«400 mln di ₴ di giro d'affari e 5.000 transazioni al mese»: come un'organizzazione benefica di una brigata delle Forze Armate ucraine tiene sotto controllo i budget di 30 progetti paralleli

Nei giorni delle grandi raccolte, sui conti dell'organizzazione benefica passano oltre 5.000 transazioni al giorno. Il denaro entra dai barattoli Monobank, dai bonifici personali PrivatBank, da PayPal in dollari, da Wise in euro. Ed esce — per droni, visori termici, attrezzature mediche, carburante, riparazione dei mezzi. In ogni entrata c'è una persona concreta che ha deciso di sostenere la brigata. In ogni uscita c'è un pezzo concreto di equipaggiamento che domani partirà per la postazione.

Il giro d'affari complessivo dell'organizzazione è di circa 400 mln di ₴ all'anno. E non è un business aziendale, dove tutti i processi sono digitalizzati dagli anni 2010. È fundraising, cresciuto dal movimento dei volontari del 2023 — e dove fino a poco tempo fa la visibilità finanziaria si reggeva sullo sforzo eroico della contabile e di due tecnici.

«La mia esigenza è poter categorizzare le entrate per singoli progetti. Devo tenere sotto controllo il budget di un determinato progetto. Poniamo che abbiamo raccolto 100 milioni per un progetto — di questi ne abbiamo già pagati 70, quindi ho solo 30 milioni ancora liberi per quel progetto»

— Ruslana, direttrice finanziaria di un'organizzazione benefica di una brigata delle Forze Armate ucraine

Questa è la storia di come un'organizzazione con un giro d'affari che supera la maggior parte delle imprese di servizi ucraine sia passata da una contabilità frammentata «su 30 singoli barattoli di raccolta» a una contabilità gestionale in cui ogni donazione conosce il proprio progetto — e Ruslana, dal telefono, vede quanti fondi restano per uno specifico drone.

Presentazioni: una squadra di tre persone e una scala da corporation

Ruslana è arrivata al fundraising non dalla contabilità, ma dal management. Il suo compito non è tenere i libri secondo lo standard contabile nazionale (П(С)БО), ma vedere dove vanno i soldi e quanto ne resta. Della contabilità ordinaria si occupa una persona a parte, con il proprio software.

«Non ci serve un programma di contabilità. La nostra contabile lavora con il suo software e lì non ha nessun problema. A me serve un programma per l'analisi delle finanze»

La squadra di Ruslana è di tre persone. Lei e due tecnici — Bohdan e Vjačeslav. In tre gestiscono decine di progetti di raccolta che corrono in parallelo: uno per un lotto di FPV, un altro per i visori termici, un terzo per la riparazione dei mezzi, un quarto per un'auto da evacuazione. Ogni progetto ha i suoi donatori, un budget, una scadenza.

Prima del passaggio a un sistema gestionale, la contabilità funzionava così: la contabile riconciliava i numeri sui conti contabili, Ruslana teneva a mente manualmente quale progetto avesse raccolto quanto e quanto restasse. Bohdan e Vjačeslav producevano riepiloghi tecnici da più fonti. Funzionava ancora — ma ogni anno la scala cresceva, e il momento in cui «tenere a mente» avrebbe smesso di bastare era inevitabile.

Primo dolore: la banca mostra un solo numero al posto di mille storie

Nel fundraising dei volontari la valuta principale è la fiducia dei donatori. Ogni centesimo deve essere visibile.

Ma gli strumenti che l'organizzazione usava all'inizio distruggevano proprio questa trasparenza.

