Comment reprendre le contrôle de ses finances et en finir avec les trous de trésorerie ? Le cas concret d’une agence commerciale

Quand on regarde des entreprises qui ont réussi, devenues en 8 à 10 ans des acteurs incontournables de leur marché au point de fixer désormais leurs propres règles, on a du mal à croire qu’elles aussi ont commencé petit. Chacune a suivi un parcours de développement difficile et unique. Mais elles ont toutes un point commun : elles ont su structurer leur gestion financière et surmonter leurs difficultés de trésorerie. 

D’une seule personne à une entreprise internationale

«Sales Bureau» est l’exemple parfait d’une entreprise « qui a réussi ». Aujourd’hui, c’est une société de conseil internationale prospère. Pourtant, en 2016, elle a démarré avec un seul collaborateur et trois clients. L’expérience, les connaissances et la persévérance d’Andriy lui ont permis de faire grandir l’entreprise. Mais des failles dans la gestion financière freinaient encore pleinement sa croissance.

De grosses factures ne veulent pas toujours dire de gros bénéfices

L’entreprise se développait : de nouveaux types de dépenses apparaissaient, ainsi que des personnes responsables, des budgets par département, de nouveaux clients avec de nouvelles demandes. Il était hors de question de se laisser submerger par la bureaucratie qui commençait déjà à s’installer. Il fallait trouver une solution simple et efficace pour mettre de l’ordre dans le chaos des montants et des chiffres.

J’ai compris vers la troisième année d’activité que si je voulais gagner plus, développer l’entreprise, augmenter les salaires, savoir combien je gagne personnellement et avoir une vraie hygiène financière, je devais comprendre mes finances. — Andriy Krupkin, fondateur de «Sales Bureau»

La solution semblait évidente : regrouper toutes les sources financières dans un seul système et les organiser.

En connectant Finmap et en ajoutant tous les comptes, l’équipe a enfin pu souffler : les fonds visibles sur les comptes donnaient un sentiment de calme et d’espoir. Avec de tels montants, les crises financières semblent n’être que de petits nuages passagers, qui disparaissent dès qu’on regarde le capital total.

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Pourtant, pour une raison ou une autre, les problèmes ne disparaissaient pas. Et de plus en plus souvent, les trous de trésorerie venaient bouleverser les plans de l’entreprise. 

Nous pensions avoir beaucoup d’argent à cause des gros montants facturés. Mais en réalité, ce n’était pas encore du bénéfice. — Andriy Krupkin, fondateur de «Sales Bureau»

Comment Finmap aide à reprendre le contrôle sur le chaos et les trous de trésorerie

Regrouper toutes les sources financières dans un seul système n’était que la première étape vers une gestion financière ordonnée. 

La deuxième consistait à gérer les encaissements et les sorties d’argent, désormais visibles en un coup d’œil. Avec Finmap, les flux de trésorerie sont devenus transparents et compréhensibles, ce qui a permis de :

• dire définitivement adieu aux tableaux maison ;‍
• sortir du chaos et de la confusion qu’ils provoquaient ;
• unifier et standardiser la gestion financière dans tous les départements ;
• suivre les mouvements d’argent en temps réel.

Andrey Krupkin, fondateur de «Sales Bureau», partage son point de vue : 

Si vous n’utilisez pas Finmap, vous passez des millions, voire des milliards d’heures à additionner vos tableaux peu pratiques, dans lesquels vous ne pouvez même pas automatiser les processus. Finmap règle tous ces problèmes.

Jour après jour, la situation devenait plus claire, et l’entreprise a compris que sans planification efficace, le désordre ne serait jamais totalement maîtrisé. Le calendrier des paiements de Finmap est alors venu à la rescousse : il permet de voir immédiatement quels jours les paiements des clients sont attendus et quand les règlements doivent être effectués.

Grâce au calcul automatique, le calendrier montre clairement à quel moment l’entreprise risque de manquer de trésorerie pour payer ses prestataires ou ses salariés. 

Ainsi, après avoir ajusté les conditions de paiement et les dates prévues, les trous de trésorerie ont été rayés de la liste des difficultés financières.

Les principaux enseignements tirés par Sales Bureau

Une planification rationnelle et le rapport P&L ont enfin répondu à la question : où se cachait le bénéfice au milieu de toutes ces transactions ? Grâce à la date et à la période de chaque opération, il est devenu possible d’identifier clairement l’argent réellement gagné, non seulement à l’échelle de l’année ou du mois, mais même de la semaine. 

Après avoir repris le contrôle de ses flux financiers agités, «Sales Bureau» a pu identifier, à l’aide de rapports financiers prêts à l’emploi :

• les postes de dépenses à réduire et à optimiser ;
• les services les plus demandés et les plus rentables ;
• comment optimiser les créances clients ;
• les pôles d’activité qui progressent le plus vite ;
• les domaines qui nécessitent une mise à jour et une modernisation.

Comment Finmap et «Sales Bureau» travaillent ensemble aujourd’hui

L’entreprise a désormais pleinement structuré sa gestion financière et automatisé ce processus grâce aux outils Finmap. Aujourd’hui, tous les top managers, le COO et le fondateur disposent d’informations transparentes, accessibles depuis n’importe quel appareil.

Andriy explique que le contrôle financier basé sur Finmap lui a permis de définir une stratégie commerciale plus précise. 

Quand je compare notre façon de gérer la comptabilité au début de l’activité et aujourd’hui, je suis convaincu que nous avons réussi à diviser par 50 le temps consacré aux finances ! — Andriy Krupkin, fondateur de «Sales Bureau»

Vous pouvez vous aussi le constater par vous-même en vous inscrivant sur Finmap. Mettez en place et automatisez votre gestion financière, et ne perdez plus de temps dans la routine

Secteur : Comment Finmap aide les entreprises locales à organiser leurs finances : le cas de Dasha Katsurina Studio + Showroom