Как общественная организация прозрачно провела 400 млн ₴ на нужды ВСУ

В дни крупных сборов через счета общественной организации проходит более 5 000 транзакций в сутки. Деньги заходят с Monobank-банок, с личных переводов PrivatBank, с PayPal в долларах, с Wise в евро. Расходятся — на дроны, тепловизоры, медицинское оборудование, топливо, ремонт техники. За каждым поступлением — конкретный человек, решивший поддержать бригаду. За каждым расходом — конкретная единица снаряжения, которая завтра поедет на позицию.

Суммарный оборот организации — около 400 млн ₴ в год. И это не корпоративный бизнес, где все процессы оцифрованы с 2010-х. Это фандрайзинг, выросший из волонтёрского движения 2023 года — и где ещё недавно финансовая видимость держалась на героическом напряжении бухгалтера и двух технических специалистов.

«Моя потребность в том, чтобы я могла категоризировать поступления по определённым проектам. Мне нужно следить за бюджетом конкретного проекта. Условно, мы привлекли 100 миллионов на проект — уже на 70 миллионов мы что-то оплатили, только 30 миллионов у меня есть под этот проект свободных»

— Руслана, финдиректор общественной организации при бригаде ВСУ

Это история о том, как организация с оборотом, превышающим большинство украинских сервисных бизнесов, перешла от фрагментированного учёта «по 30 отдельным банкам сбора» к управленческому учёту, где каждое пожертвование знает свой проект — а Руслана с телефона видит, сколько средств осталось на конкретный дрон.

Знакомство: команда из трёх и масштаб корпорации

Руслана пришла в фандрайзинг не из бухгалтерии — из менеджмента. Её задача — не вести учёт по стандарту национального бухучёта, а видеть, куда идут деньги и сколько осталось. Стандартным бухучётом занимаются отдельно, в собственной программе.

«Нам не нужна программа для бухгалтерского учёта. У нас бухгалтер работает в своей программе, у неё там никаких вопросов нет. Мне нужна программа для аналитики финансов»

Команда Русланы — три человека. Она сама и двое технических специалистов — Богдан и Вячеслав. Втроём они обслуживают десятки параллельных проектов сбора: один на партию FPV, другой — на тепловизоры, третий — на ремонт техники, четвёртый — на эвакуационную машину. У каждого проекта свои доноры, бюджет, дедлайн.

До перехода на управленческую систему учёт выглядел так: бухгалтер сводил цифры по бухгалтерским счетам, Руслана вручную держала в голове, какой проект сколько привлёк и сколько осталось. Богдан и Вячеслав делали технические сводки из нескольких источников. Всё ещё работало — но масштаб рос каждый год, и момент, когда «в голове» перестало хватать, был неизбежен.

Первая боль: банк показывает одну цифру вместо тысячи историй

В волонтёрском фандрайзинге главная валюта — это доверие доноров. Каждая копейка должна быть видимой.

Но инструменты, которые организация использовала на старте, эту прозрачность разрушали.

«У нас открыты банки на благотворительные сборы — штук 30. И когда я захожу в свой бизнес-кабинет, я не вижу каждую транзакцию пополнения. Мне просто раз в сутки проходит сумма, которая зашла нам на счета. А я хотела бы видеть каждую транзакцию»

Это не каприз финдира. Когда донор переводит 200 ₴ на конкретный сбор и не видит подтверждения — он делает это в последний раз. Когда система не отслеживает каждое пожертвование отдельно, невозможно ни поблагодарить лично, ни потом показать в отчёте: «вот ваши 200 ₴ пошли на это». Первый запрос к Finmap был не про отчёты и не про автоматизацию — а про детальность данных. Можно ли увидеть каждую транзакцию отдельно, даже когда их 5 000 в день? Можно ли категоризировать их не только по дате и сумме, но и по проекту, который они финансируют?

Вторая боль: когда автоматические правила не справляются с «мусором»

5 000 транзакций в день руками не категоризируешь. В промышленных организациях для этого есть автоправила: «если в комментарии есть слово FPV — категория Дроны». Просто.

Но банки Украины, особенно мобильные, добавляют в поле комментария странные артефакты. Комиссии. Технические коды. Случайные пробелы. Куски старых сообщений. То, что Руслана называет «мусором»:

«А сюда как-то AI-шка подкручена, потому что у меня там есть комментарий в транзакциях, комиссия, и там лишний текст. Я не могу под каждый этот лишний текст подстроить правило, просто на лету вношу условное»

Стандартные правила «содержит слово X» ломаются, когда в комментарии лежит «FPV коллектив 200 грн комиссия 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026». Слово FPV там есть — но вместе с ним десятки других токенов, которые делают правило ненадёжным.

Тут уже стандартного учётного софта мало — нужен AI, понимающий контекст, а не ищущий буквальное совпадение. И здесь Руслана сама задала самый главный вопрос — о границах AI, к которому мы ещё вернёмся.

Третья боль: 30 банок сбора, 5 валют, непрерывный поток

Масштаб организации означает не только объём — он означает архитектурную сложность.

