Wie bringt man Ordnung in die Finanzen und vermeidet Liquiditätsengpässe? Ein Praxisbeispiel von Sales Bureau

Wenn man auf erfolgreiche Unternehmen schaut, die innerhalb von 8–10 Jahren zu wichtigen Marktplayern geworden sind und heute schon ihre eigenen Regeln setzen, kann man kaum glauben, dass auch sie einmal klein angefangen haben. Jedes von ihnen ist seinen ganz eigenen, anspruchsvollen Entwicklungsweg gegangen. Doch eines haben sie alle gemeinsam: Sie haben es geschafft, ihr Finanzmanagement aufzubauen und finanzielle Schwierigkeiten zu überwinden. 

Von einer Einzelperson zum internationalen Unternehmen

«Sales Bureau» ist ein gutes Beispiel für ein Unternehmen, das „es geschafft hat“. Heute ist es ein erfolgreiches internationales Beratungsunternehmen, doch 2016 begann alles mit einem Mitarbeiter und drei Kunden. Andriis Erfahrung, Wissen und Ausdauer halfen ihm, das Unternehmen zu skalieren. Gleichzeitig bremsten Lücken im Finanzmanagement das Wachstum des Unternehmens aus.

Hohe Rechnungen bedeuten nicht automatisch hohe Gewinne

Das Unternehmen wuchs: Es kamen neue Kostenarten, verantwortliche Personen, Abteilungsbudgets sowie neue Kunden mit neuen Anforderungen hinzu. In der Bürokratie zu versinken, die bereits vor der Tür stand, kam nicht infrage. Es brauchte eine einfache und wirksame Lösung, um das Durcheinander aus Beträgen und Zahlen zu ordnen.

Ungefähr im dritten Geschäftsjahr wurde mir klar: Wenn ich mehr verdienen, das Unternehmen skalieren, die Gehälter erhöhen, verstehen will, wie viel ich selbst eigentlich verdiene, und finanzielle Hygiene haben möchte, dann muss ich meine Finanzen verstehen. — Andriy Krupkin, Gründer von «Sales Bureau»

Die Lösung schien naheliegend: alle Finanzquellen in einem System zusammenführen und strukturieren.

Nachdem Finmap angebunden und alle Konten hinzugefügt waren, schien endlich Ruhe einzukehren — die Guthaben auf den Konten vermittelten Sicherheit und Hoffnung. Bei solchen Summen wirken Finanzkrisen wie kurze Sorgen, die verschwinden, sobald man das gesamte Kapital vor Augen hat.

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Doch aus irgendeinem Grund lösten sich die Probleme nicht auf. Im Gegenteil: Immer häufiger machten Liquiditätslücken die Pläne des Unternehmens zunichte. 

Wir dachten, wir hätten viel Geld, weil die Rechnungsbeträge hoch waren. Aber wie sich herausstellte, ist das noch lange kein Gewinn. — Andriy Krupkin, Gründer von «Sales Bureau»

Wie Finmap hilft, Chaos und Liquiditätslücken in den Griff zu bekommen

Alle Finanzquellen einfach nur in einem System zu sammeln, war erst der erste Schritt auf dem Weg zu finanzieller Ordnung. 

Der zweite Schritt bestand darin, Einnahmen und Abbuchungen zu steuern, die nun jederzeit klar sichtbar waren. Mit Finmap wurde der Cashflow transparent und verständlich. Dadurch konnte das Unternehmen:

• selbst gebastelte Tabellen vollständig abschaffen;‍
• Chaos und Verwirrung, die durch diese Tabellen entstanden, beseitigen;
• das Finanzmanagement für alle Abteilungen vereinheitlichen und standardisieren;
• Geldbewegungen in Echtzeit kontrollieren.

Andrey Krupkin, Gründer von «Sales Bureau», beschreibt es so: 

Wenn man Finmap nicht nutzt, verbringt man gefühlt Millionen bis Milliarden Stunden damit, all diese unpraktischen Tabellen zusammenzurechnen, in denen sich nicht einmal Prozesse automatisieren lassen. Finmap löst genau diese Probleme.

Mit jedem Tag wurde die Lage klarer, und dem Unternehmen wurde bewusst: Ohne wirksame Planung lässt sich das Chaos nicht vollständig bändigen. Der Finmap-Zahlungskalender kam zur Hilfe: Auf einen Blick war zu sehen, an welchen Tagen Zahlungen von Kunden erwartet wurden und wann eigene Zahlungen fällig waren.

Dank der automatischen Berechnung zeigt der Kalender klar, wann möglicherweise nicht genug Geld vorhanden ist, um Dienstleister oder Mitarbeitende zu bezahlen. 

Nach der Anpassung von Zahlungsbedingungen und geplanten Terminen konnten Liquiditätslücken von der Liste der finanziellen Probleme gestrichen werden.

Wichtige Erkenntnisse aus dem Sales Bureau

Durch eine vernünftige Planung und den GuV-Bericht wurde endlich klar, wo der Gewinn steckt, der zuvor zwischen unzähligen Transaktionen verborgen war. Dank Transaktionsdatum und Leistungszeitraum ließ sich das tatsächlich verdiente Geld nicht nur auf Jahres- oder Monatsbasis, sondern sogar für einzelne Wochen eindeutig erkennen. 

Nachdem «Sales Bureau» die turbulenten Finanzströme in den Griff bekommen hatte, konnte das Unternehmen mithilfe fertiger Finanzberichte folgende Punkte identifizieren:

• Kostenquellen, die reduziert und optimiert werden sollten;
• die beliebtesten und profitabelsten Dienstleistungen;
• Möglichkeiten, Forderungen zu optimieren;
• Geschäftsbereiche, die am schnellsten wachsen;
• Bereiche, die Aktualisierung und Modernisierung benötigen.

Wie Finmap und «Sales Bureau» heute zusammenarbeiten

Inzwischen hat das Unternehmen sein Finanzmanagement vollständig aufgebaut und diesen Prozess mit den Tools von Finmap automatisiert. Heute haben alle Top-Manager, der COO und der Gründer des Unternehmens transparente Informationen, auf die sie von jedem Gerät aus zugreifen können.

Andriy sagt, dass die Finanzkontrolle auf Basis von Finmap ihm geholfen hat, eine präzisere Vertriebsstrategie zu entwickeln. 

Wenn ich unsere Buchhaltung am Anfang des Unternehmens mit heute vergleiche, bin ich sicher: Wir haben den Zeitaufwand für Finanzen um das 50-Fache reduziert! — Andriy Krupkin, Gründer von «Sales Bureau»

Überzeugen Sie sich selbst und registrieren Sie sich bei Finmap. Richten Sie Ihre Finanzbuchhaltung ein, automatisieren Sie sie und verschwenden Sie keine Zeit mehr mit Routineaufgaben

Branche: Wie Finmap lokalen Unternehmen hilft, ihre Finanzen zu organisieren: Der Fall Dasha Katsurina Studio + Showroom