Πώς να βάλετε τέλος στο οικονομικό χάος και να πάψετε να αγχώνεστε για τα κενά ρευστότητας: Μια αληθινή ιστορία από την Bureau de Vendas

Όταν κοιτάς επιτυχημένες εταιρείες που, μέσα σε 8 έως 10 χρόνια, γίνονται βασικοί παίκτες στην αγορά τους και αρχίζουν να θέτουν τους δικούς τους κανόνες, δύσκολα πιστεύεις ότι κάποτε ξεκίνησαν κι αυτές από μικρά βήματα. Καθεμία πέρασε τη δική της μοναδική και απαιτητική πορεία ανάπτυξης. Όλες όμως έχουν κάτι κοινό: κατάφεραν να βάλουν σε τάξη τη διοικητική τους λογιστική και να ξεπεράσουν οικονομικές προκλήσεις.

Από έναν εργαζόμενο σε διεθνή εταιρεία

Το “Sales Bureau” του Andrey Krupkin είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα εταιρείας που «τα κατάφερε». Σήμερα είναι μια επιτυχημένη διεθνής εταιρεία συμβουλευτικής, όμως το 2016 ξεκίνησε με μόλις έναν εργαζόμενο και τρεις πελάτες. Η εμπειρία, οι γνώσεις και η επιμονή του Andrey τον βοήθησαν να αναπτύξει την επιχείρηση. Ωστόσο, τα κενά στη διοικητική λογιστική κρατούσαν πίσω την εταιρεία και δεν της επέτρεπαν να κλιμακωθεί σωστά.

Ο υψηλός τζίρος δεν σημαίνει πάντα υψηλό κέρδος

Η εταιρεία μεγάλωνε. Εμφανίστηκαν νέα είδη εξόδων, οικονομικοί υπεύθυνοι, προϋπολογισμοί ανά τμήμα και νέοι πελάτες με νέες απαιτήσεις. Το να πνιγούν στη γραφειοκρατία, που ήδη χτυπούσε την πόρτα, δεν ήταν επιλογή. Η εταιρεία χρειαζόταν μια απλή και αποτελεσματική λύση για να βάλει τάξη στο χάος των ποσών και των αριθμών.

Γύρω στον τρίτο χρόνο λειτουργίας της επιχείρησης κατάλαβα ότι, αν ήθελα να κερδίζω περισσότερα, να κλιμακώσω την εταιρεία, να αυξήσω τους μισθούς της ομάδας, να ξέρω πόσα πραγματικά βγάζω και να κρατήσω οικονομική πειθαρχία, έπρεπε να καταλάβω τα οικονομικά. — Andrey Krupkin, ιδρυτής του “Sales Bureau”

Η λύση φαινόταν προφανής: έπρεπε να συγκεντρώσουν όλες τις οικονομικές πηγές σε ένα σύστημα και να τις οργανώσουν σωστά.

Αφού σύνδεσαν το Finmap και πρόσθεσαν όλους τους λογαριασμούς, μπόρεσαν επιτέλους να πάρουν μια ανάσα ανακούφισης — τα υπόλοιπα τους έδωσαν ηρεμία και σιγουριά. Με αυτούς τους αριθμούς, οι οικονομικές κρίσεις έμοιαζαν με μακρινές ανησυχίες που εξαφανίζονταν μόλις έβλεπαν το συνολικό κεφάλαιο της εταιρείας.

Όμως τα προβλήματα δεν εξαφανίστηκαν και τα ταμειακά κενά συνέχισαν να βγάζουν τα σχέδια της εταιρείας εκτός πορείας.

Πιστεύαμε ότι, επειδή είχαμε υψηλό τζίρο, είχαμε και πολλά χρήματα. Τελικά καταλάβαμε ότι ο τζίρος δεν είναι κέρδος. — Andrey Krupkin, ιδρυτής του “Sales Bureau”

Πώς βοήθησε το Finmap να μπει υπό έλεγχο το χάος και τα ταμειακά κενά;

Η συγκέντρωση όλων των οικονομικών πηγών σε ένα σύστημα ήταν μόνο το πρώτο βήμα για να μπουν σε τάξη τα οικονομικά της εταιρείας.

Το δεύτερο βήμα ήταν η διαχείριση των εισερχόμενων και εξερχόμενων πληρωμών, που πλέον ήταν πλήρως ορατές. Με το Finmap, η ταμειακή ροή έγινε διαφανής και εύκολη στην κατανόηση, δίνοντας τη δυνατότητα να:

• Αφήσουν πίσω οριστικά τα χειροκίνητα υπολογιστικά φύλλα;
• Εξαλείψουν το χάος και την αβεβαιότητα που δημιουργούσαν αυτά τα φύλλα;
• Ενοποιήσουν και τυποποιήσουν τη λογιστική σε όλα τα τμήματα;
• Παρακολουθούν την ταμειακή ροή σε πραγματικό χρόνο.
  

