Түсім 173%-ға өсті: басқарушылық есеп жобамен жұмыс істейтін бизнесті қалай табысты етті

Ақша сіз байқамай жатып-ақ жоқ болып кетеді — дедлайндарға, түзетулерге және “портфолио үшін” жасалған жобаларға сіңіп кетеді. Ал қаржы жүйесі болмаса, оның нақты қайда кетіп жатқанын түсіну қиын.

Бұл кейсте қараңғыда жұмыс істегісі келмеген бір архитектуралық студияның оқиғасы айтылады: олар қаржылық есепті енгізіп, бір жылдың ішінде табысты 173%-ға, ал таза маржаны 286%-ға өсірді.

Алты жылдан астам уақыт бойы Finmap командаға дерекке сүйеніп шешім қабылдауға көмектесіп келеді.

Бұл аңыз да емес, сәттілік те емес — бұл қаржымен жүйелі жұмыс істеудің нәтижесі.

Тексеретін уақыт келді: жобаларыңыз шынымен табысты ма, әлде тек сырттай әдемі көріне ме?

Bogdanova Bureau — архитектура, дизайн және креативті шешімдер

Bogdanova Bureau жай ғана архитектуралық жобалар жасамайды — клиенттің өмір салтына сай тұтас кеңістік қалыптастырады. Студия тұрғын және коммерциялық нысандарға, интерьер дизайнына, өнім дизайнына және арт-дирекшнге маманданған.

Команда клиентті идеядан бастап іске асыруға дейінгі барлық кезеңде сенімді түрде, әр детальға мұқият қарап сүйемелдейді. Негізін қалаушы Ольга Богданова үшін кеңістік жасау стресс емес, қызықты сапар болуы керек.

Қаржы архитектуралық процестің бір бөлігіне қалай айналды

2018 жылы Ольга ірі архитектуралық компаниядан кетіп, шағын командамен өз бизнесін бастағанда, ол әр процесті өз бақылауына алуға шешім қабылдады.

Бастапқыдан-ақ ол бір нәрсені анық білді: қаржы техникалық сызбалар сияқты дәл жұмыс істеуі керек.

Алдыңғы компаниясында олар қаржылық есеп үшін Finmap қолданған — бірақ оны арнайы бухгалтер жүргізетін. Сол тәжірибе Ольгаға сервистің нақты нәтиже беретінін көрсетті, сондықтан таңдау айқын болды.

Ол сынақ кезеңін пайдаланып, жұмыс логикасын үйренді, содан кейін Finmap қаржылық кеңесшісін жалдады.

‍Ольга есеп жай ғана формалдылық емес, стратегиялық құрал болуы үшін тәжірибелі білім мен сырт көздің кәсіби көзқарасы қажет екенін түсінді.

Өз тәжірибесінен Ольга мынаны түсінді:

• Қаржылық есеп болмаса, ең қызықты жобалардың өзі маржаны “жеп” қоюы мүмкін.
• Шығармашылық еркіндік іс жүзінде қаржылық сенімділіктен басталады.
• Қараңғыда шешім қабылдау — стратегия емес.
  

Қысқа жобаларда қаржыны бөлу оңай. Ал ұзақ мерзімді жобаларда бәрі күрделене түседі: сағаттарды бақылау, қалдықтар мен ақша ағындарын салыстыру, ұсақ шығындарды үнемі тіркеу керек. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

Базалық есеп жеткіліксіз болған кезде

Ольгада айтарлықтай бизнес тәжірибесі бар еді — “түскеннің бәрі пайда” дейтін бейберекет кезең артта қалған.

Көп адам қаржыны жақсы көрмейді, бірақ онсыз болмайды. Оны бақылау керек. Қаржыны жақсы көруді үйренбесең, қаржы да сені жақсы көрмейді. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

Ол өсу үшін тек есеп енгізу жеткіліксіз екенін, сандарды шешім қабылдау құралы ретінде қолдану керегін білді.

