Como superar o caos financeiro e esquecer os furos de caixa? O caso real da Sales Bureau

Quando olhamos para empresas de sucesso que, em 8 a 10 anos, viraram referência no mercado e já ditam as próprias regras, fica difícil acreditar que elas também começaram pequenas. Cada uma passou por um caminho de desenvolvimento difícil e muito particular. Mas todas têm algo em comum: conseguiram estruturar a gestão financeira e superar as dificuldades financeiras. 

De uma pessoa só a uma empresa internacional

«Sales Bureau» é um ótimo exemplo de empresa “que chegou lá”. Hoje, é uma consultoria internacional de sucesso. Mas, lá em 2016, começou sua trajetória com um funcionário e três clientes. A experiência, o conhecimento e a persistência de Andrii permitiram escalar o negócio. Só que as falhas na gestão financeira impediam a empresa de crescer de verdade.

Faturamento alto nem sempre significa lucro alto

A empresa cresceu, surgiram novos tipos de despesas, responsáveis por pagamentos, orçamentos por departamento e novos clientes com novas demandas. Afundar na burocracia, que já batia à porta da empresa, não era uma opção. Era preciso encontrar uma solução simples e eficiente para organizar a bagunça de valores e números.

Percebi por volta do terceiro ano de negócio que, se eu quisesse ganhar mais, escalar a empresa, aumentar os salários da equipe, entender quanto eu mesmo ganho e manter uma boa higiene financeira, eu precisava entender de finanças. — Andriy Krupkin, fundador do «Sales Bureau»

A solução parecia óbvia: reunir todas as fontes financeiras em um único sistema e organizá-las.

Ao conectar o Finmap e adicionar todas as contas, finalmente parecia possível respirar aliviado — o dinheiro nas contas trazia uma sensação de calma e esperança. Com aqueles valores, as crises financeiras pareciam preocupações passageiras, que desapareciam assim que se olhava para o capital total.

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Mas, por algum motivo, os problemas não desapareceram. Pelo contrário: cada vez com mais frequência, os gaps de caixa derrubavam os planos da empresa. 

A gente achava que tinha muito dinheiro por causa dos contratos de valores altos. Mas, como descobrimos depois, isso ainda não era lucro. — Andriy Krupkin, fundador do «Sales Bureau»

Como domar o caos e os gaps de caixa com a Finmap

Reunir todas as fontes financeiras em um único sistema foi só o primeiro passo rumo à organização financeira. 

O segundo passo foi gerenciar as entradas e saídas, que agora estavam na palma da mão. Com a Finmap, o fluxo de caixa ficou transparente e fácil de entender, o que permitiu:

• abandonar de vez as planilhas caseiras;‍
• acabar com o caos e a confusão causados por essas planilhas;
• unificar e padronizar a gestão financeira em todos os departamentos;
• acompanhar a movimentação do dinheiro em tempo real.

Andrey Krupkin, fundador do «Sales Bureau», conta: 

Se você não usa a Finmap, gasta de um milhão a um bilhão de horas somando aquelas planilhas nada práticas, nas quais nem dá para automatizar processos. A Finmap resolve tudo isso.

A cada dia, a situação ficava mais clara, e a empresa entendeu que, sem um planejamento eficiente, a bagunça não seria totalmente controlada. Foi aí que o Calendário de Pagamentos da Finmap entrou em cena, mostrando de forma visual em quais dias os pagamentos dos clientes eram esperados e quando as contas deveriam ser pagas.

Graças ao cálculo automático, o Calendário mostra claramente quando pode faltar dinheiro para pagar fornecedores ou colaboradores. 

Assim, depois de ajustar os prazos e as datas programadas de pagamento, os gaps de caixa foram riscados da lista de dificuldades financeiras.

Principais aprendizados do Sales Bureau

O planejamento racional e o relatório de DRE finalmente responderam à pergunta: onde estava o lucro, escondido no meio de tantas transações? Com a data da transação e o período correspondente, foi possível identificar com clareza o dinheiro realmente ganho, não apenas no ano ou no mês, mas até mesmo na semana. 

Depois de domar os fluxos financeiros turbulentos, o «Sales Bureau» conseguiu identificar, com a ajuda de relatórios financeiros prontos, os seguintes pontos:

• fontes de despesas que precisam de redução e otimização;
• os serviços mais procurados e mais rentáveis;
• como otimizar as contas a receber;
• quais áreas do negócio estão crescendo mais rápido;
• áreas do negócio que precisam de atualização e modernização.

Como a Finmap e o «Sales Bureau» trabalham juntos hoje

Hoje, a empresa já estruturou completamente a gestão financeira e automatizou esse processo usando as ferramentas da Finmap. Agora, todos os principais gestores, o COO e o fundador da empresa têm acesso a informações transparentes, de qualquer dispositivo.

Andriy conta que o controle financeiro com a Finmap permitiu criar uma estratégia de vendas mais precisa. 

Comparando a experiência de controle financeiro no início do negócio com a de hoje, tenho certeza de que conseguimos reduzir em 50 vezes o tempo gasto com finanças! — Andriy Krupkin, fundador do «Sales Bureau»

Você também pode comprovar isso na prática se cadastrando na Finmap. Organize e automatize sua gestão financeira e pare de perder tempo com tarefas repetitivas

Setor: Como a Finmap ajuda negócios locais a organizar as finanças: o caso do Dasha Katsurina Studio + Showroom