« 400 millions ₴ de chiffre d’affaires et 5 000 transactions par mois » : comment une organisation caritative rattachée à une brigade des Forces armées ukrainiennes contrôle les budgets de 30 projets parallèles

Les jours de grandes collectes, plus de 5 000 transactions par jour transitent par les comptes de l’organisation caritative. L’argent arrive de cagnottes Monobank, de virements personnels PrivatBank, de PayPal en dollars, de Wise en euros. Il repart : vers des drones, des caméras thermiques, du matériel médical, du carburant, la réparation d’équipements. Derrière chaque entrée d’argent, une personne bien précise qui a décidé de soutenir la brigade. Derrière chaque dépense, une pièce d’équipement précise qui, demain, partira sur la position.

Le chiffre d’affaires total de l’organisation est d’environ 400 millions ₴ par an. Et ce n’est pas une entreprise classique où tous les processus sont numérisés depuis les années 2010. C’est un fundraising né du mouvement de volontaires de 2023 — où, jusqu’à récemment, la visibilité financière reposait sur la tension héroïque d’une comptable et de deux spécialistes techniques.

« Mon besoin, c’est de pouvoir catégoriser les entrées d’argent par projet précis. Je dois suivre le budget d’un projet donné. Disons que nous avons collecté 100 millions pour un projet : sur ces 100 millions, 70 millions ont déjà servi à payer quelque chose, il ne me reste que 30 millions disponibles pour ce projet »

— Ruslana, directrice financière d’une organisation caritative rattachée à une brigade des Forces armées ukrainiennes

Voici l’histoire d’une organisation dont le volume dépasse celui de la plupart des entreprises de services ukrainiennes, et qui est passée d’une comptabilité fragmentée « répartie sur 30 cagnottes séparées » à une comptabilité de gestion où chaque don connaît son projet — et où Ruslana voit depuis son téléphone combien d’argent il reste pour tel drone précis.

Présentation : une équipe de trois personnes à l’échelle d’une grande entreprise

Ruslana est arrivée dans le fundraising non pas depuis la comptabilité, mais depuis le management. Sa tâche n’est pas de tenir la comptabilité selon la norme P(S)BO, mais de voir où va l’argent et combien il en reste. La comptabilité standard est gérée à part, dans son propre logiciel.

« Nous n’avons pas besoin d’un logiciel de comptabilité. Notre comptable travaille avec son propre logiciel, elle n’a aucun problème avec ça. Moi, j’ai besoin d’un outil d’analyse financière »

L’équipe de Ruslana compte trois personnes. Elle-même et deux spécialistes techniques — Bohdan et Viatcheslav. À trois, ils gèrent des dizaines de projets de collecte menés en parallèle : un pour un lot de drones FPV, un autre pour des caméras thermiques, un troisième pour la réparation de matériel, un quatrième pour un véhicule d’évacuation. Chaque projet a ses donateurs, son budget, son échéance.

Avant le passage à un système de gestion, la comptabilité se présentait ainsi : la comptable regroupait les chiffres par comptes comptables, Ruslana gardait manuellement en tête combien chaque projet avait collecté et combien il en restait. Bohdan et Viatcheslav produisaient des synthèses techniques à partir de plusieurs sources. Cela fonctionnait encore — mais chaque année l’échelle grandissait, et le moment où « garder tout en tête » ne suffirait plus était inévitable.

Première difficulté : la banque affiche un chiffre là où il y a mille histoires

Dans le fundraising associatif, la monnaie la plus précieuse est la confiance des donateurs. Chaque centime doit être visible.

Mais les outils utilisés par l’organisation à ses débuts détruisaient cette transparence.

« Nous avons environ 30 cagnottes ouvertes pour les collectes caritatives. Et quand j’ouvre mon espace professionnel, je ne vois pas chaque transaction d’entrée. Une fois par jour, je vois juste le montant total qui est arrivé sur nos comptes. Alors que j’aimerais voir chaque transaction »

Ce n’est pas un caprice de directrice financière. Quand un donateur vire 200 ₴ pour une collecte précise et ne voit aucune confirmation, il le fait pour la dernière fois. Quand le système ne suit pas chaque don séparément, impossible de remercier personnellement, ni de montrer plus tard dans un rapport : « voici où sont allés vos 200 ₴ ». La première demande adressée à Finmap ne portait ni sur des rapports ni sur l’automatisation, mais sur le niveau de détail des données. Peut-on voir chaque transaction séparément, même quand il y en a 5 000 par jour ? Peut-on les catégoriser non seulement par date et montant, mais aussi par le projet qu’elles financent ?

