Jak fundacja przejrzyście zarządzała 400 mln hrywien zbiórek na rzecz Sił Zbrojnych Ukrainy

W szczytowych dniach zbiórek przez konta fundacji przechodzi ponad 5000 transakcji dziennie. Pieniądze wpływają ze skarbonek Monobanku, z prywatnych przelewów przez PrivatBank, z PayPal w dolarach, z Wise w euro. Wypływają zaś na drony, kamery termowizyjne, sprzęt medyczny, paliwo, naprawy pojazdów. Za każdą wpłatą stoi konkretna osoba, która postanowiła wesprzeć brygadę. Za każdym wydatkiem stoi konkretny sprzęt, który jutro trafi na front.

Całkowity roczny obrót organizacji wynosi około 400 mln hrywien. To nie firma korporacyjna, w której każdy proces jest cyfrowy od lat 2010. To zbiórki, które wyrosły z wolontariackiego ruchu 2023 roku — gdzie do niedawna przejrzystość finansów opierała się na heroicznym wysiłku jednej księgowej i dwóch specjalistów technicznych.

„Potrzebuję móc kategoryzować wpływające środki według konkretnych projektów. Muszę śledzić budżet danego projektu. Powiedzmy, że zebraliśmy na projekt 100 milionów — już zapłaciliśmy za coś wartego 70 milionów, więc na ten projekt zostało mi wolne tylko 30 milionów”.

— Rusłana, dyrektorka finansowa fundacji przy brygadzie Sił Zbrojnych Ukrainy

To historia o tym, jak organizacja o obrocie przewyższającym większość ukraińskich firm usługowych przeszła od rozproszonej księgowości „w 30 osobnych skarbonkach zbiórkowych” do ewidencji zarządczej, w której każda wpłata wie, na jaki projekt trafia — a Rusłana widzi z telefonu, ile pieniędzy zostało na konkretnego drona.

Poznajcie zespół: trzy osoby w skali korporacji

Rusłana trafiła do zbiórek nie od strony księgowości, lecz zarządzania. Jej zadaniem nie jest prowadzenie ksiąg zgodnie z krajowymi standardami rachunkowości, lecz widzenie, dokąd idą pieniądze i ile ich zostało. Standardowa księgowość prowadzona jest osobno, we własnym programie.

„Nie potrzebujemy programu księgowego. Nasza księgowa pracuje we własnym programie i nie ma tam żadnych problemów. Potrzebuję oprogramowania do analityki finansowej”.

Zespół Rusłany to trzy osoby. Ona sama oraz dwóch specjalistów technicznych — Bohdan i Wiaczesław. We troje prowadzą równolegle dziesiątki zbiórek: jedna na partię dronów FPV, druga na kamery termowizyjne, trzecia na naprawy pojazdów, czwarta na pojazd ewakuacyjny. Każdy projekt ma własnych darczyńców, budżet i termin.

Przed wdrożeniem systemu zarządczego księgowość wyglądała tak: księgowa zestawiała liczby na kontach księgowych, a Rusłana trzymała w głowie, ile zebrał dany projekt i ile jeszcze zostało. Bohdan i Wiaczesław ręcznie zbierali techniczne zestawienia z kilku źródeł. To wciąż działało — ale skala rosła z roku na rok i moment, w którym „w głowie” przestało wystarczać, był nieunikniony.

Problem pierwszy: bank pokazuje jedną liczbę zamiast tysiąca historii

W wolontariackich zbiórkach główną walutą jest zaufanie darczyńców. Każda kopiejka musi być widoczna.

Ale narzędzia, z których organizacja korzystała na początku, niszczyły tę przejrzystość.

„Mamy około 30 otwartych skarbonek na zbiórki charytatywne. I kiedy loguję się do panelu firmowego, nie widzę każdej wpłaty z osobna. Raz dziennie dostaję tylko sumę całkowitą, jaka wpłynęła na nasze konta. A chciałabym widzieć każdą pojedynczą transakcję”.

To nie jest kaprys dyrektorki finansowej. Kiedy darczyńca wpłaca 200 hrywien na konkretną zbiórkę i nie widzi żadnego potwierdzenia, robi to po raz ostatni. Kiedy system nie śledzi każdej wpłaty osobno, nie da się ani osobiście podziękować, ani później pokazać w raporcie: „oto, dokąd trafiły twoje 200 hrywien”. Pierwsze zapytanie do Finmap nie dotyczyło raportów ani automatyzacji — dotyczyło szczegółowości danych. Czy da się zobaczyć każdą transakcję z osobna, nawet gdy jest ich 5000 dziennie? Czy da się je kategoryzować nie tylko według daty i kwoty, ale też według projektu, który finansują?

