Excel-ден толық бақылауға: KLEI қаржысын басқару қалай өзгерді

Креативті өнім, адал клиенттер және іске берілген команда — мұның бәрі шабыттануға жеткілікті. Бірақ масштабталуға жеткіліксіз.

Қаржыны жүйелі басқармайынша, саналы шешім қабылдау мүмкін емес: қайда инвестиция салу керек, нені дамыту керек, неден бас тарту керек.

KLEI ірі клиенттерге стикер басып шығарды, шетелге сатты, керемет пікірлер алды — бірақ бір нәрсені түсінбей жүрді: шын мәнінде қай жерден пайда тауып, қай жерден ақша жоғалтып жатқанын.

Банктегі қалдық нөлге жақындап, тапсырыстар көбейіп жатқанда, бір сұрақ пайда болды: біз шынымен табыстымыз ба, әлде жай ғана өте қарбаласпыз ба?

KLEI: мақсаты айқын, өсуге бағытталған бизнес

KLEI — 2017 жылы құрылған, ұзаққа шыдайтын стикерлер шығаратын украин бренді. Жаппай өндірістің орнына компания сапа мен құндылыққа басымдық берді. Бизнес 10 адамнан тұратын шағын командамен және отбасылық істің рухымен басталды.

Негізін қалаушы Микита Аникановтың креативті әрі практикалық тәсілінің арқасында бизнес тез қарқын алды. Көп ұзамай Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia және басқа да клиенттер келді.

Қаржы өсудің тар жеріне айналғанда

Бір қарағанда, KLEI-де бәрі жақсы көрінді: тұрақты тапсырыстар, халықаралық клиенттер, сапалы өнім. Канададағы адамдар тапсырыс беріп, жеткізуді апталап күтуге дайын болды — қосымша маркетингсіз-ақ.

Бірақ 2021 жылы өсу көзге көрінбейтін шекке тірелді. Микита мәселе қаржыда екенін түсінді. Бизнес шын мәнінде қанша пайда әкеліп жатқанын анық көре алмады. Кей кезеңдер табысты болды, ал кейбірі минуспен аяқталды. Неге олай болғанын түсіндіру қиын еді.

Себептері:

• Төлем тәсілдерінің аралас болуынан туған кассалық алшақтықтар.
• Тапсырыстардың алуан түрлілігіне байланысты шығындардың көмескі болуы.
• Ақшаның қай жерде жоғалып жатқанын көрсететін біртұтас жүйенің болмауы.

Ол кезде KLEI өте кең ауқымдағы тапсырыстарды орындайтын: 1 данадан 10 000 стикерге дейін, пішіні қиылған стикерлер, жиынтықтар және корпоративтік тапсырыстар.

Бірақ ненің пайда әкеліп, ненің бизнесті төмен тартып жатқанын көрсететін талдау болмады. Қаржыны ақыры ретке келтіру үшін Микита Finmap-ты енгізуге шешім қабылдады.

Мен алғашқы дағдарыста-ақ құлап қалмайтын мықты компания құрғым келеді. Бұған уақыт керек. Ал қаржы әрқашан менің әлсіз тұсым болды — маған бұл шынымен қиын еді. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушы

Кестелерден жүйеге дейін: Finmap-пен не өзгерді

2021 жылдың жазында Микита Finmap-ты сынай бастады. Күздің басында, жаңа бизнес маусымы басталған кезде, компания құралды толық енгізді: ол қаржы басқаруын бір орталыққа жинап, кестелерден бас тартты.

Бастапқы сәттен-ақ өзгеріс әкелген құралдар мен шешімдер:

• Деректерді бір жерге жинау

Finmap-қа дейін басқару бытыраңқы болды: бөлек шоттар, кестелер, біреудің басында жүрген жазбалар. Бұл үнемі стресс тудыратын: сандар сәйкес келе ме? Ақша жетпей қалмай ма? Бәрін ескердік пе?

