Excelből teljes pénzügyi kontroll: a KLEI pénzügyi átalakulása

Egy kreatív termék, hűséges ügyfelek és egy elkötelezett csapat — ez elég ahhoz, hogy motiváljon. De nem elég a növekedéshez.

Átgondolt pénzügyi menedzsment nélkül lehetetlen megalapozott döntéseket hozni: mibe fektess, mit fejlessz, és mit engedj el.

A KLEI nagy ügyfeleknek gyártott matricákat, külföldre értékesített, remek visszajelzéseket kapott — mindent csinált, csak azt nem látta tisztán, hogy valójában hol termel nyereséget, és hol veszít pénzt.

Amikor a bankszámlaegyenleg közelített a nullához, miközben a megrendelések száma nőtt, felmerült a kérdés: tényleg nyereségesek vagyunk — vagy csak nagyon elfoglaltak?

KLEI: tudatosan felépítve, növekedésre hangolva

A KLEI egy tartós matricákat készítő ukrán márka, amely 2017-ben indult. A tömegtermelés helyett a minőségre és az értékteremtésre koncentrált. A cég egy karcsú, 10 fős csapattal és családi vállalkozásra jellemző szemlélettel kezdte.

Az alapító, Mykyta Anikanov kreatív és gyakorlatias hozzáállásának köszönhetően a vállalkozás gyorsan lendületet kapott. Hamarosan olyan ügyfelek érkeztek, mint a Reface, a Wix, a Banda Agency, a Wikimedia és mások.

Amikor a pénzügyek válnak a szűk keresztmetszetté

Első ránézésre a KLEI-nél minden jól ment: folyamatos megrendelések, nemzetközi ügyfelek, minőségi termék. Kanadából is rendeltek, és hajlandók voltak heteket várni a szállításra — extra marketing nélkül.

2021-ben azonban a növekedés egy láthatatlan plafonba ütközött. Mykyta felismerte, hogy a probléma pénzügyi eredetű. Nem volt világos képük arról, mennyi profitot termel valójában a vállalkozás. Voltak nyereséges időszakok, máskor viszont mínuszban zártak. És nehéz volt megmondani, miért.

Az okok:

• Likviditási rések a vegyes fizetési módok miatt.
• Átláthatatlan költségek a megrendelések sokfélesége miatt.
• Nem volt egyetlen rendszer, amely megmutatta volna, hol folyik el a pénz.

Akkoriban a KLEI rendkívül sokféle megrendelést teljesített — 1 darabtól 10 000 matricáig, stancolt matricákat, szetteket és céges rendeléseket.

De nem volt olyan elemzésük, amely megmutatta volna, mi nyereséges, és mi húzza vissza a vállalkozást. Hogy végre rendet tegyen a pénzügyekben, Mykyta úgy döntött, bevezeti a Finmapet.

Egy stabil céget szeretnék építeni, amely nem omlik össze az első válságnál. Ehhez idő kell. A pénzügyek pedig mindig is a gyenge pontom voltak — nagyon nehezen mentek nekem. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

Táblázatok helyett rendszer: mit változtatott meg a Finmap

2021 nyarán Mykyta elkezdte tesztelni a Finmapet. Kora őszre, az új üzleti szezon kezdetére a cég teljesen bevezette az eszközt: központosította a pénzügyi menedzsmentet, és kiváltotta a táblázatokat.

Az eszközök és döntések, amelyek már az elején érezhető különbséget hoztak:

• Adatok egy helyre rendezése

A Finmap előtt a menedzsment széttöredezett volt: külön számlák, táblázatok, fejben tartott jegyzetek. Ez állandó stresszt okozott: kijönnek a számok? Elfogy a pénz? Mindent felírtunk?

Korábban két napig nyugodt voltam, aztán két hétig stresszeltem. Most pont fordítva van: szinte mindig nyugodt vagyok. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

• Kintlévőségek követése

A KLEI korábban előleg nélkül dolgozott — hogy gyorsítsa a rendeléseket, és ne veszítsen el értékesítéseket. Az ügyfelek késedelmes fizetései kivételnek tűntek, de likviditási réseket okoztak.

A pénznek meg kellett volna érkeznie, de csúszott — és ez mindent lelassított. A kintlévőségi riportokkal és a fizetési naptárral a cég azonosította ezt a gyenge pontot, és lépett.

Amikor elkezdtem pénzügyi menedzsmentet használni, a Finmapben láttam, hogy valóban vannak lejárt kintlévőségeink. Ezért eldöntöttük: innentől csak előleggel dolgozunk. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

• Teljes kontroll az egyenlegek és a cash flow felett

A Finmap lehetővé tette, hogy valós időben lássák a pénzügyi helyzetet: aktuális egyenleg, közelgő kifizetések, mi fog történni holnap. Megszűnt az állandó szorongás, hogy „érzésre” kell követni a cash flow-t. Most számok, grafikonok és dátumok vannak.

Megnyitom a Finmapet, megnézem az egyenleget és a közelgő kiadásokat, látom, hogy pluszban vagyunk — és megyek tovább. Korábban három számlát, táblázatokat, jegyzeteket kellett megnyitnom — és még így sem voltam biztos semmiben. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

• Megrendelések kategorizálása

A mélyebb elemzéshez kategóriákat hoztak létre a Finmapben: egyedi matricákat és szetteket. Így láthatóvá vált az egyes terméktípusok nyereségessége — nem csak az összkép. Ennek eredményeként világossá vált, mit érdemes skálázni, és mit kell felülvizsgálni.

