Як громадська організація прозоро провела 400 млн ₴ на потреби ЗСУ

У дні великих зборів через рахунки громадської організації проходить понад 5 000 транзакцій за добу. Гроші заходять з Monobank-банок, з персональних PrivatBank-переказів, з PayPal у доларах, з Wise у євро. Розходяться — на дрони, тепловізори, медичне обладнання, паливо, ремонт техніки. У кожному надходженні — конкретна людина, яка вирішила підтримати бригаду. У кожній витраті — конкретна одиниця спорядження, яка завтра поїде на позицію.

Сумарний оборот організації — близько 400 млн ₴ на рік. І це не корпоративний бізнес, де всі процеси оцифровані з 2010-х. Це фондрейзинг, який виріс із волонтерського руху 2023 року — і де ще донедавна фінансова видимість трималася на героїчному напруженні бухгалтерки і двох технічних спеціалістів.

«Моя потреба у тому, щоб я могла категоризувати надходження за певними проєктами. Мені потрібно слідкувати за бюджетом певного проєкту. Умовно ми залучили 100 мільйонів на проєкт — вже на 70 мільйонів ми чогось оплатили, лише 30 мільйонів в мене є під цей проєкт вільний»

— Руслана, фіндиректор громадської організації при бригаді ЗСУ

Це історія про те, як організація з обігом, який перевищує більшість українських сервісних бізнесів, перейшла від фрагментованого обліку «по 30 окремим банкам збору» до управлінського обліку, де кожна пожертва знає свій проект — а Руслана з телефону бачить, скільки коштів лишилось на конкретний дрон.

Знайомство: команда трьох і масштаб корпорації

Руслана прийшла у фондрейзинг не з бухгалтерії — з менеджменту. Її задача — не вести облік за стандартом П(С)БО, а бачити куди йдуть гроші і скільки лишилось. Стандартним бухоблік займається окремо, у власній програмі.

«Нам не треба програма для бухгалтерського обліку. У нас бухгалтер працює у своїй програмі, у неї там ніяких питань немає. Мені потрібна програма для аналітики фінансів»

Команда Руслани — троє людей. Вона сама і двоє технічних спеціалістів — Богдан і В'ячеслав. Втрьох вони обслуговують десятки проектів збору, що йдуть паралельно: один на партію FPV, інший — на тепловізори, третій — на ремонт техніки, четвертий — на евакуаційну машину. Кожен проект має донорів, бюджет, дедлайн.

До переходу на управлінську систему облік виглядав так: бухгалтерка зводила цифри по бухгалтерських рахунках, Руслана вручну тримала в голові, який проект скільки залучив і скільки лишилось. Богдан і В'ячеслав робили технічні зведення з кількох джерел. Усе ще працювало — але кожен рік масштаб зростав, і момент, коли «у голові» перестало вистачати, був неминучим.

Перший біль: банк показує одну цифру замість тисячі історій

У волонтерському фондрейзингу головна валюта — це довіра донорів. Кожна копійка має бути видимою.

Але інструменти, які організація використовувала на старті, цю прозорість руйнували.

«У нас відкриті банки на благодійні збори — штук 30. І я коли заходжу у свій бізнес-кабінет, я не бачу кожну транзакцію поповнення. Мені просто раз на добу проходить така сума, яка зайшла нам на рахунки. А я би хотіла бачити кожну транзакцію»

Це не примха фіндира. Коли донор переказує 200 ₴ на конкретний збір і не бачить підтвердження — він робить це в останній раз. Коли система не відстежує кожну пожертву окремо, неможливо ні подякувати персонально, ні потім показати у звіті: «ось ваша 200 ₴ пішла на оце». Перший запит до Finmap був не про звіти і не про автоматизацію — а про детальність даних. Чи можна побачити кожну транзакцію окремо, навіть коли їх 5 000 за день? Чи можна категоризувати їх не лише за датою і сумою, а й за проектом, який вони фінансують?

Другий біль: коли автоматичні правила не справляються зі «сміттям»

5 000 транзакцій за день руками не категоризуєш. У промислових організаціях для цього існують автоправила: «якщо у коментарі є слово FPV — категорія Дрони». Просто.

Але банки України, особливо мобільні, додають у поле коментаря дивні артефакти. Комісії. Технічні коди. Випадкові пробіли. Шматки старих повідомлень. Те, що Руслана називає «сміттям»:

«А сюди якось AI-шка підкручена, тому що в мене там є коментар у транзакціях, комісія, і там зайвий текст. Я не можу під кожен оцей зайвий текст підлаштувати правило, просто через ловіть вношу умовне»

Стандартні правила «містить слово X» ламаються, коли у коментарі лежить «FPV колектив 200 грн комісія 0,15 ₴ 4140********9876 17.05.2026». Слово FPV там є — але разом з ним десятки інших токенів, які роблять правило ненадійним.

Тут уже стандартного облікового софту мало — потрібен AI, який розуміє контекст, а не шукає буквальний збіг. І тут Руслана сама поставила найголовніше питання — про межі AI, до якого ми ще повернемось.

Третій біль: 30 банок збору, 5 валют, безперервний потік

Масштаб організації означає не лише обсяг — він означає архітектурну складність.