Бұрын екі күн тыныш жүріп, екі апта уайымдайтынмын. Қазір керісінше: үнемі сабырлымын. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушы

• Дебиторлық берешекті бақылау

KLEI бұрын алдын ала төлемсіз жұмыс істейтін — тапсырыстарды тезірек орындау және сатылымды жоғалтпау үшін. Клиенттердің төлемді кешіктіруі сирек жағдай сияқты көрінетін, бірақ ол кассалық алшақтықтарға әкелетін.

Ақша түсуі керек еді, бірақ кешікті — соның салдарынан бәрі баяулады. Дебиторлық берешек есептері мен Төлем күнтізбесі арқылы компания осы әлсіз тұсты анықтап, әрекет етті.

Қаржы басқаруын қолдана бастағанда, Finmap-та бізде шынымен мерзімі өткен төлемдер бар екенін көрдім. Содан кейін шештік: бұдан былай тек алдын ала төлем. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушы

• Қалдықтар мен ақша ағынын толық бақылау

Finmap қаржылық жағдайды нақты уақытта көруге мүмкіндік берді: ағымдағы қалдық, алдағы төлемдер, ертең не болатыны. Ақша ағынын ішкі сезіммен «шамалаудан» туған тұрақты мазасыздық жоғалды. Енді нақты сандар, графиктер және күндер бар.

Finmap-ты ашамын, қалдық пен алдағы шығындарды қараймын, плюста екенімізді көремін де, әрі қарай жұмысымды істей беремін. Бұрын үш шотты, кестелерді, жазбаларды ашатынмын — сонда да сенімсіздік қалатын. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушы

• Тапсырыстарды санаттарға бөлу

Тереңірек талдау үшін Finmap-та санаттар жасалды: жеке стикерлер және жиынтықтар. Бұл әр өнім түрінің табыстылығын көруге мүмкіндік берді — тек жалпы суретті емес. Нәтижесінде нені масштабтауға тұратыны және нені қайта қарау керегі анық болды.

Бұрын біз тек жалпы соманы көретінбіз: ақша түсті, демек бәрі жақсы сияқты. Бірақ тапсырыс түрлері бойынша бөле бастағанда, бәрі бірдей табысты емес екенін көрдік. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушы

• Қаржылық сауаттылықты арттыру

Қаржы Микита үшін әрқашан әлсіз тұс болған — бұл тақырып оны ширықтыратын. Сондықтан Finmap-пен қатар ол “Business Money” курсынан өтті. Бұл оған қаржы басқаруын тапсыруға және қаржы жүйесінің қалай жұмыс істейтінін жақсырақ түсінуге көмектесті.

Бұрын үнемі: бәрі дұрыс бола ма? Сандар сәйкес келе ме? — деп ойлайтынмын. Қазір бұл сұрақтардың қайдан шығатынын түсінемін және оларға қалай жауап беру керегін білемін. — Микита Аниканов, KLEI негізін қалаушы

Автоматтандыру мен жеке қатысудың үйлесімі ең маңызды нәрсені әкелді: сенімділік. Микита енді интуицияға сүйенбейді — шешімдерді есептерге және нақты деректерге сүйеніп қабылдайды.

Бұл тек қаржыны ғана емес, бизнесті басқару тәсілін де өзгертті.
‍

Finmap-ты
тегін алыңыз!

Қаржыны бақылауды 7 күн сынап көріңіз

Карта қажет емес

Қаржы жүйесі — өсудің іргетасы

Finmap реттеліп, бақылау жұмыстары тапсырылғаннан кейін, құрал тұрақты тірек жүйесіне айналды. Барлық маңызды деректер бір жерде, реттелген және кез келген уақытта қолжетімді.

Бұл ең маңызды нәрселерге уақыт босатты: өсуге, стратегиялық жоспарлауға және кеңеюге.

2025 жылы KLEI масштабтың жаңа деңгейіне шықты:

• Инвестиция тартты.
• Өз фабрикасын сала бастады.
• Банк шоттарының санын көбейтті.
• Өсудің жаңа кезеңіне сай жаңа қаржылық құрылымды іске қосты.

