Jak uporządkować chaos w finansach i zapomnieć o lukach gotówkowych? Prawdziwa historia Sales Bureau

Patrząc na firmy, które odniosły sukces i w ciągu 8-10 lat stały się kluczowymi graczami na rynku, dyktując dziś własne zasady, trudno uwierzyć, że one też zaczynały od małych rzeczy. Każda z nich przeszła trudną, indywidualną drogę rozwoju. Ale wszystkie łączy jedno: udało im się uporządkować zarządzanie finansami i poradzić sobie z trudnościami finansowymi. 

Od jednej osoby do międzynarodowej firmy

«Sales Bureau» to doskonały przykład firmy, „której się udało”. Dziś to prężna międzynarodowa firma konsultingowa, a jeszcze w 2016 roku zaczynała z jednym pracownikiem i trzema klientami. Doświadczenie, wiedza i wytrwałość Andrija pozwoliły mu skalować biznes. Jednak luki w zarządzaniu finansami nie pozwalały firmie rozwinąć się w pełni.

Duże faktury nie zawsze oznaczają duży zysk

Firma rosła, pojawiały się nowe rodzaje wydatków, osoby rozliczające się z zaliczek, budżety poszczególnych działów, nowi klienci z nowymi potrzebami. Utonięcie w biurokracji, która i tak już pukała do drzwi, nie wchodziło w grę. Trzeba było znaleźć proste i skuteczne rozwiązanie, które pozwoliłoby uporządkować chaos kwot i liczb.

Mniej więcej w trzecim roku prowadzenia biznesu zrozumiałem, że jeśli chcę zarabiać więcej, skalować firmę, podnosić ludziom pensje, wiedzieć, ile sam zarabiam, i mieć porządek finansowy, muszę rozumieć finanse. — Andrij Krupkin, założyciel «Sales Bureau»

Rozwiązanie wydawało się oczywiste — zebrać wszystkie źródła finansowe w jednym systemie i uporządkować je.

Po podłączeniu Finmap i dodaniu wszystkich kont, wreszcie można było odetchnąć — środki na kontach dawały poczucie spokoju i nadziei. Przy takich kwotach kryzysy finansowe wydawały się przelotnymi zmartwieniami, które od razu znikały na widok pełnego kapitału.

‍
Jednak z jakiegoś powodu problemy nie znikały, a coraz częściej luki gotówkowe niszczyły plany firmy. 

Wydawało nam się, że mamy dużo pieniędzy, bo wpływały duże kwoty. Ale jak się okazało, to jeszcze nie jest zysk. — Andrij Krupkin, założyciel «Sales Bureau»

Jak okiełznać chaos i luki gotówkowe dzięki Finmap

Samo zebranie wszystkich źródeł finansowych w jednym systemie było zaledwie pierwszym krokiem na drodze do finansowego porządku. 

Drugim krokiem było zarządzanie wpływami i wypisami, które teraz mieściły się dosłownie na dłoni. Dzięki Finmap, proces przepływu gotówki stał się przejrzysty i zrozumiały, co z kolei pozwoliło:

• całkowicie zrezygnować z ręcznie robionych tabelek;‍
• pozbyć się chaosu i zamieszania, jakie te tabelki powodowały;
• ujednolicić i ustandaryzować zarządzanie finansami we wszystkich działach;
• kontrolować przepływ pieniędzy na bieżąco.

Andrij Krupkin, założyciel «Sales Bureau», dzieli się swoimi przemyśleniami: 

Jeśli nie korzystasz z Finmap, spędzasz miliony, a nawet miliardy godzin na sumowaniu tych niewygodnych tabelek, w których niczego nie da się zautomatyzować. Finmap rozwiązuje wszystkie te problemy.

Z każdym dniem sytuacja stawała się jaśniejsza i firma zrozumiała, że bez efektywnego planowania chaosu nie uda się okiełznać do końca. Finmap's Kalendarz Płatności przyszedł z pomocą, pokazując od razu, w które dni spodziewać się wpłat od klientów i kiedy trzeba dokonać własnych płatności.

Dzięki automatycznemu obliczaniu, Kalendarz wyraźnie pokazuje, kiedy może zabraknąć pieniędzy na wypłaty dla kontrahentów czy pracowników. 

Tak więc po dostosowaniu terminów płatności i zaplanowanych dat, luki gotówkowe zostały wykreślone z listy problemów finansowych.

Kluczowe wnioski Sales Office

Racjonalne planowanie i raport P&L w końcu dały odpowiedź na pytanie, gdzie jest zysk, ukryty wśród ogromnej liczby transakcji. Dzięki dacie i okresowi transakcji można było jasno określić realnie zarobione pieniądze nie tylko w skali roku czy miesiąca, ale nawet tygodnia. 

Okiełznawszy burzliwe przepływy finansowe, «Sales Bureau» dzięki gotowym raportom finansowym mogła określić następujące kwestie:

• źródła wydatków, które wymagają redukcji i optymalizacji;
• najpopularniejsze i najbardziej dochodowe usługi;
• jak zoptymalizować należności;
• które obszary biznesu rosną najszybciej;
• obszary biznesu, które wymagają aktualizacji i modernizacji.

Jak Finmap i „Sales Office” współpracują dziś

Firma w pełni uporządkowała zarządzanie finansami i zautomatyzowała ten proces za pomocą narzędzi Finmap. Teraz wszyscy top managerowie, COO i założyciel firmy mają dostęp do przejrzystych informacji z dowolnego urządzenia.

Andrij mówi, że kontrola finansowa oparta na Finmap pozwoliła mu opracować dokładniejszą strategię sprzedaży. 

Porównując, jak wyglądała księgowość na początku naszego biznesu, i jak wygląda teraz, jestem pewien, że udało nam się skrócić czas poświęcany na finanse aż 50 razy! — Andrij Krupkin, założyciel «Sales Bureau»

Możesz się o tym przekonać sam, rejestrując się w Finmap. Skonfiguruj i zautomatyzuj swoją księgowość finansową i przestań tracić czas na rutynę

Branża: Jak Finmap pomaga lokalnym firmom uporządkować finanse: przypadek studia + showroomu Daszy Katsuriny