„400 Mio. ₴ Umsatz und 5.000 Transaktionen pro Monat“: Wie eine gemeinnützige Organisation bei einer Brigade der ukrainischen Streitkräfte die Budgets von 30 parallelen Projekten kontrolliert

An Tagen großer Spendenaktionen laufen über die Konten der gemeinnützigen Organisation mehr als 5.000 Transaktionen pro Tag. Das Geld kommt aus Monobank-Spendentöpfen, aus persönlichen PrivatBank-Überweisungen, aus PayPal in Dollar, aus Wise in Euro. Es fließt ab – für Drohnen, Wärmebildgeräte, medizinische Ausrüstung, Kraftstoff, Reparatur von Technik. Hinter jeder Einzahlung steht ein konkreter Mensch, der beschlossen hat, die Brigade zu unterstützen. Hinter jeder Ausgabe steht ein konkretes Ausrüstungsteil, das morgen an die Stellung geht.

Der Gesamtumsatz der Organisation liegt bei rund 400 Mio. ₴ pro Jahr. Und das ist kein Konzern, in dem seit den 2010ern alle Prozesse digitalisiert sind. Es ist Fundraising, das aus der Freiwilligenbewegung von 2023 hervorgegangen ist – und wo bis vor Kurzem die finanzielle Sichtbarkeit an der heldenhaften Anspannung der Buchhalterin und zweier technischer Spezialisten hing.

„Ich muss die Einzahlungen bestimmten Projekten zuordnen können. Ich muss das Budget eines bestimmten Projekts verfolgen. Angenommen, wir haben 100 Millionen für ein Projekt gesammelt – für 70 Millionen haben wir schon etwas bezahlt, nur 30 Millionen habe ich für dieses Projekt frei verfügbar.“

— Ruslana, Finanzdirektorin einer gemeinnützigen Organisation bei einer Brigade der ukrainischen Streitkräfte

Das ist die Geschichte, wie eine Organisation mit einem Umsatz, der die meisten ukrainischen Dienstleistungsunternehmen übertrifft, von einer fragmentierten Buchführung „über 30 einzelne Sammelkonten“ zu einer Betriebsbuchhaltung überging, in der jede Spende ihr Projekt kennt – und Ruslana vom Handy aus sieht, wie viel Geld für eine bestimmte Drohne übrig ist.

Kennenlernen: ein Team von drei Personen und der Maßstab eines Konzerns

Ruslana kam nicht aus der Buchhaltung ins Fundraising – sondern aus dem Management. Ihre Aufgabe ist nicht, die Buchführung nach dem Standard P(S)BO zu führen, sondern zu sehen, wohin das Geld geht und wie viel übrig ist. Um die reguläre Buchhaltung kümmert sich separat jemand anderes in einem eigenen Programm.

„Wir brauchen kein Programm für die Buchhaltung. Unsere Buchhalterin arbeitet in ihrem Programm, damit hat sie keinerlei Probleme. Ich brauche ein Programm für die Finanzanalyse.“

Ruslanas Team besteht aus drei Personen. Sie selbst und zwei technische Spezialisten – Bohdan und Wjatscheslaw. Zu dritt betreuen sie Dutzende parallel laufende Spendenprojekte: eines für eine Charge FPV-Drohnen, ein anderes für Wärmebildgeräte, ein drittes für die Reparatur von Technik, ein viertes für ein Evakuierungsfahrzeug. Jedes Projekt hat Spender, ein Budget, eine Deadline.

Vor dem Umstieg auf ein Management-System sah die Buchführung so aus: Die Buchhalterin führte die Zahlen über die Buchungskonten zusammen, Ruslana behielt manuell im Kopf, welches Projekt wie viel gesammelt hatte und wie viel übrig war. Bohdan und Wjatscheslaw erstellten technische Auswertungen aus mehreren Quellen. Es funktionierte noch – aber jedes Jahr wuchs der Umfang, und der Moment, in dem „im Kopf“ nicht mehr ausreichte, war unvermeidlich.

Erster Schmerzpunkt: Die Bank zeigt eine Zahl statt tausend Geschichten

Im ehrenamtlichen Fundraising ist die wichtigste Währung das Vertrauen der Spender. Jeder Cent muss sichtbar sein.

Doch die Werkzeuge, die die Organisation zu Beginn nutzte, zerstörten diese Transparenz.

„Wir haben rund 30 Sammeltöpfe für Spenden eröffnet. Und wenn ich mich in mein Business-Konto einlogge, sehe ich nicht jede einzelne Einzahlungstransaktion. Mir wird einfach einmal pro Tag die Summe angezeigt, die auf unseren Konten eingegangen ist. Aber ich würde gern jede einzelne Transaktion sehen.“

Das ist keine Laune der Finanzchefin. Wenn ein Spender 200 ₴ für eine bestimmte Sammlung überweist und keine Bestätigung sieht, tut er es zum letzten Mal. Wenn ein System nicht jede Spende einzeln verfolgt, kann man weder persönlich danken noch später im Bericht zeigen: „Hier, Ihre 200 ₴ sind hierhin geflossen“. Die erste Anfrage an Finmap ging nicht um Berichte und nicht um Automatisierung – sondern um Detailtiefe der Daten. Kann man jede Transaktion einzeln sehen, selbst wenn es 5.000 pro Tag sind? Kann man sie nicht nur nach Datum und Betrag kategorisieren, sondern auch nach dem Projekt, das sie finanzieren?