Бұл өсу тек жұмыс істеп тұрған басқару іргетасы алдын ала дайын болғандықтан мүмкін болды — бәрін нөлден бастаудың қажеті болмады.

Сандарыңды білсең, қайда бара жатқаныңды да білесің

Келесі қадам: фабриканы аяқтау, процестерді тұрақтандыру және жаңа нарықтарға шығуға дайындалу. Finmap әлі де негізгі құрал болып қала береді — әр жаңа кезеңге құрылым, бақылау және берік негіз береді.

Соңында Микита бәрін бір қарапайым әрі практикалық кеңеспен түйіндейді:

Апта сайын қаржыға уақыт бөліңіз. Сандарды қарауға кеткен 30 минуттың өзі болжаммен жүргеннен әлдеқайда құнды. Иесі әр санның нені білдіретінін түсініп, шешімді фактіге сүйеніп қабылдауы керек.

KLEI тарихынан өз бизнесіңізге не алуға болады

KLEI тарихы сізге таныс көрінуі мүмкін: нарықта өзін дәлелдеген өнім, адал клиенттер, ал іште — түсініксіз шығындар, кассалық алшақтықтар және бірдеңе сәйкес келмей тұрғандай сезім.

Бірақ олар уақытында тоқтап, қаржысына қарады да, шындықты көрді. Бұл оларға өсуге, инвестиция тартуға және сенімділікке ие болуға негіз берді.

Егер осыны оқып отырсаңыз, сіз қаржылық айқындыққа қарай жолға шығып қойдыңыз.

KLEI-ден бірнеше сабақ — өз жолыңызды қараңғыда іздемеу үшін:

• Жүйе жоқ = бақылау жоқ.
• Пайданы «ішкі сезіммен» бағалау = ақша жетіспеушілігі қаупі.
• Қаржылық тәртіп = Excel емес, автоматтандыру, әдет және дұрыс құрал.

KLEI сияқты жасаңыз: ретке келу үшін дағдарысты күтпеңіз.

Finmap-ты қолданып көріңіз және қаржыңыз айқын болғанда бизнесіңіздің қалай өзгеретінін көріңіз.

Жиі қойылатын сұрақтар

1. Тапсырыстары тұрақты компанияда неге қаржылық мәселе болды?
Өйткені тапсырыс ≠ пайда. KLEI-де ненің нақты ақша әкеліп, ненің жай ғана капиталды ұстап тұрғанын көрсететін жүйе болмады. Соның салдарынан кассалық алшақтықтар мен жасырын шығындар пайда болды.

2. Қай салада болсын, қаржыда бірден нәтиже беретін әрекет қандай?
Барлық шоттарды, кірістер мен шығыстарды бір жүйеге жинап, оны күн сайын тексеру. Бұл хаосты азайтады, айқындық береді және ұмыт қалатын нәрселердің алдын алады. KLEI үшін бұл бетбұрыс болды. Бұл кез келген бизнес түріне жұмыс істейді.

3. Finmap шағын бизнеске немесе креативті жобаларға жарай ма?
Иә. KLEI — креативті өнімі бар шағын бизнес. Дәл осы себептен олар бұрын көбіне интуицияға сүйенетін. Finmap шығармашылықты сақтай отырып, ақшаңыздың нақты көрінісін жоғалтпауға көмектеседі.

4. Қаржыны мүлде түсінбесем ше?
Микита да сарапшы болған жоқ — ол мұны ашық айтады. Күнделікті жұмысты тапсырды, базалық курс өтті және есептерді оқуды үйренді. Finmap күнделікті әкімшілікке батып кетпей, айқындық алғысы келетін бизнес иелеріне арналған.

5. Қаржысын реттегеннен кейін KLEI қандай нәтижеге жетті?
Инвестиция тартты, өз өндірісін бастады, жаңа қаржылық құрылым құрды және басқару деңгейін көтерді. Мұның бәрі болжамға емес, деректерге сүйеніп жасалды.