Πώς να βάλετε τάξη στα οικονομικά και να ξεχάσετε τα ταμειακά κενά: η πραγματική ιστορία του Sales Bureau

Όταν βλέπεις επιτυχημένες εταιρείες που μέσα σε 8-10 χρόνια έγιναν βασικοί παίκτες στην αγορά και πλέον θέτουν τους δικούς τους κανόνες, δύσκολα πιστεύεις ότι κι αυτές ξεκίνησαν από το μηδέν. Καθεμία πέρασε τη δική της δύσκολη πορεία ανάπτυξης. Όλες όμως έχουν κάτι κοινό: κατάφεραν να οργανώσουν τη χρηματοοικονομική τους διαχείριση και να ξεπεράσουν τις οικονομικές δυσκολίες. 

Από έναν άνθρωπο σε διεθνή εταιρεία

Το «Sales Bureau» είναι χαρακτηριστικό παράδειγμα εταιρείας που «τα κατάφερε». Σήμερα είναι μια επιτυχημένη διεθνής συμβουλευτική εταιρεία, όμως το 2016 ξεκίνησε την πορεία της με έναν εργαζόμενο και τρεις πελάτες. Η εμπειρία, οι γνώσεις και η επιμονή του Andrii τον βοήθησαν να κλιμακώσει την επιχείρηση. Ωστόσο, τα κενά στη χρηματοοικονομική διαχείριση δεν άφηναν την επιχείρηση να αναπτυχθεί όπως μπορούσε.

Οι μεγάλοι τζίροι δεν σημαίνουν πάντα μεγάλα κέρδη

Η εταιρεία μεγάλωνε, εμφανίζονταν νέα είδη εξόδων, υπεύθυνοι για δαπάνες, προϋπολογισμοί τμημάτων, νέοι πελάτες με νέες απαιτήσεις. Το να πνιγεί στη γραφειοκρατία που ήδη χτυπούσε την πόρτα της εταιρείας δεν ήταν επιλογή. Έπρεπε να βρεθεί μια απλή και αποτελεσματική λύση που θα επέτρεπε να μπει τάξη στο χάος των ποσών και των αριθμών.

Γύρω στον τρίτο χρόνο της επιχειρηματικής μου πορείας κατάλαβα ότι, αν θέλω να κερδίζω περισσότερα, να μεγαλώσω την εταιρεία, να αυξήσω τους μισθούς της ομάδας, να ξέρω πόσα βγάζω προσωπικά και να έχω οικονομική υγεία, πρέπει να καταλαβαίνω τα οικονομικά. — Andriy Krupkin, ιδρυτής του «Sales Bureau»

Η λύση φαινόταν προφανής: να συγκεντρωθούν όλες οι οικονομικές πηγές σε ένα σύστημα και να μπουν σε τάξη.

Με τη σύνδεση του Finmap και την προσθήκη όλων των λογαριασμών, επιτέλους μπορούσαν να πάρουν ανάσα — τα χρήματα στους λογαριασμούς έφερναν μια αίσθηση ηρεμίας και αισιοδοξίας. Με τέτοια ποσά, οι οικονομικές κρίσεις μοιάζουν με περαστικές ανησυχίες που εξαφανίζονται αμέσως μόλις δεις το συνολικό κεφάλαιο.

‍
Κι όμως, για κάποιο λόγο, τα προβλήματα δεν εξαφανίστηκαν· αντίθετα, όλο και πιο συχνά τα ταμειακά κενά ανέτρεπαν τα σχέδια της εταιρείας. 

Νομίζαμε ότι είχαμε πολλά χρήματα λόγω των μεγάλων τιμολογίων. Όπως αποδείχθηκε όμως, αυτό δεν είναι ακόμη κέρδος. — Andriy Krupkin, ιδρυτής του «Sales Bureau»

Πώς να δαμάσετε το χάος και τα ταμειακά κενά με το Finmap

Το να συγκεντρωθούν όλες οι οικονομικές πηγές σε ένα σύστημα ήταν μόνο το πρώτο βήμα προς την οικονομική τάξη. 

Το δεύτερο βήμα ήταν η διαχείριση των εισπράξεων και των πληρωμών, που πλέον ήταν μπροστά στα μάτια τους. Με το Finmap, η ροή χρημάτων έγινε διαφανής και κατανοητή, κάτι που τους επέτρεψε να:

• εγκαταλείψουν οριστικά τα αυτοσχέδια πινακάκια·‍
• απαλλαγούν από το χάος και τη σύγχυση που προκαλούσαν αυτά τα πινακάκια;
• ενοποιήσουν και να τυποποιήσουν τη χρηματοοικονομική διαχείριση για όλα τα τμήματα;
• παρακολουθούν την κίνηση των χρημάτων σε πραγματικό χρόνο.