«Abbiamo dei barattoli aperti per le raccolte benefiche — una trentina. E quando entro nella mia area business, non vedo ogni transazione di ricarica. Mi arriva semplicemente, una volta al giorno, la somma complessiva entrata sui conti. Io invece vorrei vedere ogni singola transazione»

Non è un capriccio della direttrice finanziaria. Quando un donatore versa 200 ₴ per una raccolta precisa e non vede una conferma — lo fa per l'ultima volta. Quando il sistema non traccia ogni donazione separatamente, è impossibile sia ringraziare personalmente, sia poi mostrare in un report: «ecco, i tuoi 200 ₴ sono andati proprio a questo». La prima richiesta a Finmap non riguardava i report né l'automazione — ma il livello di dettaglio dei dati. È possibile vedere ogni singola transazione, anche quando sono 5.000 al giorno? È possibile categorizzarle non solo per data e importo, ma anche per il progetto che finanziano?

Secondo dolore: quando le regole automatiche non reggono la «spazzatura»

5.000 transazioni al giorno non le categorizzi a mano. Nelle organizzazioni industriali per questo esistono le regole automatiche: «se nel commento c'è la parola FPV — categoria Droni». Semplice.

Ma le banche ucraine, soprattutto quelle mobili, aggiungono nel campo commento artefatti strani. Commissioni. Codici tecnici. Spazi casuali. Frammenti di vecchi messaggi. Quello che Ruslana chiama «spazzatura»:

«Qui invece è collegata in qualche modo un'AI, perché nelle mie transazioni ho un commento, la commissione, e c'è del testo di troppo. Non posso costruire una regola per ognuno di questi testi in più, li inserisco a occhio, caso per caso»

Le regole standard «contiene la parola X» si rompono quando nel commento c'è scritto «FPV collettivo 200 grn commissione 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026». La parola FPV c'è — ma insieme a decine di altri token che rendono la regola inaffidabile.

Qui il software contabile standard non basta più — serve un'AI che comprenda il contesto, non che cerchi la corrispondenza letterale. Ed è qui che Ruslana stessa ha posto la domanda più importante — sui limiti dell'AI, alla quale torneremo.

Terzo dolore: 30 barattoli di raccolta, 5 valute, un flusso ininterrotto

La scala dell'organizzazione non significa solo volume — significa complessità architetturale.

«Da noi sia il numero di fonti da cui entra il denaro, sia il numero di fonti da cui spendiamo è cresciuto in modo esponenziale. C'è un'enorme quantità di fonti da cui riceviamo fondi diversi, in valute diverse. E tutto questo va monitorato, tracciato, segnalato, indicando cosa va a un progetto specifico» 30 barattoli di raccolta in Monobank Business sono 30 conti separati. Più il conto aziendale in PrivatBank. Più PayPal per i donatori stranieri. Più Wise per i bonifici europei regolari. Più diverse valute. Più la ripartizione sui progetti.

Nessun software contabile standard è pensato per un profilo cliente simile. I programmi di contabilità sono orientati al ciclo commerciale o ai servizi — non al fundraising. E i CRM specializzati per le ONG (i sistemi per i donatori) non vanno d'accordo con le banche ucraine.

Ruslana e la squadra hanno testato diverse soluzioni. Nessuna copriva insieme tutti gli assi — il dettaglio delle transazioni, il budget di progetto, la multivaluta e un vero collegamento con le banche ucraine.

Il punto di svolta: cosa hanno trovato in Finmap

Alla demo Ruslana è arrivata con una lista concreta di requisiti. Non «mostratemi cosa sapete fare» — ma «siete in grado di fare questo, questo e questo».

Cosa cercava:

• Ogni transazione separatamente, indipendentemente da come la mostra la banca
• Categorizzazione per progetti con la possibilità di vedere il budget residuo in tempo reale
• Categorizzazione con AI capace di gestire la «spazzatura» nei commenti
• Multivaluta con recupero automatico dei tassi di cambio
• Campi personalizzati nella transazione — per i dettagli specifici del fundraising
• API per la squadra tecnica (Bohdan l'ha chiesto subito)
• Sicurezza dei dati a livello GDPR — le donazioni includono dati personali dei donatori

«Ho visto che avete certi limiti» — riguardo al limite di transazioni. Nei giorni di picco delle raccolte possono passare oltre 5.000 transazioni: «qualche raccolta, può partire qualcosa tale che in un solo giorno ci saranno moltissime transazioni» La demo è durata 39 minuti. A metà Ruslana aveva già iniziato lei stessa a formulare i futuri scenari d'uso: «E il periodo personalizzato nella dashboard — posso scegliere un giorno qualsiasi?». «Posso vedere i tag nell'esportazione Excel, vero?». «I tassi di cambio si aggiornano da soli?». È il momento in cui la consulenza smette di essere una conversazione di vendita e diventa una sessione di lavoro.

