«400 milioane ₴ cifră de afaceri și 5.000 de tranzacții pe lună»: Cum o organizație caritabilă de pe lângă o brigadă a Forțelor Armate ale Ucrainei controlează bugetele a 30 de proiecte paralele

În zilele marilor campanii de strângere de fonduri, prin conturile organizației nonprofit trec peste 5.000 de tranzacții pe zi. Banii vin din „bănci” Monobank, din transferuri personale PrivatBank, din PayPal în dolari, din Wise în euro. Și pleacă — spre drone, dispozitive de vedere termică, echipamente medicale, combustibil, reparații de tehnică. În spatele fiecărei încasări stă o persoană concretă care a decis să susțină brigada. În spatele fiecărei cheltuieli stă o unitate de echipament concretă care mâine va ajunge pe poziție.

Cifra de afaceri totală a organizației — aproximativ 400 milioane ₴ pe an. Și nu este o afacere corporativă unde toate procesele sunt digitalizate încă din anii 2010. Este un fundraising crescut din mișcarea de voluntariat din 2023 — unde, până de curând, vizibilitatea financiară se sprijinea pe efortul eroic al contabilei și al celor doi specialiști tehnici.

„Nevoia mea este să pot categoriza încasările pe proiecte concrete. Trebuie să urmăresc bugetul unui anumit proiect. Să zicem că am strâns 100 de milioane pentru un proiect — am plătit deja ceva de 70 de milioane, deci îmi mai rămân doar 30 de milioane liberi pentru acest proiect”

— Ruslana, director financiar al organizației nonprofit de pe lângă o brigadă a Forțelor Armate ale Ucrainei

Aceasta este povestea despre cum o organizație cu o cifră de afaceri care depășește majoritatea afacerilor de servicii din Ucraina a trecut de la o evidență fragmentată „pe 30 de bănci de colectare separate” la o contabilitate de gestiune în care fiecare donație își cunoaște proiectul — iar Ruslana vede de pe telefon câți bani au mai rămas pentru o dronă anume.

Prima cunoștință: o echipă de trei și scara unei corporații

Ruslana a ajuns în fundraising nu din contabilitate, ci din management. Sarcina ei nu este să țină evidența după standardul contabil oficial, ci să vadă unde se duc banii și cât a mai rămas. Contabilitatea standard este ținută separat, în propriul program.

„Nu avem nevoie de un program pentru contabilitate. La noi contabila lucrează în propriul program, acolo nu are nicio problemă. Eu am nevoie de un program pentru analiza financiară”

Echipa Ruslanei — trei oameni. Ea însăși și doi specialiști tehnici — Bogdan și Veaceslav. Împreună, cei trei gestionează zeci de proiecte de colectare care rulează în paralel: unul pentru un lot de drone FPV, altul pentru dispozitive de vedere termică, al treilea pentru reparații de tehnică, al patrulea pentru o mașină de evacuare. Fiecare proiect are donatori, buget, termen limită.

Înainte de trecerea la sistemul de contabilitate de gestiune, evidența arăta așa: contabila reunea cifrele pe conturi contabile, Ruslana ținea manual în cap ce proiect cât a strâns și cât a mai rămas. Bogdan și Veaceslav făceau centralizări tehnice din mai multe surse. Totul încă funcționa — dar în fiecare an scara creștea, iar momentul în care „ținutul minte” nu mai era suficient a devenit inevitabil.

Prima durere: banca arată o singură cifră în loc de o mie de povești

În fundraisingul de voluntariat, principala monedă este încrederea donatorilor. Fiecare bănuț trebuie să fie vizibil.

Dar instrumentele pe care organizația le folosea la început distrugeau tocmai această transparență.