Deuxième difficulté : quand les règles automatiques ne s’en sortent plus face au « bruit »

5 000 transactions par jour, cela ne se catégorise pas à la main. Dans les grandes organisations, il existe pour cela des règles automatiques : « si le commentaire contient le mot FPV — catégorie Drones ». Simple.

Mais les banques ukrainiennes, surtout les banques mobiles, ajoutent au champ commentaire d’étranges artefacts. Des frais. Des codes techniques. Des espaces aléatoires. Des bouts d’anciens messages. Ce que Ruslana appelle du « bruit » :

« Là, il faudrait une IA un peu affinée, parce que dans mes transactions, il y a un commentaire, des frais, et il y a du texte superflu. Je ne peux pas ajuster une règle pour chacun de ces textes superflus, alors je saisis simplement quelque chose d’approximatif »

Les règles standard « contient le mot X » échouent quand le commentaire contient « FPV колектив 200 грн комісія 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026 ». Le mot FPV est bien là — mais accompagné de dizaines d’autres tokens qui rendent la règle peu fiable.

Ici, un simple logiciel de comptabilité ne suffit plus : il faut une IA capable de comprendre le contexte, plutôt que de chercher une correspondance littérale. Et c’est là que Ruslana a elle-même posé la question la plus importante — sur les limites de l’IA, à laquelle nous reviendrons.

Troisième difficulté : 30 cagnottes, 5 devises, un flux ininterrompu

L’échelle de l’organisation ne signifie pas seulement du volume — elle signifie une complexité architecturale.

« Le nombre de sources d’où arrive l’argent, comme le nombre de sources vers lesquelles nous dépensons, a été multiplié. Il y a un très grand nombre de sources d’où nous recevons des fonds dans différentes devises. Il faut surveiller tout ça, le tracer, indiquer ce qui part vers tel projet précis » 30 cagnottes chez Monobank Business, ce sont 30 comptes distincts. Plus le compte professionnel chez PrivatBank. Plus PayPal pour les donateurs étrangers. Plus Wise pour les virements européens réguliers. Plus plusieurs devises. Plus la répartition par projets.

Aucun logiciel comptable standard n’est pensé pour un tel profil de client. Les logiciels de comptabilité sont conçus pour le cycle commercial ou les services — pas pour le fundraising. Et les CRM spécialisés pour les ONG (systèmes de gestion des donateurs) ne s’entendent pas avec les banques ukrainiennes.

Ruslana et son équipe ont testé plusieurs solutions. Aucune ne couvrait à la fois tous les axes — le détail des transactions, le budget par projet, le multidevises et une véritable intégration avec les banques ukrainiennes.

Le point de bascule : ce qu’elles ont trouvé chez Finmap

Ruslana est arrivée à la démonstration avec une liste précise d’exigences. Pas « montrez-moi ce que vous savez faire », mais « pouvez-vous faire ceci, cela et cela ».

Ce qui était recherché :

• Chaque transaction séparément, indépendamment de la façon dont la banque l’affiche
• Une catégorisation par projets avec la possibilité de voir le solde du budget en temps réel
• Une catégorisation par IA capable de gérer le « bruit » dans les commentaires
• Le multidevises avec mise à jour automatique des taux de change
• Des champs personnalisés sur la transaction — pour des détails propres au fundraising
• Une API pour l’équipe technique (Bohdan l’a demandée immédiatement)
• La sécurité des données au niveau RGPD — les dons incluent des données personnelles des donateurs

« J’ai vu que vous aviez certaines limites » — à propos du plafond de transactions. Les jours de pic de collecte, il peut y avoir plus de 5 000 transactions : « une collecte quelconque, ça peut s’emballer au point qu’en une seule journée il y ait énormément de transactions » La démonstration a duré 39 minutes. À mi-parcours, Ruslana formulait déjà elle-même de futurs scénarios d’usage : « Et une période personnalisée dans le tableau de bord — je peux choisir n’importe quel jour ? ». « Je peux voir les tags dans l’export Excel, non ? ». « Les taux de change se mettent à jour tout seuls ? ». C’est le moment où la consultation cesse d’être un échange commercial pour devenir une session de travail.