Алға шыққан нақты міндеттер:

1. Жоба құнын есептеу.
   “Кейде жоба өте жақсы жүріп жатқандай көрінеді — әсіресе клиентпен байланыс керемет болса. Бірақ сандарға қарағанда, көңілің түседі,” дейді Ольга. Бизнес қай жерде және неге пайда жоғалтып жатқанын уақытында түсіну маңызды болды.
   ‍
2. Шығындарды жүйелеу.
   Артық шығындарды, қайталанатын төлемдерді және оңтайландыруға болатын бағыттарды анықтау — ресурстарды қайта бөліп, ақшаны ақылмен жұмсау үшін.
   ‍
3. Нақты басқарушылық есепті енгізу. Ақшаның кірісі мен шығысын жай ғана тіркеу емес, сонымен қатар:
   
   • Finmap мүмкіндіктерін терең зерттеу;
   • жүйені студияның нақты жұмысына бейімдеу;
   • гипотезаларды тексеріп, нәтижесін сандардан көру;
   • маманданған қаржылық кеңесшімен жұмыс істеу.

Жаңа деңгей: неге әр бизнеске қаржы маманы керек

Ольга сервисті алдымен өзі қолдана бастады — деректерді импорттады, интеграцияларды қосты және аналитиканы зерттеді. Бірақ Finmap қандай инсайттар бере алатынын көрген соң, жаңа сұрақтар пайда болды. Енді тереңірек кіру керек еді.

Сол кезде ол Finmap-тен қаржы маманын тартуға шешім қабылдады.

Бұл “формалды апгрейд” емес — студияның өсу қарқынына сай келген логикалық келесі қадам болды.

Маманмен жұмыс істей бастаған кезіміз — нағыз бетбұрыс және қаржымен достығымыздың басталған сәті болды. Finmap өз алдына керемет. Бірақ бәрін реттеуге көмектесетін адам болғанда, біз ақша үнемдейміз. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

Сол серіктестіктің алғашқы күнінен бастап Ольга мыналарға қол жеткізді:

• күнделікті рутинаны тапсыру: дерек енгізу, салыстыру, санаттарға бөлу;
• стратегияға — талдауға, идеяларға және шешімдерге көңіл бөлу;
• “осылай жасасам, оны есепте қалай көрсету керек?” деген сұрақтарға жауап алу;
• көп компанияның қаржысын көрген маманмен гипотезаларды талқылап, жаңа идеялар мен тәсілдер алу.

Bogdanova Bureau-да қандай қаржылық шешімдер жұмыс істейді

Bogdanova Bureau-дағы қаржылық есеп жай бақылау құралы болудан қалды — ол стратегиялық басқарудың бір бөлігіне айналды. Әр жаңа қадам нақты бизнес қажеттілігінен туады. Әр нәтиже сандармен өлшенеді.

1. Сағаттар мен міндеттер моделі: болжам емес, нақты математика

Сұраныстарға әділ баға қою және жасалған жұмысқа дәл ақы алу үшін команда жобаларды міндеттер мен сағаттарға бөлуді шешті. Клиент қосымша өзгеріс сұрағанда, бұл тез жауап беруге мүмкіндік береді: олар оның қанша уақыт алатынын және қанша тұратынын алдын ала біледі.

2. Finmap-та әр клиент — бөлек жоба

Жобалық бизнес үшін бұл өте маңызды: Finmap-та әр клиент жеке жоба ретінде ашылады. Барлық кіріс пен шығыс бөлек тіркеледі, ал аналитика табыстылықтың, маржаның және қаржылық нәтиженің толық картинасын көрсетеді.

3. Қорлар жүйесі: қаржылық икемділік пен тұрақтылық

Студия қашықтан жұмысқа көшкенде, физикалық кеңсеге кететін шығындар жоғалды. Сол үнемнің күнделікті шығындарға “сіңіп” кетпеуі үшін команда бұл ақшаны ішкі қорға бағыттауды шешті.