Zweiter Schmerzpunkt: Wenn automatische Regeln mit dem „Müll“ nicht zurechtkommen

5.000 Transaktionen pro Tag kategorisiert man nicht von Hand. In großen Organisationen gibt es dafür Automatikregeln: „Wenn der Verwendungszweck das Wort FPV enthält – Kategorie Drohnen“. Einfach.

Doch die ukrainischen Banken, besonders die mobilen, fügen dem Verwendungszweck-Feld seltsame Artefakte hinzu. Gebühren. Technische Codes. Zufällige Leerzeichen. Fetzen alter Nachrichten. Das, was Ruslana „Müll“ nennt:

„Und hier ist irgendwie eine KI dahintergeschaltet, denn ich habe da in den Transaktionen den Verwendungszweck, die Gebühr, und da steht überflüssiger Text. Ich kann nicht für jeden dieser überflüssigen Texte eine Regel anpassen, ich trage es einfach näherungsweise so ein.“

Standardregeln „enthält Wort X“ versagen, wenn im Verwendungszweck steht: „FPV колектив 200 грн комісія 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026“. Das Wort FPV ist da – aber zusammen mit Dutzenden anderer Tokens, die die Regel unzuverlässig machen.

Hier reicht Standard-Buchhaltungssoftware nicht mehr aus – gebraucht wird eine KI, die den Kontext versteht, statt nach einer wörtlichen Übereinstimmung zu suchen. Und hier stellte Ruslana selbst die wichtigste Frage – nach den Grenzen der KI, auf die wir noch zurückkommen.

Dritter Schmerzpunkt: 30 Sammeltöpfe, 5 Währungen, ununterbrochener Fluss

Der Maßstab der Organisation bedeutet nicht nur Volumen – er bedeutet architektonische Komplexität.

„Sowohl die Zahl der Quellen, aus denen Geld eingeht, als auch die Zahl der Quellen, aus denen wir ausgeben, hat sich um ein Vielfaches erhöht. Es gibt eine riesige Zahl von Quellen, aus denen wir in verschiedenen Währungen unterschiedliche Mittel erhalten. Das alles muss man überwachen, tracken, markieren, was auf ein konkretes Projekt geht.“ 30 Sammeltöpfe in Monobank Business – das sind 30 einzelne Konten. Plus das Geschäftskonto bei PrivatBank. Plus PayPal für ausländische Spender. Plus Wise für regelmäßige europäische Überweisungen. Plus mehrere Währungen. Plus die Aufteilung auf Projekte.

Keine Standard-Buchhaltungslösung ist für ein solches Kundenprofil gedacht. Buchhaltungsprogramme sind auf den Handelszyklus oder Dienstleistungen ausgerichtet – nicht auf Fundraising. Und spezialisierte CRM-Systeme für NGOs (Spenderdatenbanken) vertragen sich nicht mit ukrainischen Banken.

Ruslana und ihr Team testeten mehrere Lösungen. Keine deckte alle Achsen zugleich ab – Detailtiefe der Transaktionen, Projektbudget, Mehrwährungsfähigkeit und eine echte Anbindung an ukrainische Banken.

Der Wendepunkt: Was sie in Finmap fanden

Zum Demo kam Ruslana mit einer konkreten Anforderungsliste. Nicht „Zeigen Sie mir, was Sie können“ – sondern „Können Sie dies, das und jenes umsetzen“.

Wonach gesucht wurde:

• Jede Transaktion einzeln, unabhängig davon, wie die Bank sie anzeigt
• Kategorisierung nach Projekten mit der Möglichkeit, den Budgetrest in Echtzeit zu sehen
• KI-Kategorisierung, die mit dem „Müll“ im Verwendungszweck zurechtkommt
• Mehrwährungsfähigkeit mit automatischem Abruf der Wechselkurse
• Benutzerdefinierte Felder in der Transaktion – für spezifische Fundraising-Details
• API für das technische Team (Bohdan fragte sofort danach)
• Datensicherheit auf DSGVO-Niveau – Spenden umfassen personenbezogene Daten der Spender

„Ich habe gesehen, dass es bei Ihnen gewisse Beschränkungen gibt“ – über das Transaktionslimit. An Spitzentagen können über 5.000 Transaktionen anfallen: „Irgendeine Sammelaktion, da kann es passieren, dass an einem Tag sehr viele Transaktionen zusammenkommen“ Das Demo dauerte 39 Minuten. Zur Mitte begann Ruslana bereits selbst, künftige Nutzungsszenarien zu formulieren: „Und ein benutzerdefinierter Zeitraum im Dashboard – kann ich jeden beliebigen Tag wählen?“. „Ich kann die Tags doch im Excel-Export sehen?“. „Werden die Kurse automatisch abgerufen?“. Das ist der Moment, in dem eine Beratung aufhört, ein Verkaufsgespräch zu sein, und zu einer Arbeitssitzung wird.