«У нас і кількість джерел надходження грошей, і кількість джерел, з яких ми витрачаємо, кратно збільшилась. Є величезна кількість джерел, з яких ми отримуємо в різних валютах, різні кошти. От потрібно моніторити це все, трекати, відзначати, що йде на конкретний проєкт» 30 банок збору в Monobank Business — це 30 окремих рахунків. Плюс корпоративний рахунок у PrivatBank. Плюс PayPal для іноземних донорів. Плюс Wise для регулярних європейських переказів. Плюс кілька валют. Плюс розщеплення на проекти.

Жодна стандартна обліковка не задумана для такого профілю клієнта. Бухгалтерські програми орієнтовані на торговельний цикл або послуги — не на фондрейзинг. А спеціалізовані CRM для НГО (донорські системи) не дружать з українськими банками.

Руслана і команда тестували кілька рішень. Жодне не покривало одразу всі осі — детальність транзакцій, проектний бюджет, мультивалюту і реальну прив'язку до українських банків.

Точка перелому: що знайшли в Finmap

На демо Руслана прийшла з конкретним списком вимог. Не «покажіть мені що ви вмієте» — а «чи зможете ви зробити ось це, це і це».

Що шукалось:

• Кожна транзакція окремо, незалежно від того, як її показує банк
• Категоризація за проектами з можливістю бачити залишок бюджету в реальному часі
• AI-категоризація, яка справляється з «сміттям» у коментарях
• Мультивалюта з автоматичним підтягуванням курсів
• Кастомні поля у транзакції — для специфічних деталей фондрейзингу
• API для технічної команди (Богдан запитав одразу)
• Безпека даних на рівні GDPR — пожертви включають персональні дані донорів

«Я бачила, що у вас там є певні обмеження» — про ліміт транзакцій. У пікові дні зборів може йти понад 5 тисяч транзакцій: «якийсь там збір, щось може понестись таке, що в один день буде дуже багато транзакцій» Демо тривало 39 хвилин. У середині Руслана вже сама почала формулювати майбутні сценарії використання: «А кастомний період у дашборді — я можу вибирати будь-який день?». «Я ж можу теги побачити у Excel-вигрузці?». «Курси тягнуться самостійно?». Це момент, коли консультація перестає бути sales-розмовою і стає робочою сесією.

Що змінилось: бюджет проекту в реальному часі

Найважливіше не в тому, що Руслана отримала нову програму. Важливо те, що вона отримала новий рівень видимості.

Тепер на будь-якому етапі — у літаку, на нараді з командиром бригади, в Telegram-розмові з донором — вона за 5 секунд відкриває телефон і бачить:

• Скільки залучено на конкретний проект (наприклад: «Збір на 100 FPV для розвідки»)
• Скільки вже витрачено
• Скільки лишилось вільного
• Який середній чек донора по цьому проекту
• Який поточний темп надходжень — і прогноз закриття збору

Це не аналітика «раз на місяць у звіті». Це аналітика зараз, у моменті прийняття рішення.

Богдан і В'ячеслав підключили API Finmap до внутрішніх систем — і тепер дашборди обліку синхронізовані з внутрішніми каналами комунікації організації. Волонтери, які раніше не мали жодного доступу до цифр, тепер бачать прогрес зборів, до яких самі залучені.

Підсумкова реакція Руслани після демо: «Насправді все дуже зрозуміло, інтерфейс зрозумілий і простий. Клас, воно просто у всіх працює»

Що це означає для інших ГО та масштабних бізнесів

Кейс Руслани цікавий не лише благодійним фондам. Він описує ситуацію, у якій опиняється будь-який бізнес з високою транзакційною щільністю — e-commerce у пікові сезони, маркетплейс із виплатами продавцям, краудфандингова платформа.

Кілька висновків, які видно крізь призму цієї історії:

По-перше, на певному масштабі облік перестає бути бухгалтерською задачею і стає інформаційною інфраструктурою. Це не «куди списали комісію» — це «що ми зробили вчора, скільки в нас лишилось і де ми будемо завтра».

По-друге, видимість кожної транзакції — це не каприз. У донорському контексті це питання довіри. У бізнес-контексті — це питання чесного юніт-аналізу: скільки в нас коштує один клієнт, скільки приносить, скільки коштує його залучити.

По-третє, AI у фінансах не замінює людину — він обробляє рутину, щоб людина займалась рішеннями. Руслана сама про це сказала, метафорично: «Свій молодший фінансист, якому ти даєш задачу, він робить, запитує, якісь рекомендації». Це точне визначення місця AI у її роботі.

По-четверте, мультивалюта — це не «фіча для тих, хто експортує». Сьогодні навіть локальний український бізнес отримує гроші у п'яти валютах через міжнародні платформи. Готовність системи до цього — must-have.

Цифри після: скільки часу і скільки грошей

Найголовніше — те, що не виміряти числом. Команда отримала ресурс, який раніше витрачався на ручне зведення цифр, і повернула його у те, для чого організація і створювалась. Закривати потреби військових. Швидко. Прозоро. На повний обсяг 400 мільйонів за рік.

Кейс підготовлено на основі реальної консультації з фіндиректором благодійної організації. Деталі узгоджено з клієнтом перед публікацією. Імена технічних спеціалістів змінено за проханням команди.

📊 Якщо ваша організація працює з великим обсягом транзакцій або керує паралельними бюджетами, ми готові показати, як це працює у масштабі. Спробувати Finmap безкоштовно →

Читайте також

• Грошовий потік і звіт про рух коштів: що це і як рахувати
• P&L звіт: як читати і навіщо власнику
• Прогноз каса на 30 днів: як власник малого бізнесу бачить наступний місяць до того, як він настане