Осылайша алғашқы қаржылық резерв пайда болды, кейін оған басқа мақсатты қорлар қосылды:‍

• ‍Жалдау қоры — команда офлайн жұмысқа оралғанда, стресссіз идеал кеңсе жалдауға мүмкіндік берді.‍
• Күтпеген жағдайлар қоры — әр түскен төлемнің 2%-ы қателерге немесе тосын жағдайларға автоматты түрде бөлінеді.‍
• Даму қоры — оқуға, кәсіби сапарларға және жаңа мүмкіндіктерге инвестиция.‍
• Маркетинг қоры — ілгерілету мен жаңа клиенттер тартуға тұрақты инвестиция салуға көмектеседі.

Осының арқасында команда жағдайдың жетегінде кетпейді — өз резервтерін құрады, ресурстардың қалай бөлінетінін бақылайды және шешімді стресс күйінде емес, тұрақтылыққа сүйеніп қабылдайды.

4. Аналитика және эксперименттер: дерекке сүйенген шешімдер

Bogdanova Bureau-да жаңа идеялар кездейсоқ енгізілмейді — әрқайсысы қаржылық эксперимент ретінде тексеріледі. Бұл әр бастаманың шығармашылық құнын ғана емес, экономикалық тиімділігін де бағалауға мүмкіндік береді.

5. Ең ұсақ шығындарға дейін тіркеу

Сервистерге, жазылымдарға және бағдарламаларға кететін тұрақты төлемдер бизнес үшін жиі “көрінбей” қалады. Жеке-жеке қарасаң, олар мардымсыз сияқты — бірақ бір жылда қомақты сомаға айналады.

Айына R$40 дегеніміз жылына R$480. Оның үстіне бұл бір ғана құрал емес. Finmap-та бәрі анық көрінеді — бюджет нақты қайда кетіп жатқанын түсінесің. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

Finmap бюджетті дәл жоспарлауға және байқалмайтын қаржылық “ағып кетулердің” алдын алуға көмектеседі.

Қаржы стресс емес, күш көзіне қалай айналды

Finmap арқасында Bogdanova Bureau командасы ақшаны стратегиялық түрде басқара бастады: есеп жүргізу, жоспарлау және болжау.

• ‍Жүйелі қаржылық есеп. Bogdanova Bureau-да қаржы бөлек функция болудан қалып, бизнес ойлау жүйесінің бір бөлігіне айналды. Барлық ақша ағындары, кірістер, шығындар және жобалар құрылымдалып, бақылауға алынды.

Мен үшін Finmap болжам туралы емес, талдау туралы. Нәтижені көз алдыңда көресің, қай жерде көбірек жұмсамау керек екенін, қай жерде ақша жоғалтып жатқанымызды түсінесің. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

• ‍Қаржылық модельдеу және талдау. Ольга қаржылық модельдер құрып, табыстылықты талдайды және болжамға емес, дерекке сүйеніп шешім қабылдайды.
  ‍‍
• Қаржылық қорлар — резерв, даму, маркетинг. Bogdanova Bureau-ның қорлар жүйесінің арқасында компания қаржылық сенімділікке ие болды: ақша бос жатпайды, нақты мақсаттарға жұмыс істейді.
  ‍‍
• Әр жоба бойынша айқын экономика. Шығындар есептеледі, баға негізделеді, табыстылық өлшенеді. Бір жобаның шығыны екінші жобаның табысымен жабылатын жағдай енді жоқ.

Бұрын біз басқа жобалардан “қарыз алып”, оларды минусқа қалдырып жұмыс істейтінбіз. Дұрыс қаржылық есеп мұның бәрін көруге, ақша үнемдеуге және күтпеген жерден табыс табуға көмектеседі. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

• ‍Пайда мен дивидендтер — бизнеске зиян келтірмей. Ольга компаниядан қашан және қанша ақша шығара алатынын нақты біледі — кассалық алшақтық тудырмай, операциялық жұмысты бұзбай.
  ‍‍
• Негізін қалаушының жеке дамуы. Қаржы менеджерінің қолдауы және үздіксіз оқу арқылы Ольга қаржылық құзыретін айтарлықтай өсірді — енді шешімдерді сарапшы деңгейіндегі түсінікпен қабылдайды.