Problem drugi: gdy automatyczne reguły nie radzą sobie ze „śmieciami”

Nie da się ręcznie skategoryzować 5000 transakcji dziennie. W organizacjach o takiej skali robią to automatyczne reguły: „jeśli komentarz zawiera słowo FPV — kategoria Drony”. Prosto.

Ale ukraińskie banki, zwłaszcza te mobilne, dodają do pola komentarza dziwne naleciałości. Prowizje. Kody techniczne. Przypadkowe spacje. Fragmenty starych wiadomości. To, co Rusłana nazywa „śmieciami”:

„Jest tu wbudowana jakaś sztuczna inteligencja, bo w komentarzach do moich transakcji jest sam komentarz, prowizja i dodatkowy tekst na dokładkę. Nie da się ułożyć reguły na każdy kawałek tego dodatkowego tekstu, więc po prostu tworzę warunkową regułę na bieżąco”.

Standardowe reguły typu „zawiera słowo X” zawodzą, gdy komentarz brzmi „zbiórka FPV 200 UAH prowizja 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026”. Słowo FPV tam jest — ale obok niego są dziesiątki innych fragmentów, przez które reguła staje się zawodna.

W tym miejscu standardowe oprogramowanie księgowe już nie wystarcza — potrzebna jest sztuczna inteligencja, która rozumie kontekst, a nie tylko szuka dosłownego dopasowania. I tutaj sama Rusłana zadała najważniejsze pytanie — o granice możliwości AI, do którego jeszcze wrócimy.

Problem trzeci: 30 skarbonek zbiórkowych, 5 walut, nieprzerwany strumień

Skala organizacji oznacza nie tylko wolumen — oznacza złożoność architektury.

„Pomnożyła się zarówno liczba źródeł, z których wpływają pieniądze, jak i liczba źródeł, z których wydajemy. Jest ogromna liczba źródeł, z których otrzymujemy różne środki w różnych walutach. To wszystko trzeba monitorować, śledzić i oznaczać jako przypisane do konkretnego projektu”. 30 skarbonek zbiórkowych w Monobank Business to 30 osobnych kont. Do tego konto firmowe w PrivatBanku. Do tego PayPal dla zagranicznych darczyńców. Do tego Wise dla regularnych przelewów z Europy. Do tego kilka walut. Do tego podział na projekty.

Żadne standardowe narzędzie księgowe nie jest zaprojektowane pod taki profil klienta. Programy księgowe budowane są wokół cyklu handlowego albo usług — nie wokół zbiórek. A wyspecjalizowane systemy CRM dla organizacji pozarządowych (systemy dla darczyńców) źle współpracują z ukraińskimi bankami.

Rusłana z zespołem przetestowała kilka rozwiązań. Żadne nie pokrywało wszystkich wymiarów naraz — szczegółowości transakcji, budżetowania projektów, wielowalutowości i realnej integracji z ukraińskimi bankami.

Punkt zwrotny: co znaleźli w Finmap

Rusłana przyszła na demo z konkretną listą wymagań. Nie „pokażcie, co potraficie”, tylko „czy potraficie to, to i to”.

Czego szukała:

• Każdej transakcji z osobna, niezależnie od tego, jak wyświetla ją bank
• Kategoryzacji według projektu z możliwością sprawdzenia pozostałego budżetu w czasie rzeczywistym
• Kategoryzacji przez AI, która radzi sobie ze „śmieciami” w komentarzach
• Wielowalutowości z automatyczną aktualizacją kursów wymiany
• Pól niestandardowych w transakcji — na specyficzne szczegóły zbiórek
• API dla zespołu technicznego (o to od razu zapytał Bohdan)
• Bezpieczeństwa danych na poziomie RODO — wpłaty zawierają dane osobowe darczyńców

„Widziałam, że macie tam pewne limity” — o limicie liczby transakcji. W szczytowych dniach zbiórek może być ponad 5000 transakcji: „jakaś zbiórka, coś może tak wystrzelić, że jednego dnia będzie ogromna liczba transakcji”. Demo trwało 39 minut. W jego trakcie Rusłana sama zaczęła już formułować przyszłe scenariusze użycia: „A niestandardowy okres na dashboardzie — mogę wybrać dowolny dzień?”. „W eksporcie do Excela widać tagi, prawda?”. „Kursy wymiany pobierają się automatycznie?”. To moment, w którym konsultacja przestaje być rozmową sprzedażową, a staje się sesją roboczą.