Cosa è cambiato: il budget di progetto in tempo reale

La cosa più importante non è che Ruslana abbia ottenuto un nuovo programma. Importante è che ha ottenuto un nuovo livello di visibilità.

Ora, in qualsiasi momento — in aereo, in riunione con il comandante della brigata, in una chat Telegram con un donatore — apre il telefono in 5 secondi e vede:

• Quanto è stato raccolto per un progetto specifico (ad esempio: «Raccolta per 100 FPV da ricognizione»)
• Quanto è già stato speso
• Quanto resta ancora libero
• Qual è la donazione media per questo progetto
• Qual è il ritmo attuale delle entrate — e la previsione di chiusura della raccolta

Non è un'analisi «una volta al mese in un report». È un'analisi adesso, nel momento della decisione.

Bohdan e Vjačeslav hanno collegato le API di Finmap ai sistemi interni — e ora le dashboard contabili sono sincronizzate con i canali di comunicazione interni dell'organizzazione. I volontari, che prima non avevano alcun accesso ai numeri, ora vedono l'avanzamento delle raccolte a cui loro stessi partecipano.

La reazione conclusiva di Ruslana dopo la demo: «In realtà è tutto molto chiaro, l'interfaccia è chiara e semplice. Fantastico, funziona proprio per tutti»

Cosa significa per altre ONG e imprese su larga scala

Il caso di Ruslana è interessante non solo per le organizzazioni benefiche. Descrive la situazione in cui si trova qualsiasi impresa con un'alta densità di transazioni — l'e-commerce nei periodi di picco, un marketplace con pagamenti ai venditori, una piattaforma di crowdfunding.

Alcune conclusioni che si vedono attraverso la lente di questa storia:

Primo, a una certa scala la contabilità smette di essere un compito contabile e diventa infrastruttura informativa. Non è «dove abbiamo imputato la commissione» — è «cosa abbiamo fatto ieri, quanto ci resta e dove saremo domani».

Secondo, la visibilità di ogni transazione non è un capriccio. Nel contesto delle donazioni è una questione di fiducia. Nel contesto business è una questione di onesta analisi delle unit economics: quanto ci costa un cliente, quanto porta, quanto costa acquisirlo.

Terzo, l'AI nella finanza non sostituisce la persona — gestisce la routine, perché la persona si occupi delle decisioni. Ruslana stessa l'ha detto, metaforicamente: «Un tuo giovane analista finanziario, a cui dai un compito, lo esegue, fa domande, dà qualche raccomandazione». È una definizione precisa del posto dell'AI nel suo lavoro. Un articolo approfondito sui limiti dell'AI nella finanza è a parte, nel blog.

Quarto, la multivaluta non è «una funzione per chi esporta». Oggi anche un'impresa ucraina locale riceve denaro in cinque valute attraverso le piattaforme internazionali. La predisposizione del sistema a questo è un must-have.

I numeri dopo: quanto tempo e quanto denaro

La cosa più importante è ciò che non si misura con un numero. La squadra ha recuperato una risorsa che prima veniva spesa nella riconciliazione manuale dei numeri, e l'ha restituita a ciò per cui l'organizzazione era nata. Coprire i bisogni dei militari. In fretta. In modo trasparente. Sull'intero volume di 400 milioni all'anno.

Il caso è stato preparato sulla base di una consulenza reale con la direttrice finanziaria di un'organizzazione benefica. I dettagli sono stati concordati con il cliente prima della pubblicazione. I nomi dei tecnici sono stati cambiati su richiesta della squadra.

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