Cómo poner orden en las finanzas y olvidarte de los problemas de liquidez: el caso real de Sales Bureau

Cuando ves empresas de éxito que en 8-10 años se han convertido en referentes del mercado y ya marcan sus propias reglas, cuesta creer que también empezaran desde cero. Cada una ha recorrido su propio y difícil camino de crecimiento. Pero todas tienen algo en común: lograron ordenar su gestión financiera y superar las dificultades económicas. 

De una sola persona a una empresa internacional

«Sales Bureau» es un gran ejemplo de empresa “que lo consiguió”. Hoy es una consultora internacional de éxito, pero en 2016 empezó su camino con un solo empleado y tres clientes. La experiencia, los conocimientos y la perseverancia de Andrii le permitieron hacer crecer el negocio. Sin embargo, las carencias en la gestión financiera impedían que la empresa creciera de verdad.

Facturar mucho no siempre significa ganar mucho

La empresa crecía, aparecían nuevos tipos de gastos, responsables de presupuesto, presupuestos por departamento y nuevos clientes con nuevas necesidades. Ahogarse en la burocracia, que ya estaba llamando a la puerta, no era una opción. Había que encontrar una solución sencilla y eficaz que permitiera poner orden en el caos de cifras y movimientos.

Me di cuenta alrededor del tercer año de negocio de que, si quería ganar más, escalar la empresa, subir los salarios del equipo, entender cuánto ganaba yo personalmente y tener higiene financiera, tenía que entender las finanzas. — Andriy Krupkin, fundador de «Sales Bureau»

La solución parecía evidente: reunir todas las fuentes financieras en un único sistema y ordenarlas.

Al conectar Finmap y añadir todas las cuentas, por fin parecía que se podía respirar tranquilo: ver el dinero en las cuentas daba calma y esperanza. Con esas cantidades, las crisis financieras parecían preocupaciones pasajeras que desaparecían en cuanto mirabas el capital total.

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Pero, por algún motivo, los problemas no desaparecían y cada vez con más frecuencia los desfases de caja arruinaban los planes de la empresa. 

Pensábamos que teníamos mucho dinero porque los importes de las facturas eran altos. Pero resultó que eso todavía no era beneficio. — Andriy Krupkin, fundador de «Sales Bureau»

Cómo poner bajo control el caos y los desfases de caja con Finmap

Reunir todas las fuentes financieras en un solo sistema fue solo el primer paso hacia el orden financiero. 

El segundo paso fue gestionar los cobros y los pagos, que ahora estaban a la vista. Con Finmap, el flujo de caja se volvió transparente y fácil de entender, lo que permitió:

• dejar atrás por completo las tablas caseras;‍
• acabar con el caos y la confusión que generaban esas tablas;
• unificar y estandarizar la gestión financiera en todos los departamentos;
• controlar el movimiento del dinero en tiempo real.

Andrey Krupkin, fundador de «Sales Bureau», comparte su opinión: 

Si no usas Finmap, pierdes entre un millón y mil millones de horas sumando datos en tablas incómodas, donde ni siquiera puedes automatizar procesos. Finmap resuelve todos esos problemas.

Con cada día que pasaba, la situación se volvía más clara y la empresa entendió que, sin una planificación eficaz, el caos no desaparecería del todo. El Calendario de pagos de Finmap llegó al rescate: de un vistazo mostraba qué días se esperaban cobros de clientes y cuándo vencían los pagos.

Gracias al cálculo automático, el Calendario muestra claramente cuándo puede faltar dinero para pagar a proveedores o empleados. 

Así, después de ajustar las condiciones de pago y las fechas previstas, los desfases de caja salieron de la lista de problemas financieros.

Aprendizajes clave de Sales Bureau

La planificación racional y el informe de P&L por fin respondieron a la pregunta de dónde estaba el beneficio, que se perdía entre una gran cantidad de transacciones. Gracias a la fecha de la operación y al periodo correspondiente, fue posible identificar con claridad el dinero realmente ganado, no solo por año o por mes, sino incluso por semana. 

Tras poner bajo control unos flujos financieros turbulentos, «Sales Bureau» pudo identificar, con ayuda de informes financieros ya preparados, los siguientes puntos:

• fuentes de gasto que necesitaban reducción y optimización;
• los servicios más demandados y rentables;
• cómo optimizar las cuentas por cobrar;
• qué áreas del negocio crecen más rápido;
• áreas del negocio que requieren actualización y modernización.

Cómo trabajan actualmente Finmap y «Sales Bureau» juntos

La empresa ya ha consolidado por completo su gestión financiera y ha automatizado este proceso con las herramientas de Finmap. Ahora todos los altos cargos, el COO y el fundador de la empresa tienen acceso a información transparente desde cualquier dispositivo.

Andriy cuenta que el control financiero basado en Finmap le ha permitido diseñar una estrategia de ventas más precisa. 

Si comparo cómo llevábamos la contabilidad al principio del negocio con cómo lo hacemos ahora, estoy seguro de que hemos logrado reducir 50 veces el tiempo que dedicamos a las finanzas. — Andriy Krupkin, fundador de «Sales Bureau»

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