Hoe krijg je grip op financiële chaos en voorkom je liquiditeitstekorten? Een praktijkvoorbeeld van het Sales Bureau

Als je kijkt naar succesvolle bedrijven die in 8 tot 10 jaar zijn uitgegroeid tot belangrijke spelers in de markt en inmiddels hun eigen spelregels bepalen, is het moeilijk voor te stellen dat ook zij ooit klein zijn begonnen. Elk van hen heeft een eigen, pittig groeitraject afgelegd. Maar ze hebben allemaal één ding gemeen: ze kregen hun financieel beheer op orde en wisten financiële moeilijkheden te overwinnen. 

Van een eenmanszaak naar een internationaal bedrijf

«Sales Bureau» is een schoolvoorbeeld van een bedrijf “dat het gemaakt heeft”. Vandaag is het een succesvol internationaal consultancybedrijf, maar in 2016 begon het met één medewerker en drie klanten. Dankzij Andrii’s ervaring, kennis en doorzettingsvermogen kon hij het bedrijf opschalen. Toch stonden hiaten in het financieel beheer verdere groei in de weg.

Hoge facturen betekenen niet automatisch hoge winst

Het bedrijf groeide: er kwamen nieuwe soorten kosten bij, verantwoordelijke medewerkers, afdelingsbudgetten en nieuwe klanten met nieuwe wensen. Verdrinken in de bureaucratie die al op de stoep stond, was geen optie. Er was een eenvoudige en doeltreffende oplossing nodig om de warboel van bedragen en cijfers te structureren.

Rond het derde jaar van mijn ondernemerschap besefte ik: als ik meer wil verdienen, het bedrijf wil opschalen, salarissen wil verhogen, wil begrijpen hoeveel ik zelf verdien en financiële hygiëne wil, dan moet ik grip krijgen op de financiën. — Andriy Krupkin, oprichter van «Sales Bureau»

De oplossing leek voor de hand te liggen: alle financiële bronnen in één systeem samenbrengen en ordenen.

Toen Finmap werd gekoppeld en alle rekeningen waren toegevoegd, leek er eindelijk rust te komen — de bedragen op de rekeningen gaven een gevoel van kalmte en vertrouwen. Met zulke bedragen lijken financiële crisissen kortstondige zorgen die verdwijnen zodra je naar het totale vermogen kijkt.

‍
Maar om de een of andere reden verdwenen de problemen niet. Sterker nog: steeds vaker gooiden cashgaps de plannen van het bedrijf in de war. 

We dachten dat we veel geld hadden door de hoge facturen. Maar uiteindelijk bleek: dat is nog geen winst. — Andriy Krupkin, oprichter van «Sales Bureau»

Hoe je chaos en cashgaps temt met Finmap

Alle financiële bronnen in één systeem zetten was pas de eerste stap richting financiële orde. 

De tweede stap was het beheren van inkomsten en afschrijvingen, die nu letterlijk binnen handbereik waren. Met Finmap werd de cashflow transparant en begrijpelijk. Daardoor kon het bedrijf:

• volledig afstappen van zelfgemaakte spreadsheets;‍
• afrekenen met de chaos en verwarring die die spreadsheets veroorzaakten;
• financieel beheer voor alle afdelingen uniform en gestandaardiseerd maken;
• de geldstromen realtime volgen.

Andrey Krupkin, oprichter van «Sales Bureau», deelt zijn ervaring: 

Als je Finmap niet gebruikt, ben je miljoenen tot miljarden uren kwijt aan het optellen van al die onhandige spreadsheets, waarin je niet eens processen kunt automatiseren. Finmap lost dat allemaal op.

Met de dag werd de situatie duidelijker en besefte het bedrijf dat de chaos zonder effectieve planning niet volledig onder controle zou komen. De Betalingskalender van Finmap bood uitkomst: in één oogopslag was te zien op welke dagen betalingen van klanten werden verwacht en wanneer er zelf betaald moest worden.

Dankzij de automatische berekening laat de Kalender duidelijk zien wanneer er mogelijk te weinig geld is om leveranciers of medewerkers te betalen. 

Na het aanpassen van betalingstermijnen en geplande datums konden cashgaps dus van de lijst met financiële problemen worden geschrapt.

Belangrijkste inzichten van Sales Bureau

Doordachte planning en het P&L-rapport gaven eindelijk antwoord op de vraag waar de winst bleef, die verstopt zat tussen een groot aantal transacties. Dankzij de transactiedatum en de periode van de transactie kon het daadwerkelijk verdiende geld helder worden bepaald — niet alleen per jaar of maand, maar zelfs per week. 

Nu de woelige financiële stromen onder controle waren, kon «Sales Bureau» met behulp van kant-en-klare financiële rapporten de volgende punten in kaart brengen:

• kostenposten die verminderd en geoptimaliseerd moeten worden;
• de populairste en meest winstgevende diensten;
• hoe debiteurenbeheer kan worden geoptimaliseerd;
• welke bedrijfsonderdelen het snelst groeien;
• bedrijfsonderdelen die vernieuwing en modernisering nodig hebben.

Hoe Finmap en «Sales Bureau» vandaag samenwerken

Het bedrijf heeft het financieel beheer inmiddels volledig op orde en dit proces geautomatiseerd met de tools van Finmap. Alle topmanagers, de COO en de oprichter hebben nu transparante informatie die vanaf elk apparaat toegankelijk is.

Andriy vertelt dat financiële controle via Finmap hem heeft geholpen een nauwkeurigere salesstrategie te formuleren. 

Als ik onze boekhouding aan het begin van het bedrijf vergelijk met nu, weet ik zeker dat we de tijd die we aan financiën besteden met een factor 50 hebben verminderd! — Andriy Krupkin, oprichter van «Sales Bureau»

Je kunt het zelf ervaren door je te registreren bij Finmap. Richt je financiële administratie in, automatiseer je processen en verspil geen tijd meer aan routinewerk

Branche: Hoe Finmap lokale bedrijven helpt hun financiën te organiseren: de case van Dasha Katsurina Studio + Showroom