Ο Andrey Krupkin, ιδρυτής του “Sales Bureau”, μοιράζεται τη δική του οπτική:

Αν δεν χρησιμοποιείς το Finmap, ξοδεύεις αμέτρητες ώρες προσπαθώντας να οργανώσεις περίπλοκα υπολογιστικά φύλλα, όπου δεν μπορείς καν να αυτοματοποιήσεις διαδικασίες. Το Finmap τα λύνει όλα αυτά.

Κάθε μέρα, η εικόνα γινόταν πιο καθαρή και η εταιρεία κατάλαβε ότι χωρίς αποτελεσματικό προγραμματισμό, το οικονομικό χάος δεν θα μπορούσε να εξαλειφθεί πλήρως. Η λύση ήρθε με το Ημερολόγιο Πληρωμών του Finmap, που έδειχνε αμέσως τις αναμενόμενες ημερομηνίες πληρωμών από πελάτες και τις ακριβείς στιγμές που έπρεπε να γίνουν οι εξερχόμενες πληρωμές.

Χάρη στους αυτόματους υπολογισμούς στο Ημερολόγιο, έγινε ξεκάθαρο πότε μπορεί να μην υπάρχουν αρκετά χρήματα για πληρωμές σε προμηθευτές ή εργαζόμενους.

Έτσι, αφού προσαρμόστηκαν οι όροι πληρωμής και οι προγραμματισμένες ημερομηνίες, τα ταμειακά κενά βγήκαν από τη λίστα των οικονομικών προβλημάτων.

Αποκτήστε το Finmap
δωρεάν!

Δοκιμάστε 7 ημέρες οικονομικού ελέγχου

Δεν απαιτείται κάρτα

Τα βασικά συμπεράσματα από το “Sales Bureau”

Ο έξυπνος προγραμματισμός και η αναφορά P&L έδωσαν επιτέλους απάντηση στο ερώτημα: πού χανόταν το κέρδος μέσα στον μεγάλο όγκο συναλλαγών; Χάρη στην ημερομηνία και την περίοδο κάθε συμφωνίας, η εταιρεία μπορούσε να εντοπίζει καθαρά τα χρήματα που είχε πραγματικά κερδίσει — όχι μόνο σε ετήσια ή μηνιαία βάση, αλλά ακόμη και εβδομάδα με την εβδομάδα.

Αφού οργάνωσε τις οικονομικές της ροές, το Sales Bureau, με τη βοήθεια έτοιμων οικονομικών αναφορών, μπόρεσε να εντοπίσει:

• Κατηγορίες εξόδων που έπρεπε να μειωθούν και να βελτιστοποιηθούν;
• Τις πιο δημοφιλείς και κερδοφόρες υπηρεσίες;
• Πώς να βελτιστοποιήσει τις εισπρακτέες απαιτήσεις;
• Ποιοι επιχειρηματικοί τομείς αναπτύσσονταν ταχύτερα;
• Τομείς της επιχείρησης που χρειάζονταν ανανέωση και εκσυγχρονισμό.

Πώς συνεργάζονται σήμερα το Finmap και το “Sales Bureau”

Σήμερα, η εταιρεία έχει οργανώσει πλήρως τη διοικητική της λογιστική και έχει αυτοματοποιήσει τη διαδικασία με τα εργαλεία του Finmap. Πλέον, όλοι οι ανώτεροι managers, ο COO και ο ιδρυτής έχουν διαφανή πρόσβαση στις οικονομικές πληροφορίες από οποιαδήποτε συσκευή.

Ο Andrey σημειώνει ότι ο οικονομικός έλεγχος με βάση το Finmap έκανε εφικτό να χτίσουν μια πιο ακριβή στρατηγική πωλήσεων: 

Αν συγκρίνω το πώς διαχειριζόμασταν τη λογιστική στην αρχή της επιχείρησης με το πώς το κάνουμε τώρα, είμαι βέβαιος ότι έχουμε μειώσει τον χρόνο που αφιερώνουμε στα οικονομικά κατά 50 φορές! — Andrey Krupkin, ιδρυτής του “Sales Bureau”

Μπορείτε να το δείτε και μόνοι σας κάνοντας εγγραφή στο Finmap. Οργανώστε και αυτοματοποιήστε τη χρηματοοικονομική σας λογιστική και σταματήστε να χάνετε χρόνο στη γραφειοκρατία!