Korábban csak az összesítést láttuk: jött be pénz, tehát minden rendben lévőnek tűnt. De amikor elkezdtük rendeléstípus szerint bontani, kiderült, hogy nem minden egyformán nyereséges. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

• Pénzügyi tudatosság fejlesztése

A pénzügyek mindig is Mykyta gyenge pontjai voltak — már a téma is feszültté tette. Ezért a Finmap mellett elvégezte a „Business Money” kurzust is. Ez segített neki delegálni a pénzügyi menedzsmentet, és jobban megérteni, hogyan működik a pénzügyi rendszer.

Korábban mindig azon gondolkodtam: vajon kijön? Stimmelni fognak a számok? Most már értem, honnan jönnek ezek a kérdések — és tudom, hogyan válaszoljak rájuk. — Mykyta Anikanov, a KLEI alapítója

Az automatizálás és a személyes bevonódás együtt a legfontosabbat adta: magabiztosságot. Mykyta már nem megérzésekre támaszkodik — riportok és valós adatok alapján hoz döntéseket.

Ez nemcsak a pénzügyeket változtatta meg, hanem azt is, ahogyan a vállalkozást vezetik.
‍

Próbáld ki a Finmapet
ingyen!

7 nap pénzügyi kontroll

Bankkártya nélkül

Pénzügyi rendszer mint a növekedés alapja

A Finmap beállítása és a kontrollok delegálása után az eszköz stabil támaszrendszerré vált. Minden fontos adat egy helyen van, rendezetten, bármikor elérhetően.

Ez időt szabadított fel arra, ami igazán számít: növekedésre, stratégiai tervezésre és terjeszkedésre.

2025-ben a KLEI új szintre lépett a skálázásban:

• Befektetést vont be.
• Elkezdte felépíteni a saját gyárát.
• Növelte a bankszámlák számát.
• Új pénzügyi struktúrát vezetett be, amely illeszkedik az új növekedési szakaszhoz.

Ez a növekedés csak azért volt lehetséges, mert már működött egy stabil vezetési alap — nem kellett nulláról kezdeniük.

Ha ismered a számaidat, tudod, merre tartasz

A következő lépés: befejezni a gyárat, stabilizálni a folyamatokat, és felkészülni az új piacokra lépésre. A Finmap továbbra is központi eszköz — struktúrát, kontrollt és alapot ad minden új szakaszhoz.

Végül Mykyta egy egyszerű, gyakorlatias tanáccsal foglalja össze a lényeget:

Minden héten tegyél félre időt a pénzügyekre. Már 30 perc a számok átnézésére is többet ér, mint a találgatás. A tulajdonosnak értenie kell, mit jelent minden szám — és tények alapján kell döntenie.

Mit vihetsz magaddal a KLEI történetéből a saját vállalkozásodba?

A KLEI története ismerős lehet: bizonyított termék, hűséges ügyfelek, belül viszont átláthatatlan kiadások, likviditási rések és az érzés, hogy valami nem stimmel.

Ők azonban időben megálltak, ránéztek a pénzügyeikre, és szembesültek a valósággal. Ez adta meg az alapot a növekedéshez, a befektetés bevonásához és a magabiztossághoz.

Ha ezt olvasod, már elindultál a pénzügyi tisztánlátás felé.

Néhány tanulság a KLEI-től — hogy neked ne kelljen sötétben tapogatóznod:

• Nincs rendszer = nincs kontroll.
• „Érzésre” mért profit = likviditási hiány kockázata.
• Pénzügyi rend = nem Excel, hanem automatizálás, szokás és a megfelelő eszköz.

Tedd azt, amit a KLEI: ne várd meg a válságot, hogy rendet tegyél.

Próbáld ki a Finmapet, és nézd meg, hogyan változik meg a vállalkozásod, amikor a pénzügyeid végre átláthatóvá válnak.

Gyakran ismételt kérdések

1. Miért voltak pénzügyi problémái egy olyan cégnek, amelynek folyamatosan voltak megrendelései?
Mert a megrendelés ≠ profit. A KLEI-nek nem volt rendszere, amely megmutatta volna, mi termel valóban pénzt, és mi köti le csak a tőkét. Ez likviditási réseket és rejtett költségeket okozott.

2. Milyen lépés hoz azonnali eredményt a pénzügyekben, bármely iparágban?
Vidd egy rendszerbe az összes számlát, bevételt és kiadást — és nézd meg naponta. Ez csökkenti a káoszt, tisztánlátást ad, és segít, hogy semmi ne maradjon ki. A KLEI számára ez volt a fordulópont. És bármilyen vállalkozásnál működik.

3. A Finmap alkalmas kisvállalkozásoknak vagy kreatív projekteknek?
Igen. A KLEI egy kisvállalkozás kreatív termékkel. Pont ezért támaszkodtak korábban inkább a megérzéseikre. A Finmap mellett megmaradhatsz kreatívnak — miközben tisztán látod a pénzedet.

4. Mi van, ha egyáltalán nem értek a pénzügyekhez?
Mykyta sem volt szakértő — és ezt nyíltan el is mondja. Delegálta a napi feladatokat, elvégzett egy alapkurzust, és megtanulta olvasni a riportokat. A Finmap olyan tulajdonosoknak készült, akik tisztán szeretnének látni anélkül, hogy elvesznének a napi adminisztrációban.

5. Milyen eredményeket ért el a KLEI a pénzügyei rendbetétele után?
Befektetést vont be, elindította a saját gyártását, új pénzügyi struktúrát alakított ki, és magasabb szintre emelte a cégvezetést. Mindezt adatokra alapozva — nem találgatásra.