„Avem deschise «bănci» pentru colecte caritabile — vreo 30. Și când intru în contul meu de business, nu văd fiecare tranzacție de alimentare. Mi se afișează doar o dată pe zi suma totală care a intrat în conturi. Iar eu aș vrea să văd fiecare tranzacție”

Nu este un moft al directorului financiar. Când un donator transferă 200 ₴ pentru o colectă anume și nu vede o confirmare, o face pentru ultima dată. Când sistemul nu urmărește fiecare donație separat, este imposibil fie să mulțumești personal, fie să arăți ulterior într-un raport: „iată, cei 200 ₴ ai tăi s-au dus spre aceasta”. Prima cerere adresată către Finmap nu a fost despre rapoarte și nici despre automatizare — ci despre granularitatea datelor. Se poate vedea fiecare tranzacție separat, chiar dacă sunt 5.000 pe zi? Se pot categoriza nu doar după dată și sumă, ci și după proiectul pe care îl finanțează?

A doua durere: când regulile automate nu fac față „gunoiului”

5.000 de tranzacții pe zi nu poți să le categorizezi manual. În organizațiile mari, pentru asta există reguli automate: „dacă în comentariu apare cuvântul FPV — categoria Drone”. Simplu.

Dar băncile din Ucraina, în special cele mobile, adaugă în câmpul de comentariu tot felul de artefacte ciudate. Comisioane. Coduri tehnice. Spații întâmplătoare. Fragmente de mesaje vechi. Ceea ce Ruslana numește „gunoi”:

„Aici e nevoie cumva de AI, pentru că la mine în comentariile tranzacțiilor există comision și text în plus. Nu pot să adaptez o regulă pentru fiecare bucată de text în plus, așa că pur și simplu introduc ceva condiționat, la nimereală”

Regulile standard de tipul „conține cuvântul X” se sparg atunci când comentariul conține «FPV colectiv 200 grn comision 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026». Cuvântul FPV este acolo — dar împreună cu el vin zeci de alte elemente care fac regula nesigură.

Aici softul standard de evidență nu mai este suficient — este nevoie de AI care înțelege contextul, nu unul care caută o potrivire literală. Și tot aici Ruslana a pus singură cea mai importantă întrebare — despre limitele AI, la care ne vom întoarce mai jos.

A treia durere: 30 de „bănci” de colectare, 5 valute, flux continuu

Scara organizației nu înseamnă doar volum — înseamnă complexitate arhitecturală.

„La noi atât numărul surselor de încasare a banilor, cât și numărul surselor din care cheltuim au crescut de mai multe ori. Există un număr uriaș de surse din care primim fonduri diferite, în valute diferite. Trebuie monitorizat totul, urmărit, notat ce merge spre ce proiect concret” 30 de „bănci” de colectare în Monobank Business înseamnă 30 de conturi separate. Plus contul corporativ în PrivatBank. Plus PayPal pentru donatorii străini. Plus Wise pentru transferurile europene regulate. Plus mai multe valute. Plus divizarea pe proiecte.

Niciun soft de evidență standard nu este gândit pentru un asemenea profil de client. Programele contabile sunt orientate spre ciclul comercial sau spre servicii — nu spre fundraising. Iar CRM-urile specializate pentru ONG-uri (sistemele pentru donatori) nu se împacă bine cu băncile ucrainene.

Ruslana și echipa au testat mai multe soluții. Niciuna nu acoperea deodată toate axele — granularitatea tranzacțiilor, bugetul pe proiect, multi-valuta și legătura reală cu băncile ucrainene.

Punctul de cotitură: ce au găsit în Finmap

La demo, Ruslana a venit cu o listă concretă de cerințe. Nu „arătați-mi ce știți să faceți” — ci „puteți face exact asta, asta și asta”.

Ce se căuta:

• Fiecare tranzacție separat, indiferent de modul în care o afișează banca
• Categorizare pe proiecte cu posibilitatea de a vedea soldul bugetului în timp real
• Categorizare cu AI, care face față „gunoiului” din comentarii
• Multi-valută cu preluare automată a cursurilor
• Câmpuri personalizate în tranzacție — pentru detalii specifice de fundraising
• API pentru echipa tehnică (Bogdan a întrebat imediat)
• Securitatea datelor la nivel GDPR — donațiile includ date personale ale donatorilor

„Am văzut că aveți acolo anumite limite” — despre plafonul de tranzacții. În zilele de vârf ale colectelor pot fi peste 5.000 de tranzacții: „o colectă oarecare, se poate întâmpla ceva, încât într-o singură zi să fie foarte multe tranzacții” Demo-ul a durat 39 de minute. Pe la mijloc, Ruslana a început deja singură să formuleze scenarii viitoare de utilizare: „Iar perioada personalizată din dashboard — pot alege orice zi?”. „Pot vedea etichetele în exportul Excel?”. „Cursurile se preiau automat?”. Acesta este momentul în care o consultație încetează să mai fie o discuție de vânzări și devine o sesiune de lucru.

