Hogyan lehet úrrá lenni a pénzügyi káoszon, és elfelejteni a likviditási hiányokat? A Sales Bureau valós története

Ha olyan sikeres cégeket nézünk, amelyek 8–10 év alatt meghatározó piaci szereplővé váltak, és ma már saját szabályaik szerint alakítják a piacot, nehéz elhinni, hogy ők is kicsiben kezdték. Mindegyikük végigment a maga nehéz fejlődési útján. Egy dolog azonban közös bennük: sikerült rendbe tenniük a pénzügyeiket, és túljutniuk a pénzügyi nehézségeken. 

Egyetlen embertől egy nemzetközi cégig

«Sales Bureau» – tökéletes példa arra, amikor egy cég „megcsinálja”. Ma már sikeres nemzetközi tanácsadó cég, de 2016-ban még egyetlen munkatárssal és három ügyféllel indult. Andrii tapasztalata, tudása és kitartása lehetővé tette, hogy skálázza a vállalkozást. A pénzügyi menedzsment hiányosságai azonban sokáig gátolták a teljes értékű növekedést.

A nagy számlák még nem jelentenek nagy profitot

A cég nőtt, megjelentek az új költségtípusok, az elszámolásra kötelezett munkatársak, a részlegszintű büdzsék, valamint az új ügyfelek új igényekkel. Nem volt opció, hogy a vállalkozás belesüllyedjen a már az ajtóban álló bürokráciába. Olyan egyszerű és hatékony megoldásra volt szükség, amellyel rendszerbe lehet tenni a számok és összegek káoszát.

Nagyjából a harmadik évben jöttem rá, hogy ha többet akarok keresni, skálázni szeretném a céget, emelni akarom a fizetéseket, látni szeretném, mennyit keresek én magam, és rendet akarok a pénzügyekben, akkor értenem kell a számokhoz. — Andriy Krupkin, a «Sales Bureau» alapítója

A megoldás egyértelműnek tűnt: minden pénzügyi forrást egy rendszerbe kell terelni, és átláthatóvá kell tenni.

Miután csatlakoztatták a Finmapet és hozzáadták az összes számlát, végre úgy tűnt, meg lehet nyugodni — a számlákon lévő pénz biztonságérzetet és reményt adott. Ilyen összegek mellett a pénzügyi válságok csak átmeneti kellemetlenségnek tűnnek, amelyek azonnal eltűnnek, amint ránézünk a teljes tőkére.

‍
Valamiért azonban a problémák nem tűntek el, sőt egyre gyakrabban fordult elő, hogy a cash flow-hiányok felborították a cég terveit. 

A nagy számlák miatt azt hittük, sok pénzünk van. De kiderült, hogy ez még nem profit. — Andriy Krupkin, a «Sales Bureau» alapítója

Hogyan lehet megszelídíteni a káoszt és a cash flow-hiányokat a Finmap segítségével?

Az, hogy minden pénzügyi forrás egy rendszerbe került, csak az első lépés volt a pénzügyi rend felé vezető úton. 

A második lépés a beérkező és kimenő pénzmozgások kezelése volt, amelyek így már szó szerint kéznél voltak. A Finmap segítségével a pénzáramlás átláthatóvá és érthetővé vált, ami lehetővé tette, hogy:

• teljesen elhagyják a házi táblázatokat;‍
• megszabaduljanak a káosztól és a táblázatok okozta zűrzavartól;
• egységesítsék és standardizálják a pénzügyi menedzsmentet minden részlegnél;
• valós időben kövessék a pénzmozgásokat.

Andrey Krupkin, a «Sales Bureau» alapítója így fogalmaz: 

Ha nem használod a Finmapet, millió vagy akár milliárd órát töltesz azzal, hogy összeadd a kényelmetlen táblázataidat, ahol még automatizálni sem igazán lehet semmit. A Finmap mindezt megoldja.

Ahogy teltek a napok, a helyzet egyre világosabbá vált, és a cég felismerte: hatékony tervezés nélkül a káoszt nem lehet teljesen megszelídíteni. Ekkor jött segítségül a Finmap Fizetési naptára, amelyből egy pillantással látszott, mely napokon várhatók ügyfélbefizetések, és mikor esedékesek a kifizetések.

Az automatikus számításnak köszönhetően a Naptár egyértelműen megmutatja, mikor alakulhat ki pénzhiány a beszállítók vagy a munkatársak kifizetéséhez. 

Így a fizetési feltételek és az ütemezett dátumok finomhangolása után a cash flow-hiányok lekerültek a pénzügyi problémák listájáról.

A legfontosabb tanulságok a Sales Bureau példájából

A tudatos tervezés és az eredménykimutatás végre megválaszolta a kérdést: hol van a profit, amely addig a rengeteg tranzakció között rejtőzött. A tranzakció dátuma és időszaka alapján pontosan láthatóvá vált a ténylegesen megkeresett pénz — nemcsak éves vagy havi, hanem akár heti bontásban is. 

Miután a «Sales Bureau» megszelídítette a hektikus pénzáramlásokat, a kész pénzügyi riportok segítségével az alábbiakat tudta azonosítani:

• azokat a költségforrásokat, amelyeket csökkenteni és optimalizálni kell;
• a legnépszerűbb és legjövedelmezőbb szolgáltatásokat;
• hogyan lehet optimalizálni a kintlévőségeket;
• mely üzleti területek nőnek a leggyorsabban;
• mely üzleti területeknél van szükség frissítésre és modernizálásra.

Hogyan dolgozik ma együtt a Finmap és a «Sales Bureau»?

A cég mára teljesen felépítette a pénzügyi menedzsmentjét, és a Finmap eszközeivel automatizálta ezt a folyamatot. Ma már minden felsővezető, az operatív vezető és a cég alapítója is átlátható adatokhoz fér hozzá bármilyen eszközről.

Andriy szerint a Finmap-alapú pénzügyi kontroll segített neki egy pontosabb értékesítési stratégia kialakításában. 

Ha összehasonlítom, mennyi időt vitt el a pénzügyek kezelése a vállalkozás elején és most, biztos vagyok benne, hogy ötvenszeresére csökkentettük a pénzügyekre fordított időt! — Andriy Krupkin, a «Sales Bureau» alapítója

Ezt te is kipróbálhatod, ha regisztrálsz a Finmapre. Állítsd be és automatizáld a pénzügyi nyilvántartásodat, és ne pazarold az idődet rutinmunkára

Iparág: Hogyan segít a Finmap a helyi vállalkozásoknak rendbe tenni a pénzügyeiket: Dasha Katsurina Studio + Showroom esete