Ο Andrey Krupkin, ιδρυτής του «Sales Bureau», μοιράζεται τις σκέψεις του: 

Αν δεν χρησιμοποιείς το Finmap, ξοδεύεις από ένα εκατομμύριο έως ένα δισεκατομμύριο ώρες αθροίζοντας όλα εκείνα τα άβολα πινακάκια, όπου δεν μπορείς καν να αυτοματοποιήσεις καμία διαδικασία. Το Finmap λύνει όλα αυτά τα ζητήματα.

Μέρα με τη μέρα, η εικόνα γινόταν πιο καθαρή και η εταιρεία κατάλαβε ότι χωρίς αποτελεσματικό προγραμματισμό, το χάος δεν θα έμπαινε πλήρως σε τάξη. Το Ημερολόγιο Πληρωμών του Finmap έδωσε τη λύση, δείχνοντας με μια ματιά ποιες ημέρες αναμένονταν πληρωμές από πελάτες και πότε έπρεπε να γίνουν οι πληρωμές.

Χάρη στον αυτόματο υπολογισμό, το Ημερολόγιο δείχνει καθαρά πότε μπορεί να μην υπάρχουν αρκετά χρήματα για πληρωμές σε συνεργάτες ή εργαζομένους. 

Έτσι, μετά την προσαρμογή των όρων πληρωμής και των προγραμματισμένων ημερομηνιών, τα ταμειακά κενά βγήκαν από τη λίστα των οικονομικών δυσκολιών.

Βασικά συμπεράσματα από το Sales Bureau

Ο ορθολογικός προγραμματισμός και η αναφορά P&L έδωσαν επιτέλους απάντηση στο ερώτημα πού βρισκόταν το κέρδος, που κρυβόταν ανάμεσα σε μεγάλο αριθμό συναλλαγών. Χάρη στην ημερομηνία της συναλλαγής και την περίοδο στην οποία αντιστοιχούσε, ήταν δυνατό να εντοπιστούν ξεκάθαρα τα χρήματα που είχαν πραγματικά κερδηθεί, όχι μόνο σε επίπεδο έτους ή μήνα, αλλά ακόμη και εβδομάδας. 

Αφού δάμασε τις ταραχώδεις χρηματοροές, το «Sales Bureau» μπόρεσε, με τη βοήθεια έτοιμων οικονομικών αναφορών, να εντοπίσει:

• πηγές εξόδων που χρειάζονται μείωση και βελτιστοποίηση;
• τις πιο δημοφιλείς και κερδοφόρες υπηρεσίες;
• πώς να βελτιστοποιήσει τις απαιτήσεις από πελάτες;
• ποιοι επιχειρηματικοί τομείς αναπτύσσονται ταχύτερα;
• επιχειρηματικούς τομείς που χρειάζονται ανανέωση και εκσυγχρονισμό.

Πώς συνεργάζονται σήμερα το Finmap και το «Sales Bureau»

Η εταιρεία έχει πλέον στήσει πλήρως τη χρηματοοικονομική της διαχείριση και έχει αυτοματοποιήσει αυτή τη διαδικασία με τα εργαλεία του Finmap. Πλέον, όλα τα ανώτατα στελέχη, ο COO και ο ιδρυτής της εταιρείας έχουν διαφανή πληροφόρηση, προσβάσιμη από οποιαδήποτε συσκευή.

Ο Andriy λέει ότι ο οικονομικός έλεγχος μέσω Finmap τού επέτρεψε να διαμορφώσει μια πιο ακριβή στρατηγική πωλήσεων. 

Συγκρίνοντας την εμπειρία της οικονομικής καταγραφής στην αρχή της επιχείρησής μας με το σήμερα, είμαι σίγουρος ότι καταφέραμε να μειώσουμε τον χρόνο που αφιερώνουμε στα οικονομικά κατά 50 φορές! — Andriy Krupkin, ιδρυτής του «Sales Bureau»

Μπορείτε κι εσείς να το διαπιστώσετε στην πράξη, κάνοντας εγγραφή στο Finmap. Οργανώστε και αυτοματοποιήστε τη χρηματοοικονομική σας παρακολούθηση και μη χάνετε χρόνο στη ρουτίνα

Κλάδος: Πώς το Finmap βοηθά τις τοπικές επιχειρήσεις να οργανώσουν τα οικονομικά τους: Η περίπτωση του Dasha Katsurina Studio + Showroom