Como uma ONG gerenciou com transparência ₴400 milhões em arrecadações para o Exército ucraniano

Nos dias de pico das campanhas, mais de 5.000 transações por dia passam pelas contas da ONG. O dinheiro entra pelos “cofrinhos” do Monobank, por transferências pessoais do PrivatBank, pelo PayPal em dólares, pela Wise em euros. E sai para drones, câmeras térmicas, equipamentos médicos, combustível, consertos de veículos. Por trás de cada entrada, existe uma pessoa real que decidiu apoiar a brigada. Por trás de cada despesa, existe um equipamento específico que amanhã vai para a linha de frente.

O volume financeiro total da organização é de cerca de ₴400 milhões por ano. E não estamos falando de uma empresa corporativa onde todos os processos já são digitais desde a década de 2010. É uma arrecadação que nasceu do movimento voluntário de 2023 — e que, até pouco tempo atrás, dependia da força quase heroica de uma contadora e dois especialistas técnicos para ter qualquer visibilidade financeira.

"Eu preciso conseguir classificar os recursos recebidos por projetos específicos. Preciso acompanhar o orçamento de cada projeto. Digamos que arrecadamos 100 milhões para um projeto — já pagamos 70 milhões em compras, então ainda tenho 30 milhões livres para esse projeto."

— Ruslana, diretora financeira de uma ONG ligada a uma brigada do exército ucraniano

Esta é a história de como uma organização com faturamento maior do que o de muitas empresas de serviços na Ucrânia saiu de uma contabilidade fragmentada “espalhada por 30 cofrinhos de arrecadação” para uma gestão financeira em que cada doação sabe a qual projeto pertence — e Ruslana consegue ver pelo celular quanto dinheiro ainda resta para um drone específico.

Conheça a equipe: três pessoas operando em escala corporativa

Ruslana não veio da contabilidade para a arrecadação, e sim da gestão. O trabalho dela não é manter os livros contábeis conforme as normas nacionais, mas enxergar para onde o dinheiro vai e quanto ainda sobra. A contabilidade formal é feita separadamente, em outro software.

"A gente não precisa de um software contábil. Nossa contadora trabalha no programa dela e não tem problema nenhum por lá. O que eu preciso é de um software para análise financeira."

A equipe de Ruslana tem três pessoas: ela e dois especialistas técnicos — Bohdan e Viacheslav. Juntos, os três tocam dezenas de projetos de arrecadação em paralelo: um para um lote de drones FPV, outro para câmeras térmicas, um terceiro para conserto de veículos, um quarto para um veículo de evacuação. Cada projeto tem seus próprios doadores, orçamento e prazo.

Antes da migração para um sistema de gestão, o controle funcionava assim: a contadora consolidava os números entre as contas do razão, enquanto Ruslana guardava na cabeça quanto cada projeto havia arrecadado e quanto ainda restava. Bohdan e Viacheslav montavam resumos técnicos a partir de várias fontes. Ainda funcionava — mas a escala crescia a cada ano, e o momento em que “guardar na cabeça” deixaria de ser suficiente era inevitável.

Primeiro problema: o banco mostra um número só, em vez de mil histórias

Em arrecadações voluntárias, a principal moeda é a confiança dos doadores. Cada centavo precisa estar visível.

Mas as ferramentas que a organização usava no início destruíam justamente essa transparência.

"Temos cerca de 30 cofrinhos abertos para arrecadação beneficente. E quando entro no meu painel empresarial, não vejo cada transação de entrada. Uma vez por dia, recebo apenas o valor total que caiu nas nossas contas. Mas eu gostaria de ver cada transação individualmente."

Isso não é capricho de diretora financeira. Quando um doador transfere ₴200 para uma campanha específica e não vê nenhuma confirmação, ele faz isso pela última vez. Quando o sistema não acompanha cada doação separadamente, você não consegue agradecer a pessoa de forma individual nem mostrar depois, em um relatório: “olha para onde foram os seus ₴200”. O primeiro pedido feito à Finmap não era sobre relatórios nem automação — era sobre granularidade dos dados. Dá para ver cada transação separadamente, mesmo quando são 5.000 em um único dia? Dá para classificá-las não só por data e valor, mas também pelo projeto que elas financiam?

Segundo problema: quando as regras automáticas não dão conta da “sujeira”

Não dá para classificar 5.000 transações por dia manualmente. Em organizações com escala industrial, regras automáticas resolvem isso: “se o comentário contém a palavra FPV — categoria Drones”. Simples.

Mas bancos ucranianos, especialmente os mobile, adicionam artefatos estranhos ao campo de comentário. Tarifas. Códigos técnicos. Espaços aleatórios. Trechos de mensagens antigas. O que Ruslana chama de “sujeira”:

"Tem alguma IA embutida aqui, porque nos comentários das minhas transações aparece o comentário, uma tarifa e mais um texto extra por cima. Eu não consigo criar uma regra para cada pedacinho desse texto extra, então acabo inserindo uma condição na hora."

As regras padrão do tipo “contém a palavra X” quebram quando o comentário vem como "Coletivo FPV 200 UAH tarifa 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026". A palavra FPV está ali — mas junto dela existem dezenas de outros elementos que tornam a regra pouco confiável.

Nesse ponto, um software contábil comum já não basta — é preciso ter IA que entenda contexto, em vez de apenas procurar uma correspondência literal. E foi a própria Ruslana quem levantou a questão mais importante: até onde a IA pode ir? Vamos voltar a isso mais adiante.

Terceiro problema: 30 cofrinhos, 5 moedas, um fluxo contínuo

A escala da organização não significa apenas volume — significa complexidade de arquitetura.