Осы уақыт ішінде мен қаржылық басқаруда қатты өстім, өйткені кеңесші бәрін дұрыс баптап, жақсырақ жүйелеуге көмектесті. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

Тегін кеңеске жазылыңыз!

Аутсорстағы CFO есебіңізді реттеп, басқарушылық шешімдерді ақылдырақ қабылдауға көмектеседі

Finmap арқылы қаржылық төзімділік және халықаралық нарыққа шығу

Қаржылық есеп — жай кестелер емес. Бұл шешімдер, жүйе және айналадағы жағдай өзгерсе де жоғалмайтын сенімділік.

Табысты 173%-ға өсірген жүйе

Finmap пен әр жобаны, әр шығын бабын және әр болжамды қамтитын толыққанды қаржы жүйесін енгізгеннен кейін Bogdanova Bureau әсерлі нәтижеге жетті.

Команда әртүрлі бағыттардың табыстылығын талдап, маржасы төмен жобалардан бас тартып, шын мәнінде табыс әкелетін жобаларға назар аударды.

Бұл табысты 173%-ға өсіріп қана қоймай, таза маржаны үш есеге арттырды.

Қазір біз жобаны бастамай тұрып-ақ оның табыстылығын көре аламыз. Шешімді интуициямен емес, есепке сүйеніп, алдын ала қабылдаймыз. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

Ең ауыр дағдарысқа төтеп берген қауіпсіздік жастығы

Толыққанды соғыс басталғанда экономика тоқырап қалды. Бірақ алдын ала құрылған резерв қорлары мен икемді есептің арқасында компания бейімделе алды:

• шығындарды оңтайландырды;
• команданы қайта құрылымдады;
• бюджеттерді қайта бөлді;
• жобалардың жүрісін тоқтатпады.

Bogdanova Bureau кездейсоқ емес, жүйенің арқасында сақталып қалды. Қаржылық қауіпсіздік жастығы ең қиын кезеңде ойластырылған шешім қабылдауға уақыт пен мүмкіндік берді.

Халықаралық нарыққа сенімді шығу

Дағдарыс әрі сынақ, әрі катализатор болды. Аналитикаға, болжамдарға және өз мықты жақтарын анық түсінуге сүйене отырып, Bogdanova Bureau халықаралық нарыққа шықты.

‍
Бүгінде студияның Украинадан тыс табысты жобалары, шетелдік клиенттермен тұрақты жұмысы және жаңа бәсекелі ортадағы біртіндеп нығайып келе жатқан позициясы бар.

Қазір біздің фокусымыз — жобалар саны аздау болсын, бірақ олар ірірек, күрделірек және табыстырақ болсын. Ал қаржылық бақылау дағдарыста да сыр бермеуі керек. — Ольга Богданова, Bogdanova Bureau негізін қалаушы

Өзгеріс шешімнен басталады

Ольга хаостан жүйеге дейінгі жолдан өтті — бұл үшін үлкен қаржы бөлімін құрған жоқ, тек дұрыс құралды, сарапшылық қолдауды пайдаланып, қаржылық есептің құнын түсінді.

Finmap жай есеп жүргізу сервисі болудан қалды; ол өсудің қаржылық серіктесіне айналды.

Сіз де солай істей аласыз:

• есебіңізді жүйелеу,
• нағыз пайда әкелетін бағыттар мен қаржы “ағып кетулерін” анықтау,
• ішкі сезімге сүйеніп шешім қабылдауды тоқтату.

Ең бастысы — мұның бәрін жалғыз істеудің қажеті жоқ.

Бизнес қаржыңызды ретке келтіргіңіз келе ме? Өтінім қалдырыңыз, маманымыз бәрін дәл сіздің процестеріңізге қалай бейімдеуге болатынын көрсетеді.