Co się zmieniło: budżet projektu w czasie rzeczywistym

Najważniejsze nie jest to, że Rusłana dostała nowe oprogramowanie. Ważne jest to, że zyskała nowy poziom przejrzystości.

Teraz w każdej chwili — w samolocie, na spotkaniu z dowódcą brygady, w czacie na Telegramie z darczyńcą — otwiera telefon w 5 sekund i widzi:

• Ile zebrano na konkretny projekt (na przykład: „Zbiórka na 100 dronów FPV do rozpoznania”)
• Ile już wydano
• Ile wolnego budżetu zostało
• Jaka jest średnia wpłata na ten projekt
• Jakie jest aktualne tempo wpływów — i prognoza zamknięcia zbiórki

To nie jest analityka „raz w miesiącu w raporcie”. To analityka tu i teraz, w momencie podejmowania decyzji.

Bohdan i Wiaczesław podłączyli API Finmap do systemów wewnętrznych — i teraz dashboardy księgowe są zsynchronizowane z wewnętrznymi kanałami komunikacji organizacji. Wolontariusze, którzy wcześniej nie mieli dostępu do liczb, teraz widzą postęp zbiórek, w które są zaangażowani.

Podsumowująca reakcja Rusłany po demo: „Szczerze mówiąc, wszystko jest bardzo jasne, interfejs jest przejrzysty i prosty. Świetnie, po prostu działa dla wszystkich”.

Co to oznacza dla innych organizacji pozarządowych i dużych firm

Historia Rusłany jest interesująca nie tylko dla fundacji charytatywnych. Opisuje sytuację, w której prędzej czy później znajdzie się każda firma o dużej gęstości transakcji — e-commerce w szczycie sezonu, marketplace z wypłatami dla sprzedawców, platforma crowdfundingowa.

Kilka wniosków widocznych przez pryzmat tej historii:

Po pierwsze, przy określonej skali księgowość przestaje być zadaniem rachunkowym, a staje się infrastrukturą informacyjną. Nie chodzi o to, „gdzie odpisaliśmy prowizję”, tylko o to, „co zrobiliśmy wczoraj, ile nam zostało i gdzie będziemy jutro”.

Po drugie, widoczność każdej transakcji to nie luksus. W kontekście darczyńców to kwestia zaufania. W kontekście biznesowym to kwestia rzetelnej ekonomiki jednostkowej: ile kosztuje nas jeden klient, ile przynosi i ile kosztuje jego pozyskanie.

Po trzecie, AI w finansach nie zastępuje człowieka — przejmuje rutynę, żeby człowiek mógł skupić się na decyzjach. Sama Rusłana ujęła to obrazowo: „Własny młodszy analityk finansowy, któremu dajesz zadanie, a on je wykonuje, zadaje pytania, proponuje jakieś rekomendacje”. To trafna definicja miejsca, jakie AI zajmuje w jej pracy.

Po czwarte, wielowalutowość to nie „funkcja dla eksporterów”. Dziś nawet lokalna ukraińska firma otrzymuje pieniądze w pięciu walutach za pośrednictwem międzynarodowych platform. Gotowość systemu na to jest absolutną koniecznością.

Liczby po wdrożeniu: ile czasu i ile pieniędzy

Najważniejsze jest to, czego nie da się zmierzyć liczbą. Zespół odzyskał zasób, który wcześniej pochłaniało ręczne zestawianie liczb, i przekierował go z powrotem na to, po co organizacja w ogóle powstała. Zaspokajanie potrzeb wojska. Szybko. Przejrzyście. W pełnej skali 400 milionów rocznie.

To studium przypadku opiera się na prawdziwej konsultacji z dyrektorką finansową organizacji charytatywnej. Szczegóły zostały uzgodnione z klientem przed publikacją. Imiona specjalistów technicznych zostały zmienione na prośbę zespołu.

📊 Jeśli twoja organizacja obsługuje duży wolumen transakcji lub zarządza równoległymi budżetami, jesteśmy gotowi pokazać, jak to działa w takiej skali. Wypróbuj Finmap za darmo →

Czytaj także

• Przepływy pieniężne i rachunek przepływów pieniężnych: co to jest i jak to obliczyć
• Jak czytać raport zysków i strat — i dlaczego większość właścicieli przeocza prawdziwy sygnał
• Prognoza gotówkowa na 30 dni: jak właściciel małej firmy widzi kolejny miesiąc, zanim on nadejdzie