Ce s-a schimbat: bugetul proiectului în timp real

Cel mai important nu e că Ruslana a primit un program nou. Important este că a obținut un nou nivel de vizibilitate.

Acum, în orice moment — în avion, la o ședință cu comandantul brigăzii, într-o conversație pe Telegram cu un donator — în 5 secunde deschide telefonul și vede:

• Câți bani au fost strânși pentru un proiect concret (de exemplu: „Colectă pentru 100 de drone FPV pentru recunoaștere”)
• Câți bani au fost deja cheltuiți
• Câți bani liberi au mai rămas
• Care este suma medie a donației pentru acest proiect
• Care este ritmul actual al încasărilor — și prognoza de închidere a colectei

Aceasta nu este o analiză „o dată pe lună, într-un raport”. Este o analiză acum, chiar în momentul deciziei.

Bogdan și Veaceslav au conectat API-ul Finmap la sistemele interne — iar acum dashboardurile de evidență sunt sincronizate cu canalele interne de comunicare ale organizației. Voluntarii, care înainte nu aveau niciun acces la cifre, văd acum progresul colectelor la care sunt implicați chiar ei.

Reacția finală a Ruslanei după demo: „De fapt totul este foarte clar, interfața este ușor de înțeles și simplă. Super, pur și simplu funcționează pentru toată lumea”

Ce înseamnă asta pentru alte ONG-uri și afaceri de amploare

Cazul Ruslanei este interesant nu doar pentru fundațiile caritabile. Descrie situația în care se regăsește orice afacere cu densitate mare de tranzacții — e-commerce în sezoanele de vârf, un marketplace cu plăți către vânzători, o platformă de crowdfunding.

Câteva concluzii care se văd prin prisma acestei povești:

În primul rând, la o anumită scară, evidența încetează să mai fie o sarcină contabilă și devine infrastructură informațională. Nu mai e vorba despre „unde s-a dus comisionul”, ci despre „ce am făcut ieri, cât ne-a mai rămas și unde vom fi mâine”.

În al doilea rând, vizibilitatea fiecărei tranzacții nu este un moft. În contextul donatorilor, este o chestiune de încredere. În context de business, este o chestiune de analiză unitară corectă: cât ne costă un client, cât aduce, cât costă atragerea lui.

În al treilea rând, AI-ul în finanțe nu înlocuiește omul — el preia rutina, ca omul să se ocupe de decizii. Ruslana însăși a spus asta, metaforic: „E ca un finanțist junior al tău, căruia îi dai o sarcină, o îndeplinește, întreabă, oferă niște recomandări”. Aceasta este o definiție exactă a locului AI-ului în munca ei. Un articol detaliat despre limitele AI-ului în finanțe — separat, pe blog.

În al patrulea rând, multi-valuta nu este o „funcție pentru cei care exportă”. Astăzi chiar și o afacere ucraineană locală primește bani în cinci valute prin platforme internaționale. Pregătirea sistemului pentru asta este un must-have.

Cifrele după: cât timp și cât bani

Cel mai important este ceea ce nu se măsoară în cifre. Echipa a recăpătat resursa care înainte se ducea pe centralizarea manuală a cifrelor și a redirecționat-o spre ceea ce a fost creată organizația să facă. Să acopere nevoile militarilor. Rapid. Transparent. La întreaga amploare de 400 de milioane pe an.

Studiul de caz a fost pregătit pe baza unei consultații reale cu directorul financiar al organizației caritabile. Detaliile au fost agreate cu clientul înainte de publicare. Numele specialiștilor tehnici au fost schimbate la cererea echipei.

📊 Dacă organizația dvs. lucrează cu un volum mare de tranzacții sau gestionează bugete paralele, suntem gata să vă arătăm la un demo cum funcționează acest lucru la scară. [Solicitați o consultație →]