó la comisión»: es «qué hicimos ayer, cuánto nos queda y dónde estaremos mañana».

En segundo lugar, la visibilidad de cada transacción no es un capricho. En el contexto de los donantes es una cuestión de confianza. En el contexto empresarial es una cuestión de análisis unitario honesto: cuánto nos cuesta un cliente, cuánto aporta, cuánto cuesta captarlo.

En tercer lugar, la IA en las finanzas no sustituye a la persona: se ocupa de la rutina para que la persona se dedique a las decisiones. La propia Ruslana lo dijo de forma metafórica: «Es como tu propio financiero junior, al que le das una tarea, la hace, pregunta, aporta algunas recomendaciones». Es una definición precisa del lugar de la IA en su trabajo. Hay un artículo detallado sobre los límites de la IA en las finanzas, aparte, en el blog.

En cuarto lugar, la multidivisa no es «una función para los que exportan». Hoy en día, incluso un negocio ucraniano local recibe dinero en cinco monedas a través de plataformas internacionales. Que el sistema esté preparado para esto es indispensable.

Las cifras después: cuánto tiempo y cuánto dinero

Lo más importante es lo que no se puede medir en cifras. El equipo recuperó un recurso que antes se gastaba en cuadrar cifras manualmente, y lo devolvió a aquello para lo que se creó la organización. Cubrir las necesidades de los militares. Rápido. De forma transparente. En todo el volumen de 400 millones al año.

Este caso se elaboró a partir de una consulta real con la directora financiera de una organización benéfica. Los detalles se acordaron con la clienta antes de la publicación. Los nombres de los especialistas técnicos se han cambiado a petición del equipo.

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