Was sich änderte: das Projektbudget in Echtzeit

Das Wichtigste ist nicht, dass Ruslana ein neues Programm bekam. Wichtig ist, dass sie ein neues Maß an Sichtbarkeit bekam.

Jetzt öffnet sie in jeder Situation – im Flugzeug, in der Besprechung mit dem Brigadekommandeur, im Telegram-Chat mit einem Spender – in 5 Sekunden ihr Handy und sieht:

• Wie viel für ein konkretes Projekt gesammelt wurde (zum Beispiel: „Sammlung für 100 FPV-Drohnen für die Aufklärung“)
• Wie viel bereits ausgegeben wurde
• Wie viel frei verfügbar bleibt
• Wie hoch die durchschnittliche Spende pro Spender bei diesem Projekt ist
• Wie das aktuelle Tempo der Einzahlungen ist – und die Prognose für den Abschluss der Sammlung

Das ist keine Analytik „einmal im Monat im Bericht“. Das ist Analytik jetzt, im Moment der Entscheidung.

Bohdan und Wjatscheslaw haben die API von Finmap an die internen Systeme angebunden – und nun sind die Buchhaltungs-Dashboards mit den internen Kommunikationskanälen der Organisation synchronisiert. Freiwillige, die zuvor keinerlei Zugang zu den Zahlen hatten, sehen jetzt den Fortschritt der Sammlungen, an denen sie selbst beteiligt sind.

Ruslanas abschließende Reaktion nach dem Demo: „Ehrlich gesagt ist alles sehr verständlich, die Oberfläche ist klar und einfach. Klasse, es funktioniert einfach bei allen“

Was das für andere NGOs und große Unternehmen bedeutet

Der Fall von Ruslana ist nicht nur für Wohltätigkeitsstiftungen interessant. Er beschreibt eine Situation, in die jedes Unternehmen mit hoher Transaktionsdichte gerät – E-Commerce in Spitzensaisons, ein Marktplatz mit Auszahlungen an Verkäufer, eine Crowdfunding-Plattform.

Einige Erkenntnisse, die durch das Prisma dieser Geschichte sichtbar werden:

Erstens: Ab einem bestimmten Maßstab hört die Buchführung auf, eine reine Buchhaltungsaufgabe zu sein, und wird zur Informationsinfrastruktur. Es geht nicht darum, „wohin die Gebühr gebucht wurde“ – sondern darum, „was wir gestern getan haben, wie viel uns bleibt und wo wir morgen stehen werden“.

Zweitens: Die Sichtbarkeit jeder einzelnen Transaktion ist keine Laune. Im Spenderkontext ist es eine Frage des Vertrauens. Im Geschäftskontext eine Frage ehrlicher Unit-Economics: Wie viel kostet uns ein Kunde, wie viel bringt er ein, wie viel kostet es, ihn zu gewinnen.

Drittens: KI in der Finanzwelt ersetzt den Menschen nicht – sie erledigt die Routine, damit sich der Mensch um Entscheidungen kümmert. Ruslana sagte es selbst, metaphorisch: „Wie ein eigener Junior-Finanzist, dem du eine Aufgabe gibst, er erledigt sie, fragt nach, gibt Empfehlungen“. Das ist eine treffende Beschreibung des Platzes der KI in ihrer Arbeit. Einen ausführlichen Artikel über die Grenzen der KI in der Finanzwelt gibt es separat im Blog.

Viertens: Mehrwährungsfähigkeit ist kein „Feature für Exporteure“. Heute erhält selbst ein rein lokales ukrainisches Unternehmen Geld in fünf Währungen über internationale Plattformen. Dass ein System darauf vorbereitet ist, ist ein Must-have.

Die Zahlen danach: wie viel Zeit und wie viel Geld

Das Wichtigste lässt sich nicht in Zahlen messen. Das Team gewann eine Ressource zurück, die zuvor für das manuelle Zusammenführen von Zahlen draufging, und lenkte sie zurück auf das, wofür die Organisation überhaupt gegründet wurde. Die Bedürfnisse der Militärs zu decken. Schnell. Transparent. Im vollen Umfang von 400 Millionen pro Jahr.

Der Fall wurde auf Grundlage einer echten Beratung mit der Finanzdirektorin einer gemeinnützigen Organisation erstellt. Die Details wurden vor der Veröffentlichung mit der Kundin abgestimmt. Die Namen der technischen Spezialisten wurden auf Wunsch des Teams geändert.

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