"Tanto o número de fontes de entrada quanto o número de fontes pelas quais gastamos se multiplicaram. Existe uma quantidade enorme de origens de onde recebemos diferentes recursos, em diferentes moedas. Tudo isso precisa ser monitorado, acompanhado e marcado como pertencente a um projeto específico." 30 cofrinhos de arrecadação no Monobank Business significam 30 contas separadas. Mais uma conta corporativa no PrivatBank. Mais PayPal para doadores estrangeiros. Mais Wise para transferências regulares da Europa. Mais várias moedas. Mais a divisão por projetos.

Nenhuma ferramenta contábil padrão foi pensada para esse tipo de cliente. Programas de contabilidade são construídos em torno de um ciclo de comércio ou prestação de serviços — não de arrecadação. E CRMs especializados para ONGs, voltados a doadores, não se integram bem aos bancos ucranianos.

Ruslana e a equipe testaram várias soluções. Nenhuma cobria todos os eixos ao mesmo tempo — granularidade das transações, orçamento por projeto, multimoeda e integração real com bancos ucranianos.

O ponto de virada: o que eles encontraram na Finmap

Ruslana chegou à demonstração com uma lista concreta de requisitos. Não era “me mostrem o que vocês fazem”, e sim “vocês conseguem fazer isto, isto e isto?”.

O que ela procurava:

• Cada transação separadamente, independentemente de como o banco a exibe
• Classificação por projeto, com possibilidade de ver o orçamento restante em tempo real
• Classificação por IA, capaz de lidar com a “sujeira” nos comentários
• Multimoeda, com atualização automática das taxas de câmbio
• Campos personalizados em uma transação — para os detalhes específicos das arrecadações
• Uma API para a equipe técnica (Bohdan perguntou sobre isso logo de cara)
• Segurança de dados no nível do GDPR — doações incluem dados pessoais dos doadores

"Vi que vocês têm alguns limites ali" — sobre o teto de transações. Em dias de pico, podem existir mais de 5.000 transações: "alguma campanha pode viralizar de um jeito que, em um único dia, apareça uma quantidade enorme de transações." A demonstração durou 39 minutos. No meio da conversa, Ruslana já estava formulando sozinha casos de uso futuros: “E um período personalizado no dashboard — posso escolher qualquer dia?” “Consigo ver as tags na exportação para Excel, certo?” “As taxas de câmbio entram automaticamente?” É o momento em que uma apresentação comercial deixa de ser uma venda e vira uma sessão de trabalho.

O que mudou: orçamento do projeto em tempo real

O mais importante não é que Ruslana ganhou um novo software. O que importa é que ela conquistou um novo nível de visibilidade.

Agora, a qualquer momento — no avião, em uma reunião com o comandante da brigada, em um chat no Telegram com um doador — ela abre o celular em 5 segundos e vê:

• Quanto já foi arrecadado para um projeto específico (por exemplo: “Campanha para 100 FPVs de reconhecimento”)
• Quanto já foi gasto
• Quanto orçamento livre ainda resta
• O valor médio das doações daquele projeto
• O ritmo atual de entradas — e uma previsão para fechar a campanha

Isso não é análise “uma vez por mês, em um relatório”. É análise agora, no momento da decisão.

Bohdan e Viacheslav conectaram a API da Finmap aos sistemas internos — e agora os dashboards financeiros ficam sincronizados com os canais de comunicação internos da organização. Voluntários que antes não tinham acesso aos números agora veem o progresso das campanhas das quais participam.

A reação resumida de Ruslana após a demonstração: "Sinceramente, está tudo muito claro, a interface é clara e simples. Ótimo, simplesmente funciona para todo mundo."

O que isso significa para outras ONGs e negócios de grande volume

O caso de Ruslana não interessa apenas a fundos beneficentes. Ele descreve uma situação em que qualquer negócio com alta densidade de transações acaba chegando — um e-commerce em períodos de pico, um marketplace com repasses a vendedores, uma plataforma de crowdfunding.

Algumas conclusões ficam claras olhando para essa história:

Primeiro, a partir de uma certa escala, o financeiro deixa de ser uma tarefa de escrituração e vira infraestrutura de informação. Não é “onde lançamos a tarifa” — é “o que fizemos ontem, quanto ainda temos e onde estaremos amanhã”.

Segundo, enxergar cada transação não é luxo. No contexto de doações, é questão de confiança. No contexto empresarial, é questão de unit economics honesta: quanto um cliente custa, quanto ele traz e quanto custa conquistá-lo.

Terceiro, a IA no financeiro não substitui a pessoa — ela assume a rotina para que a pessoa possa focar nas decisões. A própria Ruslana definiu isso de forma muito precisa: "Seu próprio analista financeiro júnior, para quem você passa uma tarefa, e ele executa, faz perguntas, oferece algumas recomendações." É exatamente esse o lugar da IA no trabalho dela.

Quarto, multimoeda não é “um recurso para exportadores”. Hoje, até uma empresa local ucraniana recebe dinheiro em cinco moedas por meio de plataformas internacionais. Um sistema precisa estar preparado para isso.

Os números depois: quanto tempo e quanto dinheiro

O mais importante é justamente o que não cabe em um número. A equipe recuperou um recurso que antes era gasto consolidando dados manualmente — e devolveu esse tempo para aquilo para que a organização foi criada. Atender às necessidades dos militares. Com rapidez. Com transparência. Na escala total de 400 milhões por ano.

Este estudo de caso é baseado em uma consultoria real com a diretora financeira de uma organização beneficente. Os detalhes foram acordados com o cliente antes da publicação. Os nomes dos especialistas técnicos foram alterados a pedido da equipe.

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