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Come superare il caos finanziario e dire addio ai buchi di liquidità? Il caso reale di un’agenzia commerciale
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6 min
16.09.2024
Come superare il caos finanziario e dire addio ai buchi di liquidità? Il caso reale di un’agenzia commerciale
Sergiy Shuldik
Esperto finanziario presso Finmap
Quando guardiamo le aziende di successo che in 8-10 anni sono diventate protagoniste del mercato e ormai dettano le proprie regole, è difficile pensare che anche loro siano partite in piccolo. Ognuna ha affrontato un percorso di crescita complesso e molto personale. Ma tutte hanno una cosa in comune: sono riuscite a mettere ordine nella gestione finanziaria e a superare le difficoltà economiche.
Da una sola persona a un’azienda internazionale
«Sales Bureau» è un ottimo esempio di azienda “che ce l’ha fatta”. Oggi è una società di consulenza internazionale di successo, ma nel 2016 ha iniziato il suo percorso con un solo dipendente e tre clienti. L’esperienza, le competenze e la determinazione di Andrii gli hanno permesso di far crescere il business. Tuttavia, alcune lacune nella gestione finanziaria impedivano all’azienda di svilupparsi davvero.
Fatture alte non significano sempre grandi profitti
L’azienda cresceva: comparivano nuove tipologie di spese, persone responsabili dei pagamenti, budget per reparto, nuovi clienti con nuove richieste. Affogare nella burocrazia, che era già alle porte, non era un’opzione. Serviva una soluzione semplice ed efficace per mettere ordine nel caos di importi e numeri.
Intorno al terzo anno di attività ho capito che, se volevo guadagnare di più, far crescere l’azienda, aumentare gli stipendi, capire quanto guadagnavo personalmente e avere una gestione finanziaria sana, dovevo iniziare a capire davvero la finanza. — Andriy Krupkin, fondatore di «Sales Bureau»
La soluzione sembrava evidente: riunire tutte le fonti finanziarie in un unico sistema e organizzarle.
Dopo aver collegato Finmap e aggiunto tutti i conti, sembrava finalmente possibile tirare un sospiro di sollievo: vedere il denaro sui conti dava tranquillità e speranza. Con certe somme disponibili, le crisi di liquidità sembrano problemi passeggeri, destinati a sparire appena si guarda il capitale complessivo.
Eppure, per qualche motivo, i problemi non sparivano. Anzi, sempre più spesso i buchi di cassa facevano saltare i piani dell’azienda.
Pensavamo di avere molti soldi perché gli assegni erano importanti. Ma poi abbiamo capito che non era ancora profitto. — Andriy Krupkin, fondatore di «Sales Bureau»
Come domare il caos e i buchi di cassa con Finmap
Riunire tutte le fonti finanziarie in un unico sistema era solo il primo passo verso l’ordine finanziario.
Il secondo passo era gestire entrate e uscite, che ora erano finalmente sotto controllo. Con Finmap, il flusso di cassa è diventato trasparente e comprensibile. Questo ha permesso di:
- abbandonare del tutto i fogli di calcolo fatti in casa;
- eliminare il caos e la confusione creati da quei file;
- unificare e standardizzare la gestione finanziaria di tutti i reparti;
- monitorare i movimenti di denaro in tempo reale.
Andrey Krupkin, fondatore di «Sales Bureau», racconta:
Se non usi Finmap, passi da un milione a un miliardo di ore a sommare dati dentro fogli scomodi, dove non riesci nemmeno ad automatizzare i processi. Finmap risolve tutti questi problemi.
Giorno dopo giorno, la situazione diventava più chiara e l’azienda ha capito che, senza una pianificazione efficace, il caos non sarebbe stato domato del tutto. È venuto in aiuto il Calendario dei pagamenti di Finmap, che mostra a colpo d’occhio in quali giorni sono previsti gli incassi dai clienti e quando bisogna effettuare i pagamenti.
Grazie al calcolo automatico, il Calendario mostra con chiarezza quando potrebbe mancare denaro per pagare fornitori o dipendenti.
Così, dopo aver corretto le condizioni e le date previste per i pagamenti, i buchi di cassa sono stati eliminati dalla lista delle difficoltà finanziarie.
Le principali lezioni dal Sales Bureau
La pianificazione ragionata e il report P&L hanno finalmente risposto alla domanda: dov’era finito il profitto, nascosto tra tantissime transazioni? Grazie alla data dell’operazione e al periodo di competenza, è stato possibile individuare con precisione il denaro realmente guadagnato, non solo su base annuale o mensile, ma persino settimanale.
Dopo aver domato flussi finanziari turbolenti, «Sales Bureau» è riuscita a individuare, grazie ai report finanziari già pronti, questi aspetti:
- le fonti di spesa da ridurre e ottimizzare;
- i servizi più richiesti e redditizi;
- come ottimizzare i crediti verso i clienti;
- quali aree di business stanno crescendo più velocemente;
- quali aree aziendali richiedono aggiornamento e modernizzazione.
Come lavorano oggi insieme Finmap e «Sales Bureau»
Oggi l’azienda ha strutturato completamente la gestione finanziaria e ha automatizzato il processo con gli strumenti di Finmap. Ora tutti i top manager, il COO e il fondatore hanno accesso a informazioni trasparenti da qualsiasi dispositivo.
Andriy racconta che il controllo finanziario basato su Finmap gli ha permesso di definire una strategia di vendita più precisa.
Se confronto come gestivamo la contabilità all’inizio dell’attività con come la gestiamo oggi, sono certo che siamo riusciti a ridurre di 50 volte il tempo dedicato alla finanza! — Andriy Krupkin, fondatore di «Sales Bureau»
Puoi verificarlo anche tu registrandoti su Finmap. Imposta e automatizza la tua contabilità finanziaria e smetti di perdere tempo nelle attività di routine
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Domande frequenti
Perché grandi fatture non significano grandi profitti?
Incassi importanti possono dare l’illusione di avere tanta liquidità, ma un saldo alto non equivale a profitto. Finché non separi i guadagni reali dai costi, dalle somme da rendicontare e dagli impegni già presi, gli assegni consistenti possono nascondere buchi di cassa: proprio quello che ha scoperto Sales Bureau prima di impostare una gestione finanziaria adeguata.
In che modo un calendario dei pagamenti aiuta a evitare buchi di cassa?
Un calendario dei pagamenti mostra a colpo d’occhio in quali giorni prevedi di ricevere denaro dai clienti e quando scadono i tuoi pagamenti. Con il calcolo automatico evidenzia in anticipo quando i fondi potrebbero non bastare per pagare collaboratori o dipendenti, così puoi modificare termini di pagamento e date pianificate prima che diventino un problema ed eliminare i buchi di cassa dalla lista delle preoccupazioni.
In che modo il conto economico mostra dove si trova davvero il profitto?
Tra tante transazioni è facile perdere di vista quanto hai guadagnato davvero. Unendo una pianificazione razionale al conto economico e usando date e periodi delle transazioni, puoi individuare il profitto reale non solo per anno o per mese, ma persino per settimana.
Cosa può capire un’azienda quando il cash flow è sotto controllo?
Quando i flussi finanziari sono sotto controllo e i report sono impostati, le analisi pronte all’uso mostrano quali costi ridurre, quali servizi sono più redditizi, come ottimizzare gli incassi da clienti e quali aree dell’attività crescono più velocemente. Questa chiarezza permette a chi guida l’azienda di costruire una strategia commerciale più precisa, basata sui numeri e non sulle sensazioni.
Hai ancora domande?
Siamo pronti a risponderti.
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