Ce qui a changé : le budget du projet en temps réel

L’essentiel n’est pas que Ruslana ait obtenu un nouveau logiciel. L’essentiel, c’est qu’elle a obtenu un nouveau niveau de visibilité.

Désormais, à n’importe quel moment — dans un avion, en réunion avec le commandant de la brigade, dans une conversation Telegram avec un donateur — elle ouvre son téléphone en 5 secondes et voit :

• Combien a été collecté pour un projet précis (par exemple : « Collecte pour 100 drones FPV de reconnaissance »)
• Combien a déjà été dépensé
• Combien reste disponible
• Quel est le panier moyen des donateurs pour ce projet
• Quel est le rythme actuel des entrées — et la projection de clôture de la collecte

Ce n’est pas une analyse « une fois par mois dans un rapport ». C’est une analyse ici et maintenant, au moment même de la décision.

Bohdan et Viatcheslav ont connecté l’API de Finmap aux systèmes internes — et désormais, les tableaux de bord comptables sont synchronisés avec les canaux de communication internes de l’organisation. Les bénévoles, qui n’avaient auparavant aucun accès aux chiffres, voient maintenant l’avancement des collectes auxquelles ils participent eux-mêmes.

Réaction finale de Ruslana après la démonstration : « En fait, tout est très clair, l’interface est claire et simple. Génial, ça fonctionne tout simplement pour tout le monde »

Ce que cela signifie pour d’autres ONG et pour les entreprises à grande échelle

Le cas de Ruslana n’intéresse pas que les fondations caritatives. Il décrit la situation dans laquelle se retrouve toute entreprise à forte densité transactionnelle — un e-commerce en haute saison, une marketplace qui verse des vendeurs, une plateforme de crowdfunding.

Quelques enseignements qui se dégagent à travers le prisme de cette histoire :

Premièrement, à une certaine échelle, la comptabilité cesse d’être une tâche comptable et devient une infrastructure d’information. Il ne s’agit plus de « où a été imputée cette commission », mais de « qu’avons-nous fait hier, combien nous reste-t-il, et où serons-nous demain ».

Deuxièmement, la visibilité de chaque transaction n’est pas un caprice. Dans un contexte de donateurs, c’est une question de confiance. Dans un contexte d’entreprise, c’est une question d’analyse honnête par unité : combien nous coûte un client, combien il rapporte, combien coûte son acquisition.

Troisièmement, l’IA en finance ne remplace pas l’humain — elle traite la routine pour que l’humain se consacre aux décisions. Ruslana l’a dit elle-même, de façon imagée : « Comme un jeune financier junior à qui l’on confie une tâche : il l’exécute, pose des questions, propose des recommandations ». C’est une définition exacte de la place de l’IA dans son travail. Un article détaillé sur les limites de l’IA en finance est disponible à part sur le blog.

Quatrièmement, le multidevises n’est pas « une fonctionnalité réservée à ceux qui exportent ». Aujourd’hui, même une entreprise ukrainienne purement locale reçoit de l’argent en cinq devises via des plateformes internationales. Que le système soit prêt pour cela est un impératif.

Les chiffres après : combien de temps et combien d’argent

L’essentiel, c’est ce qui ne se mesure pas en chiffres. L’équipe a récupéré une ressource auparavant consacrée à rassembler manuellement les chiffres, et l’a redirigée vers ce pour quoi l’organisation a été créée. Répondre aux besoins des militaires. Vite. En toute transparence. Sur la totalité des 400 millions annuels.

Ce cas a été préparé à partir d’une consultation réelle avec la directrice financière d’une organisation caritative. Les détails ont été validés avec la cliente avant publication. Les noms des spécialistes techniques ont été modifiés à la demande de l’équipe.

📊 Si votre organisation gère un gros volume de transactions ou pilote des budgets parallèles, nous pouvons vous montrer en démonstration comment cela fonctionne à cette échelle. [Demander une consultation →]