«У нас и количество источников поступления денег, и количество источников, из которых мы тратим, кратно увеличилось. Есть огромное количество источников, из которых мы получаем в разных валютах разные средства. Всё это нужно мониторить, трекать, отмечать, что идёт на конкретный проект» 30 банок сбора в Monobank Business — это 30 отдельных счетов. Плюс корпоративный счёт в PrivatBank. Плюс PayPal для иностранных доноров. Плюс Wise для регулярных европейских переводов. Плюс несколько валют. Плюс расщепление на проекты.

Ни один стандартный учётный инструмент не задуман под такой профиль клиента. Бухгалтерские программы ориентированы на торговый цикл или услуги — не на фандрайзинг. А специализированные CRM для НГО (донорские системы) не дружат с украинскими банками.

Руслана и команда тестировали несколько решений. Ни одно не покрывало сразу все оси — детальность транзакций, проектный бюджет, мультивалюту и реальную привязку к украинским банкам.

Точка перелома: что нашли в Finmap

На демо Руслана пришла с конкретным списком требований. Не «покажите, что вы умеете» — а «сможете ли вы сделать вот это, это и это».

Что искалось:

• Каждая транзакция отдельно, независимо от того, как её показывает банк
• Категоризация по проектам с возможностью видеть остаток бюджета в реальном времени
• AI-категоризация, которая справляется с «мусором» в комментариях
• Мультивалюта с автоматической подгрузкой курсов
• Кастомные поля в транзакции — для специфических деталей фандрайзинга
• API для технической команды (Богдан спросил сразу)
• Безопасность данных на уровне GDPR — пожертвования включают персональные данные доноров

«Я видела, что у вас там есть определённые ограничения» — о лимите транзакций. В пиковые дни сборов может идти более 5 тысяч транзакций: «какой-то там сбор, что-то может понестись такое, что в один день будет очень много транзакций» Демо длилось 39 минут. В середине Руслана уже сама начала формулировать будущие сценарии использования: «А кастомный период в дашборде — я могу выбирать любой день?». «Я же могу теги увидеть в Excel-выгрузке?». «Курсы тянутся сами?». Это момент, когда консультация перестаёт быть sales-разговором и становится рабочей сессией.

Что изменилось: бюджет проекта в реальном времени

Самое важное не в том, что Руслана получила новую программу. Важно то, что она получила новый уровень видимости.

Теперь на любом этапе — в самолёте, на совещании с командиром бригады, в Telegram-переписке с донором — она за 5 секунд открывает телефон и видит:

• Сколько привлечено на конкретный проект (например: «Сбор на 100 FPV для разведки»)
• Сколько уже потрачено
• Сколько осталось свободного
• Какой средний чек донора по этому проекту
• Какой текущий темп поступлений — и прогноз закрытия сбора

Это не аналитика «раз в месяц в отчёте». Это аналитика сейчас, в момент принятия решения.

Богдан и Вячеслав подключили API Finmap к внутренним системам — и теперь дашборды учёта синхронизированы с внутренними каналами коммуникации организации. Волонтёры, которые раньше не имели никакого доступа к цифрам, теперь видят прогресс сборов, к которым сами причастны.

Итоговая реакция Русланы после демо: «На самом деле всё очень понятно, интерфейс понятный и простой. Класс, оно просто у всех работает»

Что это значит для других НГО и масштабных бизнесов

Кейс Русланы интересен не только благотворительным фондам. Он описывает ситуацию, в которой оказывается любой бизнес с высокой транзакционной плотностью — e-commerce в пиковые сезоны, маркетплейс с выплатами продавцам, краудфандинговая платформа.

Несколько выводов, которые видны сквозь призму этой истории:

Во-первых, на определённом масштабе учёт перестаёт быть бухгалтерской задачей и становится информационной инфраструктурой. Это не «куда списали комиссию» — это «что мы сделали вчера, сколько у нас осталось и где мы будем завтра».

Во-вторых, видимость каждой транзакции — это не каприз. В донорском контексте это вопрос доверия. В бизнес-контексте — это вопрос честного юнит-анализа: сколько нам стоит один клиент, сколько приносит, сколько стоит его привлечь.

В-третьих, AI в финансах не заменяет человека — он обрабатывает рутину, чтобы человек занимался решениями. Руслана сама сказала об этом метафорично: «Свой младший финансист, которому ты даёшь задачу, он делает, спрашивает, какие-то рекомендации». Это точное определение места AI в её работе.

В-четвёртых, мультивалюта — это не «фича для тех, кто экспортирует». Сегодня даже локальный украинский бизнес получает деньги в пяти валютах через международные платформы. Готовность системы к этому — must-have.

Цифры после: сколько времени и сколько денег

Самое главное — то, что не измерить числом. Команда получила ресурс, который раньше тратился на ручное сведение цифр, и вернула его в то, ради чего организация и создавалась. Закрывать потребности военных. Быстро. Прозрачно. На полный объём 400 миллионов в год.

Кейс подготовлен на основе реальной консультации с финдиректором благотворительной организации. Детали согласованы с клиентом перед публикацией. Имена технических специалистов изменены по просьбе команды.

📊 Если ваша организация работает с большим объёмом транзакций или управляет параллельными бюджетами, мы готовы показать, как это работает в масштабе. Попробовать Finmap бесплатно →

Читайте также

• Денежный поток и отчёт о движении денежных средств: что это и как считать
• P&L отчёт: как читать и зачем владельцу
• Прогноз кассы на 30 дней: как владелец малого бизнеса видит следующий месяц до того, как он наступит